Hakukelpoisuus ja koulutusasiakirjat

Koronavirustilanteen takia huhtikuun hakukierroksen liitteiden toimittamisessa on poikkeuksellinen määräaika.

Liitä hakemuslomakkeelle PDF-muodossa kopiot opintosuoritusotteestasi ja tutkintotodistuksestasi, sekä niiden mahdolliset käännökset. Näiden lisäksi hakulomakkeelle pitää liittää kopio kielitaidon todenteesta, jos sinulla on sellainen.

Jos et ole toimittanut paperisia, virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita koulutustaustaliitteistäsi, tai jos et ole voinut suorittaa kielitestiä hakuajan puitteissa, voit tulla ehdollisesti hyväksytyiksi.

Jos sinut hyväksytään ehdollisesti, sinun on toimitettava virallisesti oikeaksi todistetut paperiset kopiot opintosuoritusotteestasi ja tutkintotodistuksestasi Helsingin yliopiston hakijapalveluihin 1.8.2020 klo 15.00 mennessä.

Huomioi oikeaksi todistamisessa mahdolliset maakohtaiset vaatimukset.

Jos koulutustaustasi ei riitä kielitaitosi todentamiseen, sinun on toimitettava Helsingin yliopiston vaatimukset täyttävä kielitestin tulos Helsingin yliopiston käyttöön 1.8.2020 klo 15.00 mennessä.

Jos sinut hyväksytään ehdollisesti etkä toimita määräaikaan mennessä virallisesti oikeaksi todistettuja kopiota opintosuoritusotteestasi ja tutkintotodistuksestasi, sekä Helsingin yliopiston vaatimukset täyttävää kielitaidon todennetta, menetät opiskelupaikkasi.

Tietoa asiakirjojen virallisesti oikeaksi todistamisesta ja kielitaitovaatimuksista, sekä maakohtaisista vaatimuksista saat hakuprosessia koskevista yleisistä ohjeistamme.

Yliopistolain (558/2009) 37 § mukaan jatkotutkintoon johtaviin opintoihin voidaan ottaa opiskelijaksi henkilö, joka on suorittanut:

• soveltuvan ylemmän korkeakoulututkinnon
• soveltuvan ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon; taikka
• soveltuvan ulkomaisen koulutuksen, joka asianomaisessa maassa antaa kelpoisuuden vastaaviin korkeakouluopintoihin. 

Jatkotutkintoon johtaviin opintoihin voidaan ottaa opiskelijaksi myös hakija, jolla yliopisto toteaa muutoin olevan opintoja varten riittävät tiedot ja valmiudet. Tohtoriohjelmilla voi lisäksi olla ohjelma- tai tutkintokohtaisia sääntöjä kelpoisuudelle – tarkistathan lisäohjeet tohtoriohjelmien verkkosivuilta.

Jos suorittamasi tutkinto antaa sinulle ehdollisen kelpoisuuden tohtoriopintoihin tutkinnonsuoritusmaassa, muista todistaa meille myös, että olet täyttänyt ko. ehdon.

Toimita vaaditut koulutusasiakirjat paperisina kopioina siitä tutkinnosta, jonka perusteella haet tohtorin tutkinnon suoritusoikeutta (yleensä ylempi korkeakoulututkinto). Vaaditut asiakirjat ovat:

• tutkintotodistus
• opintosuoritusote

Kaikkien koulutusasiakirjojen tulee olla virallisesti oikeaksi todistettuja tai laillistettuja (lisätietoja alempana tällä sivulla). Perehdy myös mahdollisiin maakohtaisiin erityisvaatimuksiin, jotka voivat koskea koulutusasiakirjojen oikeaksi todistamista tai toimittamista Hakijapalveluihin. Jos asiakirjojasi koskee jokin maakohtainen erityisvaatimus, noudata sitä. Erityisvaatimus ohittaa tällä sivulla kerrotut yleiset ohjeet. Mikäli asiakirjasi kieli on muu kuin suomi, ruotsi tai englanti, toimita siitä yhdelle näistä kielistä tehty virallinen käännös.

Osaan ohjelmista voi hakea jo ennen valmistumista. Tämä on kuitenkin ohjelmakohtaista, joten tarkista mahdollisuus aina erikseen tohtoriohjelmien omilta verkkosivuilta. Pääsääntönä on, että kaikkien tutkintoon sisältyvien opintojen, myös tutkielman, tulee olla rekisterissä ennen hakuajan päättymistä. Jos et ole valmistunut ennen kuin ohjelman hakuaika päättyy, toimita virallisesti oikeaksi todistettu kopio viimeisimmästä opintosuoritusotteestasi (huomioi mahdolliset maakohtaiset erityisvaatimukset).

Alempana tällä sivulla on yleistä tietoa tutkintotodistuksista, suoritusotteista, virallisista käännöksistä ja virallisesti oikeaksi todistetuista jäljennöksistä.

Jos tutkintosi myöntänyt oppilaitos antaa opintosuoritusotteen tai tutkintotodistuksen vain sähköisessä muodossa, ole yhteydessä osoitteeseen phd-admissions@helsinki.fi. Oppilaitoksen on tarjottava luotettava tapa verifioida sähköiset asiakirjat.

Tutkintotodistuksen saanut opiskelija on valmistunut. Tutkintotodistus on asiakirja, jonka oppilaitos on myöntänyt opiskelijalle, joka on suorittanut onnistuneesti kaikki tutkintoon kuuluvat opinnot. Tutkintotodistuksen tulee sisältää seuraavat tiedot:

• tutkinnon myöntävän oppilaitoksen nimi
• tutkinnon myöntämisen päivämäärä*
• tutkinnon suorittaneen henkilön nimi
• tieto siitä, mikä titteli tai tutkinto henkilölle on myönnetty

*Tutkinnon myöntämisen päivämäärä on päivämäärä, jolloin tutkinto on myönnetty sinulle. Toisin sanoen se on päivämäärä, josta alkaen olet virallisesti oikeutettu siihen akateemiseen tutkintonimikkeeseen, jonka olet suorittanut. Se ei siis ole välttämättä sama kuin valmistumisseremonian päivämäärä, sillä seremonian ja virallisen myöntämispäivämäärän välillä on usein viivettä.

Huomioi, että mahdolliset maakohtaiset vaatimukset menevät tämän ohjeen edelle.

Huom! Älä koskaan toimita meille alkuperäisiä tutkintotodistuksia vaan ainoastaan oikeaksi todistettuja kopioita – hakemusten liitteitä ei palauteta hakijoille.

Väliaikainen (tilapäinen) tutkintotodistus on oppilaitoksen osoittama asiakirja opiskelijalle, jolle on myönnetty akateeminen tutkinto. Väliaikaisen tutkintotodistuksen saanut opiskelija on siis valmistunut. Väliaikainen tutkintotodistus korvaa varsinaista tutkintotodistusta esimerkiksi tapauksessa, jossa varsinaista tutkintotodistusta ei voida teknisistä tai hallinnollisista syistä toimittaa opiskelijalle välittömästi opintojen suorittamisen jälkeen. Huomioithan, että asiakirja joka todistaa sinun suorittaneen kaikki kurssit ei ole väliaikainen tutkintotodistus.

Väliaikaisen tutkintotodistuksen tulee sisältää:

• tutkinnon myöntävän oppilaitoksen nimi
• tutkinnon myöntämisen päivämäärä*
• henkilön nimi, jolle väliaikainen tutkintotodistus on osoitettu
• tieto siitä, mikä akateeminen titteli / tutkinto henkilölle on myönnetty.

Väliaikainen (tilapäinen) tutkintotodistus hyväksytään, jos se on myönnetty enintään viisi vuotta sitten. Viiden vuoden voimassaoloaika alkaa päivästä, jolloin tutkinto on myönnetty, eikä se saa vanhentua ennen hakuajan päättymistä. Jos väliaikainen tutkintotodistus on yli viisi vuotta vanha, hakijan tulee esittää lopullinen tutkintotodistuksensa, eikä väliaikaista todistusta enää hyväksytä.

*Tutkinnon myöntämisen päivämäärä on päivämäärä, jolloin tutkinto on myönnetty sinulle. Toisin sanoen se on päivämäärä, josta alkaen olet virallisesti oikeutettu siihen akateemiseen tutkintonimikkeeseen, jonka olet suorittanut. Se ei siis ole välttämättä sama kuin valmistumisseremonian päivämäärä, sillä seremonian ja virallisen myöntämispäivämäärän välillä on usein viivettä.

Huomioi, että mahdolliset maakohtaiset vaatimukset menevät tämän ohjeen edelle.

Virallisen opintosuoritusotteen tulee sisältää seuraavat tiedot:

• tutkintoon sisältyvien opintosuoritusten täydelliset nimet
• opintosuoritusten suoritusajat (tai vähintään kokonaisopiskeluaika oppilaitoksessa)
• annetut arvosanat
• myönnetyt opintopisteet
• tieto oppilaitoksessa henkilön opiskeluaikana käytössä olleesta arvosana-asteikosta

Opintosuoritusotteen tulee sisältää kaikki tutkintoosi sisältyvät opinnot. Jos tutkintosi sisältää kurssisuorituksia muista oppilaitoksista, mutta hyväksiluettuja opintoja ei ole merkitty yksityiskohtaisesti opintosuoritusotteeseen, on sinun toimitettava erillinen opintosuoritusote hyväksiluetuista opinnoista (esim. opintosuoritusote oppilaitoksesta, jossa olit vaihto-oppilaana). [MSM1] Huomioithan myös mahdolliset maakohtaiset erityisvaatimukset opintosuoritusotteen toimittamisessa ja sisällössä.

Jos et ole vielä valmistunut, opintosuoritusotteen tulee sisältää sen tutkinnon nimi, joka sinulle myönnetään kun valmistut (esim. filosofian maisteri). Jos et ole vielä valmistunut, kaikkien tutkintoon sisältyvien opintojen on oltava suoritettu ja löydyttävä opintosuoritusotteella hakuajan päättymiseen mennessä. Joissain ohjelmissa tästä säännöstä voi olla poikkeuksia.

Helsingin yliopisto hyväksyy vain viralliset opintosuoritusotteet.

Huomioi, että mahdolliset maakohtaiset vaatimukset menevät tämän ohjeen edelle.

Helsingin yliopisto ei hyväksy tavallisia valokopioita koulutusasiakirjoista. Kaikkien koulutusasiakirjojen tulee olla joko ne myöntäneen oppilaitoksen toimesta virallisesti oikeaksi todistettuja, tai laillistettuja (ks. alempana). Joidenkin maiden osalta on olemassa maakohtaisia erityisvaatimuksia, jotka ovat ensisijaisia muihin asiakirjojen oikeaksi todistamisen vaatimuksiin nähden. Noudata aina maakohtaista vaatimusta. Jos asiakirjoille ei ole maakohtaisia vaatimuksia, hyväksytään myös suomalaisen julkisen notaarin virallisesti oikeaksi todistamat jäljennökset. Lisätietoa aiheesta saat paikallisen maistraatin verkkosivuilta.

Huom! Otathan huomioon, että muiden maiden julkisten notaarien virallisesti oikeaksi todistamia jäljennöksiä ei hyväksytä ilman laillistamista.

Jos olet suorittanut maisterin (tai vastaavan) tutkintosi Helsingin yliopistossa, sinun ei tarvitse toimittaa virallisia jäljennöksiä koulutusasiakirjoistasi. Todistukset tulee kuitenkin liittää sähköiseen hakemukseen skannattuina PDF-tiedostoina.

Oppilaitosten virallisesti oikeaksi todistamat jäljennökset

Oppilaitokset voivat antaa virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä myöntämistään koulutusasiakirjoista. Jos pyydät virallisesti oikeaksi todistettuja jäljennöksiä oppilaitokselta, varmista, että jäljennökset, jotka jätät Helsingin yliopistolle täyttävät seuraavat kriteerit:

• jäljennös on tehty suoraan alkuperäisestä koulutusasiakirjastasi
• jäljennös sisältää kaikki koulutusasiakirjasi sivut
• jokaisella sivulla on oppilaitoksen alkuperäinen leima
  • yleisiä leimoja, joissa todetaan vain esim. “virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös” ei hyväksytä
• jäljennöksessä on oikeaksi todistavan virkailijan alkuperäinen allekirjoitus

Virallisesti oikeaksi todistetun jäljennöksen voi lähettää Helsingin yliopistoon joko hakija itse tai asiakirjan myöntänyt oppilaitos. Kummassakin tapauksessa hakija on vastuussa sen varmistamisesta, että vaaditut asiakirjat saapuvat Helsingin yliopiston Hakijapalveluihin hakukierroksen määräaikaan mennessä, ja että asiakirjat vastaavat Helsingin yliopiston vaatimuksia.

Asiakirjojen laillistaminen

Jos et saa oppilaitoksesi virallisesti oikeaksi todistamia jäljennöksiä koulutusasiakirjoistasi, voit toimittaa niistä laillistetut jäljennökset. Laillistaminen voi tapahtua kahdella eri tavalla riippuen siitä, onko valtio, jossa asiakirjat on myönnetty, allekirjoittanut Haagin vuoden 1961 yleissopimusta.

Asiakirjat niistä maista, jotka ovat ratifioineet Haagin yleissopimuksen, laillistetaan Apostille-todistuksella, joka on asiakirjaan liitettävä paperinen todistus tai leima. Asiakirjat muista maista laillistetaan kahdessa vaiheessa: ensin asiakirjan myöntäneen valtion ulkoasianministeriössä, ja sen jälkeen kyseisen valtion Suomen suurlähetystössä tai Suomen konsulaatissa. Alla voit lukea tarkemmin molemmista laillistamisen tavoista.

1.       Apostille

Apostille-todistus (leima tai paperinen todistus) on välttämätön, jos asiakirjan myöntänyt viranomainen on maasta, joka on ratifioinut Haagin vuoden 1961 yleissopimuksen. Tietoa Haagin yleissopimuksesta sekä englanninkielinen lista sen jäsenvaltioista löytyy alla olevan linkin kautta.

Lokakuun 5. päivänä 1961 tehty ulkomaisten yleisten asiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamista koskeva yleissopimus

Samasta osoitteesta on saatavilla myös tietoa viranomaisista, jotka tarjoavat Apostille-todistuksia eri maissa.

2.       Laillistaminen muuten kuin Apostille-todistuksella

Jos valtio, jossa koulutusasiakirjasi on myönnetty, ei ole allekirjoittanut Haagin yleissopimusta, asiakirjojen laillistaminen tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensin asiakirjat laillistaa ne myöntäneen valtion ulkoasiainministeriö. Sitten kyseisessä maassa toimivaltainen Suomen suurlähetystö tai Suomen konsulaatti todistaa kyseisen maan ulkoasiainministeriön toimivallan asiakirjan laillistamiseen. Sinun on siis oltava yhteydessä sekä maan ulkoministeriöön, että maassa toimivaltaiseen Suomen edustustoon.

Huomioi maakohtaiset erityisvaatimukset asiakirjojen laillistamiselle. Jos koulutusasiakirjasi on myönnetty maassa, jolle on asetettu erityisvaatimuksia asiakirjojen toimittamisen tai laillistamisen suhteen, noudata kyseisiä erityisvaatimuksia.

Jos koulutusasiakirjasi ovat muun kuin englannin-, suomen- tai ruotsinkielisiä, vaaditaan niistä virallinen käännös jollekin näistä kielistä. Lisäksi sinun tulee toimittaa virallisesti oikeaksi todistetut jäljennökset alkuperäisistä koulutusasiakirjoista. Virallisen käännöksen tulee olla jokin seuraavista:

• myöntäneen oppilaitoksen tekemä käännös (alkuperäinen asiakirja)
• virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös myöntäneen oppilaitoksen tekemästä käännöksestä
• virallisen kääntäjän tekemä käännös (alkuperäinen asiakirja)
• virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös virallisen kääntäjän tekemästä käännöksestä

Virallisen käännöksen jokaisella sivulla tulee olla kääntäjän leima ja/tai allekirjoitus. Virallisten käännösten tulee olla täsmällisiä käännöksiä alkuperäisistä asiakirjoista. Tavallisia kopioita virallisesta käännöksestä ei hyväksytä, vaan kopion on oltava virallisesti oikeaksi todistettu. Hakijan itse tekemiä käännöksiä ei hyväksytä. 

Voit hakea opinto-oikeutta, jos kaikki maisterin tutkintoosi (tai vastaavaan) sisältyvät opinnot on suoritettu hyväksytysti, mutta et ole vielä valmistunut. Kaikkien tutkintoosi sisältyvien opintojen on näyttävä opintosuoritusotteellasi haun päättyessä. Opintosuoritusote on toimitettava tällä sivulla olevien ohjeiden mukaisesti.

Pyydä opinto-ohjelmasi hallinnolliselta henkilökunnalta vapaamuotoinen lausunto, jossa vakuutetaan, että olet suorittanut kakki tutkintoosi sisältyvät opinnot, ja toimita lausunto Hakijapalveluihin. Jos et ole vielä valmistunut, mutta olet suorittanut kaikki opintosi, sinulle voidaan myöntää opinto-oikeus ehdollisena.

Jos sinulle myönnetään opinto-oikeus ehdollisena, sinun on pystyttävä toimittamaan tutkintotodistus ennen opiskelupaikan vastaanottamisen määräaikaa. Tutkintotodistus on toimitettava tällä sivulla olevien ohjeiden mukaisesti. Jos et pysty toimittamaan tutkintotodistusta opiskelupaikan vastaanottamisen määräaikaan mennessä, menetät sinulle tarjotun opiskelupaikan.

Muutaman tohtoriohjelman kohdalla on poikkeus tästä säännöstä. Jos et ole vielä suorittanut kaikkia opintojasi, tarkista oman ohjelmasi hakuohjeista, voitko silti hakea.

Jos suoritat tutkintoasi Helsingin yliopistossa, sinun ei tarvitse toimittaa paperisia kopioita opintosuoritusotteestasi tai tutkintotodistuksestasi. Sinun tulee toimittaa koulutusohjelmasi lausunto siitä, että olet suorittanut kaikki tutkintoosi kuuluvat opinnot. Opintosuoritusote on lisäksi liitettävä hakulomakkeelle PDF-tiedostona. Hakulomakkeelle on merkittävä arvioitu valmistumispäivä. Jos sinulle myönnetään opiskelupaikka ehdollisena, ilmoita hakijapalveluihin, kun olet virallisesti valmistunut. Hakijapalvelut tarkistaa valmistumisesi rekisteristä.

Helsingin yliopiston hakijapalveluilla on useita toimipisteitä. Lähetä asiakirjasi vain tällä sivulla kerrottuun osoitteeseen. Asiakirjojesi päätyminen väärään toimipisteeseen hidastaa niiden käsittelyä huomattavasti.

Voit toimittaa asiakirjat Hakijapalveluihin postitse, kuriiripalvelun kautta tai tuomalla ne itse Hakijapalveluiden postilaatikkoon. Huomioithan, että asiakirjojen tulee olla perillä Hakijapalveluissa kyseisen hakukierroksen päättymiseen mennessä. Olet itse aina vastuussa asiakirjojen saapumisesta määräaikaan mennessä.

Varmista, että toimitat kaikki tarvittavat asiakirjat ja mahdolliset tarvittavat käännökset Hakijapalveluihin.

Jos olet suorittanut maisterin (tai vastaavan) tutkintosi Helsingin yliopistossa, sinun ei tarvitse toimittaa paperisia jäljennöksiä. Todistukset tulee kuitenkin liittää skannattuina PDF-tiedostoina sähköiseen hakemukseen.

Merkitse kirjekuoreen selkeästi mihin tohtoriohjelmaan haet.

Huomaa myös, että hakuasiakirjoja ei palauteta sinulle – älä siis toimita meille esim. alkuperäistä tutkintotodistustasi.

1.       Asiakirjojen toimittaminen postitse Hakijapalveluihin

Jos lähetät asiakirjat postitse, käytä seuraavaa osoitetta:

Tohtoriohjelmat / ohjelman nimi
Hakijapalvelut
PL 3
00014 Helsingin yliopisto

Lähetä asiakirjat aina tähän osoitteeseen. Jos lähetät asiakirjat väärälle vastaanottajalle (esim. tohtoriohjelmaan tai tiedekuntaan), niiden katsotaan saapuneen Hakijapalveluihin vasta sinä päivänä, jona ne on toimitettu väärästä osoitteesta oikeaan.

2.       Asiakirjojen toimittaminen kuriiripalvelun kautta

Jos lähetät asiakirjat kuriiripalvelun kautta (esim. UPS, DHL, FedEx), käytä seuraavaa osoitetta:

Tohtoriohjelmat / ohjelman nimi
Hakijapalvelut
Fabianinkatu 33
00170 Helsinki

Lähetä asiakirjat aina tähän osoitteeseen. Jos lähetät asiakirjat väärälle vastaanottajalle (esim. tohtoriohjelmaan tai tiedekuntaan), niiden katsotaan saapuneen Hakijapalveluihin vasta sinä päivänä, jona ne on toimitettu väärästä osoitteesta oikeaan.

3.       Asiakirjojen toimittaminen itse Hakijapalveluiden postilaatikkoon

HUOM! Tämä vaihtoehto on käytössä vain yliopiston ollessa suljettu koronavirus-tilanteen takia.

Merkitse asiakirjoihin selvästi, että ne on tarkoitettu tohtorihakuun.

Jos haluat toimittaa asiakirjat henkilökohtaisesti, sinun tulee jättää ne Helsingin yliopiston Hakijapalvelujen postilaatikkoon. Postilaatikko sijaitsee osoitteessa Unioninkatu 40 C, Unioninkadu ja Yrjö-Koskisen kadun kulmassa. 

Älä jätä asiakirjoja muualle kuin Hakijapalveluiden postilaatikkoon (esim. anna niitä vahtimestarille tai ohjaajallesi). Jos jätät asiakirjat väärään postilaatikkoon, niiden katsotaan saapuneen Hakijapalveluihin vasta sinä päivänä, jona ne on toimitettu väärältä vastaanottajalta Hakijapalveluihin.

Älä toimita mitään asiakirjoja yksittäisille henkilökunnan jäsenille hakijapalveluissa tai muualla yliopistolla. Henkilökunta ei ota asiakirjoja vastaan henkilökohtaisesti. Asiakirjat voi jättää ainoastaan hakijapalveluiden postilaatikkoon.

• Olen hakukelpoinen valitsemaani tohtoriohjelmaan
• Tiedän, koskeeko koulutusasiakirjojani jokin maakohtainen erityissääntö, jota noudatan
• Minulla on tutkintotodistus sekä virallinen opintosuoritusote siitä tutkinnosta, jonka perusteella haen tohtoriopintoihin
• Jos en ole vielä valmistunut, kaikki tutkintooni kuuluvat opinnot ovat rekisterissä ja minulla on koulutusohjelmani hallinnon lausunto tästä
• Olen teettänyt koulutusasiakirjoistani viralliset käännökset, jos niiden kieli on muu kuin suomi, ruotsi tai englanti
• Olen hankkinut asiakirjoistani virallisesti oikeaksi todistetut jäljennökset joko oppilaitokseltani tai oikealta viranomaiselta
• Toimitan asiakirjani oikeaan Hakijapalveluiden toimipisteeseen

Mikäli tarvitset hakuneuvontaa, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse (phd-admissions(at)helsinki.fi). Halutessasi voit myös varata ajan henkilökohtaiseen hakuneuvontaan. Huomaathan kuitenkin, että hakijapalvelujen neuvojat eivät voi ottaa vastaan hakuasiakirjoja tai antaa palautetta niistä.