Information om cookies och behandling av personuppgifter på vår webbplats finns på sidan Webbplatser och cookies.
Kontaktpersonerna för frågor om behandlingen hittar du i de enskilda dataskyddsmeddelandena.
Helsingfors universitets dataskyddsombud når du på adressen tietosuoja@helsinki.fi.
Kontaktuppgifter vid frågor om behandlingen av uppgifter
Varför behandlar vi personuppgifter?
Helsingfors universitet behandlar sökandes personuppgifter för att studentantagningen ska kunna genomföras. När du ansöker om studierätt behandlas dina personuppgifter för följande ändamål:
Individuella arrangemang
Vi behandlar de personuppgifter som du meddelar oss för att vi ska kunna genomföra individuella arrangemang i urvalsprovet. Behandlingen av uppgifterna grundar sig på den information som du anger i samband med ansökan om individuella arrangemang och i dess bilaga (till exempel läkarintyg och/eller andra expertutlåtanden). Utifrån ditt samtycke kan dina uppgifter användas även för planering av individuella arrangemang i studierna efter att du tagit emot en studieplats.
Vad är den rättsliga grunden för behandlingen?
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på utförande av en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning, rättslig förpliktelse samt i vissa fall på samtycke.
Huvudsakliga författningar är
Vilka uppgifter behandlas?
Helsingfors universitet behandlar följande personuppgifter:
Individuella arrangemang
Om du ansöker om individuella arrangemang behandlar vi förutom de uppgifter som redan nämnts följande personuppgifter som du angett i ansökan och i dess bilagor:
Bilagorna kan därtill exempelvis bestå av en kopia av ett läkarintyg. Ansökningar och beslut om individuella arrangemang är sekretessbelagda och enbart ett begränsat antal personer inom personalen vid universitetet behandlar dem.
Från vilka källor samlas personuppgifter in, dvs. vilket ursprung har uppgifterna?
Uppgifter om de sökande insamlas från följande informationskällor:
Uppgifterna kan ha inhämtats och härletts i samband med att den sökande har använt it-tjänster och apparatur som erbjuds av universitetet. De kan också vara insamlade inom ramen för de kontroll- och övervakningstjänster som används vid universitetet (till exempel kameraövervakning).
Lagringstider
Lagringstiderna baserar sig på gällande lagstiftning och Helsingfors universitets arkivbildningsplan.
Uppgifter som förvaras permanent är:
Därtill är det möjligt att genom Riksarkivets beslut lagra också andra personuppgifter om en sökande permanent.
Lagringstider för andra uppgifter än personuppgifter som lagras permanent:
Till vem lämnar vi ut dina uppgifter?
Personuppgifter utlämnas till följande mottagare:
Dessutom kan Helsingfors universitet lämna ut de sökandes personuppgifter
Information med anknytning till individuella arrangemang behandlas på universitetet enbart av personer som genomför de individuella arrangemangen. Vi lämnar inte ut ansökningsuppgifter utanför Helsingfors universitet. Om det är fråga om urvalsprovssamarbete med andra universitet kan vi vid behov informera de andra universiteten som deltar i samarbetet om beviljade individuella arrangemang.
Utlämnas uppgifter utanför EU?
Personuppgifter kan överföras utanför EU till exempel vid säkerställande av riktigheten av examensbevis som beviljats den sökande utanför EU.
Universitetet iakttar särskild försiktighet om personuppgifter överförs utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) till länder som inte tillhandahåller dataskydd i enlighet med EU:s dataskyddsförordning. Personuppgifter överförs utanför EU och ESS-området enbart vid behov och det görs i enlighet med dataskyddsförordningens krav genom att till exempel tillämpa standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen.
Helsingfors universitet behöver dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:
Universitetet kan dessutom behandla dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:
Användningen av personuppgifter baserar sig i första hand på lagstiftning som gäller Helsingfors universitet och organisationer verksamma inom universitetssamfundet. För vissa särskilda ändamål baserar den sig på studentens samtycke.
Universitetets rätt att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla personuppgifter baserar sig på
Universitetet har i princip rätt att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla känsliga uppgifter
Huvudsakliga författningar och bestämmelser
Universitetslagen (558/2009 )
Statsrådets förordning om universitetsexamina (794/2004 )
Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017)
Den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 och de nationella författningar som kompletterar den
Personuppgiftslagen och den dataskyddslag (XXX/2018) som ersätter personuppgiftslagen
Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
Instruktionen för Helsingfors universitet
Examens- och rättssäkerhetsinstruktionen för Helsingfors universitet
Universitetets och rektorns olika beslut om undervisning och studier vid Helsingfors universitet
Permanenta föreskrifter för Helsingfors universitets fakulteter
Helsingfors universitet behandlar personuppgifter på basis av vilka du kan identifieras direkt eller indirekt. Personbeteckning och studentnummer är exempel på uppgifter som kan användas för att identifiera dig direkt. Vi behandlar också dina namn- och kontaktuppgifter. Dessutom behandlar universitetet sådana andra uppgifter om dina studier som kan kombineras på ett sätt som innebär att utomstående kan identifiera dig.
I samband med studier och studieprestationer behandlas oftast uppgifter om studentens namn och studentnummer, kontaktuppgifter samt uppgifter om innehållet i examina och studier.
Exempel på uppgifter som Helsingfors universitet behandlar:
En del av de personuppgifter som behövs härrör från dig själv, och då svarar du för att de är korrekta. Studierätten är personlig, och därför måste dina personuppgifter vara korrekta.
Vissa uppgifter har samlats in hos andra än hos dig själv. Exempel på sådana uppgifter:
Den period under vilken personuppgifter lagrade i Helsingfors universitets system samt manuellt material bevaras baserar sig på gällande lagstiftning och Helsingfors universitets arkivbildningsplan.
Med stöd av lagstiftning som gäller universiteten (L 884/2017, 25 och 27 §) bevarar Helsingfors universitet följande undervisningsrelaterade personuppgifter permanent:
Information om tiderna för bevarande av övriga uppgifter hittar du i Helsingfors universitets arkivbildningsplan https://flamma.helsinki.fi/fi/HY291833. Tiderna grundar sig på arkivlagen (831/1994) och annan lagstiftning.
Vid Helsingfors universitet behandlas uppgifterna endast av anställda vid universitetet eller på uppdrag av universitetet och för universitetets räkning av personer som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter. Tillträde till informationssystemen har begränsats genom behörigheter. Personuppgifter behandlas i huvudsak av Undervisnings- och studentservicens personal och av undervisningspersonal. Dessutom kan personuppgifter behandlas vid IT-centret och enheterna Personaltjänster, Ekonomitjänster samt Kommunikation och samhällsrelationer.
Helsingfors universitet kan också anlita utomstående för att behandla personuppgifter, exempelvis företag som tillhandahåller systemtjänster och som behandlar personuppgifter för universitetets räkning på basis av uppdragsavtal.
Helsingfors universitet lämnar ut behövliga personuppgifter om studerande till de mottagare som nämns i det följande:
Dessutom kan Helsingfors universitet lämna ut studenternas personuppgifter som följer:
Studieförvaltningssystemet Sisu och mobilitetssystemet Mobility Online utgör de primära källorna till de uppgifter som lämnas ut. Studentuppgifter som ska bevaras permanent och studentmobilitetens mobilitetsperioder överförs till högskolornas riksomfattande datalager Virta.
Enligt universitetets dataskyddspolicy gäller det att vara särskilt omsorgsfull när personuppgifter överförs till sådana länder utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) som inte tillhandahåller dataskydd i enlighet med EU:s dataskyddsförordning.
När personuppgifter överförs till länder utanför EU och EES-området ska kraven i dataskyddsförordningen uppfyllas
Vi behandlar dina personuppgifter för att vi ska kunna ge en rekommendation om individuella arrangemang och/eller genomföra individuella arrangemang som hänför sig till undervisning eller tentamina. Behandlingen av uppgifter grundar sig på de uppgifter som du gett universitetet (exempelvis läkarintyg och/eller övriga expertutlåtanden).
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på en uppgift av allmänt intresse, myndighetsutövning, rättslig förpliktelse samt i vissa fall på samtycke.
Huvudsakliga författningar är
förnamn, efternamn, personbeteckning, kön, fakultet, utbildningsprogram, året de nuvarande studierna inleddes, studentnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, uppgifter som studenten eventuellt lämnat i samband med tidsbeställningen, uppgift om läsårsanmälan
Dessutom behandlar vi
Lagringstiderna baserar sig på gällande lagstiftning och Helsingfors universitets arkivbildningsplan.
Uppgifterna om individuella arrangemang är sekretessbelagda och behandlas vid universitetet endast av personer som behöver uppgifterna för att planera och/eller genomföra individuella arrangemang.
Med studentens samtycke får uppgifter lämnas ut till en myndighet med en lagstadgad rätt till information. Informationen får lämnas ut på myndighetens skriftliga begäran varav det framgår på vilken lag rätten till information grundar sig. Uppgifter får lämnas ut utan studentens samtycke, om det i lag föreskrivs särskilt om utlämnande av uppgifterna eller om rätten att få uppgifterna. Statistiska uppgifter där individer inte kan identifieras får lämnas vidare och användas till exempel i rapporter och presentationer om de individuella arrangemangens omfattning och art.
Uppgifter om studenter som beviljats individuella arrangemang överförs inte utanför EU eller EES.
Vad är ändamålet för behandlingen av personuppgifter?
Personuppgifterna i kundregistret för Helsingfors universitets studiepsykologer behandlas för att sköta studiepsykologernas kundrelationer.
Som yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården är psykologerna skyldiga att följa dessa lagar i individinriktat psykologarbete: lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, patientlagen (lagen om patientens ställning och rättigheter) och Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar. Dessutom används uppgifter om kontakter och anonyma statistiska uppgifter som lagras i registret för att kvalitetskontrollera och utveckla studiepsykologverksamheten. Uppgifter om gruppmöten som sker utanför studiepsykologernas individinriktade arbete registreras med studenternas samtycke.
Uppgifter som samlas från studenten är förnamn, efternamn, personbeteckning, kön, fakultet, utbildningsprogram, de nuvarande studiernas startår, studentnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, de uppgifter som studenten lämnat i samband med tidsbokningen, de bokade tiderna hos studiepsykologen och avbokningar av dessa, studiepsykologens registreringar av handledningar samt händelser och uppgifter kopplade till dessa, sammanfattning, rekommendation, utlåtande. IP-adressen för den enhet som studenten använder samlas också in när bokningen görs.
För individuell handledningar är grunden för behandling av personuppgifter en rättslig förpliktelse. Denna praxis bygger på att psykologer är yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården och följer dessa lagar i sitt arbete som psykologer: lagen om yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, patientlagen (lagen om patientens ställning och rättigheter) och Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar.
Anteckningar om gruppmöten utanför studiepsykologens individuella arbete baseras på studentens samtycke.
Av den registrerade själv, och vidare psykologens anteckningar om handledningar samt händelser och uppgifter kopplade till dessa, sosåm sammanfattning, rekommendation och utlåtande.
Uppgifter som uppstår vid individuell handledning lagras i enlighet med lagar om patientuppgifter. Uppgifterna om tidsbokning som samlas in raderas varje läsår utanför IP-addressen som behålls tills vidare. De tidsbokningsuppgifter för individuell handledning (Vihta tjänste av Netorek Ab) som är väsentliga med tanke på studiepsykologens handledning överförs till tidbokningssystemet Diarium av Nordhalth Finland Ab, det kan till exempel vara studentens personuppgifter och andra förhandsuppgifter som hen angett.
Grupphandledningsrelaterade uppgifter som inte betraktas som patientuppgifter lagras i fyra år. Vad gäller grupper raderas de uppgifter som inkommit via tidsbokningssystemet, och de väsentliga uppgifterna sparas i studiepsykologernas elektroniska arkiv.
Kunden kan begära att få sina uppgifter utlämnade till sig själv. Med kundens samtycke får uppgifter även lämnas ut till en myndighet med en lagstadgad rätt till information på myndighetens skriftliga begäran varav det framgår på vilken lag rätten till information grundar sig. Utan kundens samtycke får uppgifter lämnas ut, om lämnande av uppgifter eller rätten till information finns särskilt föreskrivet i lagen.
Statistiska uppgifter där individer inte kan identifieras får lämnas vidare och användas till exempel i rapporter och presentationer om studiepsykologverksamhetens karaktär och omfattning. Dessutom får uppgifter om de kunder som lämnat ett skriftligt forskningstillstånd användas i avidentifierad form för vetenskapliga forskningsstudier och publikationer.
Uppgifterna från kundregistret för Helsingfors universitets studiepsykologer överförs inte utanför EU eller EES. Connect-systemet som används för fjärrmöten använder amerikanska Twilio-systemet. Detta system lagrar inte någon information som identifierar studenten.
Övningsskolorna vid Helsingfors universitet behöver dina personuppgifter för följande ändamål:
GRUNDLÄGGANDE UTBILDNING
GYMNASIEUTBILDNING
Vi lagrar uppgifter om elevernas och studenternas skolgång, undervisningsarrangemang och inlärningsresultat. Helsingfors universitets övningsskolor utgör en del av universitetet, och hos oss bedrivs även forskning, där deltagandet kräver ett tillstånd från vårdnadshavaren/studenten.
GRUNDLÄGGANDE UTBILDNING
GYMNASIEUTBILDNING
Som uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter behandlas
Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse för den personuppgiftsansvarige. Övningsskolorna utgör en del av Helsingfors universitet, och personuppgifter kan också komma att behandlas för vetenskaplig forskning av allmänt intresse. Studenterna eller deras vårdnadshavare bes om samtycke för att delta i undersökningar.
Lagstiftning om övningsskolornas verksamhet:
Avseende grundläggande utbildning:
Avseende gymnasieutbildning:
Personuppgifter samlas in från eleverna och studenterna själva eller deras vårdnadshavare. Andra centrala informationskällor är
Vi följer Helsingfors universitets arkivbildningsplan. Exempel på de uppgifter som lagras och lagringstiderna:
Regelmässigt utlämnande av uppgifter sker till
Vi varken överför eller lämnar ut personuppgifter utanför EU.
Helsingfors universitet har till uppgift att främja den fria forskningen och samverka med det övriga samhället. I syfte att sköta denna uppgift behandlar universitetet sådana forskares och experters personuppgifter som är aktiva i universitetssamfundet.
Du kan kontakta den enhet som betjänade di angående data behandling relaterad till tjänsterna.
Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för bl.a. följande ändamål:
Med hjälp av forskningsdata kommunicerar universitetet sin forskningsverksamhet i enlighet med god vetenskaplig praxis och förser undervisningsministeriet med forskningsrelaterad information som föreskrivs av det.
Vi bearbetar din information som beskriver dina aktiviteter som universitetsforskare eller expert, forskningsresurser och -utgångar och samhällsinteraktioner. Direkt identifierbar information inkluderar personliga identifierare i universitetets informationssystem och internationella forskaridentifierare. Vi behandlar också ditt namn, enhet, disciplin (ämne) och kontaktinformation.
Användningen av personuppgifter baserar sig i första hand på lagstiftning som gäller Helsingfors universitet, behandlingen är nödvändig för att utföra enn uppgift av allmänt intresse: universitetets uppgift är att främja fri forsking oc vetenskaplig och konstnärlig kultur. För vissa särskilda ändamål baserar den sig på ditt samtycke.
En del av de personuppgifter som behövs har du själv lämnat.
Vissa uppgifter har samlats in av andra än av dig själv. Sådana uppgifter är bland annat en del av uppgifterna om publikationer och samhällssamverkan.
Vi följer Helsingfors universitets arkivbildningsplan. Vi behåller information om våra forskare permanent för arkivändamål. Lagringsperioder berskrivs mer i detalj i andra dataskyddsmeddekanden (t.ex. personaladministration).
Information om forskningsverksamhet är offentlig, exklusive t.ex. konfidentiella forskningsplaner eller information som avtalats separat med finansieraren.
Normalt förvarar vi alla uppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).
Överföringen av personuppgifter utanför EU och EES sker i enlighet med kraven i dataskyddsförordningen, dvs med hjälp av exempelvis modellavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen eller ber om ditt samtycke. Detta kan till exempel vara fallet när du skickar in din ansökan om forskningsfinansiering till en finansierare utanför EES.
kan du kontakta helsinkiunievents@helsinki.fi. Om du vill använda dina rättigheter, skicka en skriftlig begäran till evenemangets kontaktperson.
Varför behandlar vi personuppgifter?
Vi samlar in de personuppgifter som behövs för att ordna evenemanget och för att informera om evenemanget. Vi samlar endast in personuppgifter som är ändamålsenliga.
Personuppgifterna används endast i de syften som bestämts på förhand, och de är:
Hurudana uppgifter behandlar vi?
Uppgifterna samlas in personligen i samband med anmälan till evenemanget. Dessa uppgifter är namn, allmänna kontaktuppgifter samt information om deltagande i evenemanget. Vilka uppgifter som samlas in kan variera beroende på evenemang, men endast nödvändiga och ändamålsenliga uppgifter samlas in. Uppgifterna samlas in i samband med anmälan till evenemanget på evenemangsspecifika blanketter. Även uppgifter som uppgetts via e-post, per telefon eller på plats kan lagras, ifall de behövs för arrangemanget.
Dessutom lagras uppgifter om personens betalningar och betalningssätt ifall evenemanget är avgiftsbelagt.
Lagenliga informationskällor är uppgifter som deltagaren uppgett, kundinformationssystem, faktureringsdatabaser och offentliga källor.
Fotografering vid evenemang
Det är tillåtet att fotografera och/eller filma vid Helsingfors universitets evenemang. Fotografier/filmer kan publiceras på Helsingfors universitets webbsidor, sociala medier eller i andra publikationer om universitet. Materialet används inte i kommersiellt syfte.
På vilka lagenliga grunder sker behandlingen?
Personuppgifterna behandlas för att tillgodose den personuppgiftsansvariges berättigade intressen utifrån anmälan till evenemanget.
Lagringstider
Evenemangspecifika uppgifter raderas när de inte längre behövs för evenemangets genomförande eller efterföljande åtgärder. Kontaktuppgifterna kan användas för information om kommande evenemang inom samma område efter att evenemanget avslutats, varefter de insamlade uppgifterna lagras, vid behov anonymiserade, i statistikföringssyfte. Bokföringsmaterial lagras i enlighet med bokföringslagen.
Till vem överlämnar vi uppgifter?
Vi kan delvis outsourca behandlingen av personuppgifter till en tredje part, så som en evenemangsarrangör, och då garanterar vi med våra avtalsarrangemang att personuppgifterna behandlas enligt dataskyddslagstiftningen och på ett i övrigt korrekt sätt. Tredje part kan vara till exempel en aktör som ansvarar för evenemangets lokaler, säkerhet eller traktering.
Överförs uppgifter till länder utanför EU?
Åersonuppgifter överförs inte utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).
Behandlingen av uppgifter om våra utexaminerade studenter, utbytesstuderande samt tidigare och nuvarande arbetstagare (alumner) härrör sig till universitetets uppgift enligt universitetslagen: samverkan med samhället.
Vi behandlar våra alumners personuppgifter för följande ändamål:
Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna uppfylla de uppgifter av allmänt intresse som nämns i universitetslagen (2 § i universitetslagen, artikel 6 punkt 1 e i dataskyddsförordningen). Medlemmarna ansluter sig frivilligt till alumngemenskapen.
För dem som gett sitt samtycke överförs uppgifter från studeranderegistret till alumngemenskapen. Även alumnerna själva fungerar som källor till personuppgifter. (Adress)uppgifter kan kontrolleras i offentliga källor.
Vi lagrar uppgifter om personer som anslutit sig till alumngemenskapen tills vidare, det innebär att vi raderar uppgifter på begäran eller när vi har fått information om att en person gått bort.
Vi lämnar inte ut uppgifter till aktörer utanför Helsingfors universitet, med undantag av eventuella samarbetspartner i produktionen av evenemang eller kommunikationskampanjer.
Vi använder följande tjänsteleverantörer för att behandla uppgifterna:
Vi använder tjänsten Mailchimp för att skicka nyhetsbrev. Tjänsteleverantören är belägen i USA och uppgifterna behandlas även i USA. Mailchimp har förbundit sig till att följa de standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen. Du kan läsa mer på Mailchimps webbplats (på engelska).
Vi använder Salesforces kundhanteringssystem för att hantera personuppgifter. Tjänsteleverantören är belägen i USA och Salesforce har också dotterbolag i andra länder utanför EU. Dessutom använder Salesforce underleverantörer som även de delvis är belägna utanför EU. Dessa länder utanför EU erbjuder inte nödvändigtvis samma nivå av dataskydd som inom EU. Som en säkerhetsåtgärd erbjuder Salesforce så kallade bindande regler för företaget som godkänts av tillsynsmyndigheterna (de är juridiskt bindande regler för överföring av personuppgifter till tredje länder inom koncernen). I fråga om underleverantörer som inte ingår i koncernen används standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen som en säkerhetsåtgärd. Du kan läsa mer på Salesforces webbplats (på engelska).
yhteiskuntasuhteet@helsinki.fi
Vi behandlar dina personuppgifter för att förstå nuvarande och potentiella nya donatorers behov, förbättra kvaliteten på verksamheten, utveckla nya tjänster, förbättra kundservicen och kommunicera om vår verksamhet. På så sätt främjar universitetet sin verksamhets genomslag i samhället.
När det gäller gjorda donationer behandlar vi dina uppgifter för bokföringsbehov, kommunikation, myndighetsrapportering och arkiveringsändamål.
Vi behandlar dina namn- och kontaktuppgifter och andra uppgifter relaterade till dig. Genom att kombinera dem kan utomstående identifiera dig. Dessa uppgifter kan vara till exempel
Användningen av personuppgifter baserar sig i första hand på lagstiftning som gäller Helsingfors universitet och för vissa särskilda ändamål baserar den sig på ditt samtycke (t.ex. för kommunikationsändamål och prenumeration av nyhetsbrev).
Donatorernas uppgifter behandlar vi på grundval av fullgörande av en rättslig förpliktelse.
Vi behandlar partnernas uppgifter på grundval av ett berättigat intresse hos den personuppgiftsansvariga.
En del av de nödvändiga uppgifterna härrör från dig själv. I syfte att öka kundförståelsen kan Helsingfors universitet också söka information i offentliga källor. De informationskällor vi använder är bland annat sökmotortjänster på webben, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, Helsingfors universitets studie- och alumnregister, Helsingfors universitets evenemangshanteringssystem och kontaktuppgiftstjänster.
Vi lagrar uppgifterna om gjorda donationer varaktigt. Övriga uppgifter lagrar vi under den tid som är nödvändig för att upprätthålla och bygga upp Helsingfors universitets partnerskap.
Vi lämnar i regel inte ut uppgifter utanför Helsingfors universitet med undantag av myndighetsrapportering (t.ex. Undervisnings- och kulturministeriet, Skatteförvaltningen, Polisstyrelsen) och behandlingen av eventuella begäranden om information enligt offentlighetslagen. Uppgifterna kan också publiceras som en del av universitetets kommunikation på det sätt som överenskommits med donatorn.
Tjänsteleverantörer vi använder för att behandla uppgifterna är
Vi använder tjänsten Mailchimp för att skicka nyhetsbrev. Tjänsteleverantören är belägen i USA och uppgifterna behandlas även i USA. Mailchimp har förbundit sig till att följa de standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen. Du kan läsa mer på Mailchimps webbplats (på engelska).
Vi använder Salesforces kundhanteringssystem för att hantera personuppgifter. Tjänsteleverantören är belägen i USA och Salesforce har också dotterbolag i andra länder utanför EU. Dessutom använder Salesforce underleverantörer som även de delvis är belägna utanför EU. Dessa länder utanför EU erbjuder inte nödvändigtvis samma nivå av dataskydd som inom EU. Som en säkerhetsåtgärd erbjuder Salesforce så kallade bindande regler för företaget som godkänts av tillsynsmyndigheterna (de är juridiskt bindande regler för överföring av personuppgifter till tredje länder inom koncernen). I fråga om underleverantörer som inte ingår i koncernen används standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen som en säkerhetsåtgärd. Du kan läsa mer på Salesforces webbplats (på engelska).
IT-centret är en fristående institution vid Helsingfors universitet som ansvarar för att producera universitetets gemensamma IT-tjänster.
För att vi ska kunna tillhandahålla dig IT-tjänster måste vi behandla olika uppgifter som kan användas för att identifiera dig. Sådana tjänster omfattar, men är inte begränsade till: inloggning, internetanslutningar, programvara, datorer, lagringsutrymmen, e-post, Microsoft 365, Wiki, Unitube, Moodle, tentamensakvariet och konsultation.
Se alla våra centraliserade tjänster i IT-centrets tjänstekatalog.
Ändamålen med behandlingen är att
Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att möjliggöra uppgifterna enligt 2 § i universitetslagen samt för att fullgöra skyldigheterna enligt avtalet (arbetsavtal, studierätt eller annat avtal) mellan dig och universitetet. Behandlingen av personuppgifter är dessutom nödvändig för att vi ska kunna sköta våra lagstadgade uppgifter (till exempel skyldigheterna enligt dataskyddslagstiftningen och informationshanteringslagen att sörja för en tillräcklig datasäkerhet).
För att kunna tillhandahålla IT-tjänster behöver Helsingfors universitet behandla uppgifter som gör det möjligt att direkt eller indirekt identifiera dig. Uppgifter som behandlas beror på vilken tjänst som används.
Exempel på uppgifter som behandlas av Helsingfors universitet:
För mer information om de personuppgifter som behandlas, se IT-centrets dataskyddsbeskrivningarna.
En del av de nödvändiga uppgifterna härrör från dig själv. Till exempel:
En del av personuppgifterna anknyter till de identifierare som Helsingfors universitet direkt eller indirekt gett dig. Några exempel:
En del av personuppgifterna anknyter direkt till dina studier eller ditt arbete. Till exempel:
Mer information hittar du i IT-centrets dataskyddsbeskrivningarna.
Behoven av datalagring varierar från system till system och beroende på i vilket syfte uppgifterna används.
Mer information finns i IT-centrets dataskyddsbeskrivningarna.
Vid Helsingfors universitet behandlas personuppgifter endast av de anställda vid Helsingfors universitet eller de personer som på uppdrag av Helsingfors universitet och för dess räkning behöver dem för att utföra sina arbetsuppgifter. Åtkomsten till datasystemen begränsas genom behörigheter.
Helsingfors universitet kan också anlita utomstående personuppgiftsbiträden, till exempel företag som tillhandahåller systemtjänster, som behandlar personuppgifter för Helsingfors universitets räkning utifrån ett uppdragsavtal.
Helsingfors universitet lämnar ut personuppgifter utanför universitetet eller behandlar dem endast i de situationer som anges i den gällande lagen.
I princip kommer personuppgifter som behandlas i IT-centrets centraliserade tjänster inte att överföras utanför EU. Om personuppgifter undantagsvis överförs, kommer de endast att överföras till länder som av Europeiska kommissionen har erkänts som länder som tillhandahåller en adekvat nivå av dataskydd. Alternativt kan överföringen av uppgifter ske med hjälp av standardavtalsklausuler som godkänts av kommissionen.
kirjasto@helsinki.fi, nicola.nykopp@helsinki.fi
Helkabiblioteken använder kundregistret för att övervaka utlåningen, inklusive indrivning och kommunikation gällande övervakning av utlåningen, och för att föra statistik. Till övervakningen av utlåningen hör också att utreda eventuella fel som uppstår.
Följande uppgifter om kunderna sparas i registret:
Behandlingen av uppgifter grundar sig på avtal mellan kunden och biblioteket (lån) eller kundens samtycke (kunden lämnar själv sina uppgifter eller samtycker till att uppgifterna överförs från universitetets bakgrundssystem).
Nya kunder: Uppgifterna fås direkt av kunden eller via uppdatering från universitetets bakgrundssystem (se närmare beskrivning nedan).
Uppdatering av befintliga kunders uppgifter: Om en kund har ouppfyllda förpliktelser (lån som inte returnerats eller obetalda avgifter) kan felaktiga kontaktuppgifter uppdateras via universitetets system eller med hjälp av uppgifter från indrivningsföretag eller Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Laglig grund: avtal mellan biblioteket och kunden.
När det gäller universitetets studenter och personal uppdateras uppgifterna från universitetets bakgrundssystem (kunden ger sitt samtycke vid första inloggningen). När kunden första gången loggar in på bibliotekets kundgränssnitt med sitt användarnamn vid universitetet och godkänner överföringen av uppgifter, sparas följande uppgifter i bibliotekssystemet:
Under nästkommande dygn överförs följande uppgifter från universitetets system (Oodi, Sisu, SAP):
Alla dessa uppgifter administreras i andra system vid universitetet, och de kan inte ändras i bibliotekssystemet. Ändrade uppgifter uppdateras i bibliotekssystemet en gång per dygn.
Systemet rensas en gång per år på uppgifter om kunder som inte har några ouppfyllda förpliktelser och som varken lånat eller reserverat någonting på tre år.
Kunder vars uppgifter uppdateras från universitetets bakgrundssystem raderas ett år efter att deras användarnamn gått ut, om kunden inte dessförinnan meddelat att hen vill fortsätta som kund eller om hen har ouppfyllda förpliktelser (lån som inte returnerats, obetalda avgifter).
Uppgifter lämnas inte ut utanför de system som behövs för att producera bibliotekets tjänster.
Helkas tjänster produceras på plattformarna Alma (bakgrundssystemet) och Primo (kundgränssnittet) som tillhandahålls av företaget Ex Libris.
Uppgifter om lån som inte returnerats, obetalda avgifter och relaterade kunduppgifter kan komma att lämnas ut till ett indrivningsföretag.
Uppgifter lämnas ut till finländska myndigheter i enlighet med gällande lagar och förordningar.
Dataskyddsbeskrivning för Ex Libris (på engelska)
Inga uppgifter lämnas ut till länder utanför EU eller EES.
Helsingfors universitetsmuseum och ritsalen: yo-museo@helsinki.fi
Observatoriets kundtjänst: observatorio@helsinki.fi
Ändamålen för behandling av personuppgifter vid universitetsmuseet
Kunder och samarbetspartner
Museets samlingar
Museets personal
Kunder och samarbetspartner
Museets samlingar
Uppgifter relaterade till samlingarna, bland annat:
Uppgifter om donatorer och utlånare:
Samlingsförvaltningssystemets användaruppgifter:
Museets personal
Behandlingen av kundernas och samarbetspartnernas personuppgifter grundar sig på samtycke, avtalsförhållande eller berättigat intresse.
För samlingarnas del är behandlingen av personuppgifter nödvändig för arkivändamål av allmänt intresse.
För personalens del grundar sig behandlingen av personuppgifter på samtycke eller avtalsförhållande.
Museets kund, samarbetspartner eller donator lämnar sina uppgifter själv (t.ex. genom att fylla i ett formulär eller via e-post).
Samlingsrelaterade uppgifter kan också fås från andra arkiv, kunder, samarbetspartner eller offentliga källor. Donatorerna ger uppgifter om personer som det donerade materialet tillhört.
Kontaktuppgifter till korttidsanställda samt avseende evenemang och tillställningar, utlottningar, respons, kommunikation, lokalbokningar och fakturering lagras så länge som de är nödvändiga för att planera och arrangera verksamheten.
Uppgifter relaterade till samlingarna lagras permanent.
Uppgifter om kunder och samarbetspartner lämnas i regel inte ut utanför museet. Uppgifter kan komma att lämnas ut till samarbetspartner till exempel för att arrangera gemensamma evenemang.
Uppgifter om samlingar och donatorer lämnas ut i enlighet med den allmänna praxisen inom museiverksamheten. Donatorns kontaktuppgifter kan med hens samtycke lämnas ut för forskningsändamål eller till en annan aktör som önskar ytterligare information.
Korttidsanställdas namn och kontaktuppgifter (telefonnummer) kan komma att lämnas ut till andra korttidsanställda.
Personuppgifter överförs i regel inte utanför EU. Personuppgifter kan komma att överföras utanför EU när en extern tjänsteleverantör används till exempel för enkäter eller anmälningar. När uppgifter överförs ser vi till att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder (t.ex. att vi använder oss av standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen).
Kopior av samlingsmaterialet och uppgifter relaterade till samlingarna kan komma att överföras även utanför EU.
Nationalbiblioteket är en separat institution vid Helsingfors universitet. Du kan läsa mer om behandlingen av personuppgifter på Nationalbiblioteket på deras egna sidor: Länk till Nationalbibliotekets dataskyddsida.
tuuli.siren-niskanen@helsinki.fi
Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för att sköta personaladministrations- och anställningsärenden samt för att fullgöra sina uppgifter och förpliktelser som arbetsgivare. Helsingfors universitet använder uppgifterna i registret för att utföra de uppgifter gällande de registrerade som ankommer universitetet enligt lagar, tjänste- och arbetskollektivavtal samt separata beslut och bestämmelser. Sådana uppgifter är
Anställda vid Helsingfors universitet
Arvodestagare och stipendiater, forskare, docenter, gästprofessorer samt professorer emeriti
Civiltjänstgörare och inhyrd personal
Externa personer som deltar i utbildningar
Särskilda (känsliga) personuppgifter: I personalsystemen behandlas uppgifter om hälsa samt uppgifter om medlemskap i fackförening.
Anställda vid Helsingfors universitet
Andra än anställda, till exempel stipendieforskare, docenter, arvodestagare:
Särskilda (känsliga) personuppgifter: Uppgifter om medlemskap i fackförening används med personens samtycke för att bära upp medlemsavgifter och uppgifter om hälsa behandlas för att Helsingfors universitet ska kunna fullgöra sina skyldigheter och de anställda ska kunna utöva sina särskilda rättigheter (som företagshälsovård).
Lagringstiderna grundar sig på arkivlagen och övrig lagstiftning samt Helsingfors universitetets riktlinjer och arkivbildningsplan. Personuppgifterna lagras endast så länge som de behövs. De vanligaste lagringstiderna: Uppgifterna om de anställdas anställningsavtal lagras i minst 10 år efter avslutad anställning, lönekortsuppgifterna 50 år men till exempel tidsredovisningsuppgifterna i endast 2 år. Ansökningsdokumenten för personer som ansökt om en professorstjänst och som man begärt en sakkunnigutlåtande om lagras permanent för vetenskaplig forskning.
Informationen kan göras tillgänglig för andra universitetsenheter vid behov. Personuppgifter vid Helsingfors universitet kan samlas in och behandlas av dem vars arbetsuppgifter kräver det, t.ex. handledare och personaltjänstemän, informationshantering
Informationen lämnas ut till myndigheter, arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer, försäkringsbolag, banker, underleverantörer och konsulter i den utsträckning som tillåts enligt tillämplig lag, i den utsträckning som tillhandahållandet av tjänster krävs, t.ex. Pedagogiska arbetsgivarförening.
Uppgifter överförs utanför EU/EES endast i de fall där arbetsgivarskyldigheter som gäller den anställda enligt lagstiftningen, skatteavtal eller överenskommelser om social trygghet ska skötas utanför EU/EES.
Enheten Ekonomitjänster vid universitetet behandlar personuppgifter
I fråga om resehantering är vår partner CWT. Du kan läsa mer om hur företaget behandlar dina personuppgifter här: CWT:s globala dataskyddspraxis och dataskyddsmeddelande.
Behandling av personuppgifter är nödvändig för att uppfylla lagstadgade skyldigheter (hantering av fakturor och betalningspåminnelser, bokföring). Behandling av personuppgifter kan också behövas för att genomföra ett avtal där du är part (resehantering, hantering av extern finansiering och allokering av arbetstid).
Personuppgifter som behandlas är följande:
Personuppgifter som behandlas i fråga om andra än arbetstagare är
Personuppgifter samlas in från personerna själva och i fråga om arbetstagare även från personalförvaltningssystem.
Uppgifterna förvaras i enlighet med redovisningslagstiftningen och andra förpliktelser, till exempel finansiärernas krav.
Vi lämnar ut uppgifter till Skatteförvaltningen, revisorerna och finansiärerna.
Uppgifterna behandlas inom EU och lämnas i regel inte ut utanför EU. Ett undantag är resehantering om du ska resa utanför EU. Då är det nödvändigt att lämna ut personuppgifter för att ordna resan. Uppgifter kan också lämnas ut till finansiärer utanför EU om du deltar i ett projekt vars finansiering kommer från länder utanför EU.
Personuppgifter behandlas för att utreda och behandla ärenden som anmälts via visselblåsarkanalen.
Helsingfors universitet har en lagstadgad skyldighet att behandla anmälningar om eventuella överträdelser eller verksamhet som strider mot lagen som kommit in via visselblåsarkanalen.
Till den del som särskilda personuppgifter (såsom hälsotillstånd, religiös övertygelse, politiska åsikter) måste behandlas, är behandling nödvändig för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse med stöd av lagstiftningen om visselblåsarkanaler.
Lagstiftning om skydd för personer som rapporterar om överträdelser:
För anmälarens del: namn och kontaktuppgifter (om anmälaren har lämnat dem). Anmälaren kan göra en anmälan under sitt eget namn eller anonymt.
För den som är föremål för anmälan: de uppgifter som getts i samband med anmälan och som framkommit vid utredning av ärendet och som gäller verksamhet som antingen strider mot lagen eller är oetisk.
Uppgifter om anmälningar som inte är relevanta för att utreda ärendet behandlas inte.
Uppgifterna fås från anmälningar till visselblåsarkanalen och, i samband med utredning av ärendet, av de personer som deltar i behandlingen av ärendet samt av andra parter som är nödvändiga för att utreda ärendet.
De uppgifter som erhållits via visselblåsarkanalen lagras i regel i högst fem år.
Uppgifterna kan lagras längre om det är nödvändigt för att fullgöra de rättigheter och skyldigheter som föreskrivs i lagstiftningen eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Uppgifterna behandlas av en på förhand fastställd grupp vid Helsingfors universitet. Uppgifter om misstanke om överträdelser överlåts till den expertgrupp som utreder ärendet samt till förvaltningsdirektören och rektorn.
Beroende på fallet kan uppgifter överlåtas utanför universitetet, om utredning av ärendet kräver kontakt med en myndighet, till exempel att en brottsanmälan görs till polisen.
Personuppgifter överlåts i regel inte utanför EU.
lakipalvelut-yleishallinto@helsinki.fi, tel. 0294140855
Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för följande ändamål: val av medlemmar till organ vid Helsingfors universitet.
Grunden för behandling av personuppgifter är fullgörande av en rättslig förpliktelse för Helsingfors universitet. Känsliga personuppgifter behandlas i fall de offentliggjorts av den registrerade.
I kapitel 3 universitetslagen stadgas om universitetets organ och val av medlemmar till dem. I universitetets instruktion och valinstruktion som utfärdats enligt 13, 15, 27, 28 och 29 § universitetslagen stadgas närmare om val. Därtill anordnar universitetet val med stöd av lag om tillsynen över arbetarskyddet och om arbetarskyddssamarbete på arbetsplatsen.
Helsingfors universitet behandlar följande personuppgifter:
Som känsliga personuppgifter kan uppgifter om politiska åsikter eller medlemskap i fackförening behandlas, då kandidater kan inkludera dessa uppgifter i sina presentationer om de så önskar.
Listan är inte uttömmande, utan även övriga personuppgifter kan behandlas vid behov för anordnande av val.
Av personen själv kommer följande uppgifter
Från universitetets personalsystem kommer följande uppgifter för vallängd och kandidatlista
Från vallängden kommer följande information
Ur centralvalnämndens protokoll kommer följande uppgifter
Från universitetets valsystem Vakka kommer följande uppgifter
Lagringstider för dokument fastställs i Helsingfors universitets arkivbildningsplan (AMS). Arkivverket bestämmer vilka handlingar och uppgifter i handlingar som skall förvaras varaktigt. I enlighet med Arkivverkets bestämmelse har det i arkivbildningsplanen fastställts att valhandlingar förvaras varaktigt.
Överföring eller utlämning av uppgifter
Uppgifter om de invalda i organen publiceras på Helsingfors universitets externa webbsidor (namn, den grupp personen företräder). Valresultatet (namn, den grupp personen företräder, röstetal) samt uppgifter om de invalda i organen publiceras på universitets interna webbsidor.
Publicering av uppgifterna grundar sig på
Helsingfors universitet, som är personuppgiftsansvarig och utgivare, har lagt ut insamlingen och behandlingen av personuppgifter till förläggaren, Alma Talent Oy.
Helsingfors universitet svarar för utgivningen av Finlands statskalender och har med stöd av universitetslagen rätt att av statliga myndigheter få de uppgifter som behövs för statskalendern. Statskalendern ger en helhetsbild av den offentliga förvaltningens uppbyggnad i Finland och de personer som utövar offentlig makt eller på annat sätt fattar beslut som är viktiga för medborgarna.
Boken har getts ut sedan 1811. Statskalendern används som uppslagsverk inom den offentliga och privata sektorn såväl i Finland som utomlands. Vid redaktionsarbetet tas också hänsyn till statskalenderns uppgift att tillkännage utländska utmärkelsetecken.
Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är att fullgöra en rättslig förpliktelse och att utföra en uppgift av allmänt intresse (73 § i universitetslagen 558/2009, 4 § i dataskyddslagen 1050/2018).
I kalendern publiceras uppgifter om de högre tjänstemännen vid statliga ämbetsverk och inrättningar samt tjänstemän i arbetsavtalsförhållande som innehar ledande befattningar. När det gäller privata företag och organisationer presenteras endast den högsta ledningen.
Följande personuppgifter publiceras i statskalendern:
Uppgifterna samlas in från statliga ämbetsverk och inrättningar, kommuner och centrala föreningar. Organisationernas uppdateringsansvariga lämnar personuppgifter om personerna i sin organisation genom statskalenderns nättjänst en gång per år.
Uppgifterna ges ut som en tryckt publikation och som en elektronisk publikation på statskalenderns webbplats. Uppgifterna uppdateras årligen för den nya statskalendern.
Alma Talent samlar årligen in uppgifter för statskalendern. Alma Talent kan vid behov lämna ut uppgifterna för layoutarbete av boken till det företag som tar hand om layouten.
Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES under arbetet med publikationen.
Undervisningslokaler: tilavaraus@helsinki.fi
Festlokaler och andra evenemangslokaler för uthyrning: helsinkiunivenues@helsinki.fi
Vi samlar in de uppgifter av arrangören som behövs för att ordna evenemanget. Uppgifterna behandlas för följande ändamål:
Den rättsliga grunden för behandlingen är avtal. Personuppgifterna behövs för att vi ska kunna reservera lokalen för önskat ändamål och tillhandahålla andra tjänster i anslutning till bokningen.
De uppgifter vi begär kan variera beroende på evenemang, men endast nödvändiga uppgifter samlas in. Följande uppgifter behandlas:
Fotografering i hyrda lokaler
Fotografering och/eller videoinspelning vid evenemang som ordnas i Helsingfors universitets lokaler är tillåten enligt separat överenskommelse. Dessa bilder/videor kan dessutom enligt separat överenskommelse publiceras på Helsingfors universitets webbplats samt på konton i sociala medier eller andra publikationsplattformar som har anknytning till universitetet. Materialet får inte användas i kommersiellt syfte.
Uppgifterna samlas in från personen själv eller arrangören med en skriftlig blankett som gäller evenemangslokalen. Även uppgifter som personen eller arrangören uppger per e-post, telefon eller under ett möte kan lagras om de har betydelse för arrangemangen. Den som bokar lokalen lämnar uppgifter om den person som ansvarar för arrangemangen, till exempel med bokningsblanketten eller per e-post.
Kontaktuppgifterna som gäller lokalbokningar, evenemang, tillställningar och fakturering lagras så länge de behövs för planeringen och genomförandet av verksamheten.
Bokföringsmaterial lagras enligt bokföringslagen.
Vi kan också delvis utkontraktera behandlingen av personuppgifter till tredje part, till exempel en leverantör av evenemangstjänster. I ett sådant fall garanterar vi genom avtal att personuppgifterna behandlas enligt dataskyddslagstiftningen och på ett i övrigt korrekt sätt. Tredje parter kan till exempel vara sådana som ansvarar för evenemangets lokaler, säkerhet eller servering.
Uppgifter om personer som bokat en av Helsingfors universitets lokaler behandlas företrädesvis inom EU-området.
Enligt universitetets dataskyddspolicy ska särskild omsorg iakttas om personuppgifter överförs utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) till länder som inte tillhandahåller dataskydd i enlighet med EU:s dataskyddsförordning.
Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU eller EES-området, och EU-kommissionen inte har konstaterat att landet i fråga har tillräcklig dataskyddsnivå, säkerställs dataskyddet genom standardavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen.
turvallisuusvalvomo@helsinki.fi
Vid Helsingfors universitet sker passerkontroll och kameraövervakning för att skydda egendom, förebygga brottslig verksamhet och missbruk, utreda brott och missbruk som har begåtts samt för att trygga arbetsron för personal och studenter.
Helsingfors universitets system för passerkontroll samlar in och lagrar den information som registreras i systemet om innehavare av passernycklar och de dörrar de öppnar med nycklarna. På så sätt minskas och begränsas möjligheterna för obehöriga personer att röra sig i universitetets lokaler, en fri och ändamålsenlig passage möjliggörs för behöriga personer och lokalerna för arbete, studier och forskning hålls trygga och trivsamma.
Behandlingen av personuppgifter baserar sig på den lagstiftning som gäller Helsingfors universitet och på berättigat intresse. Helsingfors universitet har enligt universitetslagen (24.7.2009/558) 41a § skyldighet att erbjuda sina studenter en trygg studiemiljö och enligt arbetarskyddslagen (23.8.2002/738) skyldighet att erbjuda sina anställda en trygg arbetsmiljö.
De personuppgifter om personalen som används för passerkontrollen kommer endera från Personaltjänster och/eller från blanketten som ifyllts av personen själv eller hens chef. Personuppgifter om studenterna fås från studieförvaltningssystemet SISU. De bilder som kameraövervakningen har tillgång till kommer från det digitala bildmaterial som inspelats av övervakningskameror som finns i eller i omedelbar närhet av Helsingfors universitets lokaler.
Personuppgifterna raderas från passerkontrollens användning tidigast när personen i fråga har återlämnat nycklarna som leder till universitetets lokaler. Uppgifterna för passerkontrollen (logguppgifter) lagras i systemen i genomsnitt i ett år.
Hur länge inspelningar från kameraövervakning lagras beror på systemets kapacitet. En grundad misstanke om brott eller missbruk kan leda till att uppgifter lagras en längre tid.
Uppgifterna lämnas i regel inte ut utanför Helsingfors universitet eller Helsingin yliopiston kiinteistöpalvelut Oy.
Till exempel vid brottsutredning kan uppgifter i systemet lämnas ut till myndigheter.
Vi förvarar alla uppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).
Du kan skicka en begäran om information om dina personuppgifter till tietosuoja@helsinki.fi
När det gäller utövandet av andra rättigheter varierar praxis beroende på i vilket sammanhang dina uppgifter behandlas och du kan ta direkt kontakt med den enhet som behandlar dina uppgifter eller, i vissa fall, till exempel radera, lägga till eller redigera dina uppgifter själv. I tveksamma fall kan du kontakta ovanstående adress.
Du har rätt att återkalla ditt samtycke om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke. Återkallandet av samtycket ska inte påverka lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas.
Du har rätt att få veta om dina personuppgifter behandlas och vilka personuppgifter om dig som behandlas. Om du vill kan du även begära en kopia av de personuppgifter som behandlas.
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som är under behandling och som rör dig rättade eller kompletterade.
Du har rätt att kräva att dina personuppgifter raderas i följande fall:
Rätt till radering gäller dock inte om:
Du har rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Det innebär att vi lagrar dina uppgifter men inte behandlar dem på något annat sätt.
Du har denna rätt i följande fall:
Du har rätt att få ut de personuppgifter som rör dig och som du har tillhandahållit universitetet i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig utan att universitetet hindrar detta, om
När du utövar din rätt till dataportabilitet har du rätt till överföring av personuppgifterna direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan, när detta är tekniskt möjligt.
Du har rätt att göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter om behandlingen grundar sig på allmänt eller berättigat intresse. Då får universitetet inte behandla dina personuppgifter förutom om det kan visa att det finns ett tvingande och motiverat skäl som väger tyngre än den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Universitetet kan dessutom fortsätta behandla dina personuppgifter när behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.
Du har rätt att inge klagomål till dataombudsmannens byrå om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot gällande dataskyddslagstiftning.
Kontaktuppgifter:
Dataombudsmannens byrå
Postadress: PB 800, 00521 Helsingfors
Växel: 029 566 6700
Fax: 029 566 6735
E-post: tietosuoja@om.fi
Vill du ha information om handlingar eller uppgifter som finns hos universitetet? Du kan lämna in en begäran om information till universitetet i enlighet med offentlighetslagen. Vänligen ta del av handlingarsbeskrivningen och gör en begäran om information enligt riktlinjerna.