kuvio 2: toimielinten
kaudet ja päätösten vaikutusaikaB. Ylioppilaskunta osana akateemista yhteisöä
C. Sosialisaatioprosessi ja identiteetin ylläpito
III. "Virallinen" organisaatio
D. Valiokuntain puheenjohtajat ja valiokunnat
E. Toimikunnat / jaostot / projektit
Itsenäiset hallituksen alaiset toimikunnat
Valiokuntien alaiset jaostot ja projektit
F. Aatteelliset sihteerit ja muut palkatut aatteelliset toimihenkilöt
A. Mursujen aktivointi "Mursuissa on voimavaramme"
B. Organisaatio: jäsenet/kerhot/jaostot/valiokunnat
Valio- ja toimikuntiin eksperttejä
kuntalaiskysely - muutetaan edes nimi
C. jatkuvuus ja tiedon säilytys
Seuraava luku on melko teoreettinen ja sisältää lähinnä jatkossa tarvittavia määritelmiä. Koko tarkastelun lähtökohdaksi asetetaan yksittäinen ylioppilaskunnan jäsen osana akateemista yhteisöä.
Kolmannessa luvussa lähestytään tulevaisuuden haasteita ylhäältä päin, "virallisen" organisaation näkökulmasta. Tarkoituksena on selvittää, millaisia ominaisuuksia organisaatiolla on oltava pystyäkseen vastaamaan tulevaisuuden ylioppilaskunnan tarpeisiin. Neljännen luvun lähestymistapa on päinvastainen, eli lähtökohtana on "rivikuntalainen", jonka tarpeita ja yhteyttä yhteisöönsä pyritään arvioimaan. Samalla yritetään vastata kuntalaisen ylioppilaskunnalle asettamiin haasteisiin. Viides luku käsittelee ylioppilaskuntaa kokonaisuutena suhteessa sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin.
Lukujen alussa on harmaa sigmalaatikko, jossa on tiivistetysti
esitetty keskeiset tavoitteet kyseisellä aihealueella
sekä keinot tavoitteiden saavuttamiseksi. Keinot on esitetty
laatikossa hyvin yleisluontoisesti;
käytännöllisempiä ehdotuksia on piiloteltu
sinne tänne tekstin joukkoon.
| KY-identiteetti | tavoitteet | keinot |
| S |
|
|
Määritelmän pohjalta ylioppilaskunta onkin "corpus studentium", joka käsitteenä sisältää yhteisöllisen olemuksen. Ylioppilaskunta ja sen organisaatio käsitteinä on pidettävä analyyttisessä ylioppilaskunnan olemuksen tarkastelussa tiukasti toisistaan erillään. Ylioppilaskunta on lähtökohtaisesti olemassa organisaatiosta riippumatta, eikä organisaation olemassaolo sinänsä aiheuta ylioppilaskunnan olemassaoloa. Tässä mielessä ylioppilaskunta eroaa perustavaa laatua olevalla tavalla yhdistyksestä, jonka olemassaolo pohjaa tiettyyn, yhdistyksen jäsenten yhteiseen ajatukseen jostakin, jota varten on sitten organisoiduttu yhdistykseksi; yhdistys ei siis ole yhdistys ilman organisaatiotaan ja toisaalta organisaation olemassaolosta seuraa automaattisesti yhdistyksenkin olemassaolo.
1960-70 -lukujen opiskelijaradikalismin seurauksena ylioppilaskunnat saivat tiettyjä ammattiliittomaisia piirteitä. Pahimmillaan ylioppilaskunta oli lähes yksinomaan opiskelijoiden unioni, joka piti päätehtävänään jäsenistönsä etujen valvontaa muita korkeakouluyhteisön ja koko yhteiskunnan liittoumia vastaan. Lieneekö samoihin aikoihin ajoittuneen kansainvälistymisen alun tulosta ylioppilaskuntien englanninkielisissä nimissä esiintyvä "Student Union"? Liitto-ajattelu on joka tapauksessa jättänyt lähtemättömät jälkensä ylioppilaskuntaan.
Vaikkei ylioppilaskuntaa edellämainituista syistä voida rinnastaa yhdistykseen, KY:n historiaan liittyy myös selkeä assosiaatio-ulottuvuus; olihan ylioppilaskuntamme edeltäjä nimenomaan Kauppakorkeakoulun Oppilasyhdistys. Myös toiminta ja hallinto muistuttaa monilta osin tyypillistä yhdistyksen toimintaa. Voidaankin ajatella, että jos nykyinen organisaatio olisi olemassa ilman ylioppilaskuntaa, se merkitsisi automaattisesti jonkinlaisen yhdistyksen olemassaoloa.
Kuten edellä kävi ilmi, ylioppilaskunta - vaikka onkin itsenäinen, asetuksella säädetty julkisyhteisö - on käytännössä sama asia kuin korkeakoulun opiskelijat. Tästä seuraa deduktiivisesti, että ylioppilaskunnan oikein mieltänyt HKKK:n opiskelija kokee itsensä KY:n jäseneksi. Näin ollen KY-identiteetti samaistuu lopulta HKKK-identiteettiin: jokainen Helsingin kauppakorkeakoulusta valmistunut on samalla myös KY-veteraani tai -seniori.Identiteetin lujittamisessa onkin pyrittävä hyödyntämään korkeakoulun imagoa ja toisaalta pyrittävä vaikuttamaan positiivisesti tähän imagoon. HKKK:lla on tiettävästi käynnissä profilointiprojekti, jonka suhteen on syytä painottaa, että opiskelijoiden osalta profiilin tulee saumattomasti sulautua ylioppilaskunnan profiiliin. Perin surkuteltava olisi tilanne, jossa korkeakoulu - vieläpä ylioppilaskunnan edustajien myötävaikutuksella - rakentaa kaikille opiskelijoilleen yhteistä HKKK-identiteettiä ja ylioppilaskunta samanaikaisesti tahollaan jotakin irrallista, vapaavalintaista KY-identiteettiä. Ajan hengestä riippuu, kumpaanko edellä mainituista opiskelija loppujen lopuksi samaistuisi. Tällainen kilpailutilanne olisi paitsi hedelmätön, jopa haitallinen kaikille osapuolille, teekkareita ehkä lukuunottamatta.
Identiteetin kehityksen kannalta olennainen merkitys on kuntalaisen sosialisaatioprosessilla. Millä keinoin ja missä määrin yksittäinen kuntalainen omaksuu ylioppilaskunnassa valitsevat arvot ja kulttuurin?Alussa tärkeä rooli on tutorryhmillä ja erilaisilla läheisesti opiskelun alkuun liittyvillä toiminnoilla. Tämän jälkeen kohdataan ensimmäinen vakava totuuden hetki: kuinka tutorryhmästä irtautuva mursu saadaan kiinteäksi osaksi ylioppilaskuntaa ja kuinka hän voi olla ylpeä ylioppilaskuntalaisuudestaan?
Tämän jälkeen uusi ylpeä kylteri on saatava sisään putkeen, jonka toisessa päässä häämöttävät valmistuminen, talouselämä, yhteiskunta - ja seniorikilta. Tässä yhteydessä integroituminen HKKK:n tuotteeseen - arvostettuun, kunnioitettuun, ihailtuun ja haluttuun tutkintoon on ensiarvoisen tärkeää.
Yksi mahdollisuus sosialisaatioprosessin voimistamiseen on
jäsenyyden ulkoisten tunnusmerkkien - kuntanauhan,
lakkimerkin jne. - hyödyntäminen. Mursut voisivat
kerätä teekkarityyliin pisteitä, joita voisi saada
vaikkapa lehtikahvilan pidosta, ja rajan ylittäneille sitten
jaettaisiin kuntanauhat ja lakkimerkit juhlallisessa seremoniassa
vuosijuhlaviikolla.
| "Virallinen" organisaatio | tavoitteet | keinot |
| S |
|
|
Seuraavassa on hahmoteltu organisaation eri osien toimintaa, tehtäviä ja työnjakoa pääsääntöisesti valio- ja toimikuntatasolle saakka, osin alapuolellekin. Havainnollisuuden vuoksi on nykyisiä toimintoja pitkälti sellaisinaan sijoiteltu eri laatikoihin. Syytä on erikseen harkita kunkin toiminnon mielekkyys ja tarpeellisuus yli päätään sekä mahdolliset kokonaan uudet tehtäväkentät. Esitetty organisaatiomalli on esimerkin omainen, toiminimikkeisiin ei kannata takertua, sillä mallin tarkoitus on lähinnä konkretisoida alla esitettävää toimintojen uudelleenjakoa.
kuvio 1:"Toimielinten työnjako, roolit sekä suhteet toisiinsa ja ympäristöön"
Lähtökohtana on pidetty toiminnallisia tarpeita. Samalla pyritään kertakaikkisesti eroon erinimisiin ja -laatuisiin toimielimiin liitetyistä näennäisistä status-komponenteista. Kukin toiminto on pyrittävä hoitamaan tarkoitukseen parhaiten soveltuvalla tavalla riippumatta kyseisen aktiviteetin nauttimasta arvonannosta ylioppilaskunnan piirissä. Toiminnon tuottama valtaisa hyöty mittaville kuntalaismassoille ei pidä olla perustelu esimerkiksi kyseisen erikoisalan valiokunnan olemassaololle, mikäli toiminto on tarkoituksenmukaisempaa toteuttaa muilla keinoin.
Tässä on nimenomaan hallituksen suojissa toimivien moninaisten elinten olemusta pyritty selkiyttämään määrittelemällä eri nimisten toimielinten tehtävät yksiselitteisesti uudelleen. Valiokunnan tehtävä on tässä nimen omaan sille delegoidun päätösvallan käyttäminen ja asioiden valmistelu hallituksen päätettäväksi.Jaosto on vastaavasti valiokunnan apuna toimiva joukkio. Toimikunta taas on hallituksen valvonnassa itsenäisesti toimiva ryhmä, jonka tehtävä on toteuttaa hallituksen päätöksistä johtuvia tehtäviä. Tekstiä luettaessa onkin varottava ajautumasta ehdotusten arviointiin toimielinten tehtävistä nykyisin vallalla olevien käsitysten pohjalta.
Kokonaan uutena hierarkiatasona esitellään valio- ja toimikuntain puheenjohtajat. Valiokunnan puheenjohtaja on vastuussa valiokuntansa toiminnasta ja osallistuu yhdessä kyseisestä toimialasta vastaavan hallituksenjäsenen sekä mahdollisen erikoissihteerin kanssa toimialan päivittäiseen johtamiseen ja valvontaan ylioppilaskunnassa. Toimikunnan puheenjohtaja suunnittelee ja johtaa toimikuntaansa itsenäisesti saaden kuitenkin tarvittavan tuen ja avun ko. toimikunnasta vastaavalta ylioppilaskunnan työntekijältä ja raportoiden toimistaan hallitukselle. Järjestely yhtäältä tarjoaa nykyistä useammalle tilaisuuden vastuullisen ja haastavan toimen hoitoon ylioppilaskunnassa, toisaalta vapauttaa hallituksen resusseja strategisen tason suunnitteluun ja päätöksentekoon.
Koko organisaation kannalta pyrkimyksenä on myös toiminnan ja tavoitteiden parempi läpinäkyvyys. Ainakaan organisaation huipulla ei pidä olla toimielimiä tai henkilöitä, joille ylioppilaskunnan kulloisetkin päämäärät ja niihin pääsemiseksi käytetyt keinot ovat hämärän peitossa.
Esitämme tarkoin pohdittavaksi ylioppilaskunnan toimikauden muuttamisen mahdollisesti mukanaan tuomia etuja ja haittoja. Esimerkiksi Turun KY:llä käytössä oleva vapusta vappuun -malli toisi mukanaan muutamia merkittäviä etuja. Tällöin kaksi tärkeintä päätösasiaa - budjetti ja hallituksen valinta - tulisivat edustajiston käsittelyyn vasta noin puolen vuoden työskentelyn jälkeen, jolloin yksittäisen edustajistonjäsen valmiudet lienevät oleellisesti paremmat. Lisäksi uudelle hallitukselle tarjoutuisi koko rauhaisa kesäaika tulevan toimintansa pohtimiseen ja suunnitteluun.
Hallituksen ja edustajistojen valinta-ajankohtien eriyttäminen saattaisi kuitenkin aiheuttaa parlamentaarisesti arveluttavia tilanteita ja toiminnan lyhytjänteistymistä entisestään, mikäli uusi edustajisto ei haluaisi antaa luottamustaan edellisten edaattorien valitsemalle hallitukselle. Lisäksi erilaisiin valio- ja toimikuntiin ynnä muihin ryhmiin halukkaiden löytäminen saattaisi aiheuttaa ongelmia keväällä lomien kutsuessa tai syksyllä opiskelun alkukiireiden painaessa. Toisaalta voidaan opiskelijan väittää paremmin pystyvän kokonaisvaltaisesti suunnittelemaan koko vuoden osallistumisiaan, jos ylioppilaskunnan vuosi vaihtuisi lukuvuosien tahdissa.
Edustajiston asema ja tehtävät ovat nykyisellään ja sääntöjen valossa selkeät. Käytännössä toiminta on kuitenkin lyhytjänteistä, koska suurin osa jäsenistä vaihtuu vaaleissa ja toisaalta perimätiedolla on ollut taipumusta kadota luvattoman suuressa määrin. Edustajistokauden aikana yksittäiseltä edaattorilta vaaditaan kenties liian paljon oma-aloitteisuutta pysyäkseen tehtäviensä tasalla. Seurauksena on ikävä noidankehä, jossa tiedon puute aiheuttaa kiinnostuksen lopahtamisen, mikä puolestaan vähentää halukkuutta oma-aloitteisesti hankkia tarvittavaa tietoa. Kokoustyöskentelyn kehittämiseksi esitämme edustajistolle aktiivisia valiokuntia ja työryhmiä, jotka valmistelevat kokouksiin tulevia päätöksiä. Samalla tällä on positiivinen vaikutus yksittäisten edaattorien tietotasoon, kun asioihin pääsee paneutumaan ennen kokousta muutenkin kuin papereiden välityksellä. Lisäksi valiokuntatoiminnan tavoitteena on jokapäiväisen vuorovaikutuksen lisääminen edustajiston, hallituksen ja TT:n välillä.Asioiden ollessa huolellisesti valmisteltuja ja etukäteen edaattorien tiedossa tarve turhalle, tiedonpuutteesta johtuvalle keskustelulle kokouksissa vähenee. Lisäksi on hyvä järjestää epämuodollisia iltakouluja, hallituksen kyselytunteja, keskustelutilaisuuksia ym., jotta suurimmat ristiriidat ja tärkeimmät näkökannat ovat jokaisen edaattorin tiedossa jo ennen kokousta.
Virallisten, edustajiston päätöksellä syntyneiden toimielinten lisäksi myös edaattorien omaehtoinen järjestäytyminen on suotavaa ja kannustettavaa. Luonnollinen tapa on perustaa edustajistoryhmät vaaliliittojen tai samanhenkisten poppoiden pohjalle, mutta mikäli tämä tuntuu epäpoliittisuudellaan kerskailevalla KY:llä epämielyttävältä ajatukselta, myös muulla tavoin toteutettu ryhmäjako on mahdollinen (vaikka aakkosjärjestys tai HETU-n loppuosat).Epäviralliset ryhmät toimivat edaattorin kannalta kahtalaisesti. Yhtäältä ryhmä tarjoaa yksittäiselle jäsenelle matalamman kynnyksen tiedon hankintaan, kun osavastuu on porukalla. Toisaalta ryhmäpaine myös pakottaa vakavampaan suhtautumiseen ja ehkäisee lusmuilua.
Rivikuntalaisten suuntaan ryhmät voivat toimia linkkinä, jonka kautta tieto kulkee kahteen suuntaan.
Valmius päätöksentekoon on edustajistokauden alussa heikko, mutta päätettävää asiaa ryöpsähtää heti niskaan tukuittain. Edustajiston koulutukseen onkin kiinnitettävä erityistä huomiota. Ensinnä on edustajiston perusteellinen koulutustilaisuus, risteilyn tai muun muodossa, järjestettävä jo ennen järjestäytymiskokousta. Päivä on lyötävä lukkoon ja ilmoitettava jo ennen vaaleja, jotta ehdokkaat osaavat varata ajankohdan itselleen vapaaksi. Näinhän toimitaan esimerkiksi tutorvalintojen osalta.Koulutuksessa on käsiteltävä yleinen kokouskäytäntö ja valmistauduttava etukäteen valiokuntien ja edustajistoryhmien muodostamiseen. Lisäksi on perehdyttävä ensimmäisiin suuriin päätöksiin, eli hallituksen valintaan, taloustoimikunnan täydentämiseen ja budjetin hyväksymiseen. Keltanokkaedaattorille pitäisi muodostua selkeä käsitys paitsi prosessin teknisestä sujumisesta, myös vastaavien päätösten sisällöstä, perusteluista ja kehityksestä pidemmällä aikajänteellä.
Edustajistokauden kuluessa on kouluttautumisen jatkuttava ja koko ylioppilaskunnan piirissä tapahtuvan koulutuksen tarpeen ja toteutuksen kokonaisvaltaisella suunnittelulla ja toteutuksella pyrittävä koko organisaation valmiuksien ja tietotason erinomaisuuteen.
Kokonaisuudessaan edustajistolla tulee olla sellaiset valmiudet, että se pystyy toiminnassaan keskittymään pitkän tähtäimen linjaukseen ja suurten asiakokonaisuuksien hallin-taan. Näin edustajisto asettuu luontevasti toimivan organisaation päivänpolitiikan yläpuolelle.
kuvio 2: toimielinten
kaudet ja päätösten vaikutusaika
Vaihtuvuus on pidettävä aisoissa, mutta toisaalta taloustoimikunnan on jatkuvasti uusiuduttava. Nykyiseen verrattuna voitaisiin opiskelijoiden ja vanhojen patujen väliin yrittää saada muutama välisukupolven - vastikään valmistut ja KY:ltä lähtenyt - edustaja lisäämään taloushallinnon ja aatteellisen toiminnan välistä vuorovaikutusta ja jyrkentämään TT:aan keltanokkina tulevien opiskelijajäsenten oppimiskäyrää.
TT:n jäsenet ovat puheenjohtajaa lukuun ottamatta tätä nykyä varsin näkymättömiä. Edustajiston jäsen on saattanut nähdä kaikki koulutusseminaarin yhteydessä, mutta tuskin tuntee yhtäkään hyvin. Tämä saattaa luoda kynnyksen lähestyä taloustoimikuntaa, mikä on varsin paradoksaalista, sillä TT on sääntöjen mukaan edustajiston asettama toimielin. Sääntömuutokset saattavat viedä yhä useampia TT:n käsittelemiä asioita edaattorin valvovan silmän alta kassakaappiin. Tämä saattaa kasvattaa TT:n ja edustajiston jäsenen välistä etäisyyttä entisestään. Näkymättömyyden ja tuntemattomuuden vuoksi taloustoimikuntaa ja sen jäseniä ei mahdollisesti arvosteta riittävästi.Taloustoimikunnalla ja sen puheenjohtajalla on mahdollisuus sooloilla ja tämä riski saattaa asioiden julkisuutta koskevien sääntömuutosten myötä kasvaa. Edustajiston on muistettava tehtävänsä valvoa asettamansa toimikunnan toimintaa ja tarvittaessa ryhdyttävä asianmukaisiin toimenpiteisiin. Tulevaisuudessakin on tärkeää, että TT:lle jätetään riittävä liikkumavapaus sen päätösvaltaan kuuluvissa asioissa.
Nykyiseen verrattuna hallituksen työtaakka olisi tämän ehdotelman mukaan kevenemään päin. Tämä tapahtuu paitsi delegoimalla tietty osa päätäntävallasta kokonaan muille toimielimille, myös lisäämällä hallituksen käsiteltäviksi tulevien asioiden valmistelua.Suuri osa rahanjaosta siirtyy kokonaan erikseen nimettyjen valiokuntien ja toimihenkilöiden harkintavaltaan. Esimerkiksi sihteeri myöntää kerholle määrärahaa tiettyyn rajaan saakka ja valiokunta sille annetun budjetin puitteissa, jolloin hallituksen käsiteltäviksi tulevat vain rahallisesti kaikkein merkittävimmät päätökset.
Valtaosa päätöksistä tulee valiokunnista tai toimihenkilöiltä valmisteltuina valmiiden päätösesitysten ja perusteellisten perustelujen kera. Hallituksen tehtävänä on arvioida päätösesitystä omaan toimintasuunnitelmaansa ja yleiseen linjaan nähden.
Hallituksella säilyy päävastuu ylioppilaskunnan johtamisesta ja kehittämisestä. Samoin hallituksen hoitoon jäävät jotakuinkin nykyisessä laajuudessa yhteydenpito sidosryhmiin sekä ylioppilaskunnan edustuksesta huolehtiminen.
Valiokuntain puheenjohtajien vastuulle siirtyy nykyisin hallituksen hoidettavina olevista toimista hallituksen kokouksiin päätettäviksi tulevien asioiden valmistelu (yhdessä valiokunnan ja ko. toiminnasta hallituksessa vastuussa olevan jäsenen kanssa), valiokunnan johtaminen ja ohjaaminen sekä osa sidosryhmäyhteistyöstä.Valiokuntien määrä vähenee huomattavasti nykyisestä. Valiokunnat toimivat hallituksen apuna ja hallituksen ohjauksessa. Niiden päätehtävä on hallituksen päätösten valmistelu. Valiokunnille tulee myös nykyistä enemmän itsenäistä päätösvaltaa. Esimerkkejä valmistelutehtävistä ovat erilaisten ylioppilaskunnan kannanottojen valmistelu (lähinnä KOPO ja SOPO), suurten määräraha-anomusten käsittely, ja hallituksen määräämien asioiden valmistelu. Itsenäisesti valiokuntien päätösvallassa tiettyyn rajaan asti ovat esim. kerhomäärärahojen jako (kylterivaliokunta) ja tietyt asuntoasiat (sopo, kuten nykyisinkin). Nykyisistä valiokunnista sellaiset, joiden vastuualueeseen kuuluu runsaasti käytännön järjestelytyötä mutta vain vähän päätösasioita, jatkavat toteuttavaa työtään toimikuntamuotoisena ja päätösasiat voidaan koota yhteen valiokuntaan.
Hallituksen valvonnassa itsenäisesti toimivat toimikunnat korvaavat suurelta osin nykyiset valiokunnat. Toimikunnat toteuttavat niille määrättyjä tehtäviä, jotka perustuvat valmiisiin päätöksiin ja joille on tehtävää varten osoitettu tarvittavat rahalliset ja muut resurssit. Toimikunnat raportoivat tuloksistaan hallitukselle joko suoraan tai määrätyn toimihenkilön välityksellä. Tyypillisesti toimikuntien tehtävänä voi olla yhden tai useamman tapahtuman järjestäminen (esim. suuri osa nykyisten KUVA:n, LIV:n ja KVV:n toiminnasta) taikka jonkin tärkeäksi nähdyn asian edistäminen (vaikkapa ympäristötoiminta tai Bogo-bogo -heimon oikeuksien ajaminen Länsi-Jaappanissa).Tarpeen mukaan voidaan perustaa pysyväisluontoisia toimikuntia hoitamaan ympäri vuoden jonkin tärkeänä pidetyn asian valmistelua. Esimerkkeinä keskusteluissa on tullut esiin mursutoimikunta tai vuosijuhlakomitea.
Valiokunnilla voi nykyiseen tapaan olla apunaan jaostoja tai ne voivat perustaa projektiryhmiä hoitamaan tiettyä yksittäistä tehtävää. Jaostojen tarkoituksena on hoitaa sellaista toteuttavaa työtä, joka leimallisesti liittyy jonkin tietyn valiokunnan toimialaan. On kuitenkin huomattava valtaosa nykyisistä jaostoista ja projekteista kuuluisi pikemminkin edellisiin, suoraan hallituksen alaisiin toimikuntiin. Aatteellisen sihteeristön tehtävät säilyvät suurin piirtein nykyisen kaltaisena. Uuden organisaatiorakenteen myötä kuitenkin sihteerin rooli tukitoimintojen tarjoajana erilaisille toimikunnille ja projekteille korostuu. Toisaalta aatteelliset sihteerit voivat tarjota eniten hyötyä koko organisaatiolle tukitoimintojen ohella muissa, luonteeltaan "piilossa" suoritettavissa taustatoimissa. Hallinnollisia rutiineja sekä päivittäistä, tiskin yli tapahtuvaa, rivikuntalaisille suunnattua palvelutoimintaa siirretään nykyistä enemmän vakituisen henkilökunnan suoritettavaksi.Sihteeristön asiantuntemuksen kartuttamiseksi ja tämän hyödyntämiseksi sihteerien kausien tulisi olla 2-3 vuoden mittaisia. Tehtävien luonteen painottuessa asiantuntijatehtäviin ja pitkäjänteiseen, ammattimaiseen työskentelyyn, on erityistä huomiota kiinnitettävä tehtäviin valittavien henkilöiden kokemukseen ja koulutuksellisiin valmiuksiin. Esimerkiksi valmistumista tai ainakin välitutkinnon suorittamista voitaisiin enemmän arvostaa valinnassa ja tuoda se esiin myös haun aikana.
Esimerkinomaisessa organisaatiokaaviossa sihteerien
määrä on kuusi, kuten nykyisinkin.
Käytännössä tietenkin määrän
on sopeuduttava tarpeeseen ja toisaalta nykyistä
enemmän voidaan erilaisten projektiluontoisten,
yksittäisten toimien koordinointiin käyttää
urakkaperiaatteella toimivia henkilöitä, joille voidaan
vaivoistaan maksaa pientä korvausta. Sihteeri olkoon alansa
rautainen asiantuntija, "helpommat" hommat
projektityöntekijöille.
arvioita henkilömääristä  |
nyt | visio |
| HALLITUS | 9 | 6-7 |
| VALIOKUNTAIN PUHEEJOHTAJISTO | - | 4-6 |
| 9 | 10-12 | |
| VALIOKUNNAT | 60 | 30 |
| TOIMIKUNNAT / JAOSTOT / PROJEKTIT | 60 | 170 |
| 120 | 200 | |
| AATTEELLINEN SIHTEERISTÖ (pl. pääsiht.) | 6 | 4-6 |
| MUUT PALKATUT AATT. TOIMIHENKILÖT | 3-4 | 4-6 |
| 9-10 | 8-10 |
Palvelujen tarjonnan osalta on syytä harkita niiden
sijoittelua käyttäjien kannalta. On tutkittava,
kannattaisiko suuri osa palveluista kenties sijoittaa HKKK:lla
sijaitsevaan KY-palvelupisteeseen (kirjakauppa, kiva,
päivystäjä, mahdollisesti myös aatteellisen
sektorin vastaanotto määräaikaan). Osa palveluista
jääköön kuitenkin toimistolle. Esimerkiksi
asuntohakemusasiat voisi pitkälti hoitaa koulun
palvelupisteessä, mutta asuntosihteeri huolehtii
taustatoiminnoista (jonon ylläpito, hakemusten
käsittely...)
| Kuntalaisten syvät rivit | tavoitteet | keinot |
| S |
|
|
Seuraavassa keskitytään haluttaessa sangen nopealla aikataululla toteutettavissa oleviin toimiin kuntalaisen sosialisaatioprosessin käynnistämiseksi ja aktiivisuuden lisäämiseksi kaikilla tasoilla. Toimenpiteet ovat kuitenkin toteutettavissa samanaikaisesti edellisessä luvussa esitettyjen kanssa toisiaan poissulkematta. Samalla on huomattava että valio- ja toimikuntatason haasteita lähestytään tässä ja edellisessä luvussa eri suunnilta, ja esitetyt toimenpiteet voivat olla toisiaan täydentäviä.
Mursuille on tässä tarkastelussa annettu korostettu asema. Tavoitteena tulee kuitenkin olla helppo ja selkeä mukaantulotie toimintaan jokaiselle ylioppilaskunnan jäsenelle iästä, sukupuolesta, vuosikurssista tms. riippumatta.
KY saa vuosittain yli 400 uutta, ennakkoluulotonta jäsentä. Tavoitetila olisi saada jokainen heistä aktiiviseksi kuntalaiseksi opiskelunsa aikana (ja sen jälkeen). "Aktiivisuus" käsitteenä on mitattavissa siten, että molemmat, jäsen yksilönä ja ylioppilaskunta yhteisönä, on pystynyt tuottamaan itselleen ja toisilleen lisäarvoa.Nykyorganisaatio laittaa voimavaransa ensisijaisesti mursujen saamiseksi mukaan KY:n toimintaan ja se onkin vähimmäisvaatimus toimintamme ylläpitämiseksi; ilman uusiutumista KY:n toimisto tosiaankin alkaisi muistuttaa dinosauruspuistoa.
Perusta kuntalaisuusaktiivisuudelle myös syntyy helpoimmin 1. vuosikurssin aikana; mursu on valppaana ja valmis tulemaan riemumielin mukaan KY:n monipuoliseen toimintaan. Pointtina on vaan se, että KY:n viesti ei saa sekoittua ja hävitä mursun vastaanottamaan muuhun valtavaan informaatiotulvaan. Lähetetyn tiedon on oltava laadukasta, yhdenmukaista ja tarkoitukseen sopivaa; sekavuus laskee välittömästi kiinostusta.
Mursuvuoden jälkeen on KY:llä tapana unohtaa jäsenensä. Hänen toivotaan olevan tarpeeksi valistunut ottamaan itse selvää asioista ja osallistumaan toimintaan. Tämä on väärin; ensimmäisen opiskeluvuoden jälkeen kylteri on (yleensä) paljon viisaampi kylteri - ja valmis vastaanottamaan uusia KY:n heittämiä haasteita. Meidän täytyy muistaa, että kylteri on täyspainoinen ylioppilaskunnan jäsen myös mursuvuotensa jälkeen ja voi hyödyttää KY:tä vielä enemmän vanhempana tieteenharjoittajana.
Mursujen tärkeys on oivallettu, mutta kokonaisvaltaisuus ja koordinointi puuttuu toiminnasta. Kopo hoitaa tutoroinnin, tiedotus laatii sekä toimittaa mursupostitukset ja organisoi Mursumessut, Kulttuuri järjestää Mursujaiset jne. Tapahtumat ja toiminnat ovat sangen ansiokkaasti toteutettuja ottaen vapaaehtoistoiminnan suppeuden huomioon.Asioita pitäisi kuitenkin katsoa enemmän mursun näkökulmasta; minkälaisia ovat kontaktit, joita mursu saa KY:ltä? Voisi sanoa, että aikamoisen sillisalaatin. Jokainen tekee tietysti parhaansa omalla sarallaan, mutta kaikki "totuuden hetket" lyötynä parin kuukauden aikana uuden elämäntilanteen muutoksen kokeneen mursun naamalle voi antaa vääristyneen kuvan KY:sta.
Huoli mursusta on siis aito ja yritys mursun aktivoimiseksi on hyvä. Henkilö- ja kukkaroresurssien kohdentaminen koordinoidusti mursun hyvinvoinnin turvaamiseksi on kuitenkin vakava asia, eikä sen hoitaminen saa koskaan jäädä toisarvoiseksi tehtäväksi, muiden kiireiden ohessa vasemmalla kädellä hoidetuksi - ellei hoitaja sitten ole vasenkätinen.Tutor on mursun ensimmäinen läheinen kosketus kokeneempaan akateemisen yhteisön edustajaan, joten tutorien ensiluokkaiseen koulutukseen sekä motivointiin yhdessä HKKK:n kanssa kannattaa panostaa niin paljon rahkeita kuin suinkin vaan löytyy. Mursujaiset taas on ensimmäinen mursun yhteisöön kuulumista symbolisoiva tapahtuma ja siksi mursujaiset eivät saa olla millekään organisaation osalle läpihuutojuttu tai pelkästään oman kivan pitokeino. On myös sisäistettävä mursujaisten merkitys laadukkaana ja tyylikkäänä tervetulon toivotuksena.
Mursumessuilla rutkulalla on tilaisuus tutustua ylioppilaskunnan tarjollaoleviin harrastusmahdollisuuksiin. Onkin tarkoin harkittava millaista tietoa kannattaa muun infotulvan keskellä tyrkyttää, ja mikä voidaan jättää myöhemmälle. Jotta kerhomessuilla saatu innostus ei pääse lopahtamaan totuuden paljastuttua tarua huomattavasti arkipäiväisemmäksi, on kerhoille suunnattava runsaasti resursseja mursujen vastaanottamiseksi mukaan toimintaan
KY:n organisaatio on toisaalta ohut (liian vähän osallistumismahdollisuuksia) ja liian paksu (paljon palkollisia). Jäsenen osallistumismahdollisuudet jakaantuvat useammalle erityyppiselle osastolle; kerhot, jaostot, projektiryhmät, valio- ja toimikunnat, hallitus, sihteeristö sekä tästä erillisenä vielä edustajisto. Imago-ongelmana on, että vasta valiokunnassa sinua pidetään KY:läisenä; siis sisäpiiriläisenä, jolloin saavutetulla statuksella on jotain henkistä merkitystä. Tätä pyritään osaltaan ratkaisemaan edellisessä luvussa esitetyssä valiokuntatason jaossa valio- ja toimikuntiin. Sihteeristön osalta taas pyritään antamaan enemmän painoa asiantuntemukselle ja pitkäjänteiselle työlle kuin sihteerintoimelle mahdollisuutena osallistua KY:n toimintaan, mikä sekin toki on edelleen merkittävä. Nykyään välillä kerhot - valiokunnat ammottaa aukko niin työnjaollisesti kuin jäsenen saaman tyydytyksenkin suhteen. Jaostot lopsahtavat tähän aukkoon, mutta niitä ei juurikaan kannata ottaa laskuun parista näyttävästä ja toimivasta esimerkistä (KUJ, Mediajaosto) huolimatta.Kerhojen lukumäärä on ihailtava (n.50 kpl) ja aktiivisuus niiden sisällä on ulospäin oikein näyttävää. Arviot osallistuvien kyltereiden lukumärästä jätetään auki, mutta heittona kerhoihin osallistuu löysimmillään 400-600 kylteriä - aktiivisia kuntalaisia siis, mutta suurin osa heistä tuntee olevansa organisaation ulkopuolella.
KY:llä on rahaa kerhojen pyörittämiseen. Kerhomäärärahojen allokoinnin pitää olla terveellä pohjalla säilyttäen kokonaiskuva siitä, "kuka saa miksi ja kuinka paljon". Jotkut kerhot anovat pelkästään rahaa omaan sisäiseen toimintaansa ja pitävät KY-liitettä nimessään vain tämän turvatakseen. Erityisesti on painotettava rahan roolia kannustinmahdollisuutena pikemmin kuin silkkana hyväntekeväisyytenä ja osoituksena siitä, että meillä on millä mällätä.
Nykyisellään laajaa kerhopohjaa ei osata käyttää hyväksi tapahtumien tarjonnan ylläpidossa. Projektit pitäisi toteuttaa yhdessä toimikunnan sekä projektiin liittyvän kerhon edustajien kanssa (kuvio 1.). "Keppi ja porkkana" sisäisenä ohjenuorana toimii varmaankin: innokas yhteistoiminta takaa määrärahoja tulevaisuudessakin, mutta yhteistyöstä kieltäytyminen muistetaan seuraavia pullamössörahoja jaettaessa.
Aktivoinnin päämääränä tulee olla mahdollisimman itsenäisesti toimivat, vapaaehtoiset ryhmät, jotka kuitenkin tarvittaessa saavat organisaation tuen. Alussa projektit voidaan suoltaa yhdessä toimikunta+kerho -yhteistoiminnalla ja seuraavalla kerralla kerho pannaan tekemään se itse, "omin siivin". Tässäkin palkatun henkilökunnan rooli asiantuntijana ja tukitoimintojen tarjoajana korostuu; kerhosta vastaavalta sihteeriltä on löydyttävä oma-aloitteellisuutta ja kykyä auttaa kerhoa projektin syntyvaiheissa.
Jotta tehtävien hajauttaminen voisi käytännössä onnistua, on esimerkkiprojektia toteuttavan toimikunnan otettava hyvissä ajoin yhteys kerhoon ja viestitettävä yhteistyön tarpeesta. Yhteistyöhaluttomuuden syntyessä voi hienovaraisesti viestittää: "Tämä projekti sivuaa kerhonne toimintaa. Jos te ette tee sitä niin kyllähän on kumma (ja se kyllä muistetaan kerhonne määrärahoja arvioitaessa)".
Jottei mahdollisesti esiintyvä ruohonjuuritason aktiivisuus kuihdu byrokratian tullessa vastaan, on rahallisten resurssien allokoinnin suhteen oltava selkeät, ennakolta pohditut periaatteet. Organisaation on voitava heti selkeästi viestittää: "Jos teillä on järkevä idea ja siihen tarvittavat ihmiset, niin meiltä saatte rahat ja KY:n toimiston avun." Ei selityksiä eikä muttia. Tämä edellyttää kerhomäärärahojen tasaista allokointia jonkinlaisen puitebudjetin pohjalta. Kerhoille on oltava korvamerkitty tietty rahasumma (yleinen kerhomääräraha) ja uusia proggiksia varten pitää löytyä kuve, mistä kaivaa lisää (eli jossain määrin nykyinen systeemi).
Rahan anomiseen on löydyttävä helpotusta ja nopeaa reagointikykyä kerhon aloitteeseen eli kykyä luvata etukäteen rahaa ettei tarvitse odottaa byrokraattista anomus-valiokunnan käsittely-hallituksen vahvistus -prosessia.
Valiokuntamainen yksikkö on toimiva ja hieno, eikä siitä näy mitään syytä luopua. Tämä on imagoltaan ja kannustimiltaan korkeatasoinen organisaatioporras ja vielä edullinen sellainen. Valiokuntatasolle voitaisiin kuitenkin saada mukaan enemmän osallistujia toiminta- ja valmistelutehtävien eriyttämisellä ja profiloinnilla sekä viimemainittujen lisäyksellä. Jako voitaisiin kiteyttää siten, että toimikunnat ovat pullollaan tekijöitä, valiokunnat näkijöitä. Edellisessä luvussa on käsitelty laajemmin valiokuntien toivottavaa roolia hallituksen päätösten valmistelussa. Valiokuntalaistakin motivoisi tieto, että hän olisi esittelemässä tietyn valmistelun jopa KYH:n kokouksessa. Älkää naurako, mutta voitte unohtaa kuinka korkealla joku KY:n hallitus oikein istuu jopa valiokuntalaisenkin näkökulmasta.Tämä saattaa merkitä uusia valintaperusteita ja tiukempia sitoumuksia. Enää ei riitä kokous viikon parin välein, projektin toteutus ja mökkikeikalle osallistuminen. Valiokuntalaiselta vaaditaan kykyä "tulipalojen sammutukseen" (i.e. kykyä reagoida ja osallistua yllättävään kriisiin sektorilla jopa parin tunnin varoitusajalla), mikä on aikaisemmin ollut hallituksen ja sihteeristön tehtävä, läsnäolosta riippuen. Toimikunnissa taas edellytetään pitkäaikaista sitoutumista, minkä vastapainoksi hoidettavat tehtävät ovat vastuullisia, haastavia ja jännittäviä.
Kuten aikaisemmin kylterin sosialisaatioprosessia tarkasteltaessa todettiin, ylioppilaskunnan jäsenen identiteetti on sidoksissa korkeakoulun opiskelijan identiteettiin. Lisäksi alaa näyttää valtaavan yhä opiskeluorientoituneempi toiminta opiskelijain keskuudessa. Tätä vastaan ei kannattane, eikä se liene järin viisastakaan, yrittää taistella. Sitä vastoin tämä suuntaus on otettava haasteena, ja pikemminkin pyrittävä sitä hyödyntämään ylioppilaskunnan omassa toiminnassa.Niin kutsutuille rivikuntalaisille toimintaa suunniteltaessa onkin tutkaeltava korkeakoulusidonnaisuuden tarjoamia mahdollisuuksia. Nykyistä laajemmassa mitassa voitaisiin edistää esimerkiksi opiskelijoiden ja opetushenkilökunnan välistä kanssakäymistä, mikä puolestaan voisi parhaimmillaan tuottaa myös uusia kasvoja ylioppilaskunnan aktiivien joukkoon. Edellämainittu vaatii todennäköisesti paitsi huomattavahkoa resurssipanostusta korkeakoulusektorille, myös korkeakoulusektorin ulottamista henkisesti ylioppilaskunnan koko organisaatioon. Nykyisen korkeakoulusektorin vaara on saman tyyppinen kuin markkinointiosasto varhaisissa markkinoinnin oppikirjoissa; muut osastot jättivät markkinoinnin sitä varten perustetun osaston huoleksi eikä lopputulos ollut kovin hyvä.
Olisi ehkä syytä myös alkaa uudelleenarvioida 70-luvulta peräisin olevaa yo-kunnan ja korkeakoulun tiukkaa erottamista toisistaan. Esimerkiksi koululle ja ylioppilaskunnalle kuuluvien tehtävien jaottelua olisi syytä pohtia uudelleen. Totuus on kuitenkin se, ettei ilman korkeakoulua ole ylioppilaskuntaakaan.
KY:llä työstä tehty palkitsemis- ja palkkiojärjestelmä jakautuu kahteen sen mukaan kuuluuko henkilö siihen piiriin, joka nauttii organisaation jäsenilleen tarjoamasta virkistyksestä ja huvista sekä palkoista ja palkkioista, vai ei. Ensimmäiseen luokkaan kuuluvien fyysinen ja henkinen kannustinjärjestelmä on sangen moitteeton, mutta huolen aiheena on toinen luokka, joka sisältää mm. uudet, organisaatiossa paikkaansa hakevat projektiryhmät, kerhot, yhdistykset sekä satunnaiset aktiiviset kuntalaiset.Toisaalta kuntalaiset ovat jakaantuneet kahteen eri palkitsemiskategoriaan: Aktiiveihin (KYHS, edustajisto, valiokunnat, projektiryhmät, kerhopamput) ja Rivikuntalaisiin (mursut, II vsk, loput). Aktiivit kuuluvat liukuvasti edellisen luokittelun ykkös-kohtaan, mutta täällä kannustimet edarille (tästä toisaalla), uusille projektiryhmille ja kerhopampuille (pj, vpj, kirstu) on kannustimia allokoitu ilman kohteen näkökohtaa. Rivikuntalaiset onkin jätetty sangen heitteille; mursuihin panostamme, mutta taas tuloksella, jolloin kokonaiskuva on sangen sekava. Mitä tapahtuu kylterille aloittaessaan II vsk:n? KY unohtaa kyseisen otuksen sangen ansiokkaasti; toivotaan vaan, että hakee Puniksen, osallistuu tapahtumiin ja hakee valiokuntaan. Rivikuntalaiseksi nykyisin luokitellaan myös se suuri massa kerhojen jäseniä, jotka ovat aivan heitteillä kannustinjärjestelmässä; annamme heille sentään 150 mk/kerho/vuosi kokoustarjoiluihin.
Yksinkertaisia kannustinmuotoja, jotka perustuvat itseasiassa vain psykologiselle vaikutukselle ja henkiselle "lämmintä kättä"-periaatteelle ovat erilaiset toimenpiteet, joiden kohde kokee tulleensa huomatuksi. Näitä ovat esimerkiksi tietyille ryhmille, kuten kerhoille, tietylle vuosikurssille tms. suunnatut kutsut tapahtumiin, tai alennustarjoukset kotiin henkilökohtaisesti postitettuina. Astetta järeämpää on harrastusmerkkien ja muiden julkisten huomionosoitusten jako. Harrastusmerkkikulttuurin kehittämiseksi esitämme käytännön ja sääntöjen muuttamista siten, etteivät hallituksenjäsenet ja sihteerit enää saisi merkkiä automaattisesti. Tällöin merkkejä voidaan jakaa nykyistä enemmän sellaisille, joille se todella voi tuottaa hyvää mieltä ja huomatuksi tulemisen tunneta. Lisäksi organisaation huipulla toimivien on aktiivisesti annettava tunnustusta ja huomiota pyyteetöntä työtä tekeville kuntalaisille ja ryhmille.
Mursujen ottaminen ylioppilaskunnan jäseneksi on haasteellinen tehtävä ja mursun sosialisaatioprosessia voidaan edistää esimerkiksi järjestämällä vuosijuhlaviikolla erityinen päiväjuhla, jossa koko mursuvuosikurssille juhlallisesti jaetaan kuntanauhat. Aktiivimursut voisivat lisäksi erityistunnustuksenosoituksena saada esimerkiksi lakkimerkin ja kutsun iltajuhlaan. Myöhemmillä vuosikursseilla vastaavia kannustustoimenpiteitä on jatkettava ja esimerkiksi valiokuntia ja ainekerhoja on markkinoitava sopiville kohderyhmille.
Toiminta ylioppilaskunnassa voidaan myös saada
näyttämään arvokkaalta
yhteis-työssä koulun kanssa. Esimerkiksi Hankenilla
ylioppilaskunnan hallituksessa toimineet saavat kaudestaan
maininnan lopputodistukseensa. Myös muunlainen
vorovaikutteinen huomionosoitusten jako korkeakoulun ja
ylioppilaskunnan välillä on edistämisen arvoista.
Jo nyt KY palkitsee vuosittain vuoden opettajan ja HKKK
suunnittelee valmistumiserien parhaimmiston palkitsemista,
missä yhtenä kriteerinä olisi toiminta
ylioppilaskunnassa.
| Sisäinen ja ulkoinen kuva | tavoitteet | keinot |
| S |
|
|
Nykyiseen verrattuna tarvetta löytyy joka tapauksessa jonkinlaisille teema- ja erikoisnumeroille. Esimerkiksi vapun ja koulun alkamisen välillä ei nykyisin KY:stä kuulu kylterin suuntaan juuri mitään. Tätä tarkoitusta palvelisi keskellä kesää ilmestyvä kesänumero. Syksyn ensimmäinen Punis voisi myös ilmestyä nykyistä aiemmin erityisenä mursunumerona siten, että se ehtisi mukaan mursupostitukseen.
Ulkoisen kuvan vaalinta on aina satapäisen vapaaehtoisjoukon kanssa toimittaessa haastava tehtävä. Tärkeää tällöin onkin lähinnä estää epäedullisen kuvan välittyminen, mikä ei kovin suuri ongelma käytännössä ole ollut tähänkään mennessä. Lähinnä huomiota tulisi kiinnittää luottamusmiesorganisaatiosta lähtevän materiaalin laadukkuuteen ja yhtenäiseen ilmeeseen.Tiedottajan rooli ulkoisen kuvan vaalijana ja ylioppilaskunnan suhteista vastuullisena henkilönä tulisi nostaa sille tasolle, jolle se tiedottaja-nimityksen perusteella kuuluu. Tämä edellyttää kaiken ylioppilaskunnan tiedotuksen kanavointia tiedottajan kautta siten, että tiedottaja kykenee esimerkiksi vastaamaan lehdistön esittämiin kysymyksiin. Nykyiseen käytäntöön verrattuna tiedottajan on oltava perillä aatteellisella sektorilla lähestulkoon kaikesta meneillään olevsta: lähetetyistä kannanotoista, valmisteilla olevista tärkeistä tapahtumista ja tempauksista, hallituksen päätöksistä perusteluineen jne. Lisäksi tiedottajalla on oltava valmiudet olennaisilta osin vastata myös taloussektorin kysymyksiin. Jäljempänä esitetty senioritoiminnan tiedotuksen järjestäminen ylioppilaskunnan kautta lisäisi osaltaan tiedottajan käytettävissä olevaa informaatiota.
KY:llä kenties useimmin siteerattu auktoriteetti (pääsihteerin jälkeen ehkä) on kuntalaiskysely. Toisaalta toiminnasta vastaajien kuulee toisinaan esittävän näkemyksiä, että toiminta on huippulaatuista ja jokaisella on siihen mahdollisuus osallistua, joten ei ole mitään erityistä velvollisuutta yrittää sen kummemmin aktivoida rivikuntalaista. Kumpikin näkemys on yksisilmäinen.Aatteellisen toiminnan suunnittelussa ja arvioinnissa on jatkuvasti pidettävä mielessä KY:n julkisyhteisöllinen, pakkojäsenyyden sisältävä luonne. Yhteisöllisessä toiminnassa päätöksentekijän on alati oltava varuillaan, jottei sortuisi yhtäältä paternalismiin, holhoavaan suhtautumiseen ja aiheettomiin kuvitelmiin omien mielipiteiden erinomaisuudesta ja oikeellisuudesta tai toisaalta populismiin ja pelkkien valtavirtojen myötäilyyn unohtaen vähemmistöjen tarpeet ja oikeudet.
Joka toinen vuosi toteutettavan suuren kyselyn ohella olisi kehitettävä toimiva, kuntalaisten kannalta helppo ja päätöksentekijän kannalta relevanttia informaatiota tarjoava jatkuva palautejärjestelmä. Nykyisellään toimii varsin hyvin ylioppilaskunnassa toimivien kautta tapahtuva epämuodollinen palautteen keruu, mutta tämä järjestelmä ei kuitenkaan ole kattava, eikä välttämättä käytettävissä juuri silloin, kun kuntalainen palautteen antamiseen tarvetta tuntee.Käytännössä palautetta voidaan kerätä esimerkiksi toimistolla näkyvillä olevien pysyvien palautelomakkeiden, järjestetyissä tilaisuuksissa jaettujen kyselyiden, koululla sijaitsevan palautelaatikon ja www-sivulla olevan lomakkeen avulla. Tämän palautteen käsittely ja tulosten saattaminen sopivien tahojen tietoon on määrättävä jonkun toimihenkilön vastuulle.
Kuntalaiskyselyihin tuijottaminen taikka muunlainen yksipuolinen kansan äänen kuuntelu johtaa valitettavan helposti oman vastuun pakoiluun. On toki tarpeen selvittää, mitä jäsenistö yhteisöltään haluaa ja myös olla selvillä selvityksen tuloksista. Nämä tulokset kuitenkin tarjoavat vain viitteellistä tietoa erilaisten palvelujen ja toimintojen mahdollisesta kysynnästä sekä arvostuksesta. Kuntalaiskyselyn nimitys on syytä muuttaa kuvaavammaksi ja virtaviivaisemmaksi.Nykyisellään kuntalaiskysely antaa niukasti tarpeellista tietoa. Kyselyä onkin kehitettävä kaikilta osin paremmin tarkoitustaan palvelevaksi. Kvantitatiivisen osan kysymysten laadinta on tehtävä keskitetysti sekä nykyistä huomattavasti ammattitaitoisemmin ja huolellisemmin. Organisaation roolina pitää olla lähinnä ilmaista, miltä osa-alueilta tietoa tarvitaan. Kerättävän tiedon on oltava avuksi toiminnan suunnittelussa; "kiva tietää"-tyyppisen informaation kerääminen laajaotoksisella kyselyllä ei ole tarkoituksenmukaista. Varsinainen kysymysten laadinta on jätettävä asian osaavien tehtäväksi, sillä viimeaikaisissa kyselyissä on ollut luvattoman paljon nollainformaatiota tuottavia kysymyksiä.
Kvantitatiivinen osa antaa aina luonteeltaan keskiarvon omaisia vastauksia. Näistä ei ole paljonkaan iloa, mikäli todella halutaan asettaa toimintoja jonkinlaiseen tärkeysjärjestykseen. Kvantitatiivisen osan kysymysten tuleekin palvella erikseen järjestettävän kvalitatiivisen haastattelukyselyn tarpeita. Kvalitatiivinen osa voidaan toteuttaa esimerkiksi muutamana ryhmähaastatteluna.
Nykyaikainen tietojenkäsittelytekniikka suo mahdollisuuden tiedon varastointiin ja lajitteluun tavalla jota on helppo käyttää. Nykyisin ovat edellisvuosien tiedot arkistojen kätköissä, jolloin niiden hyödyntäminen on lähinnä sattumanvaraista, koska vähemmän vaivaa syntyy kaiken tekemisestä uudelleen alusta kuin entisten tietojen penkomisesta. Arkistoinnin järjestäminen käyttökelpoiseen muotoon vaatii kertaluontoisesti suurehkon panostuksen, mutta tulevaisuudessa tuottanee myös vastaavat hyödyt. Pois lähtevien vastuulla on käyttökelpoisten, kattavien testamenttien laadinta. Jotta tiedot saadaan kattavasti kerättyä helposti käytettävään muotoon, voi olla aiheellista laatia standardirunko erilaisille testamenteille ja muistioille.Nyt, kun yritystietokanta on vihdoin saatu valmiiksi, voidaan projektiksi ottaa KY-tietokannan tekeminen. Tietokannan tulisi kattaa kaikki relevantti tieto organisaation huipulta kerhoihin ja ruohonjuuritasolle saakka. Täten tieto olisi myös helposti kaikkien sitä tarvitsevien käytössä. Salaiset kansiot voidaan tietenkin erikseen lukita vain harvojen ja valittujen ulottuville.
KY:n piirissä toimii seniorikilta, jonka johtoelimenä on senioriraati. Näiden toiminta on kuitenkin nykyisessä muodossaan lähinnä vanhojen ylioppilaskunta-aktiivien puuhastelua tai herraseurue, jossa on hauska kokoontua rupattelemaan menneistä. Lisäksi ylioppilaskunnalla on kunniavaltuuskunta. Nykymuodossaan nämä organisaatiot ovat vain lähtölaukaus sille mahdollisuudelle, jonka ne luovat ylioppilaskunnalle sitoa aktiiviseen toimintaan mukaan myös jo aktiivisen kautensa ylioppilaskunnan ja sen hallintoelinten jäseninä lopettaneet kylterit ja jo valmistuneet ekonomit, kauppatieteen kandidaatit ja maisterit. Onko ylioppilaskunnalla vuosittain varaa heittää hukkaan useita kymmeniä aktiivisen uurastuksensa päättäneitä henkilöitä?
kuvio 3:
seniorikilta
Ensinnä olisi seniorikillan toiminta saatava luontevalla tavalla yhteyteen opiskelijatoiminnan kanssa. Tämä voi toteutua esimerkiksi siten, että ylioppilaskunnan tiedotussektori alkaa huolehtia myös senioritoiminnan tiedotuksesta. Tällöin ylioppilaskunnassa oltaisiin automaattisesti tietoisia seniorikillan toiminnasta. Lisäksi voisi luottamusmieshallinto (hallitus) ottaa aktiivisemman roolin suhteiden hoidossa seniorien suuntaan esimerkiksi nimeämällä yhden hallituksenjäsenen tarkkailijaksi ja yhteyshenkilöksi seniorien suuntaan.
Opiskelijoille olisi myös tarjottava luonteva ja helppo tie senioritoimintaan osallistumiseen. On selvitettävä mahdollisuudet järjestää osallistuminen seniorikillan toimintaan jo opiskeluaikana. Esimerkiksi välitutkinnon suorittaminen voisi olla riittävä meriitti.
HKKK:n alumnitoiminta on myös nykyisellään sangen kituvaista. Koulun kanssa onkin selvitettävä yhteistyömahdollisuuksia, sillä seniori- ja alumnitoiminta ovat monessa suhteessa päällekkäisiä. Vaihtoehtona voisi olla esimerkiksi alumnitoiminnan kanavoiminen seniorikillan kautta.
Erityisesti toimintaorganisaation tarpeita palvelemaan olisi senioritoiminnan yhteyteen muodostettava epävirallinen "KY neuvottelukunta", joka huolehtisi suusanallisen perimätiedon ja vanhan viisauden kulkeutumisesta nykytoimijoiden käyttöön. Tämä elin muodostuisi todennäköisesti etupäässä vastikään ylioppilaskunnan aktiivitoiminnan jättäneistä sekä vasta kypsemmällä iällä ylioppilaskunnasta kiinnostuneista. Neuvottelukunnan toiminnan järjestämisestä vastaisi ylioppilaskunnan hallitus.
Ylioppilaskunnan edustajiston alainen taloustoimikunta toimii hyvin ja on yksi tapa sitoa ylioppilaskunnan toiminnasta kiinnostuneet jo valmistuneet henkilöt ylioppilaskuntaan. Kuitenkin taloustoimikunta on luonteeltaan aivan liian hitaasti vaihtuva ja käsittelemiensä asioiden suhteen spesifi, jotta se voisi täyttää tarpeen ylioppilaskunta-aktiivien saattohoidosta siviiliin.
Kokonaisuudessaan suhteessa valmistuneisiin on noudatettava jatkuvuutta ja pitkäjänteisyyttä. KY:llä aktiivisesti toimineita ja yleensä HKKK:sta valmistuneita on syytä kerätä tietokantaan, jonka avulla voidaan huomioida erilaiset nimitykset, merkkipäivät ja -tapahtumat yms. Tarve tulee koko ajan ajankohtaisemmaksi, sillä tähän mennessä KY:n käytössä ollut Eeva-tietokanta poistunee käytöstä seuraavan kymmenen vuoden kuluessa. Suhteiden ylläpito tarjoaa myös mahdollisuuden KY-identiteetin lujittumiseen "tuokin on meiltä"-tyyppisten ahaa-elämysten muodossa.
Tavoitteena on jokaiselle ylioppilaskunnan jäsenelle syntyvä positiivinen, elinikäinen KY-identiteetti. Identiteetin rakentumisen välineitä ovat mursusta asti tapahtuvan sosialisaatioprosessin edistäminen osoittamalla yksittäisille jäsenille ja ylioppilaskunnan piirissä toimiville ryhmille huomiota ja kannustusta. Samoilla keinoin, yhteyttä pitäen ja huomiota osoittaen, on identiteettiä ylläpidettävä jäsenen valmistumiseen asti. Tätä on käsitelty luvussa V. Valmistumisen jälkeenkin on yhteyden säilyttävä ja senioritoimintaan kannustettava, kuten luvussa VI(E) on kuvattu. Valmistuneilla on vastavuoroisesti myös tärkeä roolinsa identiteetin rakentumisessa. Tavoitteena on läpinäkyvä organisaatio, jonka eri osat tukevat toisiaan. Koko organisaatio toimii jäsenistön hyväksi ja toisaalta jäsenistön on helppo havaita organisaation tavoitteet ja toiminta. Suurimpana yksittäisenä uudistuksena esitetään nykyisen valiokuntatason jakamista valmisteleviin valiokuntiin ja toteuttaviin toimikuntiin. Samalla valio- ja toimikuntien puheenjohtajuudet erotetaan hallituksen jäsenyydestä. Järjestely toisaalta vapauttaa hallituksen voimavaroja strategisemman tason suunnitteluun ja toisaalta tarjoaa yhä useammalle tilaisuuden osallistua haastavin ja vastuullisiin ylioppilaskunnan toimintoihin. Erilaisten kannustusjärjestelmien kehittämisen ja runsaan käytön sekä organisaation uudelleenjärjestelyn avulla pyritään poistamaan raja ylioppilaskunnan ja sen organisaation väliltä. Kaikenlainen ylioppilaskunnan piirissä tapahtuva toiminta on arvokasta aktiivisuutta ja edistää osaltaan edellä kuvatun identiteetin muodostumista. Avainasemassa ovat erilaisten ryhmittymien, kuten kerhojen ja mursuryhmien, aktivointitavat sekä keinot, joilla jokaiselle voidaan löytää oma paikka ylioppilaskunnasta. Tavoitteena on yhtenäinen, positiivinen imago ja organisaatio, joka tiedostaa tavoitteensa ja tarpeensa sekä pystyy ne viestittämään jäsenistölle. Parhaimmillaan tiedotus edistää ylioppilaan sosialisaatioprosessia ja lujittaa niin sisäistä kuin ulkoistakin kuvaa yhteisöstä. Tätä varten on tietoa kerättävä palautejärjestelmän ja kyselyjen avulla ja myös käytettävä aktiivisesti hyväksi. Ulkoisen kuvan ja sisäisenkin tiedonkulun kannalta on tärkeää kaiken tiedotuksen keskittäminen yhteen paikkaan.