Rekry-palvelun tietosuojaseloste

Tutustu huolellisesti Helsingin yliopiston Rekry-palvelun tietosuojaselosteeseen. Hyväksymällä tietosuojaselosteen annat Helsingin yliopistolle oikeuden säilyttää ja käsitellä henkilötietojasi rekrytoinnin tarpeisiin. Edellä mainitun suostumuksesi perusteella henkilötietojasi voivat käsitellä Helsingin yliopiston sisäiset rekrytointiin osallistuvat arvioijat ja tarvittaessa tietojasi voidaan siirtää teknisen käyttöyhteyden avulla ja käsitellä Helsingin yliopiston ulkopuolisten asiantuntijoiden toimesta Euroopan unionin alueella tai sen ulkopuolella.

Tietojen käyttö ja kerättävät tiedot

Helsingin yliopisto noudattaa hakijan henkilötietojen käsittelyssä asiaa koskevaa soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa. Kaikkia antamiasi tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Hakijoiden henkilötiedot ovat vain rekrytointiin osallistuvien nimettyjen henkilöiden käytössä ja tietoja käytetään ainoastaan rekrytointitarkoituksiin.

Voit tutustua avoimiin työpaikkoihimme rekisteröitymättä järjestelmään. Avoimen työpaikan hakeminen edellyttää rekisteröitymistä. Rekisteröitymisen jälkeen pääset milloin tahansa tarkastelemaan järjestelmään tallennettuja tietojasi ja päivittämään niitä kirjautumalla käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi.

Järjestelmään tallennetaan hakijan nimi, syntymäaika, yhteystiedot, koulutus- ja työhistoria sekä mahdolliset liitteet, jotka hakija haluaa työnhakua varten luovuttaa (CV, julkaisuluettelo tms.). Kaikki tiedot eivät ole pakollisia. Ulkoisten hakijoiden tiedot saadaan hakijoilta heidän rekisteröityessään järjestelmään. Sisäisten hakijoiden (yliopistoon työsuhteessa olevien henkilöiden) nimi, syntymäaika ja yhteystiedot siirretään Helsingin yliopiston SAP HR -henkilöstöjärjestelmästä. Rekrytointiin osallistuvista Helsingin yliopiston ulkopuolisista asiantuntijoista järjestelmään tallennetaan henkilön nimi ja sähköpostiosoite.

Tietojen säilytys ja suojaus

Ulkoisten hakijoiden hakijaprofiilien tietoja säilytetään 12 kk viimeisestä kirjautumisesta. Tiettyyn tehtävään liittyviä hakemusasiakirjoja säilytetään järjestelmässä 24 kk valintapäätöksestä, lukuun ottamatta professorin tehtävän hakemuksia, jotka säilytetään pysyvästi. Helsingin yliopiston sisäisten hakijoiden tietoja säilytetään työsuhteen keston ajan, kuitenkin enintään 12 kk työsuhteen päättymisestä. Ulkoinen hakija voi koska tahansa poistaa tietonsa järjestelmästä. Kohdennetussa haussa hakemuksen peruuttaminen poistaa hakemusasiakirjat, jolloin järjestelmään jää merkintä hakemuksen peruuttamisesta.

Henkilötiedot tallennetaan rekisterinpitäjän omaan Suomessa sijaitsevaan järjestelmään, jota suojataan rekisterin tietosisällön luonteen edellyttämällä tavalla. Verkon kautta avattavat tekniset käyttöyhteydet järjestelmään salataan ja rekisterin sisällön käsittely sitä kautta edellyttää sekä tunnistautumista että rekisterin käytön sallivaa pääsyoikeutta.

Tietoja ei luovuteta säännöllisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Lisätietoja

Rekisterinpitäjä on Helsingin yliopisto. Yhteyshenkilönä toimii henkilöstöasiantuntija Hannamari Helander, puhelinnumero +358 9 191 22878, sähköpostiosoite rekrytointi@helsinki.fi. Rekisteröityneellä hakijalla on oikeus tarkistaa järjestelmään tallennetut, itseään koskevat tiedot. Lisäksi hakijalla on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyynnöt tehdään kirjallisesti yhteyshenkilölle.

Tietosuojakäytännön päivitykset

Helsingin yliopisto varaa itselleen oikeuden päivittää tietosuojakäytäntöään. Voimaantulopäivä on 11.3.2015.