Tiedekulma: Tilan käyttösäännöt ja tapahtumien turvallisuus

Jos vahinko sattuu, toimi näin:  

  • onnettomuustapauksissa soita 112
  • estä lisävahinkojen syntyminen
  • ilmoita kaikista poikkeus- ja häiriötilanteista Tiedekulman henkilökunnalle

Yliopisto vastaa kiinteistön ja laitteiden turvallisuudesta. Katualueiden käyttö edellyttää kaupungilta luvan.

Tapahtumaturvallisuus

Järjestäjän vastuut:

  • Varmistaa, että tilaisuus on sopiva julkisissa tiloissa järjestettäväksi. Tilaisuus noudattaa yliopiston tilojen vuokraamisen periaatteita ja Tiedekulman varausehtoja.
  • Mitoittaa turvallisuusjärjestelyt tapahtuman luonteen ja osallistujamäärän mukaisesti. Ilmoittaa mahdolliset arvohenkilöt, joiden läsnäololla voi olla vaikutusta tilaisuuden turvallisuusjärjestelyihin. Näiden palveluiden tilaamista koordinoi Tiedekulma ja asiakasta laskutetaan jälkikäteen sovitun mukaisesti.
  • Kertoa Tiedekulman henkilökunnalle tilaisuuden suunnitelmat tässä dokumentissa olevat kohdat huomioiden.   
  • Toimittaa Tiedekulman ”käyttösäännöt ja tapahtumien turvallisuus” -dokumentin tapahtuman henkilökunnalle ja rakentajille. Valvoa, että henkilökunta noudattaa ohjeita.
  • Nimetä tilaisuudelle vastuuhenkilö, joka on paikalla tapahtuman ajan ja joka on sitoutunut viemään tilaisuuden läpi yhdessä sovittujen suunnitelmien mukaisesti.  
  • Sitoutua suunnitteluvaiheessa sovittuihin asioihin, kuten tekniikka, turvallisuus, osallistujamäärä, kalustus. Muutokset tulee käydä Tiedekulman henkilökunnan kanssa läpi.
  • Varmistaa, että tapahtuman vaatimat viranomaisluvat ovat kunnossa ja hankkia tarpeelliset, kattavat vakuutukset omaisuudelle ja henkilökunnalle mahdollisten vahinkojen varalta.

Tilaisuuden valmistelut ja purku

  • Tapahtumatilan täytyy pysyä kaikille turvallisena paikkana myös tilaisuuden valmistelujen ja purun aikana. Tapahtuman järjestelyt eivät saa häiritä Tiedekulman normaalia toimintaa aukioloaikoina. Koska Tiedekulma toimii päivittäin myös kahvila-, opiskelu- ja ryhmätyötilana, toiminta on huomioitava tilaisuuden valmisteluissa ja purussa.
  • Tilaisuuksien rakentaminen ja purkaminen Tiedekulman aukioloaikojen ulkopuolella on mahdollista erikseen ennakkoon sovittaessa. Ota yhteys Tiedekulman operatiiviseen päällikköön.  
  • Suurien tavaroiden tuonnista ja poisviennistä ota yhteys Tiedekulman operatiiviseen päällikköön.
  • Palo- ja henkilöturvallisuudelle riskin aiheuttavien laitteiden, aineiden tai muiden vastaavien tiloihin tuomiseen on saatava paloturvallisuusviranomaisten ennakkolupa. Asiakkaan vastuulla on selvittää, tarvitaanko viranomaislupia.

Kalustus

  • Tilaisuus suunnitellaan Tiedekulman olemassa olevat kalusteet huomioiden. Poistumisväylien tulee pysyä aina auki.

Erityisrakenteet

  • Jos tilaisuuden rakentaminen vaatii erityisjärjestelyjä tai rakenteita (esim. teltat, sermit, posteritelineet tai muut väliaikaiset rakennelmat), tulee järjestäjän olla mahdollisimman aikaisessa vaiheessa yhteydessä Tiedekulman operatiiviseen päällikköön. Järjestäjän tulee toimittaa asennuspiirros ja laitelistaus sekä suunnitelma aikataulusta operatiiviseen päällikköön hyväksyttäväksi viimeistään kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Suunnitelmasta tulee käydä ilmi laitteiden ja kalusteiden ominaisuudet, sijoituspaikat, johtovedot ja kytkentöjen asianmukaisuus.  Suunnitelman tulee kattaa kaikki tilat mihin laitteistoa/asennuksia tehdään.
  • Rakennusmateriaalien ja kalustuksen tulee olla yleisten tilojen vaatimusten mukaiset ja julkisten tilojen paloturvallisuusmääräykset täyttäviä.  Ohjeet julkisten tilojen sisusteiden ja tekstiilien paloturvallisuudesta on esitetty Rakennustietosäätiön RTS julkaisemassa ohjeessa RT 08-11098 (SIT 08-610087, KH 60-0050​9) Sisusteiden paloturvallisuus.

Sähköt ja valaistus

  • Perusvalaistukseen tehtävät muutokset, kuten niiden peittäminen, säätäminen tai sammuttaminen ei ole sallittua muutoin kuin Tiedekulman kiinteiden himmentimien avulla. Kaikki kattoon tuleva sähkö- ja valoripustukset kiinnitettävä vähintään 2,3m korkeuteen. Kaikkien ylimääräisten valo- ja sähkölaitteiden tuominen, johtojen vetäminen tai kiinnittäminen keskusportaikon alueelle on kielletty.
  • Kaikki Tiedekulmaan tuotavien laitteiden sähkövedot on kiinnitettävä asianmukaisesti ja suojattava tralleilla/teippauksilla.
  • Kaikkien käytettävien kiinnitysten tulee olla poistettavissa ilman jälkiä ja sovitusti tilaisuuden päättymisen jälkeen ennakkoon toimitetun asennussuunnitelman mukaisesti.
  • Sähköasennukset tulee tehdä kelpoisuusvaatimuksen täyttävien henkilöiden ja yritysten toimesta niin, että niistä ei aiheudu vaaraa tilojen käyttäjille. Tilapäisistä sähköasennuksista toimitetaan asennustodistus, jonka tulee olla saatavilla tapahtumapaikalla.

Poistumistiet

  • Poistumistiet tulee pysyä auki koko ajan. Kaikkien Tiedekulman poistumisteiden tulee olla 160 cm leveitä ja kulkuväylien jatkuvasti vapaana. Turvallisuusopasteita, poistumistiemerkkivaloja tai niihin verrattavia ei saa peittää.

Henkilömäärät

  • Maksimikapasiteetti 1. kerros olemassa olevan kalustuksen kanssa: 330
  • Maksimikapasiteetti 2. kerros olemassa olevan kalustuksen kanssa: 110
  • Maksimikapasiteetti K1 kerros olemassa olevan kalustuksen kanssa: 110
  • Osallistujien maksimimäärän ei tule ylittää 550 hlöä. Tilojen ilmastointi on mitoitettu tälle maksimimäärälle.
  • Jos tilaisuuden osallistujamäärä on lähellä Tiedekulman maksimikapasiteettia, tulee se huomioida tilaisuuden ennakkojärjestelyissä. Tilaan pääsy tulee rajata vain tilaisuuteen ilmoittautuneille ja sisäänkäynneille tulee sopia asianmukaiset järjestelyt. Järjestäjän tulee sopia käytännöstä ja mahdollisista lisävahtimestareista tilaisuuden ajaksi Tiedekulman operatiivisen päällikön kanssa.

Anniskeluoikeudet

  • Tiedekulman anniskeluoikeuksien haltija on Fazer. Anniskelu on mahdollista ainoastaan anniskelualueilla, kahvilan toimesta. Omien alkoholipitoisten juomien nauttiminen on kielletty.

Tiedekulmassa on kiellettyä

  • Tiedekulmassa ei ole mahdollista järjestää tilaisuuksia, joissa on: kynttilöitä, pyrotekniikkaa, savukoneita, laserlaitteita, kaasuja ja kemikaaleja tai heliumilmapalloja.
  • Tupakointi/sähkötupakointi on kielletty tiloissa.  
  • Eläinten tuominen Tiedekulmaan on kielletty, jollei poikkeuksellisista järjestelyistä ja tilan siivouksesta ole sovittu ennakkoon.  

Tilan käyttöön liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä Tiedekulman operatiiviseen päällikköön Marko Loukaskorpeen, marko.loukaskorpi@helsinki.fi

Käyttösäännöt päivitetty 4.10.2018. Muutokset mahdollisia.