Tieteellisen tutkimuksen tietosuojailmoitus

EcoConjunctions-tutkimuksessa käytetään aineistona henkilötietoja. Tämän tietosuojailmoituksen tarkoituksena on antaa tietoa käsiteltävistä henkilötiedoista sekä siitä, mistä henkilötiedot ovat peräisin ja miten niitä käytetään tutkimuksessa. Selosteen lopussa kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia sinulla on henkilötietoihisi liittyen. 

Tutkimukseen osallistuminen ja henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista ja voit koska tahansa, myös tutkimuksen aikana, keskeyttää osallistumisesi. Päätöksestä olla osallistumatta tai keskeyttää osallistuminen ei koidu sinulle mitään negatiivisia seurauksia. 

Tutkimme taide-tiede-hankkeita Suomessa, Singaporessa, Indonesiassa ja Japanissa ymmärtääksemme miten ne ovat rakentuneet, järjestäytyneet ja tulleet vastaanotetuiksi.  

Meidän keskeiset tavoitteemme ovat:  

• Tutkia paikallisia ja kansainvälisiä taide-tiede-hankkeiden välisiä verkostoja.  
• Tunnistaa miten nämä hankkeet tulkitsevat, tuottavat ja osallistuvat tieteellisen tiedon tuottamiseen.  
• Ymmärtää niiden yhteiskunnallista roolia ja vaikutusta.  

Haluamme ymmärtää taiteilijoiden, tutkijoiden, kuraattoreiden, järjestäjien, yleisön ja muiden hankkeiden osallistujien tavoitteita, toimintatapoja ja näkemyksiä.  

Tarjotaksemme historiallisemman ja monipuolisemman lähestymistavan, käytämme myös jo olemassa olevia julkisen taiteen instituutioiden ja arkistojen tietoja. 

Henkilötietojen käsittelystä vastaavat kolme tutkijaa, joista kukin keskittyy omaan maantieteelliseen tutkimusalueeseensa: tohtorikoulutettava kerää ja käsittelee aineistoa taiteen ja tieteen yhteistyöstä Suomessa; postdoc-tutkija keskittyy Japaniin; ja vastuullinen tutkija työskentelee sekä Indonesian että Singaporen parissa. 

Kerätyt henkilötiedot (esim. nimet ja yhteystiedot) anonymisoidaan, pidetään erillään tutkimusaineistosta ja koodataan projektin alusta alkaen. Henkilötietoja ei käytetä julkaisuissa, ellei osallistuja erikseen pyydä, että hänen nimensä mainitaan esimerkiksi taideteosten, kommenttien tai lausuntojen yhteydessä, tai ellei se ole tarpeen tietojen varmentamiseksi. 

Henkilötietoja käsitellään osana tieteellisiä julkaisuja, kuten artikkeleita, kokoelmateoksia, ja väitöskirjatutkimusta varten Helsingin yliopistolla. Projektin kolme tutkijaa vastaavat aineiston käytännön hallinnasta kuten käsiteltävien tietojen anonymisoinnista, täsmällisyydestä sekä säilytysaikojen määräytymisestä ja asianmukaisten järjestelmien ja sovellusten käyttämisestä. Käsittelyyn liittyvät riskit arvioidaan yhteistyössä projektin vastuullisen tutkijan kanssa. Yliopisto ohjaa ja tukee henkilötietojen käsittelyssä suunnittelusta lopullisen työn julkaisuun ja tarjoaa tarvittavan infrastruktuurin sekä välineet tutkimuksen toteuttamiseksi.   

Helsingin yliopisto 

Osoite: PL 4 (Yliopistonkatu 3), 00014 Helsingin yliopisto 

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa:  

Nimi: FT, dosentti, Minna Valjakka 

Tiedekunta/osasto/yksikkö: Humanistinen tiedekunta/ Kulttuurien osasto/ Taidehistoria 

Osoite: PL 59, 00014 Helsingin Yliopisto  

Puhelinnumero: +358 2941 23733 

Sähköpostiosoite:  

Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saa yhteyden sähköpostiosoitteesta . 

Anonyymeissä kyselyissä ei kerätä henkilötietoja. 

Haastattelujen, osallistuvan havainnoinnin ja fokusryhmäkeskustelujen aikana vapaaehtoisilta osallistujilta kerätyt henkilötiedot sisältävät: 

• Tutkimuskohteen suorat tunnisteet, kuten nimet ja yhteystiedot. 
• Epäsuorat henkilötiedot, kuten tutkimuskohteen valokuvat (esim. taide-tiede-projektin aikana), projektien kieli ja dokumentaatio, haastatteluvastaukset, ääni- ja videomateriaalit sekä havainnointimuistiinpanot. Joskus, mikäli se liittyy olennaisesti taide-tiede-projektiin, voidaan kerätä myös muita epäsuoria tunnisteita, kuten etninen tausta." 

Henkilötietoja kerätään pääasiassa tutkimukseen osallistuvilta heidän tietoisella suostumuksellaan. 

Osa näistä suorista ja epäsuorista henkilötiedoista -- kuten taiteilijoiden, kuraattorien ja tieteilijöiden nimiä, sekä aiempien taide-tiede-tapahtumien olemassa olevaa dokumentaatiota kerätään julkisista rekistereistä (mm. kirjastot ja museoiden arkistot), internetistä (mm. taideinstituutioiden, -tapahtumien, ja -projektien verkkosivut), ja toisinaan yksityisistä arkistoista (mm. kuraattorin omat arkistot). 

Tutkimuksessa käsitellään toisinaan seuraavia arkaluonteisia henkilötietoja, mutta ainoastaan jos ne liittyvät olennaisesti taide-tiede -tapahtumiin: Rotu tai etninen alkuperä; Poliittiset mielipiteet; Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus 

Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisella perusteella:   

Yleistä etua koskeva tehtävä: tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi (tietosuojalaki 4.3 §) 

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisten arkaluontoisten tietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan ja alakohtaan (käsittely on tarpeen tieteellisiä tutkimustarkoituksia varten) sekä tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 7 kohtaan (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta tieteellistä tutkimusta varten tehtävään tietojen käsittelyyn). 

Henkilötietoja ei siirretä tutkimusryhmän ulkopuolisille henkilöille tai organisaatioille. 

Tietoja ei siirretä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, niitä käsitellään ainoastaan EU:n alueella.

Tutkimusaineistossa olevia henkilötietoja käsitellään ja säilytetään suojatussa palvelimessa (Umpio) siten, että ainoastaan kolme tutkimusryhmän jäsentä pääsevät tarkastelemaan tietoja. 

Tietojärjestelmissä käsiteltäviä tietoja suojataan kaksivaiheisella tunnistautumisella; käyttäjätunnuksella ja salasanalla, käytön rekisteröinnillä sekä tietojen salauksella ja kryptauksella. 

Manuaalista aineistoa (esim. paperimuodossa olevia kyselyitä) säilytetään lukitussa kaapissa, tutkimusryhmän lukitussa huoneessa, johon on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä. 

Suorien tunnistetietojesi käsittely: 

• Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa ja säilytetään erillään analysoitavasta tutkimusaineistosta. 
• Osa aineistosta voidaan analysoida suorin tunnistetiedoin, koska osa osallistujista (esim. taiteilijoista, kuraattoreista ja tieteilijöistä) voi toivoa identifiointia ja on tulosten todentamiseksi olennaista tietää kenen taiteellista tai tieteellistä työtä on analysoitu. 

Tutkimus kestää neljä vuotta (01.08.2024–31.08.2028). Viisi vuotta tutkimuksen päättymisen jälkeen tutkimusaineisto hävitetään. 

Tutkimuksessa ei tehdä automaattisia päätöksiä, joilla on merkittäviä vaikutuksia tutkittaviin. 

Alla mainittujen oikeuksien käyttämiseksi ota yhteyttä tämän tietosuojailmoituksen kohdassa 3 nimettyyn tutkimuksen yhteyshenkilöön ja kerro, mitä oikeuksiasi haluat käyttää.

Pyrimme toteuttamaan oikeutesi aina, kun se on mahdollista. Oikeuksiesi soveltuvuuteen vaikuttaa esimerkiksi se, millä oikeusperusteella henkilötietojasi käsitellään. Oikeuksien soveltumista arvioimme aina tapauskohtaisesti. Tutkimuksen yhteyshenkilö auttaa sinua oikeuksiesi toteuttamisessa ja kertoo niiden soveltuvuudesta. 

Tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiasi ovat:  

• saada tietää käsitelläänkö sinun tietojasi, 
• saada pääsy omiin tietoihisi, 
• oikaista virheelliset ja vanhentuneet tietosi, 
• poistaa tietosi ja tulla unohdetuksi, 
• rajoittaa omien tietojesi käsittelyä, 
• siirtää tietosi rekisterinpitäjältä toiselle, 
• vastustaa tietojesi käsittelyä sekä 
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi. 

Jostain oikeudesta saatetaan tieteellisen tutkimuksen yhteydessä joutua poikkeamaan esimerkiksi silloin, jos oikeutesi toteuttaminen vaarantaisi koko tutkimuksen. Usein voi olla esimerkiksi niin, ettei kaikkia jo kerättyjä ja tutkimukseen sisällytettyjä tietojasi ole mahdollista poistaa jälkikäteen, mutta tämä ei vaikuta oikeuteesi keskeyttää tutkimukseen osallistuminen. 

Lisätietoa oikeuksistasi eri tilanteissa löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta:  

Jos koet, että henkilötietojasi on käsitelty epäasianmukaisesti, voit aina ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan, jonka yhteystiedot löydät tämän tietosuojailmoituksen kohdasta 4. 

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle, eli Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. 

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto 

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki 

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki 

Vaihde: 029 56 66700 

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi