Systemens dataskyddsbeskrivningar
För att vi ska kunna erbjuda dig informationstekniska tjänster måste vi behandla olika uppgifter som kan användas för att identifiera dig. Universitetets IT-tjänster som kräver behandling av personuppgifter är till exempel inloggning, nätverksanslutningar, datorer, olika programvaror, lagringsutrymmen och e-post.
IT-centrets allmänna dataskyddsmeddelande

Du hittar det allmänna dataskyddsmeddelandet för IT-centrets tjänster på dataskyddssidan på helsinki.fi. Universitetet har där sammanställt allmänna dataskyddsmeddelanden för sina olika tjänster. I det allmänna dataskyddsmeddelandet hittar du bland annat information om vilka personuppgifter vi behandlar i olika situationer och varför.

I de systemspecifika dataskyddsbeskrivningarna på denna sida hittar du information om behandling av personuppgifter i vissa av universitetets system och tjänster som kompletterar det allmänna dataskyddsmeddelandet. Om du har frågor om behandlingen av personuppgifter vid IT-centret kan du alltid kontakta vår IT-Helpdesk: helpdesk@helsinki.fi.

System- och tjänstespecifika dataskyddsbeskrivningar

Zoom är en videokommunikationstjänst för webbmöten och -evenemang.

Helsingfors universitets Zoom-tjänst har skaffats via NORDUnet, ett samnordiskt datornätverk för högskolor. NORDUnets Zoom fungerar under principen ”on premise”, och servrarna finns i NORDUnets datacenter. Zoom-tjänsten förmedlas till Helsingfors universitet av IT-centret för vetenskap CSC, en representant som ägs av högskolorna i Finland.

Zoom är en tjänst som är öppen för alla universitetets studerande och anställda. För att kunna använda tjänsten och identifiera sig i den behövs ett giltigt användarnamn för Helsingfors universitets datasystem samt en e-postadress.

Vi behandlar och lagrar användarnas personuppgifter (namn, e-postadress och IP-adress) samt mötesuppgifter (namn, tidpunkt och varaktighet) i Helsingfors universitets Zoom-tjänst. Endast IT-centrets underhållstjänst har tillgång till dessa uppgifter med särskilda rättigheter. Även evenemangens anordnare har rätt till uppgifterna för ett enskilt evenemang. Denna information utnyttjas vanligtvis bland annat vid lagringen av deltagarlistor.

Även tjänsteleverantörens (NORDUnet) och tjänsteförmedlarens (CSC) underhållstjänst har vid behov tillgång till ovan nämnda uppgifter. Uppgifterna överlämnas inte till någon tredje part utan användarnas samtycke.

Tjänstens trafik hålls inom Europeiska Unionen, och uppgifterna lagras på NORDUnets server i Norden.

Rätt att kontrollera uppgifterna

Läs mer om dina rättigheter relaterade till behandlingen av personuppgifter på Helsingfors universitets dataskyddssida.

Upprätthållare av registret

Helsingfors Universitet
Center för informationsteknologi
PB 62 (Viksbågen 11, Infocenter Korona)
00014 Helsingfors universitet
02941 911

Person som sköter registerärenden

Juha Myllys
PB 62 (Viksbågen 11, Infocenter Korona)
00014 Helsingfors universitet
02941 40163
atk-verkko@helsinki.fi

Registrets namn

Dataskyddsbeskrivning för det trådlösa gästnätverket HelsinkiUni Guests loggfiler

Registrens ändamål

Loggfilerna i gästnätverket HelsinkiUni Guest används för underhåll och utveckling av gästnätverket HelsinkiUni Guest samt för utredning av eventuella felsituationer och missbruk.

Registrets informationsinnehåll

I loggfilerna sparas följande data om användaren:

  • starttidpunkt för session
  • tidpunkter för eventuella förnyade sessioner
  • sluttidpunkt för session
  • förbindelsens längd
  • IP-adresser till använda förbindelser (käll- och måladresser)
  • portar till använda förbindelser (käll- och målportar)
  • antal skickade paket
  • position på byggnadsnivå
  • huvudenhetens nätadress (MAC-adress)
  • information om nätverksapplikation
  • information om nätverksapplikation

Praxis vid utlämning av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Uppgifter som samlas in från Helsingfors universitets trådlösa nätverk kan lämnas ut även till andra register som IT-centret vid Helsingfors universitet producerar. Om innehållet i registret görs rapporter för verksamhetsutveckling och -uppföljning, men enskilda personer kan inte identifieras av dem.

Registrets skyddsprinciper

  • uppgifterna förvaras på Helsingfors universitets server i en låst maskinsal med begränsat tillträde
  • uppgifterna kan endast ses av behöriga medarbetare som identifieras med användarnamn och lösenord
  • användarrättigheter till systemets uppgifter begränsas med behörighetsroller
  • säkerställandet av funktionen hos utrustningen och datatrafiken grundar sig på Helsingfors universitets datatekniska arkitektur
  • uppgifterna förvaras endast i elektroniskt format
  • Unitube-nedladdningssajten lataamo är ett användargränssnitt avsett för alla universitetets studerande och lärare med vilken användaren kan ladda upp och spara videomaterial i bakgrundssystemets huvudkomponent (Opencast). Bakgrundssystemet inkluderar förutom Opencast även andra komponenter, som möjliggör uppspelande av videor på en plats som användaren själv väljer.
  • Vi hanterar Helsingfors universitets användarnamn och användarnas IP-adresser i Unitube-videotjänsten. Dessutom hanterar vi personuppgifter som eventuellt inkluderas i det egentliga videomaterialet.
  • Användarnamnen får vi i samband med kortidentifieringen från föreläsningssals- eller studiolagringssituationer samt via nedladdningssajtens användargränssnitt från videofilerna som användaren sparat samt från användarnamnen som kopplats till videoserierna.
  • Uppgifter om användarnamn som kopplas till inspelningarna (t.ex. s.k. mediapaket) sparas under lika lång tid som inspelningarna. 
  • Mer information om Helsingfors universitets IT-centers hantering av personuppgifter finns på sidan behandling av personuppgifter och dataskyddsmeddelande.

Rätt att kontrollera uppgifterna

Läs mer om dina rättigheter relaterade till behandlingen av personuppgifter på Helsingfors universitets dataskyddssida.

Center för informationsteknologi, Helsingfors Universitet 13.3.2018

Upprätthållare av registret

Helsingfors Universitet
Center för informationsteknologi
PB 62 (Viksbågen 11, Infocenter Korona)
00014 Helsingfors universitet
02941 911

Person som sköter registerärenden

Juha Myllys
PB 62 (Viksbågen 11, Infocenter Korona)
00014 Helsingfors universitet
02941 40163
atk-verkko@helsinki.fi

Registrets namn

Dataskyddsbeskrivning för universitetets trådlösa nätverk

Registrens ändamål

Information som samlas in om användarna av Helsingfors universitets trådlösa nätverk används för underhåll och utveckling av de trådlösa nätverken samt för utredning av eventuella felsituationer, problem och missbruk.

Registrets informationsinnehåll

I registret sparas användarspecifika data om trådlösa enheter som kopplat upp sig på Helsingfors universitets trådlösa nätverk enligt följande:

  • huvudenhetens nätadress (MAC-adress)
    den IP-adress som huvudenheten använder
  • användarnamn (om det krävs)
  • allmänna uppgifter om den huvudenhet som användaren använder
  • uppgifter om det trådlösa nätverket som används
  • den kommunikationsprotokoll som huvudenheten använder
  • tidpunkt för inloggning
  • förbindelsens längd
  • den trådlösa förbindelsens effekt
  • dataöverföringsmängd under session
  • position på byggnadsnivå
  • information om den basstation som användaren är kopplad till

Praxis vid utlämning av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Uppgifter som samlas in från Helsingfors universitets trådlösa nätverk kan lämnas ut även till andra register som IT-centret vid Helsingfors universitet producerar. Om innehållet i registret görs rapporter för verksamhetsutveckling och -uppföljning, men enskilda personer kan inte identifieras av dem.

Registrets skyddsprinciper

  • uppgifterna förvaras på Helsingfors universitets server i en låst maskinsal med begränsat tillträde
  • uppgifterna kan endast ses av behöriga medarbetare som identifieras med användarnamn och lösenord
  • användarrättigheter till systemets uppgifter begränsas med behörighetsroller
  • säkerställandet av funktionen hos utrustningen och datatrafiken grundar sig på Helsingfors universitets datatekniska arkitektur
  • uppgifterna förvaras endast i elektroniskt format