Alumniyhdistyksen tietosuojailmoitus

Helsingin yliopiston alumniyhdistyksen tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Helsingin yliopiston alumniyhdistys (jäljempänä me, meidän, meille jne.) käsittelee ja käyttää henkilötietoja, joita keräämme alumnijäsenistämme ja aiemmista, nykyisistä ja tulevista tukijoistamme, riippumatta siitä, ovatko he lahjoittajia, vapaaehtoistyöntekijöitä vai jäsenryhmiemme osallistujia (jäljempänä sinä, sinun, sinulle jne.). Tämä asiakirja on Helsingin yliopiston alumniyhdistyksen niiden sääntöjen ja jäsenehtojen alainen, jotka kukin jäsen on hyväksynyt liittyessään yhdistykseen.  

Alumniyhdistys on Helsingin yliopiston strateginen kumppani. Yliopisto tarkoittaa tässä yhteydessä Helsingin yliopistoa kokonaisuudessaan, sen tiedekuntia, aine- ja tutkimuslaitoksia sekä yliopiston alaisia museoita, kirjastoja ja muita kulttuuri- ja virkistystoimintoja. Jäsentemme ja Helsingin yliopiston muiden alumnien tunteminen auttaa meitä ja yliopistoa pitämään sinuun yhteyttä, kertomaan toiminnastamme ja kehityksestämme, tarjoamaan palveluita ja tunnistamaan tapoja, joilla voit tukea meitä taloudellisesti tai muutoin.

Olemme sitoutuneet henkilötietojesi suojaamiseen ja kertomaan läpinäkyvästi, mitä tietoja hallussamme on. Seuraavassa kerromme, miten käytämme henkilötietojasi alumnisuhteissa ja
-yhteistyössä.

Yhdistyksen hallinnoimat henkilötiedot

Saamme henkilötietoja useista eri lähteistä. Merkittävän osan alumneja koskevista tiedoista saamme alumneilta itseltään. Voit antaa meille tietoja esimerkiksi liittyessäsi jäseneksemme tai ollessasi meihin yhteydessä puhelimitse, sähköpostitse tai muutoin. Jos olet Helsingin yliopiston nykyinen tai entinen opiskelija, jotkin henkilötiedoistasi (esim. syntymäpäivä ja valmistumisvuosi) saatetaan päivittää manuaalisesti opiskelijarekisteristä alumniyhdistyksen jäsenrekisteriin. Joissain tapauksissa rekisteröimme myös julkisesti saatavilla olevia tietoja ja kumppaneilta saamiamme tietoja (esim. yritysten julkiset verkkosivut ja LinkedIn).

Rekisterimme sisältää seuraavia tietoja:

  • koulutustiedot (esim. tiedekunta, suoritetut kurssit ja suorituspäivämäärät)
  • yksilölliset henkilönumerot ja biografiset tiedot (esim. syntymäpäivä ja aiempi sukunimi)
  • yhteystiedot (päivitämme yhteystiedot aina, kun ilmoitat niiden muuttuneen, tai säännöllisesti joka huhtikuussa Väestörekisterikeskuksesta saamiemme päivitysten perusteella, jos et ole maksanut kuluvan vuoden jäsenmaksua)
  • tiedot yhteydenpidosta alumniyhdistyksen kanssa, mukaan lukien
    • jäsenyytesi alumniyhdistyksessä ja sen kerhoissa ja ryhmissä sekä itsenäisissä alumniryhmissä, joiden kanssa olemme solmineet kaksoisjäsenyyssopimuksen
    • osallistumisesi tapahtumiimme ja kumppaneidemme kanssa järjestettyihin tapahtumiin
    • muu yhteydenpitosi meihin tai kumppaneihimme
    • sinulle tarjotut edut ja palvelut, jotka kuvataan verkkosivuillamme osoitteessa helsinki.fi/fi/alumniyhdistys
    • toimintasi työryhmissämme, valtuuskunnassamme ja hallituksessamme, vapaaehtoistoimintasi ja muu osallistumisesi esimerkiksi mentorointiin tai kannatus- ja jakamistoimintaan
    • suhteesi muihin Helsingin yliopiston alumneihin tai tukijoihin
  • perhetiedot (esim. puolison tai kumppanin nimi)
  • tiettyjä tarkoituksia varten antamasi henkilötiedot (esim. tiedot mahdollisista liikuntarajoitteista ja erikoisruokavaliosta tapahtumien järjestämistä varten)
  • viestintätoiveet, joiden perusteella voimme räätälöidä ja tarjota sinua kiinnostavaa viestintää
  • saavutukset työuralla ja muilla elämänaloilla
  • tiedot mielenkiinnonkohteista ja harrastuksista.

Käytämme kohdennettuja internet-hakuja ja saatamme tehdä verkkosivuhakuja (joko suoraan tai hakukoneita käyttäen), kun se on tarpeen yllä lueteltujen tietojen hankkimiseksi ja niiden paikkansapitävyyden varmistamiseksi.

Miten yhdistys käyttää tietojasi

Käytämme tietojasi useisiin toisiinsa liittyviin tarkoituksiin edistääksemme alumnisuhteita ja
-yhteistyötä. Käyttötarkoituksia ovat esimerkiksi:

  • julkaisujen lähettäminen (esim. alumnilehdet, Yliopisto-lehti, tapahtumakutsut ja yliopistoa ja sen kampanjoita koskevat tiedotteet)
  • palveluiden tarjoaminen, mukaan lukien pääsy yliopiston tiloihin sekä alumnisähköpostiosoite
  • räätälöityjen ehdotusten, vetoomusten ja alumniyhteistyötä koskevien pyyntöjen lähettäminen
  • vapaaehtoistoimintaa koskevien tietojen lähettäminen
  • kutsujen lähettäminen alumnitapahtumiin ja muihin yliopiston tapahtumiin
  • muista mahdollisuuksista ja palveluista tiedottaminen (esim. tarjoukset ja yliopiston alumniryhmien verkoston tarjoamat mahdollisuudet)
  • selvitykset, joilla pyritään hankkimaan lisätietoja alumneistamme ja tukijoistamme, muokkaamaan varainkeruustrategiaamme ja kohdistamaan viestintäämme tehokkaasti
  • sisäisen rekisterin ylläpito, mukaan lukien palautteen ja valitusten hallinnointi
  • yksittäisten henkilöiden alumnitoiminnan rekisteröinti
  • selvitysten tekeminen muun muassa siitä, milloin ja mitkä lahjoitukset tai varainkeruuvetoomukset saattavat kiinnostaa sinua
  • hallinnointi (esim. sellaisen tapahtuman hallinnointi, johon olet ilmoittautunut tai osallistunut).

Ennen kuin hyväksymme henkilön vapaaehtoistyöhön, joudumme joissain tapauksissa tekemään ns. due diligence -tarkastuksen, esimerkiksi tarkastamaan julkisesti saatavilla olevat henkilötiedot, jotka koskevat lahjoittajan mahdollisia rikosoikeudellisia tuomioita ja rikoksia.

Saatamme lähettää sinulle tiedonantoja postitse, puhelimitse tai sähköisesti (lähinnä sähköpostitse) sen mukaan, mitä yhteistietoja hallussamme on ja millaisista tiedonannoista olet ilmaissut olevasi kiinnostunut.

Jos sinulla on kysyttävää edellä mainituista käyttötarkoituksista tai siitä, miten lähetämme sinulle tiedonantoja, otathan meihin yhteyttä käyttäen alla mainittuja yhteystietoja.

Saatamme tehdä automaattisia tai manuaalisia analyysejä tietojen yhdistämiseksi niin, että voimme tarjota sinulle parempaa palvelua, lähettää sinulle asianmukaisia ja ajankohtaisia tiedonantoja, tiedottaa sinua mahdollisesti kiinnostavasta vapaaehtoistoiminnasta tai mahdollisuuksista tarjota tukea, ja niin, ettemme viesti sinulle asioista, joista et ole kiinnostunut. Kaikki tämä auttaa meitä toimimaan kanssasi kustannustehokkaasti ja tukemaan samalla alumniyhdistyksen ja yliopiston strategisia tavoitteita. Pyrimme aina varmistamaan tekemiemme selvitysten perusteella, että esittelemämme toiminta vastaa mielenkiinnonkohteitasi.

Kunnioitamme aina pyyntöäsi lopettaa henkilötietojesi käsitteleminen. Lakisääteiset oikeutesi on kuvattu alla.

Milloin yhdistys luovuttaa tietojasi muille (kumppaneille)

Luovutamme yllä mainittuja tietoja yliopistolle tapauskohtaisesti, ja kun se on perusteltua. Työskentelemme läheisessä yhteistyössä yliopiston kanssa voidaksemme toimia koordinoidusti alumniemme ja tukijoidemme kanssa. Tämän vuoksi yliopiston alumniyhteyshenkilöillä on katseluoikeudet alumniyhdistyksen jäsenrekisterikantaan. Helsingin yliopiston yhteiskuntasuhteet
-yksikön päälliköllä sekä Salesforce-rekisterin muilla pääkäyttäjillä on täydet katseluoikeudet jäsenrekisteritietokenttiin (ei muokkausoikeuksia). Yliopiston päättäjäyhteistyöhenkilöllä on katseluoikeus tarpeellisiin kenttiin, jotta vältetään päällekkäisyyksiä tai tuplaprofiileja. Tietojen mahdollinen siirtäminen yliopistolle tai yliopistolta perustuu yhdessä sovittuihin prosesseihin, jotka noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Helsingin yliopistolla on oma tietosuojaselosteensa ja -menettelytapansa.

Lisäksi luovutamme tietoja harkitusti, luottamuksellisesti ja tarpeen mukaan seuraaville tahoille:

  • organisaatiot ja yksilöt, jotka tukevat alumneja ja tukijoita ja tarjoavat näille palveluita, kuten
    • alumniyhdistyksen kerhot ja ryhmät
    • läheiset vapaaehtoiskumppanit (esim. kehittämisryhmien ja neuvottelukuntien jäsenet, alumniyhteisöt ja alumniryhmien edustajat)
  • kolmannet osapuolet, joiden kautta yhdistys tarjoaa alumnitoimintaan liittyviä palveluita (esim. yritykset, jotka tarjoavat sinulle palveluita meidän puolestamme tai tarjoavat meille palveluita)
  • valitut yritykset, jotka tarjoavat tuotteita ja palveluita yhdistyksen tai yliopiston tuotemerkillä tai valtuutuksella (ei henkilötietoja, vaan vain eriytettyjä ei-henkilöityjä tietoja).

Miten suojaamme tietojasi

Vakuutamme, että solmimme asianmukaiset tiedonluovutussopimukset, ennen kuin luovutamme henkilötietojasi.

Emme myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille missään tilanteessa emmekä salli kolmansien osapuolten myyvän eteenpäin tietoja, jotka olemme luovuttaneet niille.

Tuemme myös yksittäisten alumnien välisiä yhteyksiä, mutta emme julkaise kenenkään henkilökohtaisia yhteystietoja ilman erillistä suostumusta.

Käytämme jäsenpalvelussamme seuraavia ohjelmia: Salesforce, MailChimp ja Lyyti. Helsingin yliopisto on solminut sopimuksen kyseisten ohjelmien toimittajien kanssa, ja me olemme puolestamme solmineet sopimuksen Helsingin yliopiston kanssa. Olemme varmistaneet, että yliopiston sopimus palveluntarjoajien kanssa on yhteensopiva EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen kanssa ja että tiedot tallennetaan turvallisesti Euroopan sisällä. Olemme varmistaneet, että jäsenpalvelussamme käyttämämme ohjelmat (Salesforce, Lyyti ja MailChimp) ovat yhteensopivia EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen kanssa. Ks. liitteet.

Tietojesi mahdollinen siirto ulkomaille (Euroopan talousalueen ulkopuolelle), esimerkiksi kansainväliselle alumnijärjestölle, edellä kuvatun mukaisesti suojataan joko Euroopan komission tietosuojan tason riittävyyttä koskevan päätöksen nojalla (jossa vastaanottava maa todetaan turvalliseksi henkilötietojen kannalta) tai Euroopan komission vakiomuotoisten sopimuslausekkeiden nojalla (jotka velvoittavat vastaanottajan turvaamaan tiedot) taikka ennen ajankohtaa 25.5.2018 yliopiston tekemän itsearvioinnin nojalla, jossa tunnistetaan tietojen siirtoon liittyvät riskit ja todetaan, että tiedot suojataan riittävästi siirron aikana ja sen jälkeen.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus

  • pyytää meiltä pääsyä tietoihisi tai niiden oikaisemista tai poistamista
  • rajoittaa tietojesi käsittelyä (odottaessasi oikaisemista tai poistamista)
  • kieltäytyä tiedonannoista tai suoramarkkinoinnista
  • pyytää kaikki tietosi paperille tulostettuina, kun todistat henkilöllisyytesi alumniyhdistyksen toimistossa ja sovit tapaamisen kolme viikkoa etukäteen (otathan meihin yhteyttä sähköpostitse: alumniyhdistys@helsinki.fi)
  • toimittaa valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon (www.tietosuoja.fi).

Lisätietoja

Lainmukainen peruste henkilötietojesi käsittelylle edellä kuvattuihin, toisiinsa liittyviin tarkoituksiin on jäsenyytesi alumniyhdistyksessä, minkä lisäksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä laillisten intressiemme toteuttamiseksi, yleistä etua olevan tehtävän suorittamiseksi tai virallisen toimivaltamme käyttämiseksi. Käsittelemme aina henkilötietojasi turvallisesti ja pyrimme minimoimaan niiden käytön, eikä sinulle aiheudu ylivoimaista haittaa henkilötietojesi käytöstä näihin tarkoituksiin. Sinuun ei myöskään kohdistu lainsäädännöllisiä tai sopimusoikeudellisia vaatimuksia luovuttaa henkilötietojasi meille.

Henkilötietosi sisältävän rekisterin rekisterinpitäjä on Helsingin yliopiston alumniyhdistys (Helsingin yliopiston alumni ry), ja meidät tavoittaa osoitteesta alumniyhdistys@helsinki.fi. Toimistomme valvoo henkilötietolainsäädännön noudattamista.

Otathan meihin yhteyttä sähköpostitse (alumniyhdistys@helsinki.fi), jos sinulla on kysyttävää edellä esitetyistä seikoista tai jos haluat pyytää, ettemme käsittele henkilötietojasi tiettyihin tarkoituksiin. Jos sinulla on toiveita siitä, miten hallinnoimme tietojasi, pyrimme vastaamaan toiveisiisi, mutta otathan huomioon, että se saattaa olla mahdotonta tietyissä tilanteissa.

Säilytämme tietosi toistaiseksi tukeaksemme elinikäistä suhdettasi yliopistoon, ellet pyydä meitä poistamaan tietojasi. Julkaisemme verkkosivuillamme mahdolliset muutokset, jotka teemme tähän tietosuojaselosteeseen, ja ilmoitamme sinulle asiasta tarvittaessa myös muiden viestintäkanavien kautta.

Jos käytät oikeuttasi tietojesi poistamiseen, säilytämme edelleen keskeiset tietosi (nimi, oppiaine(et), ylioppilastutkinto- ja valmistumistiedot, yliopiston henkilönumero ja syntymäaika) alumniyhdistyksen arkistointia varten ja varmistaaksemme, että emme ota sinuun jatkossa yhteyttä epähuomiossa. Saatamme myös joutua säilyttämään joitain taloustietojasi lakisääteisiin tarkoituksiin (esim. petostentorjunta ja kirjanpito).

Jos sinulla on kysyttävää henkilötiedoistasi, jotka ovat meihin yhteisjäsenyysjärjestelyn kautta liittyvän itsenäisen alumniyhdistyksen hallussa, sinun on otettava yhteyttä kyseiseen yhdistykseen.

*Ruotsinkielellä syksyyn 2018 aikana.