Tapahtuman vaikuttavuuden kannalta on tärkeä huolehtia tapahtuman markkinoinnista ja viestinnästä, muuten panostukset tapahtuman järjestämiseen menevät hukkaan. Tapahtuman markkinointi ja viestintä voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen:
Tiedekulmassa järjestettävän tapahtuman markkinoinnin tulisi alkaa 4-6 viikkoa ennen tapahtumaa.
Hyvällä otsikolla ja kiinnostavilla kiteytyksillä on suuri merkitys, kilpailu huomiosta on hirmuinen ja aikaa on vähän.
Tilaisuuden nimi: Aiheeltaan kiinnostava ja kohderyhmältään mietitty ohjelma ansaitsee kohdeyleisölle toimivan ja houkuttelevan otsikoinnin. Tilaisuuden markkinoinnin tavoitteena on nostaa kiinnostusta, otsikko toimii porttina syventävään sisältöön.
Tilaisuuden kuvaus: Hyvä kuvaus on parin kappaleen mittainen sisällön kiteyttävä teksti. Esitä keskeiset kysymykset, joihin tapahtumassa haetaan näkökulmia. Kerro mitä osallistuja tilaisuudesta saa, kaiva esiin kiinnostavimmat pointit ja esittele puhujat lyhyesti. Muista mainita kaikissa materiaaleissa selkeästi tilaisuuden järjestäjä ja tapahtumapaikka Helsingin yliopiston Tiedekulma.
Tilaisuuden markkinointikuva: Kuva kytkee tapahtumaviestinnän visuaalisesti yhteen, toimivimpia ovat aiheeseen viittaavat tunteita herättävät kuvat. Kuvaa tulisi voida käyttää markkinoinnissa kaikissa kanavissa. Huomioi tekijänoikeuskysymykset ja kuvan asettelu: kuvan tulisi toimia sosiaalisen median kuvaformaateissa, jotka ovat usein vaakapalkkeja (kuvasuhde noin 16:9) ja neliöitä (1:1).
Tapahtuman markkinointiin kannattaa hyödyntää monipuolisesti käytössäsi olevia ja kohderyhmän tavoittamisen kannalta olennaisia sosiaalisen median kanavia, kuten Facebookia, Twitteriä, Instagramia ja LinkedIniä.
Facebook-tapahtuma: Facebook-tapahtuma on hyvä työkalu ennakkomarkkinointiin. Kun tapahtumalla on osallistujia, tavoittavat ennakkojulkaisut ja muistutukset tapahtumasta kiinnostuneet hyvin. Keskustelun voi aloittaa jo ennen tapahtumaa ja esimerkiksi pyytää kysymyksiä etukäteen. Kun luot Facebook-tapahtuman, kutsu ja pyydä muitakin kutsumaan tapahtumaan omia kontaktejaan, jotta Facebookin algoritmit nostavat tapahtuman näkyvyyttä. Muista myös varata aikaa tapahtuman moderointiin, esimerkiksi ihmisten kysymysten vastaamiseen.
Hashtagit: Tapahtuman näkyvyyttä somessa auttavat oikein valitut hashtagit. Mieti, mihin yleisiin avainsanoihin tapahtuma liitetään ja onko omasta tapahtumakohtaisesta hashtagista hyötyä.
Ennakkokysymykset: Tapahtumaan voidaan kerätä ja valmistella kysymyksiä ja kommentteja ennakkoon esimerkiksi Twitterissä, FB-tapahtumassa tai sponsoroiduissa some-postauksissa.
Menokalenterit: Voit ilmoittaa tilaisuuksista menokalentereissa, jos haluat tilaisuudelle laajempaa näkyvyyttä yliopistoyhteisön ulkopuolella. Esimerkkejä menokalentereista:
Yliopiston tapahtumakalenteri: Voit lisätä tapahtuman Helsingin yliopiston sähköiseen tapahtumakalenteriin, jos se sopii tapahtuman luonteeseen. Ilmoita tapahtuman tiedot kalenteriin. Valitse tapahtumaluokaksi Tiedekulma, jotta tilaisuus näkyy kalenterissa Tiedekulmassa järjestettävänä tapahtumana. Suosittelemme, että listaat Lisätiedot-kentän loppuun tapahtuman avainsanoja perusmuodossa, jotta tapahtuma löytyy tapahtumakalenterin hakutoiminnossa paremmin. Esimerkiksi: Avainsanat: terveys, aivot, hyvinvointi. Tiedekulma pidättää oikeuden julkaista tai olla julkaisematta tapahtumatietoja HY tapahtumakalenterissa Tiedekulman tapahtumalinjauksen puitteissa.
Tapahtumien tiedot kannattaa ilmoittaa mahdollisimman aikaisin. Mitä kauemmin tapahtuma on näkyvillä, sitä paremmin se tavoittaa potentiaalisen yleisön.
Voit ilmoittaa tapahtuman tiedot myös kieliversioina yliopiston tapahtumakalenteriin englanniksi ja/tai ruotsiksi. Muista mainita kieliversioissa millä kielellä tapahtuma järjestetään.
Voit houkutella osallistujia tapahtumaan myös henkilökohtaisella kutsulla esimerkiksi sähköpostitse.
Tiedekulman infonäytöt: Tilaisuus näkyy Tiedekulman infonäytöillä tapahtumapäivänä ”tänään tapahtuu” -syötteessä. Erikseen sovittaessa isot tilaisuudet voivat näkyä Tiedekulman infonäytöissä myös tilaisuuden omalla ilmeellä.
Muut kanavat: Tiedekulma tekee valikoiduista Tiedekulmassa järjestettävistä tilaisuuksista ohjelmanostoja omissa kanavissaan.
Kerro selkeästi tapahtumajärjestäjä: Kerro selkeästi alkujuonnoissa, tapahtumassa heijastettavissa esitysmateriaaleissa yms. kuka tai mikä taho tapahtuman järjestää. Tapahtuma on myös hyvä mahdollisuus mainostaa esimerkiksi somekanavia, uutiskirjettä tai muuta, mitä toivot osallistujien tekevän.
Livestriimi: Jos tapahtuma livestriimataan (Stagella), jaa striimilinkkiä esimerkiksi Facebook-tapahtumassa ja Twitterissä.
Livetwiittaaminen: Livetwiittaaminen on hyvä tapa tuoda tapahtumalle ja sen aiheille lisähuomiota ja -vuorovaikutusta. Voit twiitata omalta tai organisaatiosi tililtä. Jos tapahtumalla on oma hashtag, seuraa, tykkää, kommentoi ja retwiittaa myös tapahtumaosallistujen twiittejä.
Somepäivystys: Varmista, että tapahtuman aikana on henkilö, joka voi tarvittaessa tiedottaa esim. teknisistä ongelmista Facebook-tapahtumassa ja/tai muissa somekanavissa.
Kiitä ja sitouta: Kiitä tapahtuman osallistujia ja puhujia Facebook-tapahtumassa, Twitterissä, sähköpostitse (jos sinulla on osallistujien osoitteet tiedossa) tai muulla sopivalla tavalla. Voit kannustaa osallistujia toimimaan, esim. tilaamaan uutiskirjeen, ilmoittautumaan seuraavaan tilaisuuteen, ostamaan kirjan, lukemaan julkaisun, ja näin sitouttaa heitä edelleen. Kysy palautetta.
Jaa sisältöjä tapahtumasta: Jaa tapahtuman esitysmateriaalit, jos tarpeen ja mahdollista. Julkaise valokuvia, jos sellaisia otettiin. Tapahtumasta ja siellä esiin nousseista asioista voi myös esimerkiksi tehdä julkaisuja somekanaviin tai kirjoittaa blogitekstin.
Markkinoi tallennetta: Stagen tapahtumista jää livestriimin jälkeen tallenne katsottavaksi Tiedekulman Katso ja kuuntele -sivulle. Tallennetta kannattaa jakaa tapahtuman jälkeen esimerkiksi somekanavissa tai verkkosivuilla lisäyleisöjen tavoittamiseksi, vaikuttavuuden lisäämiseksi ja tapahtuman elinkaaren pidentämiseksi. Tallenteeseen johtaa sama linkki kuin livestriimiin.
Julkisesti katseltavaksi tarkoitetut videot on tekstitettävä 23.9.2020 alkaen kaksi viikkoa julkaisemisen jälkeen. (EU:n saavutettavuusdirektiivi)
Tallenne säilyy Tiedekulman sivuilla kaksi viikkoa tilaisuuden jälkeen. Helsingin yliopiston järjestämissä tilaisuuksissa on mahdollisuus toimittaa tallenteeseen tekstitys, tällöin tallenne säilyy Tiedekulman sivuilla pidempään. Tapahtuman tallenteen voi ladata omaan käyttöön tapahtuman jälkeen toimitettavasta linkistä.
Ota yhteyttä osoitteeseen thinkcorner@helsinki.fi, jos sinulla herää kysymyksiä tapahtuman markkinoinnista ja viestinnästä. Yliopistolaiset voivat kääntyä myös oman kampuksensa viestintätiimin puoleen, yhteystiedot löytyvät Flammasta.