Helsingin yliopiston tiedesäätiön lähipiiriohje

Säätiön hallituksen 18.2.2016 hyväksymä

1. Soveltamisala ja tarkoitus
Helsingin yliopiston tiedesäätiön (jäljempänä ”Säätiö”) hallitus on hyväksynyt tämän lähipiiriohjeen, joiden avulla Säätiössä toteutetaan lähipiiritoimien sääntely. Ohje määrittää lähipiiritoimien tunnistamis-, päätöksenteko-, hyväksyntä-, raportointi- ja valvontakäytännöt.

Ohje perustuu säätiölakiin (487/2015), tilinpäätöksen laatimista koskevaan
ohjeistukseen sekä Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan Säätiön hyvä hallinto -ohjeistukseen. Ohje noudattaa rakenteeltaan Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan julkaisemaa säätiön lähipiiriohjeen mallia.

Ohje sitoo Säätiön hallituksen jäseniä ja Säätiön palveluksessa olevia tässä ohjeessa määriteltyjä henkilöitä, jotka osallistuvat Säätiön johtamiseen.

2. Lähipiiritoimen määritelmä
Lähipiiritoimella tarkoitetaan kaikkia lähipiiriin kuuluvien kanssa tehtyjä oikeustoimia niiden kohteista tai nimikkeistä riippumatta. Näitä voivat olla esimerkiksi palveluiden ostaminen lähipiiriin kuuluvalta, tai palvelun myyminen lähipiiriin kuuluvalle, lähipiirin saamat etuudet ja palkat, lainan tai avustuksen antaminen tai erilaiset sopimukset. Oikeustoimi voi olla vastikkeellinen tai vastikkeeton.

3. Lähipiiriin kuuluvat
Säätiön lähipiiri on määritelty säätiölaissa (8 §).

Helsingin yliopiston tiedesäätiön laajaan lähipiiriin kuuluvat seuraavat henkilöt ja yhteisöt:

 

  Yhteisö/henkilö Suhde Säätiöön Huomioita
1a Helsingin yliopisto Emoyhteisö Yliopisto on säätiön perustaja; säätiön tarkoitus liittyy yliopistoon; yliopiston rehtori toimii säätiön hallituksen puheenjohtajana ja yliopisto tekee esityksen valtuuskunnalle neljän hallituksen jäsenen valinnasta
1b Helsingin yliopiston konserniin kuuluva yhteisö ja säätiö Emoyhteisön konserni Lista konserniin kuuluvista yhteisöistä ja säätiöistä sisältyy HY:n tilinpäätökseen
2a Säätiön hallituksen jäsen   Säätiön sääntöjen mukaan HY:n rehtori pj ja lisäksi 6 jäsentä
2b Helsingin yliopisto -konserniin kuuluvan yhteisön vastuuhenkilö ja tilintarkastusyhteisö Emoyhteisön ja sen konsernin yhteisöjen vastuuhenkilöt Konserniin kuuluvien yhteisöjen ja säätiöiden hallituksen jäsenet, toimitusjohtajat ja heidän varahenkilönsä, tilintarkastajat ja tilintarkastusyhteisöt; HY:lla on lähipiirirekisteri, joka sisältää nämä henkilöt
2c Säätiön tilintarkastusyhteisö   KHT-tilintarkastusyhteisö
3 Säätiön asiamies   Säätiöllä on työsuhteinen asiamies
4 Kohdassa 1-3 tarkoitetun ihmisen perheenjäsen

 

Kohdassa 1-3 tarkoitetun ihmisen aviopuoliso ja avopuoliso, oma ja puolison lapsi ja tämän puoliso ja jälkeläinen sekä oma ja puolison vanhempi, isovanhempi ja tämän vanhempi
5 Kohdassa 1-3 tarkoitetun ihmisen muu lähisukulainen  

Muulla lähisukulaisella tarkoitetaan edellä 1–3 kohdassa ja perheenjäsentä
koskevassa kohdassa tarkoitetun ihmisen sisarusta sekä sisar- ja velipuolta
ja tämän aviopuolisoa ja avopuolisoa sekä tässä kohdassa tarkoitetun lasta
ja lapsen jälkeläistä, vanhempaa ja isovanhempaa.

6 Kohdassa 1-5 tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö ja säätiö    

 

Suppeaan lähipiiriin kuuluvat edellä kohdissa 1–4 ja kohdassa 6 mainitut henkilöt, yhteisöt ja säätiöt. Suppeaan lähipiiriin eivät kuulu kohdissa 1–3 tarkoitettujen ihmisten lähisukulaiset eivätkä näiden määräysvallassa olevat yhteisöt tai säätiöt.

 

Säätiön lähipiiri on Helsingin yliopisto -konsernin kautta poikkeuksellisen laaja. Säätiön suppeaan lähipiiriin voidaan nykyisin arvioida kuuluvan noin 800-1000 henkilöä. Säätiö ei ylläpidä omaa lähipiirirekisteriä. Helsingin yliopisto ylläpitää lähipiirirekisteriä omista ja konserninsa vastuuhenkilöistä.

 

Suppean lähipiirin sukupuu, lähde: SRNK

Suppean lähipiirin sukupuu. Lähde: Lähipiiriohjeen malli, Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta 2016.

4. Tavanomaiset lähipiiritoimet
Säätiön tavanomaiset lähipiiritoimet ovat:
• Tuen myöntäminen Helsingin yliopistolle säätiön valitsemien henkilöiden palkkaamiseksi nimikoiduille tohtoriohjelmapaikoille. Myönnöt perustuvat säätiön ja yliopiston väliseen sopimukseen nimikoiduista tohtoriohjelmapaikoista.
• Asiamiehen työsuhde / palkka
• Tilintarkastuspalvelut / tilintarkastusyhteisön palkkio

Helsingin yliopisto tarjoaa säätiölle hallinto- ja kirjanpitopalveluita vastikkeetta.

5. Taloudellisen tuen myöntöprosessi
Säätiöllä on erillinen asiakirja ”Ohje nimikoitujen tohtoriohjelmapaikkojen myöntämisestä”, jossa linjataan taloudellisen tuen myöntämismenettely ja esteellisyyssäännöt.

Vastikkeetonta taloudellista tukea ei myönnetä säätiön hallituksen jäsenille, asiamiehelle tai näiden perheenjäsenille. Perheenjäsenellä tarkoitetaan aviopuolisoa ja avopuolisoa, omaa ja puolison lasta ja tämän puolisoa ja jälkeläistä sekä omaa ja puolison vanhempaa, isovanhempaa ja tämän vanhempaa.

6. Lähipiiritoimien selvittäminen ja raportoiminen
Säätiön keskeisin toimintamuoto on taloudellisen tuen myöntäminen nuorten, lahjakkaiden tieteenharjoittajien tutkimustyöhön Helsingin yliopistossa. Säätiö myöntää tukea teknisesti Helsingin yliopistolle säätiön valitsemien henkilöiden palkkaamiseen nimikoiduille tohtoriohjelmapaikoille. Tosiasiallinen hyödyn saaja on nimikkopaikalle valittu henkilö.

Säätiön säätiölain mukainen suppea lähipiiri on poikkeuksellisen laaja. Säätiö saa Helsingin yliopistolta vuosittain listan yliopiston konserniin kuuluvista yhteisöistä ja säätiöstä.

Säätiö selvittää lähipiiritoimet seuraavilla käytännöillä:
• vastikkeettoman taloudellisen tuen tosiasiallisilta saajilta (nimikoiduille tohtoriohjelmapaikoille valitut tohtorikoulutettavat) selvitetään vuosittain kyselyllä mahdolliset sidokset Säätiön ja Helsingin yliopiston konserniin kuuluvien yhteisöjen ja säätiöiden vastuuhenkilöihin
• vastikkeettomien taloudellisten tukien myöntöprosessissa noudatetaan jääviyskäytäntöjä

Säätiön ei poikkeuksellisen laajan lähipiirin takia käytännössä ole tarkoituksenmukaista selvittää kaikkiin Helsingin yliopiston konserniin kuuluvien yhteisöjen vastuuhenkilöiden määräysvallassa olevia yhteisöjä. Näiden yhteisöjen suhde Säätiöön on käytännössä hyvin vähäinen.

Poikkeuksellisissa sekä merkittävissä toimissa Säätiön hallitus pyrkii lojaliteetti- ja huolellisuusvelvollisuutensa perusteella erikseen selvittämään, onko sopimuksen osapuolena lähipiiriin kuuluva.

Säätiön toimintakertomuksessa raportoidaan edellä mainitun menettelyn kautta ja edellä mainituin rajoituksin Säätiön tietoon tulleet suppean lähipiirin kanssa tehdyt vastikkeelliset ja vastikkeettomat taloudelliset toimet säätiölain ja Säätiön hyvä hallinto -ohjeen edellyttämällä tavalla. Lähipiiritoimista kerrotaan toimintakertomuksessa muun muassa, mikä on lähipiirisuhteen luonne, kuvaus toimesta tai taloudellisesta edusta sekä toimen tai taloudellisen edun raha-arvo. Toimintakertomuksessa ilmoitetaan erikseen rahalainat, vastuut ja vastuusitoumukset suppeaan lähipiiriin kuuluville, niiden pääasialliset ehdot sekä miten ne liittyvät säätiön tarkoituksen toteuttamiseen, toimintamuotoihin ja varainhoitoon

7. Lähipiirin kanssa tehtävien sopimusten käsittely
Lähipiirin kanssa tehtävistä kaupallisista ja muista sopimuksista päätettäessä apuna käytetään lähipiiriohjetta ja varmistetaan, että ohjeessa mainitut seikat on huomioitu.

Säätiön hallintoelinten päätöksentekodokumentit ja hallintoelimille tehtävät esitykset sisältävät vahvistuksen siitä, että asiassa on otettu huomioon lähipiirisääntely. Mikäli kyseessä on lähipiiritoimi, dokumenttiin sisältyvät myös raportointia
varten tarvittavat tiedot.

8. Lähipiiritoimien markkinaehtoisuuden varmistaminen
Sopimukset käsitellään ja päätetään Säätiön hallituksessa, jos ne poikkeavat Säätiön tavanomaisesta toiminnasta. Sopimukset ja liiketoimet lähipiiriin kuuluvan kanssa tehdään markkinahintaisesti.

Lähipiiritoimen markkinaehtoisuutta arvioidaan kauppa-arvomenetelmällä, jolloin toimen käypä arvo määritetään vertailukohteissa toteutuneiden kauppahintojen perusteella. Kun vertailukelpoisia tietoja ei ole saatavilla, markkinaehtoisuuden arviointiin voidaan käyttää kustannusarvomenetelmää. Kustannusarvomenetelmä on todellisiin tai todennäköisiin ja tarkoituksenmukaisiin tuotantokustannuksiin perustuva arvonmäärittämismenetelmä.

9. Lähipiiritoimien valvonta ja viestintä lähipiiriohjeesta
Lähipiiriohje jaetaan Säätiön hallituksen jäsenille, asiamiehelle, toimihenkilöille, tilintarkastajalle sekä Helsingin yliopistolle.

Yllämainitut tahot velvoitetaan tutustumaan lähipiiriohjeeseen vuosittain ja ilmoittamaan lähipiiritoimien yhteydessä omat sidonnaisuutensa avoimesti ja viivytyksettä Säätiön tietoon. Jokainen Säätiön lähipiiriin kuuluva on henkilökohtaisesti vastuussa siitä, että noudattaa tätä ohjetta.

Säätiön hallitus käy vuosittain läpi kyseistä vuotta koskevien lähipiiritoimien luettelon ennen toimintakertomuksen valmistumista.

Lähipiiriohje on voimassa toistaiseksi.