Matka lopputulokseen oli monivaiheinen, kuten uudistusprojektit yleensä ovat. Helsingin yliopiston kirjastotilat ovat vuosien 2014-2021 aikana kukin vuorollaan käyneet läpi uudistuksen, joista Viikin kampuskirjasto oli viimeinen.
Viikin uudistusprojekti alkoi kirjaston osalta jo vuonna 2018, kun projektisuunnitelma hyväksyttiin kirjaston johtoryhmässä kesäkuussa. Viikin kampuskirjastoon haluttiin toteuttaa monipuolinen ja joustava oppimisympäristö aiempaa pienempiin tiloihin niin, ettei lukupaikkojen ja ryhmätyötilojen määrä vähene. Samalla haluttiin selkiyttää kirjaston kokoelmien sijoittelua.
Suunnittelussa huomioitiin alusta asti kumppanuus ja yhteistyö Infokeskuksen muiden toimijoiden kanssa, erityisesti Helsingin kaupunginkirjaston ja yliopiston Tilapalveluiden kanssa. Kirjaston tilamuutosprojekti oli osa yliopiston laajempaa korjaus- ja muutoshanketta, jonka aikana koko Infokeskus Korona uudistetaan. Yliopiston laajempi hanke alkoi keväällä 2019, ja se jatkuu Infokeskuksessa vielä kesään 2022 asti.
Kirjasto aloitti oman projektinsa perehtymällä erilaisiin oppimisympäristöratkaisuihin, karsimalla kokoelmia ja osallistamalla sekä henkilökuntaa että tilojen käyttäjiä suunnitteluun. Syksyllä 2018 Viikin kampuksen opiskelijoilta kerättiin palautetta kirjaston tiloista fläppitauluilla sekä sähköisesti Flinga-verkkoalustalla.
Infokeskuksen muutostöiden oli määrä alkaa kesällä 2020. Koronapandemia ajoi kirjastolaiset suurelta osin etätöihin juuri ennen kuin tiloja piti ryhtyä tyhjentämään remontin tieltä. Tilojen tyhjentäminen ja kokoelmien siirto väistötiloihin ei kuitenkaan etänä onnistu, joten nopeasti piti suunnitella tavat ja käytännöt, joiden avulla työskentely paikan päällä onnistuisi terveysturvallisesti. Läsnätyötä tehtiin maskit kasvoilla ja etäisyyksiä noudattaen.
Infokeskuksen remontin ajan asiakkaita palveli Helsingin kaupunginkirjaston ja Viikin kampuskirjaston yhteinen Pop-up Kirjasto. Se avattiin – tarvittavien kalustemuutosten, kokoelmien ja laitteiden siirron, sekä väliaikaisten opasteiden asettamisen jälkeen – elokuussa 2020 Infokeskuksen 4. kerroksessa.
Saimme palvella asiakkaita paikan päällä hetken aikaa, kunnes asiakastilat jouduttiin sulkemaan Suomen huonontuneen koronatilanteen vuoksi, ja ainoastaan kirjojen noutopalvelu oli toiminnassa. Näissä poikkeusoloissa ehdimme kuitenkin tutustua samalla tiskillä toimineen kaupunginkirjaston väkeen lähemmin ja totutella tulevaan yhteistyöhön: lopullisissa, uudistetuissa työtiloissa tulisimme jakamaan kaupunginkirjaston kanssa sekä palvelutiskin että tausta- ja taukotilat.
Oppimisympäristön sekä työtilojen toimintojen ja kalustuksen suunnittelu tehtiin kokonaan etänä kesän 2020 ja talven 2021 välisenä aikana. Tarkistuksia ja muutoksia tehtiin tilojen käyttöönottovaiheessa syksyllä 2021, kun pääsimme vihdoin paikan päälle ja näimme, toimivatko suunnitellut ratkaisut käytännössä.
Pandemian vaikutukset tuntuivat myös kalusteiden saatavuudessa ja toimitusajoissa: viime hetkeen asti jännitimme, saammeko kaiken paikoilleen ennen avajaisia. Avajaisia edeltävä päivä oli pitkä ja toimelias!
Avajaiset 1.10.2021 olivat juhlavat ja iloiset. Iloon oli monta syytä: saimme kokoontua paikan päälle, kokoelmat olivat järjestyksessä, asiakaspalvelun ja itsepalvelun laitteet paikoillaan, ja vaikkeivat kaikki kalusteet olleetkaan saapuneet, oli niitä kuitenkin riittävästi sen hetken tarpeisiin.
Viikin kirjastotilauudistus saatiin vaikeuskertoimista huolimatta vietyä läpi aikataulussaan. Se vaati paljon yhteistyötä sekä paikan päällä että etäyhteyksin. Raikas lopputulos, niin kirjastotiloissa kuin koko uudistetussa Infokeskuksessa kahviloineen ja oppimistoreineen, ilahduttaa sekä asiakkaita että projektiin osallistunutta väkeä. Olemme hyvillämme, että voimme tarjota avaran ja monipuolisen oppimisympäristön nyt myös Viikin kampuksella. Odotamme innolla tulevia aikoja, kun opetus, opiskelijat ja perinteinen yliopistokuhina palaavat takaisin kampukselle ja saamme lisää käyttäjäkokemuksia.