Helsingin yliopiston käyttöluparekisterien selosteet

Helsingin yliopiston käyttöluparekisterien selosteet

Helsingin yliopisto Tietotekniikkakeskus
1.9.2016

Rekisterin ylläpitäjä

Helsingin yliopisto
Tietotekniikkakeskus
PL 28 (Koetilantie 3)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Päivi Pääkkö
Helsingin yliopisto
Tietotekniikkakeskus
PL 28 (Koetilantie 3)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 0504309126
Sähköposti: paivi.paakko@helsinki.fi

Rekisterien nimet

Käyttöluparekisteri ja Kevyttunnusrekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterien pääasiallinen käyttötarkoitus on Helsingin yliopiston tietokonejärjestelmiin liittyvien käyttäjätunnusten ja sähköpostiosoitteiden ylläpito. Rekistereitä käytetään sähköisessä käyttäjätunnistuksessa. Käyttöluparekisterissä ovat yliopiston tavalliset käyttäjätunnukset. Kevyttunnusrekisterissä olevilla tunnuksilla on hyvin rajoitetut käyttövaltuudet.

Käyttöluparekisterin tietosisältö

Käyttäjän perustiedot

Käyttäjätunnus, pakollinen
Henkilötunnus
Opiskelijanumero
Suku- ja etunimet, pakollinen
Suhde yliopistoon, pakollinen
Kotipuhelinnumero
Työpuhelinnumero
Laitoksen laskutustunnus, pakollinen
Koulutusohjelma
Opiskelijoiden läsnäolotieto, pakollinen
Henkilökunnan työsuhteen päättymispäivä, pakollinen
Postijärjestelmä
Sähköpostinimi
Sähköpostiosoitteen julkaisulupa mainari-palvelussa
Asiointikieli
Tietojen tallentajan käyttäjätunnus
Tietojen tallennuspäivä
Tietojen muuttajan käyttäjätunnus
Tietojen muutospäivä

 
 

 
 

 

 
 

 

 
 
 
 

Käyttölupatiedot (jokaisesta käyttöluvasta)

Käyttäjätunnus, pakollinen
Laitteisto, jota lupa koskee, pakollinen
Luvan nykytila
Luvan päättymispäiväys, pakollinen
Tietueen tallentajan tunnus
Luvan luontipäiväys
Luvan muuttajan tunnus
Luvan muutospäivä

 

 

 
 
 
 

Kevyttunnusrekisterin tietosisältö

Kevyttunnuksen tiedot          

Käyttäjätunnus, pakollinen

Henkilötunnus
Opiskelijanumero
Suku- ja etunimet, pakollinen
Sukupuoli, vain liikuntapaikka-sovellusta varten 
Sähköpostiosoite
Matkapuhelinnumero
Laitoksen laskutustunnus, pakollinen
Luvan nykytila
Luvan käyttöaika
Luvan päättymispäiväys
Tietojen tallentajan tunnus
Tietojen tallennuspäivä
Tietojen muuttajan tunnus
Tietojen muutospäivä

 
 

 
 
 
 
 

 
 
 
 

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan käyttölupalomakkeilla käyttäjiltä. Käyttäjät voivat myös itse päivittää omia tietojaan.
Opiskelijoiden läsnäolotiedot ja uusien opiskelijoiden perustiedot saadaan opiskelijarekisteristä.
Henkilökunnan työsuhteen päättymispäivämäärä saadaan HR-järjestelmästä.

Säännönmukainen tietojen siirto ja luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti Helsingin yliopiston ulkopuolelle.

Henkilötietoja voidaan siirtää Office365-pilvipalvelun käyttämiseksi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle henkilötietolain 23 §:n 8 kohdassa mainittuja komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Rekisterin suojausperiaatteet

Manuaalinen aineisto:
Käyttölupalomakkeet säilytetään lukituissa tiloissa.
Sähköisesti tallennettu aineisto:
Vain nimetyillä henkilöillä on pääsy kaikkiin tietoihin.
Muihin järjestelmiin siirretyt yksittäiset tiedot ovat näkyvissä rekisteriä hyödyntävien järjestelmien ylläpitäjille.