Officiellt bestyrkt kopia

En kopia av ett dokument kan vara officiellt bestyrkt på något av följande sätt:

  • kopian har bestyrkts av den läroinrättning (eller organisation, t.ex. Studentexamensnämnden eller IB-organisationen) som har utfärdat dokumentet (se ytterligare information nedan)
  • kopian har legaliserats 
  • kopian har bestyrkts av en notarius publicus i Finland.

Andra slags kopior är inte officiellt bestyrkta kopior. Exempelvis en vanlig fotokopia eller en kopia bestyrkt av två personer duger inte. Observera också att kopior bestyrkta av en notarius publicus i ett annat land inte godkänns, ifall inte kopian är legaliserad. Den officiellt bestyrkta kopian ska lämnas in till ansökningsservicen i pappersform, om inte andra instruktioner har getts skilt.

Officiellt bestyrkta kopior ska alltid göras utgående från originaldokumenten. Underskrifterna och stämplarna som bestyrker kopiorna ska alltid vara i original, och alla sidor från originaldokumentet ska finnas med.

Om kopian innehåller flera sidor, ska varje sida ha en bestyrkande underskrift och stämpel, ifall inte sidorna är sammanfogade (till exempel med ett sigill) så att de inte kan lösgöras. Om kopian har lösa sidor eller om de kan lösgöras från varandra, till exempel om de bara är ihopsatta med häftapparat, ska alla sidor ha underskrift och stämpel.

För att en kopia från läroinrättningen ska anses vara officiellt bestyrkt ska kopian ha läroinrättningens officiella stämpel. Läroinrättningarnas officiella stämplar bär vanligen läroinrättningens namn och symbol.  Kopian ska vara undertecknad av en företrädare för läroinrättningen och försedd med namnförtydligande och undertecknarens tjänsteställning. En stämpel som bara har texten ”kopians riktighet intygas av” eller ”certified copy” är inte läroinrättningens officiella stämpel. Observera att läroinrättningen inte kan officiellt bestyrka ett examensbevis som utfärdats av en annan organisation (t.ex. Studentexamensnämnden eller IB-organisationen) eller läroinrättning.  

Om din kopia inte uppfyller ovannämnda kriterier ska du kontakta den som har bestyrkt kopian och be att få en ny kopia som uppfyller kriterierna.