Stagen tapahtumaohjeet

Sta­ge on tie­tee­seen ja tut­ki­muk­seen poh­jau­tu­vien ti­lai­suuk­sien paik­ka. Tältä sivulta löydät koostetusti ohjeet tapahtuman järjestämiseen Tiedekulman Stagella.

Suun­nit­te­le ti­lai­suu­den oh­jel­ma niin, että Tie­de­kul­man tar­joa­mat pal­ve­lut mah­dol­lis­ta­vat su­ju­van oh­jel­ma­ko­ko­nai­suu­den – myös strii­min pääs­sä ole­val­le ylei­söl­le. Ra­jaa pu­hu­jien mää­rä, jot­ta si­säl­tö py­syy kom­pak­ti­na, kes­kus­te­lu on su­ju­vaa ja oh­jel­mas­ta muo­dos­tuu sel­keä ko­ko­nai­suus kat­so­jal­le. Tar­vit­taes­sa ti­laa av-tek­nii­kan li­sä­pal­ve­lui­ta Uni­gra­fial­ta.
Tutustu ohjeisiin

  • Äänentoisto sisältää kuusi mikrofonia.

  • Tapahtuman striimaus yhdellä kameralla. Mieti ohjelmarunko myös etäyleisölle toimivaan muotoon. Miten ylläpidät etäyleisön huomion koko tilaisuuden ajan? Huomioi, että kaikki tilaisuudet eivät välttämättä sovellu kuvattaviksi.  
  • Ennakkoon toimitettujen esitysten ja videoinserttien näyttäminen Stagen seinälle projisoituna ja striimissä.  
  • Chat-ominaisuus striimissä yleisökysymyksiä varten. Chat-ominaisuuden käyttöönotto ei edellytä yleisön rekisteröitymistä järjestelmään. Valmistaudu moderoimaan chattia tapahtuman ajan. Jos käytätte chatin sijaan jotain toista keskustelualustaa esim. Padlet tai Mentimeter, niin varaattehan senkin hallintaan yhden henkilön.
  • Tilaisuuden tallenne säilyy Tiedekulman nettisivulla kaksi viikkoa tilaisuuden jälkeen ilman tekstityksiä. Helsingin yliopiston järjestämien tilaisuuksien on mahdollista toimittaa tallenteen tekstitys, jolloin tallenne säilyy Tiedekulman sivulla pidempään, noin puoli vuotta. Tapahtuman tallenteen voi ladata omaan käyttöön tapahtuman jälkeen toimitettavasta linkistä.  

Stage varataan ohjelman teknistä valmistelua ja purkua varten pääsääntöisesti 1 h ennen ja jälkeen tapahtuman. Tapahtuman aikana tekniikkaa hoitaa Tiedekulman henkilökunta. Tilaisuuden teknisen sujuvuuden varmistamiseksi tarvitsemme tilaisuuden ajolistan ja esitysmateriaalit ennakkoon kaksi päivää ennen tilaisuutta Tiedekulman studiomestareille.   

Katso tästä kuvasta esimerkit suositelluista lavakalustusvaihtoehdoista. 

Tiedekulman asiakaspalvelu lähettää varausvahvistuksen yhteydessä valmiin ajolistapohjan (voit myös ladata sen tästä). Jos esitysmateriaalit sisältävät videon tai muita teknisiä ominaisuuksia, ilmoitathan siitä erikseen.

Tilaa lisäpalvelut viimeistään kaksi viikkoa ennen tilaisuutta Unigrafialta: tiedekulma@unigrafia.fi

  • Monikamerastriimaus: Tilaisuuden livevideointi kuudella kameralla mahdollistaa lähikuvan puhujista. Käytössä voi olla yhtäaikaa 10 mikrofonia, eli tilavuokraan kuuluvaan peruspalveluun lisätään neljä mikrofonia.  
  • Etäyhteys puhujaan: Suosittelemme ensisijaisesti ennakkoon tehtyjä ja toimitettuja videoinserttejä etäyhteyden sijaan. Lyhytkin videoinsertti rikastaa ja monipuolistaa tapahtumaa.  Jos kuitenkin tarvitset etäyhteyttä, sovi etäyhteydestä hyvissä ajoin, jotta tapahtumapäivälle voidaan varmistaa riittävät resurssit. 
  • Musiikkiesitykset: Stagen äänikalusto soveltuu pienien yhtyeiden ja bändien miksaukseen. Suurin sallittu äänenvoimakkuus on 84db A-weighted.  

Vähemmän on enemmän: käytä esityksessäsi vain vähän tekstiä. Pitkien virkkeiden sijaan käytä avainsanoja, ranskalaisia viivoja tai tiivistä keskeinen ajatus yhdeksi lyhyeksi lauseeksi. Videoiden, kuvien ja PowerPoint-esitysten tekstikoon tulee olla riittävän suuri, esimerkiksi 40 pt. 

Kuvat ja videot, joiden väreissä on mahdollisimman suuri kontrasti, toimivat hyvin Tiedekulmassa. Esimerkiksi valkoinen teksti tummalla taustalla tai musta teksti yksivärisellä vaalealla taustalla. 

Tiedekulman Stagen seinälle voi projisoida kuvaa, videota tai PowerPoint-esityksiä. Suositellut kuvakoot ja -suhteet: 

  • Minimiresoluutio: 1920x1080px 
  • PowerPoint: kuvasuhde 16:9 (widescreen) 
  • Video: FPS 25 tai 50 kuvasuhteessa 16:9

Suositellut tiedostoformaatit: 

  • Kuva: JPG, JPEG, PNG 
  • Video: Pakkaamaton MOV, MPG, MP4 
  • PowerPoint: PPT, PPTX 
  • Projisointi voi olla täysleveä (3840x1080px eli 32:9-kuvasuhde) tai yhden tykin levyinen (1920x1080px eli 16:9-kuvasuhde). 
  • Esiintyjä on vastuussa elokuvien, kuvamateriaalin sekä muiden ohjelmien tai tallenteiden asianmukaisesta ennakkotarkastuksesta sekä tekijänoikeuslain mahdollisesti edellyttämistä maksuista ja muusta lainmukaisuudesta. Esitysten kuva- ja videomateriaali tulee olla esittäjän hallussa tekijänoikeuslain edellyttämällä tavalla. Kuvien ja kaavioiden lähteet tulee merkitä niiden yhteyteen. Internetistä otettu kuva, johon on liitetty linkki, ei anna vielä lupaa käyttää kuvaa. Varminta on käyttää itse ottamiasi kuvia tai tuntemasi henkilön ottamia kuvia, joiden käyttöön olet saanut luvan. Helsingin yliopistolaiset voivat käyttää kuvia Uni Material Bankista. Voit myös käyttää CC0-kuvia, joita löydät kuvapankeista kuten Pexels tai Pixabay. 

Toimita esitysmateriaalit ja tilaisuuden ajolista viimeistään kaksi päivää ennen tilaisuutta 

  • Nimeä tiedostot selkeästi esiintyjän ja tapahtuman ajankohdan mukaan: puhujan_nimi_pvkkvv. Varmistathan ennen materiaalien lähettämistä, että tiedostot ovat oikeassa formaatissa ja koossa. 
  • Voit lähettää materiaalin sähköpostin liitteenä osoitteeseen studiomestari@tiedekulma.fi. Materiaalin voi toimittaa myös esimerkiksi Google Driven tai WeTransferin kautta, lähetä latauslinkki studiomestari@tiedekulma.fi. Jos haluat toimittaa materiaalin ulkoisella kovalevyllä tai muistitikulla, ota yhteys studiomestariin (studiomestari@tiedekulma.fi, puh. 040 548 4141). Huomioithan, että emme vastaanota esitysmateriaaleja enää tapahtumapäivänä.
  • Huomioithan, että esitysmateriaalit on tehty ns. yleisillä fonttityypeillä. Esityskoneissamme ei ole erikoisfontteja, joten muotoilut voivat muuttua esitysgrafiikassa.
  • Jos haluat näyttää esityksen yhteydessä videoita tai multimediatiedostoja, missä on ääniä, toimita esitysmateriaalit erillisinä tiedostoina. Informoi myös henkilökuntaamme, jos esitykset sisältävät “erikoistehosteita”.  
  • Tilaisuuden teknisen sujuvuuden varmistamiseksi tarvitsemme ohjelmasta ajolistan, jonka mukaan järjestämme esitykset. 
  • Pukeutuminen striimattaviin tilaisuuksiin: yksiväriset vaatteet toimivat yleensä striimissä parhaiten, vältä kuitenkin valkoisia vaatteita. Kuviolliset ja raidalliset asut saattavat aiheuttaa kameran linssissä häiriötä. Suosittelemme huomioimaan pukeutumisessa myös sen, että vaatteisiin saa kannettavan mikrofonin lähettimen kiinni esimerkiksi vyölle. Jos mikrofonia ei saa mihinkään kiinni, voimme lainata sinulle pienen laukun mikrofonia varten. Korvakoruja ei voi käyttää headset-mikrofonien kanssa.

Löydät ohjeita ohjelmasisällön suunnitteluun tästä linkistä.