Anvisningar för rekrytering och handledning av praktikanter

Har du insett att det finns behov av en praktikant i ditt företag? En lyckad praktikantrekrytering inleds med att skapa en praktikplatsannons på Helsingfors universitets arbetsplatsportal JobTeaser.

Beakta följande faktorer när du skapar din praktikplatsannons:

• Ge annonsen en rubrik som beskriver befattningen. Endast ”praktikant” ger inte den sökande någon information om vilken sorts jobb som erbjuds.
• En kort presentation av organisationen ökar också den sökandes intresse. Det stöd som kan erbjudas på arbetsplatsen är också viktigt.
• Gör en lista över de viktigaste arbetsuppgifterna. Annonsen måste inte innehålla allting, men ju tydligare arbetsuppgifterna finns specificerade, en desto bättre och intressantare bild får den sökande av platsen. Ge också utrymme för studenten att lära sig något nytt. Uppgifterna kan också modifieras enligt den valda personens kompetens och önskemål.
• Indikera i din annons praktikens lön. Studeranden är också intresserade av andra möjliga förmåner.
• Tidpunkt och längd. Det kan vara viktigt för de sökande att veta om arbetstiderna är så flexibla att det går att delta i undervisningen också under praktiken.
• Arbetsplatsens läge kan vara av vikt.
• Det är bra att ge de sökande möjlighet att ställa frågor om praktikplatsen. Om rekryteraren inte har möjlighet att besvara frågor hela tiden är det en god idé att meddela en viss tid när de sökande kan ta kontakt.
• Om du är intresserad av den internationella kompetensen vid Helsingfors universitet, skriv din annons på engelska eller på väldigt tydlig finska och meddela i annonsen om det inte krävs kunskaper i finska för att klara av uppgiften.
• Det ska också tydligt framgå i annonsen om universitetets praktikstöd är en förutsättning för anställning. Då avgränsas annonsen till de studenter som är berättigade till praktikstöd. Längre ner på sidan finns information om universitetets praktikstöd.
• Berätta tydligt i annonsen hur man söker platsen och vart ansökningarna ska skickas.
• Det lönar sig att börja rekryteringsprocessen i god tid före praktikperioden börjar.

Induktion

Inskolning är en viktig del av utbildningen och bör ges tillräckligt med tid och resurser. 

Redan i början av praktiken bör man komma överens om arbetsuppgifter och handledning. Förutom att bekanta sig med arbetsuppgifterna är det viktigt att bekanta sig med arbetsgemenskapens organisation och praxis. Det är också bra att informera arbetsgemenskapen om den nya praktikantens ankomst. Under introduktionen bör man avsätta tid för praktikantens frågor och se till att interaktionen är öppen. 

Tillsammans ska ni gå igenom frågor som rör anställningsförhållandet, t.ex. arbetstider, anmälan av sjukfrånvaro och företagshälsovård. Introduktionen bör också omfatta grundläggande frågor gällande, t.ex. verktyg, metoder för distansarbete och andra praktiska frågor.

Handledningen för praktikanter bör planeras så att de inte lämnas ensamma. Handledning är en pågående process och några allmänna praktiska riktlinjer ges nedan.

Handledning för praktikplatser

Praktikanten bör ha en praktikhandledare på arbetsplatsen som är bekant med praktikantens uppgifter och som kan ge råd, vägleda och utvärdera praktikantens arbete. Praktikanten kan ha mer än en handledare för att säkerställa att stödet under hela praktikperioden är garanterat även om den utsedda handledaren är på semester eller sjukledig.

I praktiken bör handledningen omfatta minst tre möten för att diskutera praktikantens och arbetsgivarens idéer och mål för praktiken: en inledande diskussion, en lägesrapport och en avslutande diskussion. Handledningen bör dock följa praktikanten under hela praktikperioden.

Målsättningssamtal (under praktikens första dagar)

• Presentation av arbetsplatsen och uppgifterna
• Vilka arbetsuppgifter som planerats för praktikanten
• Teamets och handledarens förväntningar på praktikanten
• Praktikantens egna lärandemål för praktikperioden

Lägesöversikt (1–2 stycken, beroende på praktikens längd)

• Hur har praktiken framskridit? Har praktiken motsvarat förväntningarna?
• Har arbetsmängden varit lämplig?
• Vad har praktikanten redan hunnit göra, vad är ogjort, vilka arbetsuppgifter är på kommande?
• Finns det något område där praktikanten skulle behöva särskilt stöd?

Ett sammanfattande slutsamtal (under praktikens sista dagar)

• Vad har praktikanten lärt sig?
• Vad anser praktikanten själv att hen lyckats särskilt bra med? Vad skulle ännu kunna utvecklas?
• I vilken omfattning har målsättningarna som sattes i början av praktiken uppfyllts?
• Både arbetsgivarens och praktikantens respons.

Öppen kommunikation och öppna frågor bidrar till att praktikperioden löper smidigt. Detta håller handledaren informerad om hur arbetet fortskrider och om praktikantens humör. Lämpliga kommunikationsmetoder (telefonsamtal, snabbmeddelanden, e-post) bör överenskommas i början av praktikperioden.

Du kan läsa om studenternas erfarenheter av sin praktik och handledning längre fram på den här sidan under Studenternas tips för en lyckad praktik.

Material till stöd för praktiken:

• Arbetsgivarens kom ihåg-lista inför praktiken (på finska)

Helsingfors universitet beviljar årligen praktikstöd för sådan praktik som ingår i examina. Universitetets praktikstöd möjliggör att studenterna kan göra sådan avlönad praktik som inte skulle gå att genomföra utan stödet. Med praktikstödet täcks en del av utgifterna som arbetsgivaren måste betala när en praktikant anställs.

Praktikstödet (totalt 1 800 euro/praktik) betalas till arbetsgivaren efter avslutad praktik i enlighet med praktikavtalet. När det gäller praktik understödd av universitetet ska praktikanten stå i anställnings- eller tjänsteförhållande till arbetsgivaren. Arbetsgivaren ska betala praktikanten en lön som åtminstone motsvarar FPA:s arbetsvillkor (minst 1 399 euro per månad år 2024). Vi uppmuntrar arbetsgivare att betala högre lön än detta, se tex. fackförbundens lönerekommendationer. Universitetet marknadsför inte praktikplatser där lönen underskrider FPAs minimilön.

Observera att Helsingfors universitet inte kan garantera att alla studenter får praktikstöd.

Kriterier för praktikplatsen och praktikperioden

• Praktikplatsen kan finnas vid ett företag, staten, en kommun, en organisation, en förening, en stiftelse eller ett andelslag antingen i Finland eller utomlands.
• Praktikanten står i anställnings- eller tjänsteförhållande till arbetsgivaren och praktikanten betalas åtminstone en minimilön som motsvarar FPA:s arbetsvillkor (minst 1 399 euro per månad år 2024).
• Praktiken räcker i regel minst två månader.
• En handledare ska alltid utses åt praktikanten på praktikplatsen.
• Praktikanten utför expertuppgifter där hen i så hög grad som möjligt kan tillämpa och utveckla sin utbildning.

Ansökningsprocessen

• Studenten söker praktikstöd hos universitetets karriärservice när hen har hittat en praktikplats som förutsätter praktikstöd. Helsingfors universitet har ingen särskild ansökningstid för praktikstödet, utan det går att ansöka om praktikstöd flexibelt året runt.
• Som bilaga till det positiva praktikstödbeslutet får studenten ett förifyllt praktikavtal som hen ger åt arbetsgivaren för underskrift.
• Man ska ansöka om praktikstöd innan praktiken inleds, helst en vecka innan praktiken börjar
• Praktikavtalet mellan universitetet och arbetsgivaren ska undertecknas av arbetsgivaren innan praktiken inleds.

Karriärservicen samlar in varje år feedback av studeranden vars praktik delfinansierades av universitetet. I detta stycke har vi plockat fram praxis för en lyckad praktikupplevelse som studerande betonat i sin feedback. De viktigaste faktorerna var öppen kommunikation samt att man tillsammans med arbetsgivaren kommit överens om konkreta modeller för praktiken.

• Speciellt under första veckorna av praktiken är praktikens handledares aktivitet viktigt. Före praktiken börjar är det således viktigt att man har gjort en preliminär tidtabell för praktikantens introduktion till arbetet. Det lönar sig också att ha en ansvarsperson för introduktionsperioden.
• Studeranden värdesatte också möjligheten att kontakta handledaren med låg tröskel. I början av praktikperioden är det bra att komma överens om med vilka medel ( samtal, direktmeddelanden, e-post) handledaren helst vill bli kontaktad
• Till praktikens natur hör det att handledning är en del av hela praktikperioden. En del av studeranden upplevde att de blivit ensamma speciellt i distansarbete. Därför är det bra att kolla med studeranden att hens arbetsbörda är passligt och att introduktionerna till arbetet har varit tillräcklig
• Studeranden tyckte att det var bra att ha ett veckoschema så att praktikens struktur hölls tydlig. Till veckoschema kan det höra när- och distansmöten samt studerandens självständiga arbete. På detta vis kan praktikanten kontinuerligt få handledning samt feedback på arbetet.
• I distansarbete kändes det svårare att skaffa nätverk och ibland också besvärligare att komma in i arbetsgemenskapen. Som lösning föreslog man bl.a. online-träffar på tumanhand med både handledaren och andra arbetskollegor för att lära känna dem bättre samt att för att få en bättre insyn i deras arbetsuppgifter. Gemensamma luncher och kaffestunder är också viktiga för att förstärka gemenskapen.

En universitetspraktikant är visstidsanställd i 2–6 månader. När arbetsgivaren anställer praktikanten är det bra att beakta den tid som behövs för att handleda praktikanten.

Arbetsgivaren utnämner en mer erfaren anställd till praktikantens handledare som instruerar praktikanten om arbetet, stöttar hen under arbetets gång och när hen lär sig nya färdigheter samt ger praktikanten konstruktiv kritik på arbetet.

Eftersom arbetsgivaren förväntas lägga ner tid på att handleda praktikanten ligger praktikantens lön vanligtvis på en lägre nivå än i ett normalt anställningsförhållande.

En universitetspraktikant är anställd under hela praktiken och praktikanten får lön under praktiken. Eftersom arbetsgivaren förväntas lägga ner tid på att handleda praktikanten ligger praktikantens lön vanligtvis på en lägre nivå än för övriga anställda. När praktikantlönen slås fast kan man följa branschens kollektivavtal. Om det inte finns ett kollektivavtal ska praktikanten få åtminstone en lön som motsvarar FPA:s arbetsvillkor (minst 1 399 euro per månad år 2024).

Om arbetsgivaren inte förmår betala den fordrade praktikantlönen i dess helhet kan studenten ansöka om universitetets praktikstöd som stöd för att täcka lönekostnaderna. Praktikstödet är 1 800 euro/praktik/student och betalas till arbetsgivaren efter praktiken. Stödet täcker inte praktikantens hela lön utan arbetsgivaren ska också delta i praktikantens lönekostnader.

Alla studenter kan inte beviljas praktikstöd, utan det finns kriterier gällande studieskede och studieprestationer som måste uppfyllas för studenten för att hen ska kunna beviljas praktikstöd. Om du förutsätter att studenten får universitetets praktikstöd ska det framgå i praktikplatsannonsen.

När en praktikant anställs ska arbetsgivaren utöver bruttolönen också betala arbetsgivarens lönebikostnader (sjukförsäkringsavgift, arbetspensionsavgift, arbetslöshetsförsäkringsavgift, olycksfalls- och grupplivförsäkringsavgift).

Praktikanten följer samma arbetstider som de andra på arbetsplatsen som utför motsvarande arbete. När praktikantens arbetstid slås fast följs branschens kollektivavtal.

Om det inte finns ett kollektivavtal ska praktikanten ha en arbetstid som är högst åtta timmar i dygnet och 40 timmar i veckan. Man kan också komma överens om att praktikanten jobbar deltid. Vi rekommenderar att en deltidsarbetande praktikant jobbar minst 50 % av full arbetstid.

Rekommenderad längd för en praktikperiod är minst två månaders heltidsarbete. I medeltal räcker en praktikperiod i tre månader. Ifall praktikanten jobbar deltid ska praktikperioden förlängas så att arbetsmängden motsvarar två månaders heltidsarbete. Exempelvis praktik som utförs på 50 % av arbetstiden ska räcka i minst fyra månader.

Arbetsgivaren är skyldig att försäkra praktikanten i händelse av olycksfall och yrkessjukdom i enlighet med lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar (459/2015).

Vid Helsingfors universitet studerar många internationella studenter som söker efter praktikplatser i Finland. Det går alltså bra att anställa en utländsk student som praktikant. Internationella studenter har sådan språklig och kulturell kompetens som kan utnyttjas exempelvis i samarbetet med internationella samarbetspartner.

Medborgare i EU- och EES-länder kan arbeta i Finland utan begränsningar. Studenter från länder utanför EU och EES får under terminen vid sidan av sina studier arbeta heltid som praktikanter i anknytning till sina studier och i medeltal 25 timmar i veckan med något som inte har att göra med studierna. Under universitetets semestertider får studenter från länder utanför EU och EES arbeta utan begräsningar.

Vi rekommenderar att arbetsgivaren ordnar med företagshälsovård också för praktikanten. Universitetsstudenterna använder sig av SHVS och kan utnyttja dessa hälsovårdstjänster också under praktiken.

Det går också att komma överens om lunchförmån med praktikanten, men detta är inget krav. Universitetsstudenter är berättigade till studentprissatt lunch också under praktiken, om det i närheten av praktikplatsen finns studentrestauranger för högskolestuderande.

Praktikantens rätt till semester bestäms enligt semesterlagen samt det kollektivavtal som praktikplatsen följer. I regel ska den semester som praktikanten tjänar in hållas som ledig tid, men arbetsgivaren och praktikanten kan om de så vill komma överens om att intjänad semester betalas ut i pengar till praktikanten.

Praktikplatsannonserna publiceras på JobTeaser. Vi publicerar inte annonser om oavlönad praktik. Bekanta dig med våra publiceringsvillkor.

Tilläggsuppgifter om hur man annonserar om en praktikplats på sidan Utnyttja arbetsgivartjänster.