Jotta
oikoluku ja tavutus toimisivat oikein, Wordille on kerrottava dokumentin kieli.
Valitun tekstin kieli asetetaan valitsemalla Tools-valikon Language-alavalikosta
”Set Language…”.Ritva Koskennurmi-Sivonen
Etusivulle
Tässä on ohjeita joidenkin yleisten ongelmien eliminoimiseksi, kun kirjoitetaan suomenkielistä tekstiä Microsoft Wordillä.
Jotta
oikoluku ja tavutus toimisivat oikein, Wordille on kerrottava dokumentin kieli.
Valitun tekstin kieli asetetaan valitsemalla Tools-valikon Language-alavalikosta
”Set Language…”.
Jos Language-alavalikko
ei ole näkyvissä, laajenna valikko ensin valikon lopussa olevien alaspäin
osoittavien nuolien avulla.
Valitse
aukeavasta ikkunasta kieleksi Finnish. Klikkaa ”Default”. Se asettaa
kielen oletuskieleksi uusiinkin dokumentteihin. Jos klikkaat OK, se vaihtaa
vain valitun tekstin kielen.
Oletuskielen
asetuksen yhteydessä ”Oletko varma” -kysymys tulee hämäävästi
Office Assistantin suusta näytön oikeasta alakulmasta eikä tavalliseen
dialogiin näytön keskelle.
Jos oletuskieleksi on valittu suomi ja automaattinen lainausmerkkien kippurointi on päällä, Word tekee palikkalainausmerkeistä myös lainauksen alussa samaan suuntaan kippurat kuin lainauksen lopussakin – siis suomen kielen mukaisesti. Automaattisesti ylösalaisin menevistä alkulainausmerkeistä voit päätellä, että oletuskieli on jokin muu kuin suomi.
Word yrittää oletusarvoisesti korjailla erilaisia perinteisiä konekirjoitusmerkintöjä typografisesti oikeiksi. Korjaussäännöt on kuitenkin viritetty englanninkielistä tekstiä varten ja tuottavat selviä virheitä suomenkieliseen tekstiin. Siksi onkin syytä kirjoittaa teksti suoraan oikein ja ottaa automaattikorjaukset pois päältä.
Valitse
Tools-valikosta ”AutoCorrect…”. Jos komento ei ole näkyvissä,
laajenna valikko kuten edellä.
Ota
aukeavan ikkunan ”AutoFormat As You Type” -paneelista pois päältä
enin osa korjaus- ja muotoiluominaisuuksista. Erityisesti ”Symbol characters
(--) with symbols (—)” ja ”Define styles based on your formatting”
on syytä ottaa pois päältä. Ensimmäinen sotkee suomen
kielen yhdysviivat ja jälkimmäinen aiheuttaa selittämättömän
tuntuisia muotoiluongelmia.
Automaattisesta viivan pidennyksestä on se harmi, että se pidentää välilyönnin jälkeisen tavallisen yhdysviivan ajatusviivaksi. Jos taas ei tiedä, miten ajatusviivan saa syntymään ilman automatiikkaa (ks. jäljempänä), ajatusviivat jäävät yhdysviivan pituisiksi ja teksti muistuttaa vanhaa konekirjoitustyyliä.
Jätä kuitenkin rasti kohtaan ”Straight quotes” with ”smart quotes”, jos haluat lainausmerkeistä fiksujen, oikeiden lainausmerkkien näköiset.
Windowsin suomalaisessa näppäimistökartassa ei ole vakioitua näppäintä ajatusviivalle (en dash). Näppäinlyhenteen voi kuitenkin määritellä Wordissä.
Valitse
Insert-valikosta komento ”Symbol…”. Valitse aukevasta ikkunasta
paneeli ”Special Characters”.
Etsi listasta merkki ”En Dash”. Samalla rivillä”Shortcut key” -sarakkeessa näkyy merkkiä vastaava näppäinyhdistelmä (esim. Ctrl+Num- eli numeronäppäimistön miinusmerkki control-näppäimen ollessa painettuna).
Jos näppäinyhdistelmä ei miellytä, sen voi vaihtaa napin ”Shortcut Key…” takaa löytyvässä ikkunassa.
Huom! Mac-käyttäjien ei tarvitse tehdä tätä. Macin suomalaisella näppäinjärjestyksellä ajatusviiva kirjoitetaan aina painamalla yhdysviivanäppäintä optio-näppäimen ollessa painettuna. (Optio-näppäimessä on harukkasymboli ja siinä lukee uusissa näppäimistöissä ”alt”.) Macissä tämä pätee kaikissa ohjelmissa – jopa Microsoftin tuotteissa.
Wordin suomen kielen oikoluku auttaa paljon sellasissa kohdissa, joissa kirjaimet ovat vaihtaneet paikkaa, kirjain puuttuu tai on kirjain liikaa. Oikoluku ei tunne läheskään kaikkia yhteen- ja erikseenkirjoituksen sääntöjä. Se ei voi mitenkään tunteakaan kaikkia yhdysviivallisia yhdyssanoja ja -nimiä. Se ei muutenkaan korvaa kirjoittajan puuttuvaa kielitajua. Vähintä, mitä kirjoittajan kuitenkin täytyy tietää, on se, ettei tottele orjallisti korjausehdotuksia, jos teksti alkaa näyttää aivan omituiselta.
Jos kirjoittaa sellaisia yhdysnimiä kuin Seitamaa-Hakkarainen, Wordin oikoluku varmasti pysähtyy varoittamaan, että tässä on jotain hämärää. Punainen alleviivaus kyllä häipyy, vaikkakin väärin perustein, kun kirjoittaja panee välilyönnit yhdysviivan molemmin puolin. Lopputulos on kuitenkin muuta kuin tarkoitettu yhdysnimi. Pahimmassa tapauksessa, kun kirjoittajalla on automaattinen viivanpidennys päällä, nimien väliin tulee ajatusviiva (Seitamaa – Hakkarainen). Esimerkiksi lähdeluettelossa tämä ei näytä yhdeltä nimeltä vaan siltä, että teoksen on kirjoittanut kaksi eri tekijää: Seitamaa ja Hakkarainen.
Ritva Koskennurmi-Sivonen
Etusivulle