Eikö olisi hienoa aloittaa vuosi 2020 niin, että kaikki tiedostot olisivat järjestyksessä ja oikean tiedoston löytymiseen menisi vain hetki? Helsingin yliopiston Datatuki haastaa kaikki tutkijat osallistumaan Datasiivousviikolle 16.–20. joulukuuta.
Viikon aikana kaikkia kannustetaan käymään tutkimustiedostonsa ja tallenusmediansa läpi:
- Siivoa kansiot.
- Nimeä tiedostot järkevästi.
- Tuhoa turhat tiedostot.
Vuosien vieriessä ja uusien projektien myötä ei ole epätavallista, että kiireessä ja ajan ollessa rajallista kansiot ja tiedostot menevät epäjärjestykseen selkeän aineistohallintasuunnitelman puuttuessa. Koskaan ei kuitenkaan ole liian myöhäistä aloittaa!
Koskaan ei ole liian myöhäistä aloittaa!
Kysymys kuuluukin, miten aloittaa datan siivous – ja miten pitää sitä yllä? Olemme keränneet 5S-metodiin perustuvan ohjeistuksen. Metodi on lean-työkalu järjestyksen luomiseen ja työn tehokkuuden parantamiseen. 5S tulee englanninkielen sanoista:
- Sort = sorteeraus / lajittelu
- Set in order = systematisointi / järjestäminen
- Shine = siivous / puhdistus
- Standardize = standardisointi
- Sustain = sitoutuminen / seuranta
Metodin idea on, että aloitat lajittelemalla tiedostot: käy kaikki tiedostot läpi ja poista turhat tiedostot. Tämän jälkeen järjestä jäljelle jääneet tiedostot: muodosta tiedostorakenne ja nimeämiskäytännöt, jotka sopivat sinun tarpeillesi. Kolmannen ja neljännen kohdan (siivous ja standardisointi) tarkoituksena on kehittää järjestelmä, joka tukee uusia käytänteitä ja tekee niistä osan jokapäiväisiä rutiineja. Viimeisenä, muttei vähäisimpänä, sitoudu käyttämään uutta järjestelmääsi ja opeta se ryhmällesi ja kollegoillesi, jotta hyvät tavat leviävät.
Osallistu datasiivoukseen!
Datatuki on nyt haastanut sinut siivoamaan tiedostosi! Lähde mukaan haasteeseen julkaisemalla siivouskuva tai video Twitterissä käyttäen #5sdata -hashtagia. Kuva voi olla tiedostorakenteesta, uudesta tiedostojen nimeämisjärjestelmästä tai esimerkiksi tilasta, joka on vapautunut siivouksen seurauksena – voit keksiä itse parhaan tavan kertoa datasiivouksestasi! Muista myös haastaa kollegasi mukaan!
Voit osallistua Dataviikkoon myös lähettämällä sähköpostia Datatuelle: datasupport@helsinki.fi. Välitämme viestisi eteenpäin Think Open -blogin ja Twitterin kautta.