Tankehörnan: Lokalens användarregler och säkerheten under evenemang

Om en skada uppstår: 

  • ring 112 i olycksfall
  • hindra ytterligare skador från att uppstå
  • meddela Tankehörnans personal om undantagssituationer och störningar.

Universitetet ansvarar för att fastigheten och apparaterna är trygga att använda. För användning av gatuområden krävs tillstånd av staden.

Evenemangssäkerhet

Arrangörens ansvar:

  • Försäkra sig om att evenemanget lämpar sig för en offentlig lokal, att evenemanget följer universitetets principer för lokaluthyrning och Tankehörnans bokningsvillkor.
  • Dimensionera säkerhetsarrangemangen enligt evenemangets karaktär och deltagarantalet.  Meddela om eventuella högt uppsatta personer, vars närvaro kan påverka säkerhetsarrangemangen under evenemanget. Dessa tjänster beställs av Tankehörnan och kunden faktureras i efterskott enligt överenskommelse.
  • Underrätta Tankehörnans personal om planerna för evenemanget med beaktande av punkterna i detta dokument.  
  • Ansvara för att evenemanget har tillräckligt försäkringsskydd för egendom och personal.  
  • Ge dokumentet ”Tankehörnan – lokalens användarregler och säkerheten under evenemang” till evenemangets personal och montörer. Bevaka att personalen följer reglerna.
  • Utnämna en ansvarig för evenemanget. Personen ska vara på plats under evenemanget och förbinda sig till att genomföra evenemanget i enlighet med gemensamt överenskomna planer.  
  • Förbinda sig till det man kommit överens om i planeringsfasen, t.ex. teknik, säkerhet, deltagarantal och möblemang. Ändringar ska gås igenom med Tankehörnans personal.

Evenemangets förberedelser och nedmontering

  • Evenemangslokalen ska vara trygg för alla också medan evenemanget förbereds och nedmonteras. Evenemangsarrangemangen får inte störa Tankehörnans normala verksamhet under öppettider. Eftersom Tankehörnan dagtid också är kafé och lokal för studier och grupparbete, ska verksamheten tas i beaktande när evenemang förbereds och nedmonteras.
  • Det är möjligt att uppföra konstruktioner och nedmontera dem utanför Tankehörnans öppettider, men arrangören måste komma överens om det separat på förhand. Kontakta Tankehörnans operativa chef.  
  • I fråga om frakt av stora föremål ska arrangören kontakta Tankehörnans operativa chef.
  • För att ta in apparater, ämnen eller liknande som orsakar risk för brand- och personsäkerheten krävs brandsäkerhetsmyndighetens förhandsgodkännande. Det är arrangörens ansvar att utreda om det krävs myndighetstillstånd.

Möblemang

Evenemang planeras med beaktande av Tankehörnans befintliga möblemang. Utrymningsvägarna ska alltid vara öppna.

Specialkonstruktioner

  • Om evenemanget kräver specialarrangemang eller specialkonstruktioner (t.ex. tält, skärmar, posterställningar eller andra temporära konstruktioner) ska arrangören kontakta Tankehörnans operativa chef i ett så tidigt skede som möjligt. Arrangören ska senast tre veckor före evenemanget ge en monteringsritning och en apparatlista samt en tidsplan till den operativa chefen för godkännande. Följande ska framgå ur planen: apparaternas och möblernas egenskaper och placering, sladdarnas placering och att kopplingarna är korrekta. Planen ska omfatta alla lokaler där apparater/konstruktioner införs.
  • Byggmaterialen och möblerna ska följa de krav som ställs på allmänna lokaler och uppfylla brandsäkerhetsföreskrifterna för allmänna lokaler. Anvisningar för brandsäkerheten hos inredningsdetaljer och textilier i allmänna lokaler finns i Bygginformationsstiftelsen RTS anvisning RT 08-11098 (SIT 08-610087, KH 60-0050​9) Sisusteiden paloturvallisuus.

El och belysning

  • Ändringar i den fasta belysningen, till exempel att täcka, justera eller släcka armaturen, är inte tillåtet annat än med hjälp av Tankehörnans fasta dimrar. All el och belysning som fästs i Taket ska vara på minst 2,3 meters höjd. Det är förbjudet att montera extra belysning eller elektriska apparater i området kring centraltrappan samt att dra eller fästa sladdar där.
  • Sladdarna till alla apparater som hämtas till Tankehörnan ska fästas korrekt och skyddas med trallar eller tejp.
  • Alla fästanordningar ska kunna avlägsnas utan att lämna spår och enligt överenskommelse efter att evenemanget har avslutats, i enlighet med den monteringsplan som lämnats in på förhand.
  • Elinstallationer ska göras av personer och företag som uppfyller behörighetskraven och så att lokalernas användare inte utsätts för fara. För tillfälliga elinstallationer behövs ett installationsbevis, som ska lämnas in till Tankehörnan och finnas tillhanda på evenemangsplatsen.

Utrymningsvägar

  • Utrymningsvägarna ska alltid vara öppna. Alla Tankehörnans utrymningsvägar ska vara 160 cm breda och alltid öppna. Det är förbjudet att täcka säkerhetsskyltar, signallampor som visar utrymningsväg eller annat jämförbart.

Personantal

  • 1:a våningens maximala kapacitet med befintlig möblering: 330
  • 2:a våningens maximala kapacitet med befintlig möblering: 110
  • K1-våningens maximala kapacitet med befintlig möblering: 110
  • Det maximala antalet deltagare får inte överskrida 550. Luftkonditioneringen i lokalerna är dimensionerad enligt detta maximala antal.
  • Om deltagarantalet är nära Tankehörnans maximala kapacitet, ska det beaktas redan på förhand när evenemanget förbereds. Tillträdet till lokalerna ska begränsas till dem som har anmält sig och man ska komma överens om lämpliga arrangemang vid ingångarna. Arrangören ska med Tankehörnans operativa chef komma överens om praxis och eventuella extra vaktmästare under evenemanget.

Utskänkningsrätt

  • Tankehörnans utskänkningsrätt innehas av Fazer. Utskänkning är möjligt endast på utskänkningsområden och ska skötas av kaféet. Det är förbjudet att inta egna alkoholdrycker.

Förbud i Tankehörnan

  • Det är förbjudet att i Tankehörnan ordna evenemang med levande ljus, pyroteknik, rökmaskiner, laserapparater, gaser, kemikalier eller heliumballonger.
  • Det är förbjudet att röka cigaretter eller e-cigaretter i lokalerna.  
  • Det är förbjudet att ta djur till Tankehörnan, om man inte på förhand har kommit överens om specialarrangemang och städning i lokalerna.  

I ärenden som gäller användningen av lokalerna kan du kontakta Tankehörnans operativa chef Marko Loukaskorpi marko.loukaskorpi@helsinki.fi.