En kopia av ett dokument kan bestyrkas på följande sätt:

• kopian bestyrks av läroanstalten (eller organisationen, t.ex. Studentexamensnämnden eller IB-organisationen) som utfärdat dokumentet (se ytterligare information nedan)
• kopian legaliseras
• kopian bestyrks av en notarius publicus i Finland.

Andra slags kopior är inte officiellt bestyrkta kopior. Exempelvis en vanlig fotokopia eller en kopia bestyrkt av två personer duger inte. Observera också att kopior bestyrkta av en notarius publicus i ett annat land inte godkänns, om inte kopian är legaliserad. Officiellt bestyrkta kopior ska lämnas in till Ansökningsservicen i pappersform, om inte andra instruktioner har getts separat.

Officiellt bestyrkta kopior ska alltid göras från originaldokumenten. Underskrifterna och stämplarna som bestyrker kopiorna ska alltid vara i original, och alla sidor från originaldokumentet ska finnas med. En kopia av bilagan eller en bilaga som skickats per e-post duger inte.

Om en kopia innehåller flera sidor ska varje sida ha en bestyrkande underskrift och stämpel, ifall inte sidorna är sammanfogade (till exempel med ett sigill) så att de inte kan lösgöras. Om en kopia har lösa sidor eller om de kan lösgöras från varandra, till exempel om de bara är ihopsatta med häftapparat, ska alla sidor ha den bestyrkande aktörens underskrift och stämpel.

För att en kopia från en läroanstalt ska anses vara officiellt bestyrkt ska kopian ha läroanstaltens officiella stämpel. Läroanstalters officiella stämplar har vanligtvis läroanstaltens namn och symbol. Kopian ska dessutom vara undertecknad av en företrädare för läroanstalten och försedd med namnförtydligande och undertecknarens tjänsteställning. En stämpel som bara har texten ”kopians riktighet intygas av” eller ”certified copy” är inte läroanstaltens officiella stämpel. Observera att en läroanstalt inte kan bestyrka ett examensbevis som utfärdats av en annan organisation (t.ex. Studentexamensnämnden eller IB-organisationen) eller en annan läroanstalt.

Om din kopia inte uppfyller ovannämnda kriterier ska du kontakta den som har bestyrkt kopian och be att få en ny kopia som uppfyller kriterierna.

Du kan få en officiell översättning av vilket dokument som helst av en auktoriserad translator. I Finland är auktoriserade translatorer personer som har rätt att vara verksamma som auktoriserade translatorer enligt lagen om auktoriserade translatorer (1231/2007). Utbildningsstyrelsen har ett register över alla auktoriserade translatorer i Finland. Om du inte befinner dig i Finland kan du skaffa en officiell översättning av en auktoriserad translator i det land du befinner dig.

Du kan också få en officiell översättning av ett examensbevis eller annat dokument som har utfärdats av en läroanstalt av läroanstalten som utfärdat dokumentet.

En översättning är officiell endast om följande villkor uppfylls:

1. Översättningen har en officiell stämpel av den auktoriserade translatorn/läroanstalten. (Läroanstalters officiella stämplar har vanligtvis läroanstaltens namn och symbol.)
2. Översättningen är undertecknad av den auktoriserade translatorn/en företrädare för läroanstalten, och är försedd med undertecknarens namnförtydligande och tjänsteställning.

Översättningar som inte är gjorda av en auktoriserad translator eller läroanstalten som utfärdat dokumentet är inte officiella översättningar.

Om översättningen är gjord av en auktoriserad translator ska alla sidor vara försedda med translatorns stämpel eller underskrift eller bådadera. Om översättningen är gjord av läroanstalten som utfärdat dokumentet ska alla sidor vara försedda med läroanstaltens stämpel eller en företrädares underskrift eller bådadera. Vanliga kopior godkänns inte.