Kuva 1 Paksut viivat kuvaavat
ovt:a.
Yritykset verkostuvat ja tekevät yhä enemmän yhteistyötä.
Tietojen välitys muille yrityksille ja hallinnolle on toiminnan
edellytys. Organisaatioiden välinen tiedonsiirto (ovt) on
yhä useammin sähköistä, mikä helpottaa
yhteistyötä. Tehokas tietojen siirto on yrityksille
kilpailuvaltti [2][3][4][5]. Tilaukset, laskutus ja muut asiat
hoituvat parhaimmillaan reaaliajassa. Organisaatioiden välille
voidaan rakentaa järjestelmiä, joissa useat sovellukset
toimivat samanaikaisesti. Kuva 1 esittää organisaatioiden
välisen tiedonsiirron toimintaympäristöä.
Järjestelmämalli selventää ovt:ssa käytettyjä
menetelmiä. Siirrettävien tietojen kuvaamiseen on kehitetty
omat standardit [7,8,9]. 1990-luvun loppupuoliskolla erityisesti
yritykset ovat alkaneet käyttää organisaatioiden
välistä tiedonsiirtoa. Toisaalta suuryritykset ovat
puolestaan käyttäneet sähköistä tiedonsiirtoa
jo vuosikymmeniä [4,10].
Kuva 1 Paksut viivat kuvaavat
ovt:a.
2 Ovt:n hyödyt
Ovt:n suurin hyöty on siinä, että tieto syötetään järjestelmään vain kerran, jonka jälkeen sitä voidaan käyttää useissa eri sovelluksissa. Näin henkilökuntaa vapautuu muuhun työhön ja yritys voi panostaa esimerkiksi parempaan palveluun, joka taasen parantaa kilpailukykyä [2][4][5]. On myös eduksi, jos organisaatiolla on valmiudet ovt:oon, sillä useat yritykset laskevat tämän eduksi valitessaan yhteistyökumppaneita [2][10[11].
Sähköisen tiedonsiirron takaama nopeus mahdollistaa esim. varastotilanteen seuraamisen ja varauksen kuittaamisen kaupantekohetkellä. Näin hitaasta ja vaivalloisesta paperien ja lomakkeiden käsittelystä päästään eroon ja aikaa säästyy [2].
Yleisissä tietoverkoissa kulkeva tieto on kaikkien saatavilla, ja sen vuoksi salaaminen onkin tärkeää. Mutta erilaista tietoa kannattaa salata eri tavoin. Esimerkiksi mainokset ja yksittäisen ihmisen terveystiedot vaativat aivan eri tasoista salausta. Turvallisinta on olla käyttämättä tietoverkkoja lainkaan ja siirtää tieto kuriiripostina optisella levykkeellä salattuna.
Yrityksen oman toiminnan on oltava sellaista, että ovt:a voidaan käyttää järkevästi [5][10]. Tarvittavien tietojen tulee olla järjestelmissä ja helposti poimittavissa. Jo oleviin ja tuleviin sovelluksiin on kuitenkin rakennettava liittymät. Yrityksen on harkittava mitä osakokonaisuuksia se rakentaa itse, ja mitkä palvelut on kannattavampaa ostaa. Palveluntarjoajan tietämys on oleellista, sillä ostajalla harvoin on tietoa ovt:sta. Mitään yleispätevää ratkaisua ei ole, koska toimintaympäristöt vaihtelevat, kuten myös vaadittava toimintavarmuus ja kustannukset.
Etukäteen on tarkoin sovittava, kuinka toimitaan normaalisti,
ja kuinka virhetilanteissa [6,luku 8]. Kumppaneille ilmoitetaan
uusien järjestelmien ja sovellusten käyttöönotosta
sekä tuotannossa tapahtuvista muutoksista. Tietokonejärjestelmissä
on aina yllätyksiä ja virheitä, eikä ostaja
useinkaan ole tietoinen siitä, että tilanteiden selvittäminen
kuuluu osana työhön [5]. Sen vuoksi kannattaa sopia
etukäteen, kuka selvittää ja millä hinnalla.
Organisaatioiden tulee tarkoin sopia millaista tietoa siirretään ja missä muodossa. Tässä auttavatkin kansainväliset ja kotimaiset standardit ja suositukset. On hyvä tietää myös alan yleiset käytännöt [1][2][8][9][10][11].
Ovt:lla siirretään tekstimuotoinen tieto sanomina. Tietosisällön
suunnittelua helpottaa runsas kansainvälisten sanomien määrä,
ja niihin löytyy paljon kansainvälisiä ja kotimaisia
soveltamisohjeita [5][8]. Siirrettävän tiedon muodosta
taas löytyy ohjeistusta UN/EDIFACT-kielioppisäännöistä.
Lisäksi USA:ssa on edelleen sisäisessä käytössä
ANSI X12, joskin sielläkin ollaan siirtymässä UN/EDIFACT-sanomien
käyttöön [1][2][8][9].
Ovt-järjestelmä koostuu useista eri kokonaisuuksista,
jotka mahdollistavat järjestelmän laajentamisen [6,luku
4]. Järjestelmä voidaan myös koota eri toimittajien
ohjelmista. On helpompaa testata eri osien toimintaa kuin koko
järjestelmän toimintaa. Kuva 2 esittää ovt-järjestelmän
toimintaympäristöä. Hallinta on se osa järjestelmää,
joka ohjaa kaikkea toimintaa sekä tarjoaa käyttöliittymän.
Sovellusliitäntä on järjestelmän osa, jolla
jokin sovellus liitetään ovt-järjestelmään.
Kun tietoa käännetään muodosta toiseen, käytetään
esitystapamuunninta. Esimerkiksi näin voidaan tiivistää
tietoa. Kuljetusliitäntää käytetään
liitettäessä ovt-järjestelmä tiedonsiirtopalveluihin,
joista esimerkkinä mainittakoon ftp.
Kuva 2 Ovt-järjestelmämalli
ja liittymät järjestelmän ulkopuolelle.
Hallintatietokantaan on talletettu pysyviä ohjaus- ja hallintatietoja
sekä toiminnan aikana muuttuvia ohjaus- ja valvontatietoja.
Lähettäjästä ja vastaanottajasta on talletettu
yhteystietoja sekä siirtoon vaikuttavia tietoja, kuten käytettävä
tiedonsiirtopalvelu. Jotta aineistoja voitaisiin kääntää
muodosta toiseen, tulee siirrettävän tiedon rakenne-
ja muotokuvaukset olla talletettuina. Tarvitaan myös tietoja
siirrettävistä aineistoista, kuten aineistojen sijainnit
ja siirtoajat. Hallinta tunnistaa sovellukset, jotka käyttävät
ovt-järjestelmää sekä tiedot kaikista tiedonsiirtoon
käytettävistä palveluista. Hallintaohjelma hoitaa
myös kaikkien ovt-järjestelmässä tehtyjen
asioiden kirjaamisen lokiin.
Sovellusliitäntä on määritelty muuta ovt-järjestelmää
väljemmin. Syy on sovellusten hyvinkin erilaisissa toimintaympäristöissä.
Sovellus ja ovt-järjestelmä voidaan liittää
toisiinsa eri tavoin. Esimerkiksi sovellusliitäntä voi
poimia tietoja tulostustiedostosta, joka on tehty johonkin muuhun
tarkoitukseen. Edelleen, voi olla tarpeellista muuttaa käytettyjä
koodeja tai tiedonsisältöä. Jos sovelluksen suunnittelussa
varaudutaan ovt:n käyttöön, voidaan aineistoa valmiiksi
muokata oikeaan muotoon. Näin siirtäminen helpottuu
eikä aineisto vaadi monimutkaista käsittelyä sovellusliitännässä.
Esitystapamuunnin on ovt-järjestelmän osa, joka muuntaa
aineiston sovelluksen tunnistamasta sisäisestä muodosta
siirrossa käytettävään esitystapakieliopin
(UN/EDIFACT) mukaiseen muotoon [7]. Samalla tarkastetaan sanoman
rakenne ja tietojen muoto. Nämä asiat löytyvät
aineistoa koskevasta sanomasuosituksesta ja soveltamisohjeesta.
Tietojenkuvausta tarkastellaan myöhemmin tarkemmin. Lisäksi,
muunnoksen yhteydessä voidaan tietoa tiivistää
siirrettävän tiedon vähentämiseksi. Esimerkiksi
merkitsemättömät etunollat ja merkkimuotoisten
tietojen lopussa olevat välilyönnit poistetaan lähetettävästä
aineistosta. Muunnin ei tarkasta tiedon sisältöä,
joka on sovellukselle kuuluva asia. Eri vastaanottajille voidaan
lähtevä aineisto muuntaa eri tavalla.
Kuljetusliitäntä hoitaa yhteydet laitteisiin ja ohjelmiin, joilla tiedonsiirto tehdään. Tietoverkkojen kautta tieto voidaan siirtää esimerkiksi ftp:llä, X.400-palvelut ovat myös mahdollisia. Erilaisia tietoverkkoja ovat mm. reititinverkot ja palveluverkot [2][3][4]. Palveluverkot ovat tiedonsiirtoon erikoistuneiden yritysten omistamia ja ne tarjoavat tiedonsiirron lisäksi myös muunnospalveluja. Internet-sähköpostin käytöstä tiedon siirtämiseen on valmisteilla tiedonsiirtoyhdistyksen suositus, joka käsittelee myös salausta. Suuria tietomääriä siirrettäessä ovat optiset levykkeet varsin käyttökelpoisia. Käytettävä laiteympäristö vaikuttaa luonnollisesti tiedonsiirtotapaan.
Kuljetusliitäntä lisää aineistoon tiedonsiirrossa
tarvittavia ohjaustietoja. Esimerkiksi vastaanottajan ja lähettäjän
tiedonsiirto-osoitteet lisätään aineistoon. Tarvittaessa
lisätään myös tiedot aineiston kulkureitistä.
Edelleen, aineisto voidaan jakaa useampaan erikseen siirrettävään
osaan ja kootaan yhdeksi aineistoksi vastaanottajan ovt-järjestelmässä.
Kun aineisto vastaanotetaan, poistetaan siitä tiedonsiirtoverkkojen
tuottamat aikaleimat ja ohjaustiedot sekä muut tiedot, joilla
ei vastaanottavalle sovellukselle ole merkitystä.
Tiedonsiirron helpottamiseksi on julkaistu toimialoittain useita kotimaisia ja kansainvälisiä EDIFACT-sanomasuosituksia ja soveltamisohjeita. Kaupan alalla on esimerkiksi tilauksiin, toimituksiin ja laskutukseen liittyvät suositukset. Pankitoiminnassa on käytössä sanomat "saapuvat maksut" ja "lähtevät maksut" kotimaassa sekä kansainväliseen käyttöön "maksutoimeksianto" sanoma. Terveydenhuollolla ja tullilla on myös omat suosituksensa. Kansainvälisiä sanomasuosituksia oli 1993 noin kaksisataa [8].
Sanomien sisällön suunnittelemiseksi on olemassa ohjeistusta, joka helpottaa uusien sanomien suunnittelua. Sanomasuositukset on laadittu siten, että ne kattavat kaikki aiheeseen liittyvät tarpeet, mutta harvoin tarvitaan kaikkia suosituksessa mukana olevia tietoja. Osa tiedoista on kuitenkin määritelty pakollisiksi ja ne on ottava mukaan, vaikkei niille olisikaan käyttöä. Numerotiedon voi tässä tilanteessa voi esittää nollana ja merkkitiedon "-" merkeinä.
Sanomat ovat järjestyneet hierarkisesti ja tietoryhmät
tietoineen voivat toistua pakollisina tai valinnaisina. Kuvassa
3 on esimerkki laskutuksessa käytetyn INVOIC-sanoman tietomäärityksistä
[8][9]. Ryhmä 12 voi toistua enintään 1000 kertaa.
Jos ryhmä 12 on mukana niin, siinä on oltava pakkaustieto.
Mittatiedot ovat vapaaehtoisia, mutta voivat esiintyä tarvittaessa
viiteen kertaan. Jos pakkaus halutaan yksilöidä, voi
yksilöintitietoja voi olla enintään viidenlaisia
siis, ryhmää 13 voi olla viisi kertaa, ja jos yksilöintitieto
on mukana on sen oltava ryhmässä 13 vain kerran. Yhtä
yksilöintiä kohden voi olla yksi viite ja enintään
viisi päivämäärää ja tuoteyksilöintiä.
Kuva 3 Esimerkki INVOIC-sanoman
tietoryhmistä.
Esimerkkinä pakollisesta tiedosta mainittakoon laskun päiväys
INVOIC-sanomassa. Kuvassa 4 on esimerkki tiedon kuvaamisesta ja
esittämisestä, joka on sekä sovelluksen ymmärtämässä
muodossa että siirrossa käytettävässä
muodossa [7][8][9]. Laskun päiväys on pakollinen jokaisessa
laskussa. Edelleen, qualifier on ainoa pakollinen tietokenttä
ja sen arvo on 3. Itse päiväys voidaan kuitenkin jättää
pois, samoin kuin tieto päivämäärän muodosta.
Esimerkissä tiedon kuvaus "an..3" tarkoittaa, että
tiedon muoto on aakkosnumeerinen ja enintään 3 merkkiä
pitkä. Sanoman sisältöä kuvataan soveltamisohjeessa
myös tekstillä. Kuvaukset eivät aina ole helppoja
ymmärtää, ja siksi kannattaakin aina selvittää
vastapuolen tarkoitus.
Kuva 4 Esimerkki tiedon kuvauksesta
ja eri esitystapojen vertailua.
Tanskassa julkinen sektori käyttää ovt:a enemmän ja ennakkoluulottomammin kuin yksityiset yritykset. Tämä pätee jotakuinkin myös muissa pohjoismaissa. Tanskan hallituksen virallisten tavoitteiden mukaan kaikki julkishallinnon hankinnat tehdään ovt:a käyttäen. EDIFACT-standardeja on käytetty eniten hankinnan, verotuksen, terveydenhuollon ja vakuutusalan järjestelmissä [3].
Vuonna -97 tavaroiden tilaamiseen käytti ovt:ä 75% läänien hallinnoista. Kunnista 8% käytti ovt:ta tavaroiden tilaamiseen. Vaikka yritysten 15% osuus ovt:n käytössä oli kaksinkertainen kuntiin verrattuna, niin se jäi viidennekseen lääneihin verrattuna. 24%:lla kunnista oli aikomus käyttää ovt:a viimeistään seuraavan vuoden aikana. Vastaavat osuudet läänien hallinoista ja yrityksistä olivat 7-8% [3].
Vuosien 1995-1997 aikana siirrettävän tiedon määrä
kasvoi 33% vuodessa, yli 1.5 kertaiseksi lähtötasoon
verrattuna. Siirrettyjen sanomien määrä vastaavasti
on kasvanut 45% vuosittain eli määrät ovat kaksinkertaistuneet
[3]. Suunta näyttää olevan suurempaan määrään
sisällöltään pienempiin sanomiin.
Suomen suurin tukkukauppa (Kesko) on käyttänyt ovt:a ja sen edeltäjiä jo 70-luvulta lähtien. Ovt:sta onkin tullut tärkeä osa yrityksen toimintaa. Ovt-yhteyksiä on kotimaassa yli 3000 ja ulkomaille on noin 70 yhteyttä [4]. Siirrettävän tiedon määrä on suuri, sillä viikossa siirretään EDIFACT-muotoista tietoa vajaat 2500 miljoonaa tavua.
Seuraavaksi esitetään tukkukaupan toimintaa. Suluissa olevat luvut kertovat ovt:n osuuden välitettävästä tiedoista.
Asiakkaat tilaavat tavaroita (76%) viikoittain. Kun tilatut tavarat
saapuvat asiakas tarkastaa kuormakirjan (70%). Tukkukauppa toimittaa
asiakkailleen laskun (60%), jonka asiakkaat maksavat (95%). Tukkukauppa
myös tiedottaa asiakkailleen myymistään tuotteista
(50%). Vähittäiskaupat kertovat myynneistään
(55%) tukkukaupalle, joka välittää myyntitiedot
(50%) tavarantoimittajille. Tukkukauppa tilaa tavaroita tavarantoimittajilta
(70%), jotka laskuttavat (75%) tukkukauppaa. Tukkukauppa maksaa
laskut pankin välityksellä (100%) ja lähettää
maksuerittelyn suoraan tavarantoimittajalle (100%). Tukkukauppa
tuo myös tavaroita maahan ja työskentelee yhteistyössä
tullin kanssa (100%). Myös kanta-asiakkaiden palkitsemisjärjestelmään
kerätään kuluttajien ostotietoja (100%) vähittäiskaupoista.
Ovt:n standardit ja suositukset ovat osoittautuneet menestykseksi,
sillä käyttö on kasvanut viime aikoina voimakkaasti
[3][4]. Sen lisääntyessä tarjottavat palvelut yleistyvät
ja ovat yhä useampien saatavilla kohtuu kustannuksilla.
Tiedonsiirto määrämuotoisina sanomina on tulevaisuudessa
nykyistä yleisempää. Tietotekniikan kehittyessä
voidaan yhä pienempiä tietokokonaisuuksia vaihtaa eri
organisaatioiden sovellusten välillä. Toiminnalle tärkeät
tiedot leviävät organisaatioiden järjestelmiin
nopeasti ja ovat käytettävissä kaikkialta. Edelleen,
sovellusten toiminnallisuus tulee kasvamaan, sanomiin lisätään
ohjaustietoja kertomaan, kuinka vastaanottajan tulee sanomaa käsitellä.
Sisällön ja esitysmuodon standardit säilyttävät
merkityksensä, sillä ilman standardeja on mahdotonta
rakentaa laajoja yhteentoimivia järjestelmiä.