Botnia tietosuojaseloste
Botnia-tutkimus

TIETOSUOJASELOSTE

Laadittu 4.

12.2018, Päivitetty 24.3.2022

Rekisterinpitäjä

Botnia-tutkimus, Suomen Molekyylilääketieteen instituutti FIMM, Helsingin yliopisto

PL 3, 00014 Helsingin yliopisto

Puhelin: 02941 911 (vaihde)

Rekisterin vastuuhenkilöt

Tiinamaija Tuomi (tohtori, dosentti, tutkimusjohtaja ja osastonylilääkäri)

tiinamaija.tuomi@hus.fi

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Laura Impivaara (YTM, tutkimushallintokoordinaattori)

ext-laura.impivaara@hus.fi

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava

Helsingin yliopiston tietosuojavastaava on Veera Löthman

tietosuoja@helsinki.fi, puhelin 02941 911 (vaihde).

Tutkimuksen toteuttaja ja osapuolet

Tutkimuksen toteuttaa Botnia-tutkimus. Tutkimusta johtavat dosentti Tiinamaija Tuomi professori Leif Groop. Tutkimus tehdään Närpiön, Maalahti-Korsnäsin, Mustasaaren, Pietarsaaren ja Vaasan terveyskeskusten, Helsingin ja Lundin yliopistojen, Helsingin Uudenmaan sairaanhoitopiirin sekä Folkhälsanin tutkimuskeskuksen yhteistyönä.

Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Botnia-tutkimus käsittää perustutkimuksen ja seurantatutkimukset, joiden tavoitteena on:

  1. Selvittää diabeteksen ja siihen liittyvien tilojen syntyyn vaikuttavia perintötekijöitä ja ympäristötekijöitä
  2. Selvittää mekanismeja, joilla nämä tekijät vaikuttavat diabeteksen kehittymisen
  3. Rakentaa malli, jolla voidaan ennustaa diabeteksen kehittymistä
  4. Löytää uusia keinoja ehkäistä ja hoitaa diabetesta

Henkilötietojen käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) säännöksiin; 6 artiklan 1 kohdan a-alakohtaan (suostumus) ja e-alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi), 9 artiklan 2 kohdan a-alakohtaan (suostumus), g-alakohtaan (käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä ja käsittely on oikeasuhtaista tavoitteeseen nähden) sekä j-alakohtaan (käsittely on tarpeen tieteellisiä tutkimustarkoituksia varten). Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu kansalliseen tietosuojalakiin (1050/2018), lakiin lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999), lakiin ihmisen elimien ja kudoksien lääketieteellisestä käytöstä, lakiin potilaan asemasta ja oikeuksista (17.8.1992/785), lakiin terveydenhuollon ammattihenkilöistä (28.6.1994/559), terveydenhuoltolakiin (1326/2010), lääkelakiin (395/1987), arkistolakiin (23.9.1994/831) ja biopankkilakiin (688/2012).

Rekisterin sisältämät henkilötiedot:

A) Yksittäisissä Botnia-keskuksissa kerätty tunnisteellinen tieto, joihin on pääsy ainoastaan kyseessä olevan keskuksen henkilökunnalla, tutkimuksen johtajilla sekä projektien koordinaattoreilla ja tutkimusassistenteilla Helsingissä.

  • Henkilön nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, tutkimusnumero, paperiversio kyselylomakkeesta.
  • Mahdollisesti tilatut kopiot sairaskertomuksista liittyen diabetekseen
  • Sukupuu ja sukutietolomake (sukulaisten yhteystiedot).
  • Rekisteriin sisällytetään myös tieto siitä, onko potilas osallistunut tutkimukseen hoitoonsa liittyen vai muusta syystä.

B) Ilman tunnistetietoja tutkimusnumerolla tallennettavat tiedot:

  • Kyselylomakkeiden tiedot, tutkimuskäyntitiedot ja laboratoriotulokset. Nämä Botnia-tutkimuksessa kerättävät tiedot tallennetaan ilman tunnistetietoja Helsingin yliopiston palomuurin takana olevalla palvelimella sijaitsevaan RedCap-tietokantaan, joka on rakennettu Botnia-tutkimusta varten.

Osa Botnia-tutkimuksessa käsitellyistä tiedoista (terveystiedot) lukeutuvat arkaluonteisten henkilötietojen piiriin. Arkaluontoisten tietojen käsittely perustuu sekä nimenomaiseen suostumukseen ja tieteelliseen tutkimustarkoitukseen sekä on yleisen edun mukaista.

Kaikki henkilötiedot ja arkaluonteiset henkilötiedot ovat suojattu asianmukaisesti erillisellä käyttöoikeudella, käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai lukollisella tilalla, johon pääsee vain tutkimushenkilökunta. Lisäksi tietokoneet on suojattu palomuurein. Kaikki henkilötietoja käsittelevät tahot ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen.

Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Henkilötiedot perustuvat tutkittavien itse antamaan tietoon, viranomaisrekisteritietoon sekä joissain tapauksissa erillisellä suostumuksella muilta terveydenhuollon toimioilta saatuun tietoon. Lisäksi tutkimukseen osallistuneiden henkilöiden ajantasaiset osoitetiedot voidaan tarkistaa Digi- ja väestötietovirastosta (DVV).

Tietojen siirto tai luovuttaminen

Suoria tunnistetietoja (nimi, henkilötunnus) ei luovuteta tutkimuksen ulkopuolelle lukuun ottamatta henkilötunnuksen perusteella tehtäviä poimintoja viranomaisrekistereistä. Tutkittavien terveyttä tullaan seuraamaan 30 vuoden aikana myös Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) hoitoilmoitusrekisteristä (HILMO, AvoHilmo), Syöpä- ja joukkotarkastusrekistereistä, Syntyneiden lasten rekisteristä ja Kansaneläkelaitoksen (KELA) lääkeostorekisteristä, Reseptikeskuksesta ja Reseptiarkistosta (Kanta), sekä Tilastokeskuksen kuolinsyyrekisteristä.

Tutkimukseen osallistuneiden henkilöiden ajantasaiset osoitetiedot voidaan poimia henkilötunnuksen perusteella Digi- ja Väestötietovirastosta (DVV). Postituksissa voidaan käyttää ulkopuolisten toimijoiden tarjoamia painatus- ja postituspalveluita. Painatus- ja postituspalveluita koskevat GDPR:n mukaiset tietojenkäsittely- ja salassapitosopimukset solmitaan Botnia-tutkimuksen ja palveluntarjoajan välille.

Pyydämme lisäksi erillisellä suostumuslomakkeella luvan siirtää tietosi THL biopankkiin. Tämä on vapaaehtoista eikä vaikuta tutkimukseen tai asemaasi negatiivisesti kieltäytyessäsi. Luvan saatua biopankkiin siirretään nimi, henkilötunnus, tutkimusnumero, koulutus, ammatti, diabetesdiagnoosi, tupakointi sekä tulokset mittauksista (paino, pituus, vyötärön- ja lantionympärys, rasvaprosentti, verenpaine ja pulssi) ,verikokeista (glukoosi-, insuliini-, C-peptidi-, rasva-arvot ja geenitulokset) sekä verinäytteitä (DNA, RNA, seerumi, plasma ja virtsa).

Lisäksi jos tutkittava antaa siihen erillisen suostumuksen, henkilötunnuksen perusteella voidaan tehdä potilastietopyyntöjä muilta terveydenhuollon toimijoilta (kuten terveyskeskuksesta).

Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään asianmukaisesti niin kauan kuin se on Botnia-tutkimuksen toteuttamisen kannalta tarpeen. Säilytysaikaa säätelee lainsäädäntö sekä hyvä eettinen tutkimustapa. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne hävitetään asianmukaisesti.

Tutkimuksen tai sen osa-tutkimuksen seurannan päätyttyä tutkimusaineisto arkistoidaan joko paperisesti tai sähköisesti ja säilytetään tietoturvallisilla palvelimilla ja lukollisissa tiloissa tieteellisiä jatkotarkoituksia tai tulosten varmistamista varten. Tarvittaessa käytetään myös ulkopuolista toimijaa kuten Iron Mountain (arkistointiyritys) tai TKP-Print (Skannausyritys), joka skannaa paperit sähköiseen tallennukseen salatulle levyalueelle. Ulkopuolisten toimijoiden kanssa solmitaan aina erilliset salassapito- ja tietosuojasopimukset GDPR:n mukaisesti.

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Botnia-tutkimuksen tutkittavien nimeä ja henkilötunnusta ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.

Tutkimusaineistojen luovutukset tutkimusryhmän ulkopuolelle (rekisteröityjen biopankki-näytteenantajien tiedot ja julkisella tiedonantomenettelyllä biopankkiin siirretyt tiedot) tapahtuvat ilman nimeä ja henkilötunnusta THL Biopankin kautta. THL Biopankki käsittelee myös tietoluovutukset EU/ETA-alueen ulkopuolelle, joka huolehtii tietojen asianmukaisesta suojaamisesta.

Rekisteröidyn oikeudet ja niistä poikkeaminen

Suostumuksen peruuttaminen

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

-henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin

-peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta

-vastustat käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä

-henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

-henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos:

-tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa, tai

-jos henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tai

-käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen, jos kyseessä on jokin seuraavista olosuhteista:

-kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa tutkimus voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden

-käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista

-tutkimus ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

-olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada tutkimukselle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle tutkimuksen estämättä, jos:

-käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja

-käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Valitusoikeus

Jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta, sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi