Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös

Asiakirjan jäljennöksen voi virallisesti oikeaksi todistaa seuraavilla tavoilla:

  • asiakirjan myöntänyt oppilaitos (tai organisaatio, esim. Ylioppilastutkintolautakunta) todistaa jäljennöksen oikeaksi (ks. lisätietoa alla)
  • asiakirjan jäljennös laillistetaan
  • suomalainen julkinen notaari todistaa asiakirjan jäljennöksen oikeaksi.

Muut jäljennökset eivät ole virallisesti oikeiksi todistettuja jäljennöksiä. Esimerkiksi tavallinen valokopio tai kahden henkilön oikeaksi todistama jäljennös eivät ole riittäviä tapoja oikeaksi todistamiseen. Huomaa lisäksi, että muiden maiden julkisten notaarien oikeaksi todistamia jäljennöksiä ei hyväksytä, ellei jäljennöstä ole laillistettu.

Virallisesti oikeaksi todistettu jäljennös on aina tehtävä suoraan alkuperäisestä asiakirjasta. Jäljennökset oikeaksi todistavien leimojen ja allekirjoitusten tulee aina olla alkuperäisiä ja mukana tulee olla kaikki alkuperäiseen dokumenttiin kuuluvat sivut.

Jos jäljennöksessä on useita sivuja, tulee jokaisella sivulla olla oikeaksi todistavat leimat ja allekirjoitukset, ellei jäljennöstä ole liitetty yhteen siten, ettei erillisiä sivuja voi irrottaa toisistaan (esim. sinetillä). Jos jäljennöksen sivut ovat irrallisina tai irrotettavissa toisistaan, eli esim. tavallisella nitojalla kiinni nidotut, joka sivulla on oltava oikeaksi todistavan tahon leima ja allekirjoitus.

Jotta oppilaitoksen myöntämä asiakirjan jäljennös on virallisesti oikeaksi todistettu, jäljennökseen tulee lyödä oppilaitoksen virallinen leima. Oppilaitosten virallisissa leimoissa on yleensä oppilaitoksen nimi ja symboli. Jäljennöksessä tulee lisäksi olla oppilaitoksen edustajan allekirjoitus, nimenselvennys sekä virkanimike. Leima, jossa lukee pelkästään "jäljennöksen oikeaksi todistaa" tai "certified copy", ei ole oppilaitoksen virallinen leima. Huomioithan, että oppilaitos ei myöskään voi virallisesti oikeaksi todistaa tutkintotodistusta, jonka on myöntänyt jokin muu organisaatio tai toinen oppilaitos.  

Jos jäljennöksesi ei täytä yllä mainittuja vaatimuksia, käänny jäljennöksen oikeaksi todistaneen tahon puoleen ja pyydä uusi jäljennös, joka täyttää vaatimukset.