Ryhmätyössä kommunikointi on oleellista, jotta ryhmä toimisi. Kieli on tehokkain viestinnän väline, ja se voi olla puhuttua tai kirjoitettua. Sanaton viestintä, eleet ja ilmeet, täydentää ja tehostavaa puhuttua kieltä.Yhteistyöympäristöissä viestintää tehostetaan tietokonein. Sitä ennen on kuitenkin tiedettävä, kuinka yhteistyötä on kehitettävä ja mitä siltä toivotaan.

Asiat suunnitellaan usein työryhmissä ja ongelmat kartoitetaan ja ratkaistaan kokouksissa. Suunnittelukokouksessa kerätään ideoita ja keskustellaan ongelmista, näin eri näkökulmat ja mielipiteet kypsyvät ratkaisuiksi, jotka voidaan kirjata. Vaikka ratkaisuja talletetaan yhä useammin tietokonesovelluksiin, niin siitä huolimatta suuri osa ratkaisuista jää kirjaamatta. Kokouksen varsinaista kulkua ei kirjata vain lopputulos. Keskusteluista ja hylätyistä ratkaisuvaihtoehdoista jää osallistujille hataria mielikuvia, poissa olleille ei edes niitä.

Käsite "älykäs tila" kuvaa ihmisen, tietokoneen ja ympäristön yhteistyötä. Tietojenkäsittelyssä tällä käsitteellä on pitkä historia. 1960-luvun alussa Stanford Research Instituutissa esitettiin tietokone-ihminen malli, joka lisäsi ryhmätyöskentelyn tehokkuutta. Malli oli ensimmäinen visio "älykkäästä tilasta". MIT esitteli 1970-luvulla "mediahuoneen", jossa tietokonetta ohjattiin puheella ja eleillä koneen vastatessa tekstein ja kuvin.

Tämän idean mukaan ryhmätyön tehokkuus kasvaa ihmisten välisen kommunikaation parantuessa. Samassa tilassa, jossa ihmiset työskentelevät kannettavine tietokoneineen ja muine päätelaitteineen on ryhmätyöskentelyä tukeva laitteisto. Laitteisto avustaa automaattisesti työskentelyä esimerkiksi pitämällä pöytäkirjaa, päivittämällä suunnitelmia tai hakemalla tietoa muista järjestelmistä. Laitteistoa ihmiset ohjaavat käyttäytymisellään eli puheella ja eleillä. Myös aikaisemmat tapahtumat ja muualta saatava tieto vaikuttaa laitteiston toimintaan.

Tietokoneavusteisessa yhteistyöympäristössä tietokoneet yhdistetään ihmisten puheisiin ja eleisiin.

Yhteistyötilasta kertoo seuraava esimerkki. Suunnittelijat saapuvat yhteistyötä tukevaan suunnittelutilaan mukanaan omat henkilökohtaiset kannettavat tietokoneensa ja muut sähköiset laitteensa. Kuvassa 1 on suunnittelijoita kokouksessa ja pöydällä näkyvät heidän mukanaan tuomat laitteensa. Huoneen kalustukseen kuuluu älykäs piirtotaulu, kameroita ja mikrofoneja jne. Suunnittelijat keskustelevat työstään, piirtävät taululle ja paperille. Suunnittelun kuluessa he viittaavat piirroksiinsa. Elehtivät toisilleen, osoittavat taulua ja papereitaan. Välillä tarkastetaan joku asia kannettavalta tietokoneelta. Myöhemmin joku oasllistujista viittaa asiaan sanoilla: "Sehän toimi oikein." ja osoittaa kannettavaa tietokonetta.

Yhteistyötilan tarkoitus on liittää ihmisten kommunikointi suunnitelmaan. Tarkoitus ei ole vain nauhoittaa tilaisuutta, vaan esittää tarpeellinen tieto suunnitelman oikeassa paikassa. Yhteistyötilan roolina on yhdistää ulkopuolelta saatava tieto suunnitteluun. Yhteistyötila etsii, hakee ja esittää vastaavia suunnitelmia yhtiön intranetistä ja internetistä. Yhteistyötila ohjaa suunnittelua ja tarkastaa, onko tieto ristiriitaista aiemman tiedon kanssa. Se osaa verrata nykytilannetta aiempiin tilanteisiin. Suunnittelun tuloksena on laajempi ja syvällisempi suunnitelma, joka sovittaa vaihtoehdot todelliseen tilanteeseen.

Kouluopetuksessa voidaan soveltaa uutta tekniikkaa, joka auttaa opettajia hyödyntämään itselleen kertyvää opetuskokemusta. Yhteistyöympäristöt auttavat oppilaita/ihmisiä jakamaan oppimiskokemuksensa, sillä henkilökohtaisiin laiteisiin kerätään tietoa päivän opetuksesta. Kotona voidaan käydä koulun tapahtumat läpi ja lisätä laitteisiin kodin kommentit. Kuvassa 2 esitellään lasten oppimisympäristöt. Oppilaat kertovat omat ratkaisunsa muille, siten auttavat muita oppilaita ymmärtämään opeteltavaa asiaa. Oppimisen periaatteet ovat kertaaminen, keskustelut ja muilta oppiminen.

Älykkään tilan tulee ymmärtää riittävästi puhetta ja eleitä ollakseen hyödyllinen, sillä yhteistyö perustuu muiden ihmisten tulkitsemiseen. Tilan tulee tukea yhteistyötä esittämällä kulloinkin tarvittavaa tietoja ja valvoa sisällön oikeellisuutta. Yhteistyötila on dynaaminen kokoelma erilaisia laitteita, jotka itsessään eivät tee tilasta älykästä. Niiden tulee toimia huomaamattomina taustalla. Piilossa oleva käyttöliittymä seuraa ihmisen välistä keskustelua ja osaa itse tarjota pyytämättä palveluksia.

Taustatoiminnalla tarkoitetaan yhteistyöympäristöjen taustalla toimivia laitteita ja niiden toimintaa ihmisten yhteistyön tukena. Yhteistyöympäristön tulee hallita laitteiden ominaisuudet ja niiden osoittaminen eli mitä laitetta käytetään ja mihin. Ihmisten toiminta aiheuttaa laitteiden käyttämisen. Kuinka ihmisten toiminta aiheuttaa toiminnan? Mitä ja miten järjestelmä saa syötteekseen. Samoin kuinka järjestelmä näyttää tiedot ihmisille. Tilannetta pitää koko ajan päivittää, jotta tilanne olisi selvillä. Yksittäisellä tiedolla ei ole mitään arvoa, jos sen ympäristöä ei tunneta. Keskustelun kulun ja laitteiden kulloinenkin toiminta on liityttävä toisiinsa täsmällisesti.

Asioihin viittaaminen epäsuorasti nimeämättä kohdetta on eräs tehokkaimmista tavoista ihmisten välisessä viestinnässä. Punaisen langan seuraaminen ihmisten puheesta on haastava tehtävä järjestelmälle. Laitteiden fyysiset ominaisuudet on kuvattava todellisuudenmukaisina ja ihmisten käyttämillä nimityksillä. Tila on hallittava täydellisesti. Oikealle, vasemmalle, ylös ja alas ovat normaaleja ihmisten käyttämiä viittauksia. Viittaus "kaikki näytöt tuolla seinällä" aiheuttaa laskennan, jonka on selvitettävä viitatulla seinällä olevat näytöt eli niiden tunnisteet. Kaikilla laitteilla tulee olla oma osoitteensa.

Puheentunnistuksesta on tulossa tärkein käyttöliittymän osa. Yksittäisten ihmisten puheen tunnistaminen on nykyään mahdollista, mutta kone ei vielä osaa seurata keskustelua. Eleet ovat tärkeä osa normaalia keskustelua ja niiden tunnistaminen on tärkeää.

Yhteistyöympäristöissä ei ole käyttöliittymää perinteisessä mielessä. Ihmiset keskustelevat toistensa kanssa eivätkä tietokoneen tai virtuaalihahmon kanssa, kuten virtuaalitodellisuudessa. Normaalissa keskustelutilanteessa ihmiset puhuvat toistensa päälle, käyttävät epätarkkoja ilmauksia, aiheet vaihtelevat jne. Ongelmaksi nousee puheen ymmärtäminen. Tässä apuna ovat taustatieto käsiteltävästä asiasta ja osittain tunnistavat tekniikat. Kaikki saatavilla oleva tieto puheesta, ilmeistä ja eleistä on käytettävä hyödyksi. Katkot keskustelussa ja puhujan vaihtuminen sekä laitteiden käyttäminen auttavat keskustelun seuraamista.

Tietokoneavusteiset yhteistyöympäristöt ( computer supported cooperative work, CSCW) jaotellaan tiedonsiirron, sijainnin ja toiminnallisuuden mukaan. Tiedonsiirto on asynkronista tai synkronista ja osallistuminen paikallista tai etäyhteyteen perustuvaa. Toiminnallisesti CSCW-järjestelmät jaetaan neljään luokkaan: viestien välitys–, konferenssi–, kokoushuone– sekä yhteisjulkaisu– ja kommentointijärjestelmiin.

Luovassa yhteistyössä keskustellaan, vaihdetaan tietoa ja kehitellään yhdessä ideoita. Aivoriihissä osallistujien toiminta on vapaamuotoista ja muuttuvat tilanteet vaativat nopeaa tietojen vaihtoa osallistujien välillä. Ideat tulevat ja kehittyvät nopeasti toisten osallistujien ajatuksia edelleen kehittämällä. Suunnittelu ja kehitystehtävät voidaan myös toteuttaa ennalta sovitulla toimintatavalla. Tällöin annetut tehtävät tehdään omassa tahdissa, riippumatta siitä, kuinka muiden työt etenevät. Järjestelmä seuraa kaikkien töiden etenemistä ja tiedottaa siitä osallistujia. Ensin kuvattu tapa välittää tietoa on synkroninen, jälkimmäinen taas asynkroninen. Molempia tarvitaan yhteistyöjärjestelmissä.

Perinteisesti yhteistyöympäristöt ovat tukeneet hajallaan olevan työryhmän työskentelyä. Jäsenet ovat työskennelleet itsenäisesti, ja väli- sekä lopputuloksista tiedotetaan ajoittain muille ryhmän jäsenille. Uudempi tapa on tukea henkilöiden välistä yhteistyötä kokouksissa (face–to–face meetings) tai virtuaalikokouksissa. Yhteistyöympäristöt jaetaan fyysisen olinpaikan mukaan etä- (remote) tai paikallisiin (co–located) yhteistyöympäristöihin. Luokittelussa on kysymys loogisista ja maantieteellisista etäisyydestä käyttäjien välillä. Käyttäjien tarkalla sijainnilla ei kuitenkaan ole merkitystä.

Toiminnallisesti CSCW-järjestelmät jaetaan neljään luokkaan: viestien välitys–, konferenssi–, kokoushuone– sekä yhteisjulkaisu– ja kommentointijärjestelmiin.

Viestien välitysjärjestelmät

Kehittyneimpiä ovat viestien välitysjärjestelmät, koska niiden historia on pisin. Ne ovat kehittyneet keskuskoneiden tekstimuotoisten viestien välityksestä käyttäjiltä toisille. Sähköpostijärjestelmät ovat kehittyneet yhä monipuolisimmaksi ja tehokkaammiksi, sillä tiedonsiirto internetissä ja lähiverkoissa on nopeutunut. Viestien välitysjärjestelmiä kutsutaan usein rakenteisiksi tai aktiivisiksi järjestelmiksi, ja ne ovat asynkronisia. Tämä siksi, koska viestien vaihto on tärkeää ryhmässä. Rakenteisuus puolestaan ilmenee osoite- ja lähetystiedoista, jotka ohjelma lisää viesteihin. Myös allekirjoitus voidaan lisätä automaattisesti.

Konferenssijärjestelmät

Konferenssijärjestelmät perustuvat sähköpostijärjestelmiin, jotka eroavat viestien välitysjärjestelmistä erilaisen ryhmittelyn vuoksi. Tyypillisesti konferenssijärjestelmä sisältää useita ryhmiä, konferensseja, jotka muodostuvat konferenssin osallistujista ja osallistujien lähettämistä viesteistä. Viestit ovat saatavilla lähetysjärjestyksessä, joten mielipiteiden vaihto on seurattavissa. Usein konferensseihin lisätään aiheita, joiden kässittelyyn halukkaat voivat osallistua. Tiedot osallistujien lukemista viesteistä talletetaan järjestelmän tietokantoihin, jonka avulla järjestelmä voi kertoa osallistujalle uusien tai lukemattomien viestien määrän. Konferenssit voidaan järjestää reaaliajassa, koska tiedonsiirto on nopeaa. Myös multimediakonferenssit ovat nykyään mahdollisia.

Reaaliaikaisissa konferensseissa voidaan tietoa välittää kaikille tai yksittäisille osallistujille sekä myös halutulle joukolle. Tietoa voidaan kopioida julkisen ja yksityisen työalueen välillä. Päätöksiä tehdessä voidaan äänestää, ja osallistujat tulevat kuulluiksi. Puheenjohtaja voi ohjata konferenssin kulkua, jakaa puheenvuoroja ja tehdä muutoksia yhteiselle työalueelle. Puheenjohtaja järjestää myös äänestykset. Kun konferenssi nauhoitetaan, voivat osallistujat myöhemmin palata siellä esitettyihin asioihin.

Kokoushuonejärjestelmät

Kokoustilassa, jossa on kokousjärjestelmä, on tyypillisesti valkokangas videoprojektoria varten ja työasema videoprojektorin ohjaamiseen. Osallistujille on varattu verkkoon liitettyjä tietokoneita. Käytettävät ohjelmistot sallivat yleensä useita samanaikaisia käyttäjiä ja käytössä voi olla yhteinen työalue työskentelyn helpottamiseksi. Päätöksentekoa tukevat analyysiohjelmistot ja mallintamisohjelmistot ovat avuksi päätöksiä tehdessä. Äänestyksiä varten työasemissa on äänestysohjelmisto. Äänestysjärjestelmä voi olla myös oma erillinen järjestelmänsä. Kokouksen kulkua tukevat järjestelmät kuten kokousohjelman esittäminen, pöytäkirjan pitäminen ja kokouksen nauhoittaminen tehostavat osaltaan työntekoa.

Yhteisjulkaisu- ja kommentointijärjestelmät

Julkaisuista suuri osa on useamman kuin yhden tekijän työn tulos. Yhteisjulkaisujärjestelmien tarkoituksena on tukea yhteisjulkaisuun osallistuvien tekijöiden yhteistyötä. Pääsääntöisesti järjestelmät ovat asynkronisia. Kukin tekijä työskentelee oman osa-alueensa parissa. Muiden tekijöiden tekemät katsaukset ja kommentit lisätään julkaisuun omiin "muistilappuihin" ko kohtiin.

Vaikka järjestelmät ovatkin asynkronisia, ei se estä työskentelyä ryhmissä. Usein julkaisun muokkaaminen tapahtuukin useiden tekijöiden ollessa läsnä.

Monen käyttäjän hypertekstijärjestelmät kuvaavat kommentointi- ja yhteisjulkaisujärjestelmien toimintaa. Käyttäjät lisäävät hypertekstijulkaisuun omia osiaan toisista riippumatta.

Kommentointijärjestelmät tarjoavat monen osapuolen väliset kommentoinnit ja neuvottelut. Mallin perusperiaatteena ovat keskustelut suunnitteluprosessin osallistujien välillä. Jokaisella osallistujalla on oma näkökulma eri asioihin. Ratkaisu saadaan neuvottelujen tuloksena.

Yhteisjulkaisujärjestelmissä käyttäjät lukevat julkisesti saatavilla olevan julkaisun ja lisäävät siihen omat huomionsa. Huomiot voivat olla yksityisiä, jolloin ne näkyvät vain tekijälle. Julkiset huomiot näkyvät kaikille, joilla on oikeus nähdä alkuperäinen versio julkaisusta. Suorat viestit näkyvät vain nimetyille käyttäjille tai ryhmille.

Uudet langattomat päätelaitteet mahdollistavat WWW:ssä olevien palvelujen käytön paikasta riippumatta. Kannettavat tietokoneet, PDA-laitteet ja WAP-puhelimet luovat virtuaalisen sillan palvelujen ja liikkuvan käyttäjän välille. Todellisen ja virtuaalisen maailman kiinteä linkittäminen tehostaa palveluiden käyttöä. Nykyään WWW:n sivut, verkkokaupat ja keskustelulinjat ovat virtuaalisia paikkoja. Niillä ei ole kuitenkaann mitään todellista sijaintia. Useimmat ihmisten tarvitsemat asiat ovat muuta kuin tietokoneita. Liikkuvalle käyttäjälle voidaan tarjota paikallisia palveluja siellä missä hän kulloinkin on.

WWW-ilmentymä (web presence) on ihmisen,paikan tai asian ilmentymä WWW:ssä [Kin00]. Malli on kehitetty Hewlett-Packardin laboratoriossa. WWW-ilmentymä laajentaa kotisivun tarkoittamaan kaikkia todellisen maailman fyysisiä asioita. Automaattinen järjestelmä ylläpitää kytkentää kotisivujen ja todellisen maailman välillä. Kuvassa 5 esitetään fyysisen asian ja URL:n välinen yhteys.

Jako ihmiseen, paikkoihin ja asioihin perustuu perustuu asioiden erilaisiin rooleihin. Ihmiset liikkuvat paikkojen välillä ja kommunikoivat toistensa kanssa. Ihmiset löytävät ja käyttävät asioita eri paikoista. Ihmiset varaavat paikkoja tai käyvät niissä. Paikat yhdistävät ihmiset ja asiat.

Asiat saadaan WWW-ilmentymiksi lisäämällä niihin tunniste tai rekisteröimällä WWW-ilmentymät WWW-palvelimelle. Järjestelmä ylläpitää paikkojen tietoja PlaceManager-palvelulla ja kotisivujen tiedot linkitetään WebLink-palvelulla.

Kun käyttäjä haluaa tietoa jostain asiasta, hän kertoo laitteelleen asian tunnisteen. Tunniste liitetään asian WWW-esiintymään ja käyttäjälle palautetaan asian WWW-sivu.

Kuvassa 6 havainnollistetaan järjestelmän toiminttaa, kun käyttäjä haluaa tietää lisää taulusta Mona-Liisa.

WWW on lupaavin lähtökohta infrastruktuuriksi rakennettaessa kaikkialle ulottuvaa sähköisten palvelujen käyttöympäristöä. WWW sisältää kaikkialle ulottuvat pääsyoikeudet, riittävästi väliohjelmistoja (middleware) ja palvelut voidaan rajata paikallisiksi.

Kaikkialle ulottuva pääsyoikeus

Ihmiset käytävät WWW:tä töissä ja kotona. Yhä useammin ihmiset törmäävät WWW:n palveluihin myös käydessään ostoksilla tai liikkuessaan vapaa-aikana. Niille, jotka haluavat, on mahdollista käyttää sähköisiä palveluja missä sattuvat milloinkin olemaan. WWW tukee kaikkia laitteita, jotka käyttävät HTTP-standardin mukaista protokollaa. Laitteita ovat esimerkiksi kannettavat tietokoneet, PDA-laitteet ja WAP-puhelimet. Vastaavasti on helppoa osoittaa kirjoitimia ja projektoreita HTTP-protokollan avulla. Toisaalta WWW on samanlainen joka puolella maailmaa ja on mahdollista kytkeytyä siihen muualtakin kuin vain kiinteästä olin paikasta töissä tai kotona.

Väliohjelmistojen riittävyys

Laitteiden ja ratkaisuiden moninaisuus aiheuttaa tarpeen väliohjelmistoille. Näistä esimerkkeinä mainittakoon Java ja CORBA. Ne ovat kuitenkin raskaita ohjelmistoja niin sovellusten, kielten kuin resurssien käytön osaltakin. Toisaalta ei voida olettaa kaikkien laitteiden käyttävän väliohjelmistoja. HTTP-protikolla ja URL-osoitteet ovat osoittautuneet käyttökelpoisiksi huolimatta sovellusten ja laitteiden kirjosta. Sovellusten välinen tietoliikenne voidaan välittää käyttämällä XML-dokumenttejä ja MIME-tyyppejä. Binäärimuotoiset ja kieliriippuvaiset liittymät eivät ole käyttökelpoisia tapoja sovellusten väliseen tiedonsiirtoon yleisesti.

Paikallisuus

WWW-palvelut ovat saatavilla paikallisesti ilman maailmanlaajuista langatonta tiedonsiirtoa. Käyttäjä voi tulostaa saamansa sähköpostin lähimmälle kirjoittimelle ilman yhteyksiä muille kuin paikalliselle WWW-palvelimelle. Paikallinen WWW-palvelin tunnistaa käyttäjän URL-osoitteen käyttäjän ottaessa yhteyttä palvelimeen ja tulostaa sähköpostin lähimmälle kirjoittimelle. Myös laskutus tulostuksesta on mahdollista liittää käyttäjän URL-osoitteeseen.

Yhteistyöjärjestelmien tutkimus on selvittänyt kuinka työryhmiä voidaan tukea tietotekniikan avulla. Jaettu työtila on yksi tärkeimmistä ominaisuuksista, ainakin maantieteellisesti hajallaan oleville ja/tai vapaamuotoisesti organisoiduissa työryhmissä. Työtilaa käytetään kaiken muotoisen tarvittavan tiedon säilytyspaikkana. Muistiot, aikataulut ja pöytäkirjat ovat olennaisia työn organisoinnille. Ryhmä tuottaa tuloksensa dokumentteina, taulukoina ja grafiikkana. Ohjelmistot voivat olla työn tuloksia tai valmiita ohjelmia käytetään tavoitteiden saavuttamiseen.

Edellä mainitut työtavat ovat yleensä asynkronisia ja ne ovatkin tärkeimpiä yksilöiden välisessä yhteistyössä. Mutta myös synkronisilla toimintatavoilla audio- ja videokonferenseilla sekä keskustelupalstoilla on omat käyttötilanteensa.

BSCW-järjestelmän suunnittelun lähtökohtana oli tarjota tutkijoiden käyttöön monia yhteistyötä tukevia työkaluja. Työkaluja on sekä asynkronisia että synkronisia. Siirtyminen eri tyyppisten työkalujen välillä tulisi olla joustavaa. Käyttöympäristönä käytetään kunkin käyttäjän normaalia työskentely-ympäristöä ja -laitteistoa. Koska eri tutkimusryhmien on käytössään erilaisia ympäristöjä, täytyy järjestelmän toimia riippumatta käytetystä laitteistoalusta

Internetin käyttö sähköpostien lähettämiseen on tavallista tutkijoiden yhteistyössä. Myös tulosten julkaiseminen WWW:ssä on nykyään hyvin tärkeä osa tutkimusta. Internetselaimia on saatavilla kaikille suosituimmille alustoille ja siksi tiedot ovat saatavilla kaikilla alustoilla. Selaimet tarjoavat myös samanlaisen käyttöliittymän eri sovelluksille. Toisaalta selaimet ovat hyvin laajassa käytössä ja omien WWW-palvelinten ylläpito ja hallinta on normaalia toimintaa eri organisaatioissa.

BSCW-järjestelmä on rakennettu WWW-palvelinten standardien mukaan. Kuvasta 7 ilmenee järjestelmän arkkitehtuuri.

Järjestelmä käyttää rajapintana Common Gateway Interface (CGI). Palvelimen ja asiakkaan välinen käyttöliittymä on toteutettu HTML-sivuina ja käyttäen HTTP-protokollaa sivujen osoittamiseen. Koska HTML ei ole kovin hyvä käyttöliittymän toteuttamiseen, on myös Javalla toteutettu XML:ää käyttävä käyttöliittymä nykyisin saatavilla. Toiminnallisuuden parantamiseksi BSCW:ssä on WWW-palvelimen lisäksi ns tapahtuma palvelin (event server) ja Javalla toteutettu monitorisovellus (monitor applet), jolla voidaan seurata muiden käyttäytymistä järjestelmässä.

BSCW-järjestelmä on rakennettu modulaariseksi ja siksi uusien ominaisuuksien lisääminen on helppoa. Järjestelmästä on alunperin rakennettu Saksan- ja Englanninkieliset versiot. Käyttäjät ovat kuitenkin kääntäneet käyttöliittymän useille kielille mm Suomeksi.

Laitealustoina järjestelmälle on tarjolla Windows NT ja useita eri UNIXeja, joista mainittakoon Linux. WWW-palvelimina voidaan käyttää Mikrosoftin Internet Information Serveriä tai Apache Serveriä sekä AOL:n tai CERN:n Web-servereitä.

BSCW-järjestelmä hallitsee useiden ryhmien työtiloja. Käyttäjät voivat kuulua useampaankuin yhteen ryhmään ja siten saada näkyviinsä useita jaettuja työtiloja. Käyttäjällä voi olla myös oma yksityinen työtila, jota ei tarvitse jakaa muiden kanssa.

Työtilaan talletettavat tiedot voivat olla dokumentteja, kuvia, URL-osoitteita toisille WWW-sivuille tai FTP-palvelimille, keskusteluina, tietona toisista käyttäjistä jne. Työtilojen rakenne järjestetään ryhmän tarpeiden mukaan. Järjestelmä tallettaa tapahtumatietoa käyttäjittäin. Tapahtumatiedot ilmaisevat esimerkiksi dokumentin luomisen, lukemisen, muuttamisen ja siirtämisen sekä tekijän ja ajankohdan. Vain ryhmän jäsenet näkevät toistensa toiminnan. Muutostiedot näkyvät joko käyttöliittymässä tai ne välitetään sähköpostilla.

Palvelut

• Tunnistaminen: Käyttäjä kirjautuu järjestelmään omalla tunnuksellaan ja salasanallaan.
• Version hallinta ja lukitukset: Dokumentit voidaan liittää version hallintaan tai ne voidaan lukita ylläpidon ajaksi.
• Keskustelu foorumit: Käyttäjät voivat aloittaa keskustelun haluamastaan aiheesta. Keskustelut esitetään Internetin uutisryhmien tavoin.
• Käyttöoikeudet: Järjestelmä tarjoaa monipuoliset suojausominaisuudet. Esimerkiksi jollain käyttäjällä voi olla täydet oikeudet dokumenttiin, toisten voidessa lukea sitä ja lopuilla ei ole edes pääsyä siihen.
• Etsintä palvelut: Etsiminen BSCW:n työtiloilta voi perustua käyttäjän nimeen, sisältöön tai ominaisuuden kuten dokumentin kirjoittajan tai aikaleiman perusteella. Kyselyt voidaan välittää WWW:n hakukoneille järjestelmän ulkopuolelle ja saadut vastaukset voidaan vastaavasti tallettaa työtilaan.
• Lajittelu: Työtila voidaan järjestää hierarkisesti. Lajittelu puolestaan voidaan tehdä esimerkiksi tyypin, nimen tai päivämäärän mukaan.
• Dokumenttien formaatin muuttaminen: Esimerkiksi alkuperäinen dokumentti voidaan muuntaa HTML-muotoon ennen sen lukemista (download).
• Huomiot ja arvostus: Käyttäjä voi lisätä objekteihin omia huomioitaan eli meta-tietoa. Myös asian arvioiminen on mahdollista. Useiden käyttäjien arvioidessa samoja asioita järjestelmä voi myös laskea arvostuksien keskiarvon.
• Sähköpostiliittymä: Käyttäjä voi lähettää helposti sähköpostia toisille BSCW:n käyttäjille ja hoitaa dokumenttien jakelun työtilasta määritellyille käyttäjille.
• Erikoistukea kokouksille: Järjestelmä tarjoaa mahdolisuuden ns kokousobjektin (meeting object) luomiselle. Kokousobjekti on käytännöllinen kun halutaan valita osanottajia, lähettää automaattinen kokouskutsu vastaus pyynnöllä tai lähettää tietoa kokouksesta sähköpostitse.
• Synkroninen käyttöliittymä: Tämän käyttöliittymän kautta käyttäjät voivat luoda synkronisia istuntoja kuten audio- tai videokeskusteluja myös jaettu piirtotila on tuettu.
• Anonyymi kirjaantuminen: Järjestelmään voi kirjaantua anonyymisti ja lukea tai hakea ryhmien julkisia dokumentteja. Anonyymit käyttäjät voivat myös siirtää dokumentteja järjestelmään luettaviksi, mutta ne tulevat muiden näkyviin vasta sensorin hyväksyttyä ne.
• Osoitekirja ja kalenteri: Henkilökohtaisen roskakorin ja asiakirjakansion lisäksi käyttäjällä on käytössään osoitekirja ja kalenteri. Osoitekirjaan voi kerätä muiden käyttäjien nimiä. Kalenteri puolestaan sisältää käyttäjän kokousobjektit.
• Käyttöliittymän muokkaus: Käyttäjä voi määritellä käyttöliittymää mieleisekseen. Javascriptiä tai AktiveX:ää on mahdollista käyttää käyttöliittymänä käyttäjän niin halutessa. Myös funktiosta on mahdollista valita näkyviin tulevat. Eri tasoisille käyttäjille on omat oletus funktiot. Käyttäjätasoja ovat aloittelija, perehtynyt käyttäjä ja erikoisosaaja.
• Kielituki: Järjestelmä voidaan räätälöidä useille kielille Saksan ja Englannin lisäksi. Käyttäjät ovat kääntäneet järjestelmän mm Suomen,Ranskan, Italian, Espanjan ja Katalonian kielille. Käyttäjä voi valita haluamansa kielen.
• Ylläpito ja käynistys: BSCW-järjestelmän ylläpitäjille on tarjolla HTML-käyttöliittymä järjestelmän ja käyttäjien tietojen hoitamiseen. BSCW-palvelin tarjoaa laajat parametritiedostot käyttäjille tarjottavien palvelujen muokkaamiseen.

Käyttöliittymä

Kaikki ominaisuudet eivät ole tarpeellisia kaikille. Aloittelijan kannattaa pysytellä perustoimintojen parissa, kun taas ylläpitäjät tarvitsevat tehokkaampia työkaluja. Kukin käyttäjä voi muokata käyttöliittymänsä mieleisekseen. Alottelijan HTML-käyttöliittymä esitetään kuvassa 8. Bauhman nimisen käyttäjän kansio SOFSEM 2000 avattuna. Kansio sisältää kaksi kansiota Conference Proceedings ja Submitted Papers sekä linkin SOFSEM ’99 kotisivulle. Lisäksi kansiossa on tekstidokumentti Important dates for … ja keskusteluobjekti Shall we extend … . Ikonit kunkin objektin edessä kertovat objektin tyypin. Kirjoittaja ja luonti- tai viimeisin muutosaika ovat puolestaan aiheen perässä. Ikonit objektien lopussa kertovat objektin tapahtumista. ‘Käsi’ tarkoitaa, että objektia käsitellään parhaillaan. ‘Suurennuslasi’ kertoo, että objekti on luettu ja "NEW" puolestaan tarkoittaa, että objektissa on käyttäjälle uusia asioita.

Yläreunassa on painonapit toiminnoille. Jäsenen lisääminen painonapilla ‘ADD MEMBER’ antaa lisätylle käyttäjälle pääsyn työtilaan. Dokumentteja voi lisätä painonapilla ‘ADD DOC’ jne. Tapahtumia valitse (catch up), lähetä (send),arvioi (rate), kopioi (copy), leikkaa (cut) ja poista (delete) voidaan käyttää joukolle objekteja. Merkintä joukkoon valinnasta tehdään objektin edessä olevaan valintaruutuun. Toiminnallisuutta lisää tuo mahdollisuus lisätä toimintoja kullekin objektille vain sitä koskevia toimintoja. Tällöin objektin alle ilmestyy painonapit ko toimintoa varten. Linkkiobjektiin SOFSEM ’99 on lisätty toiminnot muuta (modify), varmista (verify), hae (fetch) ja lisää huomio (add note). Alareunassa on ikonit osoitekirjalle, puhelinmuistiolle, asiakirjasalkulle ja roskakorille.

Synkroniseen yhteistyöhön BSCW-järjestelmä tarjoaa monitori sovelluksen. Monitori sovellus käyttää monitoripalvelinta tapahtumien seuraamiseen. Kun käyttäjä kirjaantuu järjestelmään, hänen saapumisensa näkyy kaikille käyttäjän henkilökohtaiseen osoitekirjaan kirjatuille käyttäjille. Osoitekirjahan ilmaisee käyttäjien kuuluvan samaan ryhmään tai tekevän muuten yhteistyötä. Monitori sovelluksen toimintaa esitellään kuvassa 9.

BSCW-järjestelmän on kehittänyt tutkimusryhmä tutkimuslaitoksessa GMB:German National Center for Information Technology. Järjestelmää on kehitetty vuodesta 1995 ja uusin versio on elokuulta 1999. Järjestelmää voi käyttää GMB:n palvelimella tai sen voi myös asentaa yhteisön omalle palvelimelle. GMB:n palvelimella rekisteröityneitä käyttäjiä yli 20 000 ja päivittäin sinne tehdään yli 30 000 kyselyä, joilla dataa siirtyy 300 Megatavua.

Mar99 Mark, W. Turning pervasive computing into mediated spaces. IBM Systems Journal,

38(4), 1999

http://www.research.ibm.com/journal/sj/384/mark.html

Rod91 Rodden, T. A Survey of CSCW Systems: Interacting with Computers, 3(3):319-353,

1991

http://citeseer.nj.nec.com/rodden91survey.html

App99 Appelt, W. WWW Based Collaboration with the BSCW System, in Proceedings of

SOFSEM'99, Springer Lecture Notes in Computer Science 1725, p.66-78;

November 26 - December 4, Milovy (Czech Republic)

http://bscw.gmd.de/Papers/SOFSEM99/sofsem.pdf

Kin00 Kindberg, T. ja kump. People, Places, Things: Web Presence for the Real World

www-sivu tulostettu 09.10.2000

http://www.cooltown.hp.com/papers/webpres/WebPresence.htm