Efecte ITSM -järjestelmän rekisteriseloste

Henkilötietolain (523 /99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Laatimispäivä 14.8.2015
Muokattu 12.5.2017

Selosteeseen sisältyvät myös henkilötietolain 24 §:n perusteella informoitavat tiedot

Rekisterinpitäjä
Helsingin yliopisto
Tietotekniikkakeskus
PL 28 (Koetilantie 3)
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911 (vaihde)

 

Rekisteriasioita hoitava henkilö
Vastuuhenkilö: Viljami Rahikainen, p. 02941 911
Yhteyshenkilö: Viljami Rahikainen, p. 02941 911

Rekisterin nimi
Efecte ITSM -järjestelmän asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
ITSM -järjestelmän asiakasrekisterissä säilytetään yliopistolaisten henkilö- ja yhteystietoja tietotekniikkatukipyyntöjen käsittelyn ja ratkaisun helpottamiseksi.

Asiakasrekisterin tietosisältö
Rekisteri muodostuu yliopistolaisten sekä muiden ITSM –järjestelmää käyttävien (siihen yhteyttä ottavien) henkilöiden henkilö- ja yhteystiedoista sekä tukipyynnöistä ja niiden ratkaisuista.

Käyttäjien perustiedot:

- henkilön nimi
- sähköpostiosoite
- käyttäjätunnus
- käyttäjätunnuksen päivämäärä
- asiointikieli
- opiskelijanumero
- henkilönumero
- suhde yliopistoon: henkilökunta, opiskelija, muu
- työsuhteen päättymispäivämäärä
- läsnäolon päättymispäivämäärä
- tiedekunta ja laitos
- työosoite
- työpuhelinnumero
-sijoitusyksikkö

Yliopiston ulkopuolisista käyttäjistä tallennetaan tarvittaessa henkilön nimi sekä henkilön antama sähköpostiosoite.

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilö- ja yhteystiedot saadaan Helsingin Yliopiston keskitetystä tietovarastosta, johon ITSM-järjestelmässä käytettävät tiedot tulevat
- Helsingin yliopiston käyttäjätunnusrekisteristeristä
- Helsingin yliopiston SAP HR -järjestelmästä ja Helsingin yliopiston puhelinluettelosta (henkilökunnan henkilö- ja yhteystiedot)
- OODIsta (opiskelijoiden henkilö- ja yhteystiedot).

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
ITSM -järjestelmän asiakasrekisterin tietoja ei luovuta muille tahoille tai muihin järjestelmään. Rekisterin sisällöstä tehdään toiminnan kehittämiseksi ja seuraamiseksi raportteja, joista yksittäisestä henkilö ei kuitenkaan voi tunnistaa.

Tietojen suojaus
- Tiedot säilytetään Helsingin yliopiston palvelimella lukitussa konesalissa, johon on rajatut pääsyoikeudet
- Järjestelmän käyttöoikeudet ovat rajattu erikseen nimetyille henkilöille, jotka käsittelevät ja ratkaisevat tukipyyntöjä tai ylläpitävät ITSM-järjestelmää
- Ohjelman ja asiakasrekisterin sisältävän tietokannan välinen yhteys on suojattu.

Tietojen tarkastusoikeus
ITSM -järjestelmän asiakasrekisterissä olevalla henkilöllä:

- On oikeus saada tarkistaa asiakasrekisterissä itsestään olevat tiedot
- On oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, jolloin korjaus tehdään siihen järjestelmään, josta tieto on tullut asiakasrekisteriin, sekä
- On oikeus muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa.

Tietotekniikkakeskus P L 28 (Koetilantie 3), 00014 Helsingin yliopisto
Puhelin 02941 911, faksi 02941 56990, www.helsinki.fi/yliopisto

IT-center PB 26 (Försökgårdsvägen 3), FI-00014 Helsingfors universitet
Telefon 02941 911, fax 02941 56990, www.helsinki.fi/universitetet

IT Center P.O. Box 28 (Koetilantie 3), FI-00014 University of Helsinki
Telephone 02941 911, fax 02941 56990, www.helsinki.fi/university