Tiloja vuokrataan lyhytaikaiseen käyttöön yrityksille, tiedeyhteisöille, julkisille ja yleishyödyllisille yhteisöille sekä yhdistysten ja kansalaisjärjestöjen käyttöön. 

Tiloja ei vuokrata: 

• eri maiden kansallispäivien juhlintaan 
• puoluepoliittisiin tai uskonnollisiin tilaisuuksiin 
• suoraan yliopiston kanssa kilpailevaan kaupalliseen toimintaan kuten maksullisiin koulutuksiin, seminaareihin tai valmennuskursseihin.

Tarjoilut tilaisuuksiin tilataan kussakin kiinteistössä toimivalta ravintolalta. Tarjoilua ei järjestetä opetustiloihin. Ravintolan henkilökunta auttaa asiakasta sopivan tarjoilupaikan löytämisessä. 

Kiinteistössä toimivalla ravintolalla on catering-oikeus yliopiston tiloissa järjestettäviin tilaisuuksiin. Tiloihin ei myöskään saa tuoda omia eväitä. 

Näyttelyt esim. tapahtuman yhteydessä voidaan järjestää tarkoitukseen sopivilla paikoilla, esimerkiksi rakennusten auloissa. Aulojen käytöstä sovitaan aina rakennuksen vahtimestarin kanssa. 

Vahtimestari auttaa näyttelyn käytännön järjestelyissä. Vahtimestarin yhteystiedot löytyvät talokohtaisesti tilojen esittelysivuilta.

Hyvä ympäristö ei erottele ihmisiä liikkumis- ja toimintakyvyn perusteella: se on esteetön. Onko tilassa portaita, onko rakennus mukulakivikadulla tai ovatko esimerkiksi oviaukot kapeita? 

Kun suunnittelet ja budjetoit tilaisuutta, on hyvä ottaa huomioon tilaisuuden osallistujien erityistarpeet liittyen tilojen esteettömyyteen. Esteettömässä ympäristössä kaikki pystyvät toimimaan tasavertaisesti riippumatta henkilökohtaisista ominaisuuksista, jotka liittyvät näkemiseen, kuulemiseen, liikkumiseen, ikään, oppimisvaikeuksiin tai muihin tekijöihin. 

Vinkkejä esteettömyysasioihin: 

• Ota yhteyttä yliopiston tilavaraus@helsinki.fi, jos sinulla on kysyttävää tilojen esteettömyydestä. Kysy myös, onko tilassa kuulovammaisen induktiosilmukka-apuvälinettä. 
• On hyvä muistaa mahdollisten kuulon tulkkaajien varaaminen ja budjetointi. Lisätietoa asiasta saa esimerkiksi Kuuloliitosta. 

Lisätietoa esteettömyyteen liittyen:  

• Esteettömyyskeskus 
• Näkövammaisten keskusliitto 

Saavutettavuusasiat tulee myös huomioida: Saavutettavuudella tarkoitetaan, että verkkosivut ja mobiilisovellukset sekä niiden sisällöt ovat sellaisia, että kuka tahansa voisi niitä käyttää ja ymmärtää mitä niissä sanotaan. (Lähde: Valtiovarainministeriö: saavutettavuus)

Saavutettavuus Helsingin yliopistossa 

Yliopiston tasa-arvo- ja yhdenvertaisuus- sekä esteettömyystyö 

Tarkista varausten perumisehdot tilan vuokraajan verkkosivulta. 

Varausten peruminen tapahtuu saman tahon kautta kuin tilan varaus on alunperin tehty. 

Opetustiloja koskevat perumiset tulee tehdä keskitetyn tilavarauksen kautta, muita tiloja koskevat perumiset vain suoraan kyseisestä yksiköstä. 

• Mikä on tilaisuuden tavoite? Mitkä ovat tapahtuman onnistumisen mittarit?
• Päätä tapahtuman vastuuhenkilöt, kokonaisbudjetti ja kesto.
• Aikatauluta ja vastuuta tapahtuman järjestämiseen liittyvät tehtävät.
• Varaa tapahtumatilat. Onko tilaisuus lähiyleisölle vai onko etäyleisön osallistuminen myös mahdollista? Ovatko puhujat paikalla, onko osa puhujista etäyhteyden päässä? Minkälaiset tekniset ratkaisut tilassa on valmiiksi, ja mitä av-ratkaisuja tilaisuuteen tarvitaan?  Varaudu muutoksiin lyhyellä aikavälillä, tarvitaanko tapahtumalle vaihtoehtoinen suunnitelma?
• Huomioi tilaisuuden turvallisuus suunnittelussa.
• Suunnittele tilaisuuden ohjelmasisältö.
• Sovi tilaisuuteen puhujat. Kuka tilaisuuden juontaa?
• Varaa tilaisuuden mahdollinen muu ohjelma. Onko tilaisuuteen tulossa esim. musiikkiesityksiä tai tarjoiluita?
• Päätä videoidaanko tapahtuma ja/tai välitetäänkö se suoraan verkossa.

• Päätä tapahtuman nimi sekä kirjoita lyhyt yleiskuvaus. Hyvällä otsikolla ja kiinnostavilla kiteytyksillä on suuri merkitys, kilpailu huomiosta on hirmuinen ja aikaa on vähän.
• Suunnittele ilmoittautumiskäytännöt ja tilaisuuden maksullisuus. Onko tilaisuus kaikille avoin, vai onko kyseessä kutsuvierastilaisuus? 
• Suunnittele tapahtumassa tarvittavat visuaaliset elementit esimerkiksi esitysmateriaalit, sosiaalisen median pohjat ja opastepohjat.
• Missä tapahtumaa markkinoidaan? Milloin? Mille ryhmälle? Voiko tapahtuma kiinnostaa mediaa tai voiko tilaisuuden tiedot viedä paikallismedian tapahtumakalenteriin? 
• Suunnittele tapahtuman näkyminen sosiaalisessa mediassa.
• Kutsuvierastilaisuuksissa: suunnittele kutsut ja lähetä ne hyvissä ajoin. Lähetä muistutuskutsu esimerkiksi viikkoa ennen tapahtumaa.
   

• Mieti voiko tilaisuudessa käyttää osallistavaa tekniikkaa, esimerkiksi viestiseinää? Kuka viestiseinää moderoi?
• Sovi esiintyjien kanssa ohjelman sisällöistä ja toteutuksesta. Pyydä mahdolliset esitysdiat ennakkoon esiintyjiltä (esimerkiksi kaksi päivää aikaisemmin). Ota huomioon tekijänoikeudet esitysmateriaaleissa ja tallennetun musiikin esittämisessä.
• Jos suunnitteilla on yli 200 hengen yleisötilaisuus, arvioi onko tapahtumailmoituksen tekeminen aiheellista.
• Tee tarkka tapahtumapäivän ja ohjelman juoksutus. Mitä tapahtuu ja missä? Vastaako palvelut tilaisuuden tarpeita? Tarvitsetko maksullisia lisäpalveluita esimerkiksi tilaisuuden av-toteutukseen?
• Ole yhteydessä tapahtumatilaan. Keskustele ratkaisuista ja mahdollisuuksista tapahtumapaikan yhteyshenkilön kanssa. Toimita tilaisuuden ohjelma tapahtumapaikkaan. 
• Suunnittele ohjelman kalustustarpeet ja tarkempi aikataulutus. Jos ohjelma on pitkä, muista jättää tilaa tauoille, tekniikan testaamiselle jne.
• Selvitä vaatesäilytys tapahtuman aikana. Tilaa osallistumajäärän edellyttämä vahtimestaripalvelu.
• Tilaa tarjoilut.

Jaa tapahtuma-aikaiset vastuut 

• Kuka ottaa tulijat vastaan? Vieraiden ohjaamiseen kannattaa varata useita henkilöitä, jos on kyse suuresta tilaisuudesta.  
• Kuka ottaa puhujat vastaan ja ohjeistaa heidät?  
• Kuka vastaa tekniikasta? Mikä on tapahtumajärjestäjän vastuu ja miten av-tekniikka hoidetaan paikan päällä?  
• Kuka valokuvaa? Kuka tekee tilaisuuden aikana nostoja someen?

• Lähetä osallistujille kiitosviesti. Pyydä palautetta tapahtumasta sekä esiintyjiltä että osallistujilta.
• Käsittele palautteet ja keskustele niistä muiden järjestäjien kanssa.