Stagen tapahtumaohjeet

Stage on tarkoitettu 100–200 henkilön tapahtumille. Stagen peruskalustus on kahvilapöydät n. 100 henkilölle. Kahvilapöytien lisäksi tilaan voi lisätä tuolirivejä. Tilan voi kalustaa max. 200 henkilölle.  

Tapahtuma-aikana tekniikkaa hoitaa Tiedekulman henkilökunta. Tilaisuuden teknisen sujuvuuden varmistamiseksi tarvitsemme tilaisuuden ajolistan ja esitysmateriaalit ennakkoon. Lataa ajolistapohja (docx), pohja täytetty esimerkkinä.

Lisäpalveluista ja musiikkiesityksistä tulee sopia Tiedekulman studiomestareiden kanssa viimeistään neljä viikkoa ennen tapahtumaa. Palvelut hinnoitellaan tapahtumakohtaisesti.  

Vinkit toimivan esityksen tekemiseen

  • Tiedekulman Stagen seinälle voi projisoida kuvaa, videota ja PowerPoint-esityksiä.
  • Projisointi voi olla täysleveä (3690x1080px eli 3,5:1-kuvasuhde) tai yhden tykin levyinen (1920x1080px eli 16:9-kuvasuhde).
  • Kuvat ja videot, joiden väreissä on mahdollisimman suuri kontrasti, toimivat hyvin Tiedekulman betoniseinälle heijastettaessa. Esimerkiksi valkoinen teksti tummalla taustalla tai musta teksti yksivärisellä vaalealla taustalla.
  • Videoiden, kuvien ja PowerPoint-esitysten tekstikoon tulee olla riittävän suuri, minimissään 40 pt.
  • Vähemmän on enemmän: käytä esityksessäsi vain vähän tekstiä. Pitkien virkkeiden sijaan käytä avainsanoja, ranskalaisia viivoja tai tiivistä keskeinen ajatus yhdeksi lyhyeksi lauseeksi.
  • Kerro tilaisuuden yhteydessä, kenen järjestämä ohjelma on (materiaaleissa ja ohjelman alkaessa).
  • Muista käyttää esityksissä vain sellaisia kuvia, joihin sinulla on täydet kuvaoikeudet. Kuvien ja kaavioiden lähteet tulee merkitä niiden yhteyteen. Internetistä otettu kuva, johon on liitetty linkki, ei anna vielä lupaa käyttää kuvaa. Varminta on käyttää itse ottamiasi kuvia tai tuntemasi henkilön ottamia kuvia, joiden käyttöön olet saanut luvan. Helsingin yliopistolaiset voivat käyttää kuvia Uni Material Bankista. Voit myös käyttää CC0-kuvia, joita löydät kuvapankeista kuten Pexels tai Pixabay.

Tekniset ohjeet esitysmateriaaleille

Suositellut kuvakoot ja -suhteet:

  • Minimiresoluutio: 1920x1080px
  • PowerPoint: kuvasuhde 16:9 tai 3,5:1
  • Video: FPS 25 tai 50 kuvasuhteesta 16:9 kuvasuhteeseen 3,5:1

Suositellut tiedostoformaatit:

  • Kuva: JPG, JPEG, PNG
  • Video: Pakkaamaton MOV, MPG, MP4
  • PowerPoint: PPT, PPTX, PDF

Toimita esitysmateriaalit ennakkoon

  • Toimita esitysmateriaali 2 vrk ennen tapahtumaa Tiedekulman studiomestarille, jotta esitysmateriaalin toimivuus voidaan varmistaa esitysympäristössä. Jos materiaali sisältää videon tai muita erityisiä teknisiä ominaisuuksia, kerrothan siitä 4 vrk aikaisemmin.
  • Nimeä tiedostot selkeästi esiintyjän ja tapahtuman ajankohdan mukaan: puhujan_nimi_pvkkvv
  • Toimita esitysten kanssa tilaisuuden ajolista. Lataa ajolistapohja (docx), pohja täytetty esimerkkinä.
  • Varmistathan ennen lähetystä, että tiedostot ovat oikeassa formaatissa ja koossa.
  • Voit lähettää materiaalin sähköpostin liitteenä osoitteeseen studiomestari@tiedekulma.fi. Materiaalin voi toimittaa myös esimerkiksi Google Driven tai WeTransferin kautta, lähetä latauslinkki studiomestari@tiedekulma.fi. Jos haluat toimittaa materiaalin ulkoisella kovalevyllä tai muistitikulla, ota yhteys studiomestariin (studiomestari@tiedekulma.fi, puh. 040 548 4141).
  • Tiedekulman Stagella on puhetilaisuuksiin sekä pieniin ja keskisuuriin musiikkiesityksiin sopiva äänikalusto (linkki kohtaan 4). Alle on listattu eri vaihtoehdot ja kokoonpanot äänentoiston palveluille sekä muita käytännön ohjeita.
  • Kun puhemikrofoneja tarvitaan enemmän tai tilaisuudessa on musiikkiesityksiä, tapahtumaan voi tilata erikseen maksulliset äänentoiston lisäpalvelut.

Stagen äänentoiston peruspalvelu:

  • Käytössä voi olla samaan aikaan kuusi mikrofonia. Paikan päällä voi valita yhden seuraavista kolmesta eri mikrofonisetistä: 
    • 4 langatonta headset-mikrofonia ja 2 langatonta kapulamikrofonia TAI
    • 2 langatonta headset-mikrofonia ja 4 langatonta kapulamikrofonia TAI
    • 3 langatonta headset-mikrofonia ja 3 langatonta kapulamikrofonia.
  • Äänen toistaminen esityskoneelta

Stagen maksulliset äänentoiston lisäpalvelut:

  • Käytössä voi olla yhtä aikaa 10 mikrofonia, eli äänentoiston peruspalveluun lisätään 4 headset-mikrofonia.
  • Musiikkiesitysten miksaus, sovittava tapahtumakohtaisesti.

Lisäpalveluista ja musiikkiesityksistä tulee sopia Tiedekulman studiomestareiden kanssa viimeistään neljä viikkoa ennen tapahtumaa. Palvelut hinnoitellaan tapahtumakohtaisesti.

  • Stagen tilaisuuksista on mahdollisuus tehdä yksikameraohjauksella editoimaton tallenne tai striimata tilaisuus. Yksikamerastriimaus sisältyy Stagen palveluihin automaattisesti. Huomioi, että kaikki tilaisuudet eivät sovellu kuvattaviksi. Striimatusta tilaisuudesta tulee automaattisesti tallenne striimilinkin taakse, ellei erikseen sovita toisin.
  • Lisäpalveluna tarjoamme myös monikamerastriimausta. Striimaus, tallentaminen ja muut maksulliset lisäpalvelut tulee sopia viimeistään kaksi viikkoa ennen tilaisuutta. Lisäpalveluita voi kysyä osoitteesta asiakaspalvelu@unigrafia.fi.
  • Pukeutuminen striimattaviin tilaisuuksiin: Yksiväriset kuosit toimivat yleensä striimissä parhaiten. Kuviolliset ja raidalliset asut saattavat aiheuttaa kameran linssissä häiriötä. Suosittelemme huomioimaan pukeutumisessa myös sen, että vaatteisiin saa kannettavan mikrofonin lähettimen kiinni esimerkiksi vyölle.
  • Esiintyjä on vastuussa elokuvien, kuvamateriaalin sekä muiden ohjelmien tai tallenteiden asianmukaisesta ennakkotarkastuksesta sekä tekijänoikeuslain mahdollisesti edellyttämistä maksuista ja muusta lainmukaisuudesta. Esitysten kuva- ja videomateriaali tulee olla esittäjän hallussa tekijänoikeuslain edellyttämällä tavalla.

Muut huomiot

  • Esitykset ja tilaisuudet voidaan äänittää moniraitana 48kHz724bit WAV -formaatissa.
  • Ulkopuolisia striimaajia ja televisiotuotantoja varten saatavilla on kustannuksetta summaääni.

Tallenteiden saavutettavuus

Julkisesti katseltavaksi tarkoitetut videot on tekstitettävä 23.9.2020 alkaen kaksi viikkoa julkaisemisen jälkeen. (EU:n saavutettavuusdirektiivi)

Tallenne säilyy Tiedekulman sivuilla kaksi viikkoa tilaisuuden jälkeen. Helsingin yliopiston järjestämissä tilaisuuksissa on mahdollisuus toimittaa tallenteeseen tekstitys, tällöin tallenne säilyy Tiedekulman sivuilla pidempään. Tapahtuman tallenteen voi ladata omaan käyttöön tapahtuman jälkeen toimitettavasta linkistä.

  • Stagen äänikalusto soveltuu pienien yhtyeiden ja bändien miksaukseen. Suurin sallittu äänenvoimakkuus on 84db A-weighted.
  • Stagen äänikalusto musiikkiesityksiin:
    • PA: Presonus ULT10 + ULT18 SUB
    • Lavamonitorit: 2 x Presonus ULT12
    • Mikseri: Soundcraft Si Performer 2
    • Mikit:
      • 5 x AKG D5 -vokaalimikkiä
      • 5 x Shure SM57 -instrumenttimikkiä
      • 1 x MXL 603 -stereopari
    • Stereo ja mono DI-bokseja
    • Mikkitelineet, äänikaapelit, tarvikkeet
  • Äänentoiston lisäpalveluita vaativissa tapahtumissa tarvittavan tekniikan järjestäminen ja siitä sopiminen on tapahtumajärjestäjän vastuulla.
    • Jos tilaisuudessa on musiikkiesityksiä, tilaisuuteen tulee tilata äänimiksaaja Unigrafialta viimeistään kolme viikkoa ennen tapahtumapäivää. Tiedekulman äänikalustoa käyttää ainoastaan studiomestari tai Unigrafian miksaaja.
    • Tiedekulman äänentoiston ollessa riittämätön suosittelemme ulkopuolisen teknisen tapahtumatuotannon tilaamista. Ulkopuoliset toimijat huolehtivat siitä, että heidän käytössään on oma asianomainen tekniikka ja että he ovat studiomestareihin yhteydessä viimeistään kolme viikkoa ennen tilaisuutta teknisten yksityiskohtien selvittämiseksi.
  • Ennen tapahtumapäivää soundcheck on mahdollista pitää maanantaina tai perjantaina. Tapahtumapäivänä soundcheck on mahdollista pitää maksimissaan tunnin ajan ennen tilaisuutta ilmaiseksi ja lisämaksusta pidemmän ajan.

Suosittelemme ennakkoon tehtyjä ja toimitettuja videoinserttejä. Lyhytkin videoinsertti rikastaa ja monipuolistaa  tapahtumaa.  

Jos kuitenkin tarvitset etäyhteyttä, sovi etäyhteydestä hyvissä ajoin, viimeistään viikkoa ennen tilaisuutta, jotta tapahtumapäivälle voidaan varmistaa riittävät resurssit.

Monitoroimaton etäyhteys

Stagen kannettavalle koneelle avataan etäyhteys esim. Zoomilla tai Skypellä. Yhteys muodostetaan tapahtumajärjestäjän tililtä. Etäosallistujan ääni kuuluu Stagen kaiuttimista tilaan, mutta heille puhutaan kannettavassa tietokoneessa olevaan mikrofoniin. Etäyhteyteen käytetään Tiedekulman avointa langatonta verkkoa. Etäyhteyden toimivuutta ei monitoroida aktiivisesti, eikä sitä testata ennen tapahtumaa. Jos yhteys etäosallistujaan katkeaa tapahtuman aikana, häneen ei pystytä olemaan yhteydessä.

Etäyhteys maksullisena lisäpalveluna

Etäyhteys on mahdollista järjestää maksullisena lisäpalveluna Unigrafian kautta. Tekniikkatiskin koneelle avataan etäyhteys esim. Zoomilla tai Skypellä. Yhteys muodostetaan tapahtumajärjestäjän tililtä. Etänä olevien ääni kuuluu Stagen kaiuttimista tilaan, sekä lavalla oleville lavan monitorikaiuttimista. 

Yhteydet testataan ennen tilaisuutta, etänä oleville puhutaan Stagella käytössä olevista mikrofoneista. Etäyhteyteen käytetään Helsingin yliopiston langallista verkkoa. Jos yhteys etäosallistujaan katkeaa tapahtuman aikana, häneen ollaan yhteydessä puhelimitse tai viesteillä.

Ota yhteyttä Unigrafiaan: asiakaspalvelu@unigrafia.fi