Tankehörnans bokningsvillkor

1 Avtalsobjektet

1.1 Tankehörnan är Helsingfors universitets lokal, där universitetets forskning och utbildning presenteras och görs tillgänglig för en bred publik. Helsingfors universitet hyr enligt särskild överenskommelse ut sina lokaler i Tankehörnan och tillhandahåller andra Tjänster enligt överenskommelse (nedan "Tjänsten/Tjänsterna") bl.a. till personal och studenter vid universitetet, vetenskapssamhällets intressentgrupper och andra aktörer (nedan "Kunden"/"Kunderna").

Dessa bokningsvillkor tillämpas alltid när Helsingfors universitet och Kunden ingår ett avtal om användning av Tjänster. Kunden har godkänt villkoren i samband med att Kunden har skickat det elektroniska kontaktformuläret som finns på Tankehörnans webbplats eller i och med att Kunden har godkänt villkoren t.ex. per e-post.

Helsingfors universitet förbehåller sig rätten att göra ändringar i bokningsvillkoren och i prissättningen.

2 Evenemang som ordnas i Tankehörnan

2.1 Alla evenemang som ordnas i Tankehörnans Evenemangslokaler är offentliga och öppna för alla, och utgångspunkten är att de är avgiftsfria för deltagarna. Evenemang och tillställningar som ordnas i Tankehörnans Möteslokaler är privata. Både Evenemangslokalerna och Möteslokalerna kan separat och enligt överenskommelse hyras ut till Kunderna. Evenemang kan ordnas under Tankehörnans öppettider.

2.2 Helsingfors universitet avgör alltid från fall till fall om lokalerna kan ställas till Kundens förfogande. Evenemangens innehåll ska av Helsingfors universitet ha bedömts vara förenligt med universitetets värderingar och följa god sed. Vidare ska evenemangen av Helsingfors universitet ha bedömts vara förenliga med Tankehörnans tjänstevision och verksamhetsidé.

Följande slags evenemang får inte ordnas i Tankehörnan:

  • partipolitiska eller religiösa evenemang
  • evenemang med anknytning till kommersiell verksamhet som direkt konkurrerar med Helsingfors universitet (t.ex. avgiftsbelagda utbildningar, seminarier eller preparandkurser)
  • evenemang som enbart syftar till att sälja eller marknadsföra produkter
  • andra evenemang som Helsingfors universitet bedömer att inte är lämpliga att ordnas i Tankehörnan.

3 Bokning, bekräftelse och avbokning

3.1 För bokningen krävs att den som gör bokningen använder det elektroniska kontaktformuläret och godkänner bokningsvillkoren.

3.2 Bokningen av Tankehörnans Evenemangslokaler ska gå att genomföra under kundtjänstens öppettider. Om avvikande tider och merkostnader ska avtalas separat med Tankehörnans operativa chef. Lokalen som Kunden hyr står till Kundens förfogande i enlighet med den tidtabell som Kunden och Helsingfors universitet separat kommit överens om.

Lokalerna får endast användas för det överenskomna ändamålet, och de kan endast användas av den part som i samband med bokningen uppgetts vara Kunden. Kunden har inte rätt att vidareuthyra lokalen eller en del av den till en annan part eller i övrigt ställa lokalen till en annan parts förfogande.

3.3 Kunden ska i samband med bokningen meddela sitt namn, namnet på den som ansvarar för evenemanget, referensuppgifter och faktureringsadress samt FO-nummer (ifall Kunden inte hör till Helsingfors universitet)

3.4 Helsingfors universitet bekräftar Kundens bokning genom att skicka en bokningsbekräftelse per e-post. En bekräftad bokning är bindande. En bekräftad bokning kan avbokas endast på det sätt som beskrivs närmare nedan.

3.5 Avbokning måste göras skriftligen (avbokning per e-post betraktas som skriftlig). Avbokningsvillkoren för avgiftsbelagda tilläggstjänster har formulerats separat av varje tjänsteproducent (t.ex. Fazer, Unigrafia), och Kunden förbinder sig att iaktta dessa villkor i samband med att Kunden bekräftar beställningen av tilläggstjänster av dessa aktörer.

3.6 Helsingfors universitet förbehåller sig rätten att inhibera evenemanget eller förlägga det till en annan tidpunkt, om det inte är möjligt att ordna evenemanget på grund av ett hinder som klassas som force majeure i enlighet med punkt 8.4, eller om evenemangets karaktär står i konflikt med Tankehörnans verksamhetsidé (närmare information i 2.2).

4 Prissättning och fakturering

4.1 Universitetsinterna aktörer: Tankehörnans lokaler är avgiftsfria inom ramen för kundbetjäningens öppettider. Om avvikande tider kan avtalas med Tankehörnan enligt situationen, och Kunden står för merkostnaderna. Tilläggstjänsterna är avgiftsbelagda.

Andra kunder: I priserna ingår mervärdesskatt (moms) 24 %. De ordinarie priserna gäller inte under helger eller söckenhelger (juldagen, första maj, midsommardagen, Kristi himmelsfärdsdag osv.), utan Tjänsternas priser på en helgdag avtalas separat. Tilläggstjänsterna är avgiftsbelagda.

4.2 Tankehörnans kunder faktureras för lokalerna av Fazer Food Services. Kunden ska skicka faktureringsuppgifterna en vecka före evenemanget. För försäljningsfakturor har alla inhemska kunder 14 dagar betalningstid och utländska kunder 30 dagar. Betalningstiden kan justeras endast i undantagsfall. Alla ändringar måste avtalas centraliserat med tjänsteproducenten. Faktureringen utgår från det belopp som bekräftats i bokningsbekräftelsen, eller det slutliga beloppet, om faktureringsbeloppet har ändrats enligt överenskommelse mellan Kunden och Helsingfors universitet efter att bokningsbekräftelsen skickats. Anmärkningstiden är 7 dagar från fakturans datum.

4.3 I tjänsterna ingår grundstädning av lokalerna i efterhand som utförs av Helsingfors universitet och i vilken ingår bl.a. avtorkning av golvytor och bord samt skräpplockning och uppsamling av tomflaskor. Om det utöver grundstädningen krävs specialstädning (t.ex. på grund av glasskärvor, spyor, spilld vätska eller annat motsvarande), debiteras Kunden enligt kostnaderna för specialstädningen, från 50 €/h och uppåt. För specialrengöring av textilier (fläckar som kräver specialbehandling) debiteras Kunden enligt gällande prislista för tvättservice. För tilläggsstädning som gäller avsevärd orenlighet i lokalerna eller deras omgivning debiteras enligt faktiska kostnader, från 50 €/h och uppåt på vardagar kl. 8–16 och från 90 €/h och uppåt under övriga tider.

4.4 Tankehörnan tillhandahåller avgiftsbelagda tilläggstjänster på det sätt som evenemanget förutsätter, såsom väktartjänster samt videotjänster och audiovisuella tjänster. Producenterna av tilläggstjänster fakturerar Kunden direkt utom i undantagsfall.

5 Lokalens användningsregler och säkerhet

5.1 Helsingfors universitet och Kunden förbinder sig att i säkerhetsfrågor iaktta gällande lagar, förordningar och lokalens användarregler och säkerhetsföreskrifterna för evenemang.

5.2 Helsingfors universitet ansvarar för Evenemangslokalernas allmänna övervakning och vakthållning, men inte för skadade eller förkomna tillhörigheter, konstruktioner eller andra motsvarande föremål som Kunden har haft med sig till lokalerna. Kunden ansvarar alltid för mottagandet, användningen och övervakningen av ovannämnda föremål på området.

5.3 I planeringen och förberedelserna av evenemanget måste Kunden beakta de begränsningar som lokalens status av offentligt rum innebär. Allt som gäller evenemangets konstruktioner, dekorationer och planering ska gås igenom med Tankehörnans representanter. Kunden står för kostnaderna för förverkligandet av den plan som Tankehörnan godkänt.

5.4 Kunden godkänner att Tankehörnans/Helsingfors universitets säkerhetsansvariga kan avbryta evenemanget vid undantagssituationer. Som undantagssituation räknas t.ex. störningar, våld, eldsvåda.

6 Utskänkning och matservering

6.1 Innehavare av utskänknings- och cateringtillstånd för Tankehörnan är Fazer (Tiedekulma Cafe). Dessa bokningsvillkor tillämpas inte på Tiedekulma Cafes tjänster. Förtäring av alla slags egna alkoholdrycker eller ordnande av egen servering är förbjuden. Kunden ska beställa eventuell servering av mat eller dryck av Tiedekulma Cafe (förfrågningar: tiedekulma@fazerfoodco.fi).

7 Ansvar

7.1 De uthyrda lokalerna inklusive lösöre står till Kundens förfogande under uthyrningstiden. Om fastigheten eller dess lösöre skadas under uthyrningstiden, eller om det försvinner lösöre under Kundens uthyrningstid, är Kunden ansvarig inför universitetet till skadornas fulla belopp när det gäller skador som orsakats av Kundens egen verksamhet.

7.2 Kunden ska skaffa de myndighetstillstånd som behövs för Kundens evenemang samt nödvändiga och täckande försäkringar med tanke på eventuella skador. Helsingfors universitets ansvarsförsäkring ersätter endast skada som åsamkas tredje part genom åtgärder av Tankehörnan och dess personal eller Tankehörnans utrustning och byggnad.

7.3 Kunden ansvarar för den tillbörliga förhandsgranskningen av filmer, bildmaterial och andra program eller upptagningar som eventuellt förevisas eller spelas upp i lokalen samt för eventuella avgifter som förutsätts enligt upphovsrättslagen och för lagenligheten i övrigt. Den som förevisar bild- och videomaterial ska inneha materialet på det sätt som föreskrivs i upphovsrättslagen. Tankehörnan förbehåller sig rätten att inte förevisa material som bryter mot upphovsrättslagen. Kundens eventuella uppföranden får inte störa andra Kunders eller Tankehörnans övriga evenemang. Trycksaker får delas ut endast i den lokal som är uthyrd till Kunden.

Kunden ansvarar för att de uppträdande vid evenemanget har informerats om att Tankehörnans evenemang direktsänds och/eller sparas som upptagningar.

7.4 Helsingfors universitet/Tankehörnan får obegränsade användarrättigheter till upptagningarna och till det video- och bildmaterial som Helsingfors universitet/Tankehörnan har producerat. Med användarrättigheter avses här t.ex. rätten att visa upptagningar av evenemanget (helt och/eller i valda delar) i olika onlinemiljöer (webbplatser, Youtube), sociala medier, (Facebook, Twitter) eller allmänt i syfte att marknadsföra Tankehörnan. Upptagningen överlåts inte till tredje parter utan tillstånd från evenemangets arrangörer och uppträdande.

7.5 Helsingfors universitet ansvarar inte för skador som förorsakats Kunden av orsaker som Helsingfors universitet inte har haft möjlighet att påverka och vars följder universitetet inte rimligtvis har kunnat undvika eller bemästra, såsom strejk, lockout, trafikstopp i den allmänna trafiken, eldsvåda eller elavbrott (”force majeure”) Helsingfors universitet ansvarar inte heller för skador som förorsakas Kunden på grund av att Kundens bokning måste avbokas eller flyttas på grund av force majeure.

7.6 Helsingfors universitet ansvarar inte för eventuella indirekta skador som förorsakats Kunden, och Helsingfors universitets totala ansvar gentemot Kunden begränsar sig till det sammanlagda priset på Tjänsterna som Kunden har beställt.

8 Reklamation

8.1 Vid problemsituationer ska Kunden ta kontakt med Tankehörnans personal för att eventuella brister ska kunna åtgärdas så snabbt som möjligt.  

8.2 Om Kunden inte kan göra en reklamation om problemet till Tankehörnan under evenemanget, ska en eventuell reklamation göras senast inom fem dygn efter att Kundens evenemang avslutats. Reklamationer ska göras skriftligen (t.ex. per e-post).

9 Tillämplig lag

På dessa villkor tillämpas Finlands lag. Meningsskiljaktigheter som gäller villkoren avgörs slutligt i Helsingfors tingsrätt.