Vinkit tapahtuman markkinointiin ja viestintään

Tapahtuman vaikuttavuuden kannalta on tärkeä huolehtia tapahtuman markkinoinnista ja viestinnästä, muuten panostukset tapahtuman järjestämiseen menevät hukkaan. Tapahtuman markkinointi ja viestintä voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen:

  • Ennakkomarkkinointi: nostetaan tapahtuman tunnettuutta ja houkutellaan yleisöjä paikalle
  • Viestintä tapahtuman aikana: vaikutetaan yleisöön paikan päällä ja etänä
  • Jälkimarkkinointi: vahvistetaan muistijälkeä ja sitoutetaan yleisöä kiitoksin ja jakamalla sisältöjä

Tiedekulmassa järjestettävän tapahtuman markkinoinnin tulisi alkaa 4-6 viikkoa ennen tapahtumaa.

Tapahtuman nimi, kuvausteksti ja markkinointikuva

Hyvällä otsikolla ja kiinnostavilla kiteytyksillä on suuri merkitys, kilpailu huomiosta on hirmuinen ja aikaa on vähän.

Tilaisuuden nimi: Aiheeltaan kiinnostava ja kohderyhmältään mietitty ohjelma ansaitsee kohdeyleisölle toimivan ja houkuttelevan otsikoinnin. Tilaisuuden markkinoinnin tavoitteena on nostaa kiinnostusta, otsikko toimii porttina syventävään sisältöön.

Tilaisuuden kuvaus: Hyvä kuvaus on parin kappaleen mittainen sisällön kiteyttävä teksti. Esitä keskeiset kysymykset, joihin tapahtumassa haetaan näkökulmia. Kerro mitä osallistuja tilaisuudesta saa, kaiva esiin kiinnostavimmat pointit ja esittele puhujat lyhyesti.  Muista mainita kaikissa materiaaleissa selkeästi tilaisuuden järjestäjä.

Tilaisuuden markkinointikuva: Kuva kytkee tapahtumaviestinnän visuaalisesti yhteen, toimivimpia ovat aiheeseen viittaavat tunteita herättävät kuvat. Kuvaa tulisi voida käyttää markkinoinnissa kaikissa kanavissa. Huomioi tekijänoikeuskysymykset ja kuvan asettelu: kuvan tulisi toimia sosiaalisen median kuvaformaateissa, jotka ovat usein vaakapalkkeja (kuvasuhde noin 16:9) ja neliöitä (1:1).

Sosiaalinen media

Tapahtuman markkinointiin kannattaa hyödyntää monipuolisesti käytössäsi olevia ja kohderyhmän tavoittamisen kannalta olennaisia sosiaalisen median kanavia, kuten Facebookia, Twitteriä, Instagramia ja LinkedIniä.

Facebook-tapahtuma: Facebook-tapahtuma on hyvä työkalu ennakkomarkkinointiin. Kun tapahtumalla on osallistujia, tavoittavat ennakkojulkaisut ja muistutukset tapahtumasta kiinnostuneet hyvin. Keskustelun voi aloittaa jo ennen tapahtumaa ja esimerkiksi pyytää kysymyksiä etukäteen. Jos teet tilaisuudestasi Facebook-tapahtuman, se voidaan lisätä Tiedekulman sivulle, mutta Tiedekulma ei ole tapahtuman ylläpitäjä. Ilmoita Facebook-tapahtumasi thinkcorner@helsinki.fi. Kun luot Facebook-tapahtuman, kutsu ja pyydä muitakin kutsumaan tapahtumaan omia kontaktejaan, jotta Facebookin algoritmit nostavat tapahtuman näkyvyyttä. Muista myös varata aikaa tapahtuman moderointiin, esimerkiksi ihmisten kysymysten vastaamiseen.

Hashtagit: Tapahtuman näkyvyyttä somessa auttavat oikein valitut hashtagit. Mieti, mihin yleisiin avainsanoihin tapahtuma liitetään ja onko omasta tapahtumakohtaisesta hashtagista hyötyä.

Ennakkokysymykset: Tapahtumaan voidaan kerätä ja valmistella kysymyksiä ja kommentteja ennakkoon esimerkiksi Twitterissä, FB-tapahtumassa tai sponsoroiduissa some-postauksissa.

Medioiden ja yliopiston tapahtumakalenterit

Menokalenterit: Voit ilmoittaa tilaisuuksista menokalentereissa, jos haluat tilaisuudelle laajempaa näkyvyyttä yliopistoyhteisön ulkopuolella. Esimerkkejä menokalentereista:

Yli­opis­ton ta­pah­tu­ma­ka­len­te­ri: Toivomme, että kaikki Tiedekulman tapahtumat näkyvät Helsingin yliopiston sähköisessä tapahtumakalenterissa, jos se sopii tapahtuman luonteeseen. Ilmoita tapahtuman tiedot kalenteriin. Valitse tapahtumaluokaksi Tiedekulma, jotta tilaisuus näkyy kalenterissa Tiedekulmassa järjestettävänä tapahtumana. Suosittelemme, että listaat Lisätiedot-kentän loppuun tapahtuman avainsanoja perusmuodossa, jotta tapahtuma löytyy tapahtumakalenterin hakutoiminnossa paremmin. Esimerkiksi: Avainsanat: terveys, aivot, hyvinvointi.

Tapahtumien tiedot kannattaa ilmoittaa mahdollisimman aikaisin. Mitä kauemmin tapahtuma on näkyvillä, sitä paremmin se tavoittaa potentiaalisen yleisön.

Voit ilmoittaa tapahtuman tiedot myös kieliversioina yliopiston tapahtumakalenteriin englanniksi ja/tai ruotsiksi. Muista mainita kieliversioissa millä kielellä tapahtuma järjestetään.

Kutsut

Voit houkutella osallistujia tapahtumaan myös henkilökohtaisella kutsulla esimerkiksi sähköpostitse.

Tiedekulman viestintäkanavat

Tiedekulman infonäytöt: Tilaisuus näkyy Tiedekulman infonäytöillä tapahtumapäivänä ”tänään tapahtuu” -syötteessä. Erikseen sovittaessa isot tilaisuudet voivat näkyä Tiedekulman infonäytöissä myös tilaisuuden omalla ilmeellä.

Muut kanavat: Tiedekulma tekee Tiedekulmassa järjestettävistä tilaisuuksista ohjelmanostoja omissa kanavissaan.
 

Kerro selkeästi tapahtumajärjestäjä: Kerro selkeästi alkujuonnoissa, tapahtumassa heijastettavissa esitysmateriaaleissa yms. kuka tai mikä taho tapahtuman järjestää. Tapahtuma on myös hyvä mahdollisuus mainostaa esimerkiksi somekanavia, uutiskirjettä tai muuta, mitä toivot osallistujien tekevän.

Livestriimi: Jos tapahtuma livestriimataan (Stagella), jaa striimilinkkiä esimerkiksi Facebook-tapahtumassa ja Twitterissä.

Livetwiittaaminen: Livetwiittaaminen on hyvä tapa tuoda tapahtumalle ja sen aiheille lisähuomiota ja -vuorovaikutusta. Voit twiitata omalta tai organisaatiosi tililtä. Jos tapahtumalla on oma hashtag, seuraa, tykkää, kommentoi ja retwiittaa myös tapahtumaosallistujen twiittejä.

Somepäivystys: Varmista, että tapahtuman aikana on henkilö, joka voi tarvittaessa tiedottaa esim. teknisistä ongelmista Facebook-tapahtumassa ja/tai muissa somekanavissa.

Kiitä ja sitouta: Kiitä tapahtuman osallistujia ja puhujia Facebook-tapahtumassa, Twitterissä, sähköpostitse (jos sinulla on osallistujien osoitteet tiedossa) tai muulla sopivalla tavalla. Voit kannustaa osallistujia toimimaan, esim. tilaamaan uutiskirjeen, ilmoittautumaan seuraavaan tilaisuuteen, ostamaan kirjan, lukemaan julkaisun, ja näin sitouttaa heitä edelleen. Kysy palautetta.

Jaa sisältöjä tapahtumasta: Jaa tapahtuman esitysmateriaalit, jos tarpeen ja mahdollista. Julkaise valokuvia, jos sellaisia otettiin. Tapahtumasta ja siellä esiin nousseista asioista voi myös esimerkiksi tehdä julkaisuja somekanaviin tai kirjoittaa blogitekstin.

Markkinoi tallennetta: Stagen tapahtumista jää livestriimin jälkeen tallenne katsottavaksi Tiedekulman Katso ja kuuntele -sivulle. Tallennetta kannattaa jakaa tapahtuman jälkeen esimerkiksi somekanavissa tai verkkosivuilla lisäyleisöjen tavoittamiseksi, vaikuttavuuden lisäämiseksi ja tapahtuman elinkaaren pidentämiseksi. Tallenteeseen johtaa sama linkki kuin livestriimiin.

Julkisesti katseltavaksi tarkoitetut videot on tekstitettävä 23.9.2020 alkaen kaksi viikkoa julkaisemisen jälkeen. (EU:n saavutettavuusdirektiivi)
Tallenne säilyy Tiedekulman sivuilla kaksi viikkoa tilaisuuden jälkeen. Helsingin yliopiston järjestämissä tilaisuuksissa on mahdollisuus toimittaa tallenteeseen tekstitys, tällöin tallenne säilyy Tiedekulman sivuilla pidempään. Tapahtuman tallenteen voi ladata omaan käyttöön tapahtuman jälkeen toimitettavasta linkistä.

Ota yhteyttä osoitteeseen info(at)tiedekulma.fi, jos sinulla herää kysymyksiä tapahtuman markkinoinnista ja viestinnästä. Yliopistolaiset voivat kääntyä myös oman kampuksensa viestintätiimin puoleen, yhteystiedot löytyvät Flammasta.