Hakukelpoisuus ja koulutusasiakirjat

Yliopistolain (558/2009) 37 § mukaan jatkotutkintoon johtaviin opintoihin voidaan ottaa opiskelijaksi henkilö, joka on suorittanut:

• soveltuvan ylemmän korkeakoulututkinnon
• soveltuvan ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon; taikka
• soveltuvan ulkomaisen koulutuksen, joka asianomaisessa maassa antaa kelpoisuuden vastaaviin korkeakouluopintoihin. 

Jatkotutkintoon johtaviin opintoihin voidaan ottaa opiskelijaksi myös hakija, jolla yliopisto toteaa muutoin olevan opintoja varten riittävät tiedot ja valmiudet. Tohtoriohjelmilla voi lisäksi olla ohjelma- tai tutkintokohtaisia sääntöjä kelpoisuudelle – tarkistathan lisäohjeet tohtoriohjelmien verkkosivuilta.

Jos tutkintosi antaa sinulle ehdollisen kelpoisuuden tohtoriopintoihin tutkinnonsuoritusmaassa, muista todistaa meille myös, että olet täyttänyt ko. ehdon.

Sinun tulee toimittaa seuraavat koulutusasiakirjat paperisina kopioina sen tutkinnon osalta, joka toimii hakukelpoisuutesi perusteena:

• tutkintotodistus
• opintosuoritusote

Kaikkien koulutusasiakirjojen tulee olla virallisesti oikeaksi todistettuja tai laillistettuja (lisätietoja alempana tällä sivulla). Muistathan myös perehtyä mahdollisiin maakohtaisiin erityisvaatimuksiin koulutusasiakirjojen oikeaksi todistamisen ja toimittamisen suhteen. Asiakirjojen toimittamisessa on ensisijaisesti noudatettava kaikkia maakohtaisia erityisvaatimuksia. Mikäli asiakirjan kieli on muu kuin suomi, ruotsi tai englanti, on lisäksi toimitettava virallinen käännös yhdelle näistä kielistä.

Osaan ohjelmista voi hakea jo ennen valmistumista. Tämä on kuitenkin ohjelmakohtaista, joten tarkistathan mahdollisuuden aina erikseen tohtoriohjelmien omilta verkkosivuilta. Pääsääntönä on, että kaikkien tutkintoon sisältyvien opintojen tulee olla rekisterissä ennen hakuajan päättymistä. Jos et ole valmistunut ennen kuin ohjelman hakuaika päättyy, sinun tulee toimittaa virallisesti oikeaksi todistettu kopio viimeisimmästä opintosuoritusotteestasi (huomioi mahdolliset maakohtaiset erityisvaatimukset).

Alempana tällä sivulla on yleistä tietoa tutkintotodistuksista, suoritusotteista, virallisista käännöksistä ja virallisesti oikeaksi todistetuista jäljennöksistä.

Jos tutkintosi myöntänyt oppilaitos antaa opintosuoritusotteen tai tutkintotodistuksen vain sähköisessä muodossa, ole yhteydessä osoitteeseen phd-admissions@helsinki.fi Tässä tapauksessa oppilaitoksen on tarjottava tapa verifioida sähköiset asiakirjat.

Huom! Älä koskaan toimita meille alkuperäisiä tutkintotodistuksia vaan ainoastaan oikeaksi todistettuja kopioita – hakemusten liitteitä ei palauteta hakijoille.

Tutkintotodistus on asiakirja, jonka oppilaitos on myöntänyt onnistuneesti kaikki tutkintoon kuuluvat opinnot suorittaneelle opiskelijalle. Todistuksen saanut opiskelija on valmistunut. Tutkintotodistuksen tulee sisältää tutkinnon myöntävän oppilaitoksen nimi, tutkinnon myöntämisen päivämäärä, tutkinnon suorittaneen henkilön nimi sekä tieto siitä, mikä titteli tai tutkinto henkilölle on myönnetty.

Huomioi, että mahdolliset maakohtaiset vaatimukset menevät tämän ohjeen edelle.

Väliaikainen (tilapäinen) tutkintotodistus hyväksytään, jos se on myönnetty enintään viisi vuotta sitten. Viiden vuoden voimassaoloaika alkaa päivästä, jolloin tutkinto on myönnetty, eikä se saa vanhentua ennen hakemisajan päättymistä. Väliaikaista tutkintotodistusta ei hyväksytä, jos se on myönnetty yli viisi vuotta sitten. Jos väliaikainen tutkintotodistus on yli viisi vuotta vanha, hakijan tulee esittää lopullinen tutkintotodistuksensa.

Väliaikainen (tilapäinen) tutkintotodistus on oppilaitoksen osoittama asiakirja opiskelijalle, jolle on myönnetty akateeminen tutkinto. Väliaikainen tutkintotodistus on osoitettu korvaamaan varsinaista tutkintotodistusta esimerkiksi tapauksessa, jossa varsinaista tutkintotodistusta ei voida teknisistä tai hallinnollisista syistä toimittaa opiskelijalle välittömästi opintojen suorittamisen jälkeen. Väliaikaisen tutkintotodistuksen tulee sisältää:

• tutkinnon myöntävän oppilaitoksen nimi
• tutkinnon myöntämisen päivämäärä*
• henkilön nimi, jolle väliaikainen tutkintotodistus on osoitettu
• tieto siitä, mikä akateeminen titteli / tutkinto henkilölle on myönnetty.

Huomioithan, että asiakirja joka todistaa opiskelijan suorittaneen kaikki kurssit ei riitä väliaikaiseksi tutkintotodistukseksi.

*Tutkinnon myöntämisen päivämäärä on päivämäärä, jolloin tutkinto on myönnetty sinulle. Toisin sanoen se on päivämäärä, josta alkaen olet virallisesti oikeutettu siihen akateemiseen tutkintonimikkeeseen, jonka olet suorittanut. Se ei siis ole välttämättä sama kuin valmistumisseremonian päivämäärä, sillä seremonian ja virallisen myöntämispäivämäärän välillä on usein viivettä.

Huomioi, että mahdolliset maakohtaiset vaatimukset menevät tämän ohjeen edelle.

Virallisen opintosuoritusotteen tulee sisältää seuraavat tiedot:

• tutkintoon sisältyvien opintosuoritusten täydelliset nimet

• opintosuoritusten suoritusajat (tai vähintään kokonaisopiskeluaika oppilaitoksessa)
• annetut arvosanat
• myönnetyt opintopisteet
• tieto oppilaitoksessa henkilön opiskeluaikana käytössä olleesta arvosana-asteikosta

Jos et ole vielä valmistunut, opintosuoritusotteen tulee sisältää sen tutkinnon nimi, joka sinulle myönnetään kun valmistut (esim. filosofian maisteri). Jos et ole vielä valmistunut, kaikkien tutkintoon sisältyvien opintojen on oltava suoritettu ja löydyttävä opintosuoritusotteella. Joissain ohjelmissa tästä säännöstä voi olla poikkeuksia.

Opintosuoritusotteen tulee sisältää kaikki opinnot. Jos tutkinto sisältää kurssisuorituksia, jotka opiskelija on suorittanut muussa oppilaitoksessa, mutta hyväksiluettuja opintoja ei ole merkitty yksityiskohtaisesti opintosuoritusotteeseen, on hakijan toimitettava erillinen opintosuoritusote hyväksiluetuista opinnoista. Huomioithan myös mahdolliset maakohtaiset erityisvaatimukset opintosuoritusotteen toimittamisessa ja sisällössä.

Helsingin yliopisto hyväksyy vain viralliset opintosuoritusotteet.

Huomioi, että mahdolliset maakohtaiset vaatimukset menevät tämän ohjeen edelle.

Helsingin yliopisto ei hyväksy tavallisia valokopioita koulutusasiakirjoista. Kaikkien koulutusasiakirjojen tulee olla joko ne myöntäneen oppilaitoksen toimesta virallisesti oikeaksi todistettuja tai laillistettuja (ks. alempana). Joidenkin maiden osalta on olemassa maakohtaisia erityisvaatimuksia, jotka ovat ensisijaisia muihin asiakirjojen oikeaksi todistamisen vaatimuksiin nähden. Noudata aina maakohtaista vaatimusta. Jos asiakirjoille ei ole maakohtaisia vaatimuksia, myös suomalaisen julkisen notaarin virallisesti oikeaksi todistamat jäljennökset hyväksytään. Aiheesta lisätietoa antavat paikallisen maistraatin verkkosivut.

Huom! Otathan huomioon, että muiden maiden julkisten notaarien virallisesti oikeaksi todistamia jäljennöksiä ei hyväksytä ilman laillistamista.

Jos olet suorittanut maisterin (tai vastaavan) tutkintosi Helsingin yliopistossa, sinun ei tarvitse toimittaa virallisia jäljennöksiä. Todistukset tulee kuitenkin liittää skannattuina PDF-tiedostoina sähköiseen hakemukseen.

Oppilaitosten virallisesti oikeaksi todistamat jäljennökset

Oppilaitokset voivat antaa virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä koulutusasiakirjoista. Jos pyydät virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä oppilaitokselta, varmistathan että jäljennökset jotka jätät Helsingin yliopistolle täyttävät seuraavat kriteerit:

• jäljennös on tehty suoraan alkuperäisestä koulutusasiakirjastasi
• jäljennös sisältää kaikki koulutusasiakirjasi sivut
• jokaisella sivulla on oppilaitoksen alkuperäinen leima (yleisiä leimoja, joissa todetaan vain esim. “virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös” ei hyväksytä)
• jäljennöksessä on oikeaksi todistavan virkailijan alkuperäinen allekirjoitus

Virallisesti oikeaksi todistetun jäljennöksen voi lähettää Helsingin yliopistoon joko hakija itse tai asiakirjan myöntänyt oppilaitos. Kummassakin tapauksessa hakija on vastuussa sen varmistamisesta, että vaaditut asiakirjat saapuvat Helsingin yliopiston Hakijapalveluihin hakukierroksen määräaikaan mennessä, ja että asiakirjat vastaavat vaatimuksia.

Asiakirjojen laillistaminen

Jos sinun ei ole mahdollista saada oppilaitoksen virallisesti oikeaksi todistamia jäljennöksiä akateemisista asiakirjoistasi, voit toimittaa asiakirjoistasi laillistetut jäljennökset.

Laillistaminen voi tapahtua kahdella eri tavalla riippuen siitä, onko asianomainen valtio allekirjoittanut Haagin vuoden 1961 yleissopimusta. Asiakirjat niistä maista, jotka ovat ratifioineet Haagin yleissopimuksen, voidaan laillistaa Apostille-todistuksella (leima tai paperinen todistus). Asiakirjat muista maista laillistetaan kahdessa vaiheessa: ensin asiakirjan myöntäneen valtion ulkoasianministeriössä, ja sen jälkeen kyseisen valtion Suomen suurlähetystössä tai Suomen konsulaatissa.

Apostille

Apostille-todistus (leima tai paperinen todistus) on välttämätön, jos asiakirjan on myöntänyt viranomainen maasta, joka on ratifioinut Haagin vuoden 1961 yleissopimuksen. Tietoa Haagin yleissopimuksesta sekä englanninkielinen lista sen jäsenvaltioista löytyy alla olevasta osoitteesta.

Lokakuun 5. päivänä 1961 tehty ulkomaisten yleisten asiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamista koskeva yleissopimus

Samasta osoitteesta on saatavilla myös tietoa viranomaisista, jotka tarjoavat Apostille-todistuksia eri maissa.

Laillistaminen

Jos asiakirjan myöntävä valtio ei ole allekirjoittanut Haagin yleissopimusta, sen laillistaa asiakirjan myöntäneen valtion ulkoasiainministeriö. Tämän jälkeen asiakirjan laillistaa vielä kyseisessä maassa toimivaltainen Suomen suurlähetystö tai Suomen konsulaatti todistamalla kyseisen maan ulkoasiainministeriön toimivallan asiakirjan laillistamiseen.

Jos koulutusasiakirjasi ovat muun kuin englannin-, suomen- tai ruotsinkielisiä, vaaditaan virallinen käännös jollekin näistä kielistä. Lisäksi tulee toimittaa virallisesti oikeaksi todistetut jäljennökset alkuperäisistä asiakirjoista. Virallisen käännöksen tulee olla jokin seuraavista:

• myöntäneen oppilaitoksen tekemä käännös (alkuperäinen asiakirja)
• virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös myöntäneen oppilaitoksen tekemästä käännöksestä
• virallisen kääntäjän tekemä käännös (alkuperäinen asiakirja)
• virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös virallisen kääntäjän tekemästä käännöksestä

Virallisen käännöksen jokaisella sivulla tulee olla kääntäjän leima ja/tai allekirjoitus. Virallisten käännösten tulee olla täsmällisiä käännöksiä alkuperäisistä asiakirjoista. Hakijan itse tekemiä käännöksiä ei hyväksytä. Tavallisia kopioita virallisesta käännöksestä ei hyväksytä, vaan kopion on oltava virallisesti oikeaksi todistettu.

Voit hakea opinto-oikeutta, jos kaikki maisterin tutkintoosi sisältyvät opinnot on suoritettu hyväksytysti, mutta et ole vielä valmistunut. Kaikkien tutkintoosi sisältyvien opintojen on näyttävä opintosuoritusotteellasi haun päättyessä. Opintosuoritusote on toimitettava alla olevien ohjeiden mukaisesti. Jos et ole vielä valmistunut, mutta olet suorittanut kaikki opintosi, sinulle voidaan myöntää opinto-oikeus ehdollisena. Tällöin sinun on pystyttävä toimittamaan tutkintotodistus ennen opiskelupaikan vastaanottamista. Tutkintotodistus on toimitettava alla olevien ohjeiden mukaisesti. Jos et pysty toimittamaan tutkintotodistusta opiskelupaikan vastaanottamisen määräaikaan mennessä, menetät opiskelupaikan.

Muutaman tohtoriohjelman kohdalla on poikkeus tästä säännöstä. Jos et ole vielä suorittanut kaikkia opintojasi, tarkista oman ohjelmasi hakuohjeista, voitko silti hakea.

Asiakirjat voi toimittaa Hakijapalveluihin postitse, kuriiripalvelun kautta tai tuomalla ne itse Hakijapalveluiden postilaatikkoon.

Huomioithan, että asiakirjojen tulee olla perillä Hakijapalveluissa kyseisen hakukierroksen päättymiseen mennessä. Hakija on aina vastuussa asiakirjojen saapumisesta määräaikaan mennessä.

Varmista, että toimitat kaikki tarvittavat asiakirjat ja mahdolliset tarvittavat käännökset Hakijapalveluihin.

Jos olet suorittanut maisterin (tai vastaavan) tutkintosi Helsingin yliopistossa, sinun ei tarvitse toimittaa virallisia jäljennöksiä. Todistukset tulee kuitenkin liittää skannattuina PDF-tiedostoina sähköiseen hakemukseen.

Merkitse kirjekuoreen selkeästi mihin tohtoriohjelmaan haet.

Huomaa myös, että hakuasiakirjoja ei palauteta sinulle – älä siis toimita meille esim. alkuperäistä tutkintotodistustasi.

Asiakirjojen toimittaminen postitse Hakijapalveluihin

Jos lähetät asiakirjat postitse, käytä seuraavaa osoitetta:

Helsingin yliopisto
Tohtoriohjelmat / ohjelman nimi
Hakijapalvelut
PL 3
00014 Helsingin yliopisto

Lähetä asiakirjat aina tähän osoitteeseen. Jos lähetät asiakirjat väärälle vastaanottajalle (esim. tohtoriohjelmaan), niiden katsotaan saapuneen Hakijapalveluihin vasta sinä päivänä, jona ne on toimitettu väärästä osoitteesta oikeaan.

Asiakirjojen toimittaminen kuriiripalvelun kautta

Jos lähetät asiakirjat kuriiripalvelun kautta (esim. UPS, DHL, FedEx), käytä seuraavaa osoitetta:

Helsingin yliopisto
Tohtoriohjelmat / ohjelman nimi
Hakijapalvelut
Fabianinkatu 33
00170 Helsinki

Lähetä asiakirjat aina tähän osoitteeseen. Jos lähetät asiakirjat väärälle vastaanottajalle (esim. tohtoriohjelmaan), niiden katsotaan saapuneen Hakijapalveluihin vasta sinä päivänä, jona ne on toimitettu väärästä osoitteesta oikeaan.

Asiakirjojen toimittaminen itse Hakijapalveluiden postilaatikkoon

Jos haluat toimittaa asiakirjat henkilökohtaisesti, sinun tulee jättää ne Helsingin yliopiston Hakijapalvelujen postilaatikkoon. Postilaatikko sijaitsee yliopiston päärakennuksella, Hakijapalveluiden toimiston ulkopuolella (Fabianinkatu 33, 1. kerros).

Ethän jätä asiakirjoja muualle kuin postilaatikkoon (esim. anna niitä vahtimestarille) tai muuhun kuin em. postilaatikkoon. Jos jätät asiakirjat väärään postilaatikkoon, niiden katsotaan saapuneen Hakijapalveluihin vasta sinä päivänä, jona ne on toimitettu väärältä vastaanottajalta hakijapalveluihin.

Älä toimita mitään asiakirjoja yksittäisille henkilökunnan jäsenille hakijapalveluissa tai muualla yliopistolla. Henkilökunta ei ota asiakirjoja vastaan henkilökohtaisesti. Asiakirjat voi jättää ainoastaan hakijapalveluiden postilaatikkoon.

Mikäli tarvitset hakuneuvontaa, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse (phd-admissions@helsinki.fi). Halutessasi voit myös varata ajan henkilökohtaiseen hakuneuvontaan. Huomaathan kuitenkin, että hakijapalvelujen neuvojat eivät voi ottaa vastaan hakuasiakirjoja tai antaa palautetta niistä.