Tietosuojailmoitus - Kerhot ja leirit

Tällä sivulla kuvaamme, miten käsittelemme henkilötietojasi, kun olet ilmoittautunut tiedekasvatuskeskuksen toi minnalliselle opintokäynnille.  Helsingin yliopisto on rekisterinpitäjänä vastuussa henkilötietojesi käsittelystä.Tässä ilmoituksessa kerromme, miten sinun tietojasi käsitellään.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 13 ja 14 artiklat Tietosuoja asetuksen teksti löytyy tästä linkistä ja Tietosuojavaltuutetun ohjeita löytyy täältä.

Rekisterin nimi: 
Helsingin yliopiston tiedekasvatuskeskus - kerhot ja leirit

Laatimispäivä: [07.02.2020] 

Re­kis­te­rin­pi­tä­jiä eli tie­to­je­si kä­sit­te­lys­tä vas­tuus­sa ole­va taho on Hel­sin­gin yliopisto

Yhteystiedot:
Helsingin yliopisto 
PL 3, 00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911 (vaihde)

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on asiantuntija  Topias Ikävalko ja hänen yhteystietonsa ovat seuraavat:
PL 55, 00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 0294140885

Hel­sin­gin yli­opis­ton tie­to­suo­ja­vas­taa­va

Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saat yhteyden lähettämällä sähköpostia: tietosuoja@helsinki.fi.

Mik­si hen­ki­lö­tie­to­ja­si kä­si­tel­lään eli mikä on kä­sit­te­lyn tar­koi­tus?

Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä seuraaviin tarkoituksiin: Henkilötietoja käytetään ker­ho­jen ja leirien jär­jestämi­nen eri ikäisille lap­sille ja nuo­rille.

Hen­ki­lö­tie­to­jen kä­sit­te­lyn lain­mu­kai­nen pe­rus­te:  

Helsingin yliopiston oikeus käsitellä rekisteröidyn tietoja perustuu sopimukseen ja oikeutettuun etuun.

Mil­lai­sia hen­ki­lö­tie­to­ja Hel­sin­gin yliopisto kä­sit­te­lee?

Helsingin yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietojasi: Huoltajan ja osallistujan tiedot: (huoltajan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, lapsen nimi, lapsen syntymävuosi ja ruokavalio).
Henkilön yhteystiedot, joka noutaa lapsen leiripäivän jälkeen, jos eri kuin huoltaja.
Tieto annetusta kuvausluvasta.
Arkaluontoiset henkilötiedot osallistujasta: (tiedot osallistujan allergioista sekä mahdolliset huoltajan ilmoittamat muut terveystiedot.)

Tietoja tarvitaan kerhojen ja leirien järjestämistä varten.

Ar­ka­luon­tei­set hen­ki­lö­tie­dot

Arkaluontoisia henkilötietoja ovat toimintaan osallistuvien mahdolliset allergiatiedot ja muut terveystiedot. Arkaluotoisten henkilöti­eto­jen käsit­te­ly perus­tuu tur­val­lisu­u­den varmis­tamiseen ruokailujen ja muun toiminnan yhteydessä.

Mis­tä hen­ki­lö­tie­dot ovat pe­räi­sin eli mikä tie­to­jen al­ku­pe­rä on?

Henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyltä eli huoltajalta. Henkilötietoja kerätään myös muualta kuin rekisteröidyltä eli lapsen tiedot saadaan huoltajalta.

Tie­to­jen siir­to tai luo­vut­ta­mi­nen Hel­sin­gin yli­opis­ton ul­ko­puo­lel­le

Henkilötietoja käsittelevät vain ne Helsingin yliopiston työntekijät tai Helsingin yliopiston toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt yhteydenpitotarkoituksiin.
Taparturmatilanteissa tiedot luovutetaan kunnalliselle terveysasemalle tai Mehiläinen Oy:lle, joka on tap­atur­mavaku­u­tuk­sen anta­jan pääyhteistyökumppani.

Kuin­ka pit­kään hen­ki­lö­tie­to­ja säi­ly­te­tään?

Henkilötietoja säilytetään yhden kalenterivuoden ajan kerhon tai leirin päättymisestä. Tämän jälkeen kerättyjä tietoja säilytetään tarvittaessa anonyymisti tilastointitarkoituksessa.

Tie­to­jen siir­tä­mi­nen EU:n tai ETA:n ul­ko­puo­lel­le

Tietoja ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle. Käytettävissä olevat pilvipalvelualustat saattavat säilyttää tietoja myös EU/ETA-maiden ulkopuolella.

Mitä oi­keuk­sia si­nul­la on ja oi­keuk­sis­ta poik­kea­mi­nen

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tämän ilmoituksen kohdassa 1 mainittu henkilö.

Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.  

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa: 
1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
2. peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
3. vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
4. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
5. henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos:
1. tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa, tai
2. jos henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tai
3. käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muin tavoin. 

Sinulla on tämä oikeus seuraavissa tapauksissa:
1. kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
2. käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
3. yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
4. olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on oikeus saada yliopistolle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle yliopiston estämättä, jos:
1. käsittelyn oikeusperuste on suostumus tai sopimus, ja
2. käsittely suoritetaan automaattisesti.

Kun käytät oikeuttasi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, sinulla on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi