Yliopiston etusivulle Suomeksi På svenska In English
Helsingin yliopisto  

Tila- ja kiinteistökeskus

Tietoa osastosta

Yhteystiedot:

Tila- ja kiinteistökeskus

Fabianinkatu 32 (PL 53)
00014 Helsingin yliopisto
puh. 0294 1911(yliopiston vaihde)

HELSINGIN YLIOPISTON TILA- JA KIINTEISTÖKESKUKSEN työjärjestys

Tämä työjärjestys on annettu Helsingin yliopiston johtosäännön 6 §:n nojalla. Helsingin yliopiston Tila- ja kiinteistökeskuksen johtokunta on hyväksynyt työjärjestyksen.

1. Työjärjestyksen tarkoitus

Helsingin yliopiston Tila- ja kiinteistökeskus on yliopiston erillinen laitos. Sen tehtävistä sekä johtokunnan tehtävistä, johtamisesta ja toimintaperiaatteista määrätään yliopiston hallituksen 13.10.2010 hyväksymässä johtosäännössä.
Tämä työjärjestys tarkentaa Tila- ja kiinteistökeskuksen tehtäviä, rakennetta ja työnjakoa. Lisäksi on voimassa, mitä Helsingin yliopiston johtosäännössä ja taloussäännössä, Yhteistoimintalaissa ja yliopiston yhteistoimintasopimuksessa sekä yliopiston muissa toimintaa ohjaavissa säädöksissä määrätään. Toimitilajohtaja voi antaa työjärjestystä täydentäviä määräyksiä ja ohjeita.
Toiminnan ja palveluiden tavoitteista sekä palvelutuotannon sisällöstä, voimavaroista ja kehittämistoimenpiteistä Tila- ja kiinteistökeskus sopii rehtorin kanssa yliopiston tarpeet ja kehittämistoiveet huomioon ottaen.

2. Tila- ja kiinteistökeskuksen rakenne ja johtaminen

Tila- ja kiinteistökeskus jakaantuu tila- ja kiinteistöhallintoon, kiinteistöpalveluihin ja hallintopalveluihin.
Toimitilajohtaja johtaa tila- ja kiinteistökeskusta ja vastaa sen tuloksellisesta, taloudellisesta ja tehokkaasta toiminnasta. Toimitilajohtajan sijaisena toimii kiinteistöjohtaja.
Kiinteistöjohtaja johtaa tila- ja kiinteistöhallintoa ja vastaa yliopiston kiinteistöjen omistamiseen ja hallintaan liittyvistä tehtävistä, kiinteistöomaisuuden kehittämisestä, rakentamisesta ja ylläpitämisestä. Kiinteistöjohtajan sijaisena toimii toimitilajohtaja.
Kiinteistöpalvelujohtaja johtaa kiinteistöpalveluja ja vastaa kiinteistöpalvelujen ohjauksesta, laadusta ja tehokkuudesta sekä palvelujen kehittämisestä ja palvelujen yhdenmukaisuudesta eri toimipisteissä. Kiinteistöpalvelujohtajan sijaisena toimii toimitilajohtajan nimeämä toimintayksikön päällikkö.
Hallintopäällikkö johtaa hallintopalveluja sekä toimii hallinnon ja talouden asiantuntijana. Hallintopäällikkö vastaa hallintopalveluiden asianmukaisesta järjestämisestä ja kehittämisestä, johtokunnan ja johtajien päätöksenteon valmistelu-, esittely- ja toimeenpanotehtävistä, tukee johtajia strategisessa johtamisessa sekä koordinoi keskuksen toiminnanohjausta, laadunhallintaa ja viestintää. Toimitilajohtaja nimeää hallintopäällikölle sijaisen.

3. Tila- ja kiinteistökeskuksen tehtävät

Tila- ja kiinteistökeskus vastaa johtosäännön mukaan  yliopiston käytössä tai omistuksessa olevien kiinteistöjen omistamiseen, kehittämiseen ja hallintaan liittyvistä tehtävistä sekä yliopiston investointisuunnitelman ja rakennushankkeiden toteuttamisesta. Keskus vastaa toimitilojen hallinnasta, käytön ohjauksesta, koordinoinnista ja kehittämisestä. Lisäksi keskus vastaa yliopiston ympäristöasioiden koordinoinnista ja ohjeistamisesta.

3. 1 Tila- ja kiinteistöhallinto

Tila- ja kiinteistöhallinnon tehtävänä on

  • yliopiston käytössä tai omistuksessa olevien kiinteistöjen yleinen tila- ja kiinteistöhallinto,
  • toimitilojen kehittämisohjelman ja investointisuunnitelman kokoaminen,
  • toimitilojen ja kiinteistöjen hallinta, käytön ohjaus, koordinointi ja kehittäminen,
  • uudisrakennus- ja peruskorjaushankkeiden ohjelmointi ja rakennuttaminen
  • rakennushankkeisiin liittyvien erityisjärjestelmien ja laitteiden hankinta,
  • energian käytön ohjaus,
  • yliopiston ympäristöasioiden koordinointi ja ohjeistaminen,
  • toimitilaturvallisuuden koordinointi ja kehittäminen sekä
  • Tila- ja kiinteistökeskuksen hankintojen koordinointi ja ohjeistaminen.

3. 2 Kiinteistöpalvelut

Kiinteistöpalvelujen tehtävänä on huolehtia yliopiston käytössä olevien toimitilojen ja kiinteistöjen sekä niihin liittyvien kalusteiden ja varusteiden hoidosta, huollosta, kunnossapidosta sekä tilapalveluista ja muista toimitiloihin liittyvistä palveluista ja hankinnoista. Kiinteistöpalvelut tuotetaan pääosin kampuksilla osana kampuspalvelukeskuksia, osa palveluista tuotetaan keskitetysti kaikille kampuksille.
Kiinteistöpalvelut jakaantuu seuraaviin toimintayksiköihin: ylläpitopalvelut, tilapalvelut, puhelinpalvelut, kuljetuspalvelut sekä asunto- ja majoituspalvelut. Ne huolehtivat seuraavista palveluista:

Ylläpitopalvelujen tehtävänä on

  • pienten muutos- ja korjaustöiden rakennuttaminen, ohjaus ja valvonta,
  • rakennustekniikan huolto- ja kunnossapitotöiden ohjelmointi ja toteuttaminen,
  • verstastoiminnot,  
  • kalusteiden hankinta ja asennus,
  • kiinteistöjen talotekniikan, taloteknisten laitteiden ja  keittiölaitteiden huolto, kunnossapito ja päivystystoiminta sekä
  • ulkoalueiden hoito ja kunnossapito.

Tilapalvelujen tehtävänä on

  • yliopiston tilojen puhtaanapito,
  • kiinteistöjen jätehuolto,
  • kulunvalvonta- ja työajanseurantajärjestelmän hoitaminen ja avainhallinta,
  • av-laitteiden hankinta ja ylläpito,
  • kiinteistöjen vahtimestaripalvelut  ja
  • tilojen turvallisuuden valvonta.

Kuljetuspalvelujen tehtävänä on

  • postipalvelut,
  • muutto- ja kuljetuspalvelut sekä
  • kalusteiden ja varusteiden siirrot, varastointi ja asennukset.

Puhelinpalvelujen tehtävänä on

  • opetustilojen vuokraaminen,
  • puhelunvälitystoiminta sekä  
  • puhelin- ja tietoliikennepalveluihin liittyvät hankinnat ja asiantuntijatehtävät.

Asunto- ja majoituspalvelujen tehtävänä on

  • yliopiston asuntojen vuokraus ja
  • majoituspalvelut.

3.3 Hallintopalvelut



Hallintopalvelut tukee Tila- ja kiinteistökeskuksen  ja sen yksiköiden johtamista ja perustehtäviä. Hallintopalveluiden tehtävänä on hoitaa keskuksen

  • talouspalveluja,
  • henkilöstöasioita,
  • asiakirjahallintoa,
  • arkistopalveluja sekä
  • yleisiä toimistopalveluja.

4. Asioiden ratkaiseminen


4.1 Johtajien vastuut
Toimitilajohtaja vastaa yliopiston johtosäännössä, taloussäännössä ja muissa yliopiston säädöksissä erillisen laitoksen johtajalle kuuluvista tehtävistä sekä Tila- ja kiinteistökeskuksen johtosäännössä määritetyistä tehtävistä.
Kiinteistöjohtaja ja kiinteistöpalvelujohtaja vastaavat Tila- ja kiinteistökeskuksen johtosäännössä määriteltyjen tehtäviensä osalta johtokunnan päätöksenteon valmistelu-, esittely- ja toimeenpanotehtävistä.
Kiinteistöjohtajalla ja kiinteistöpalvelujohtajalla on oikeus hyväksyä menot ja tehdä hankintapäätöksiä toimitilajohtajan vahvistaman tila- ja kiinteistöhallinnon ja kiinteistöpalvelujen käyttösuunnitelman puitteissa.

Kiinteistöjohtaja ratkaisee asiat, jotka koskevat

  • lausunnon tai selvityksen antamista kiinteistöhallintoon kuuluvassa asiassa.
  • Tila- ja kiinteistöhallinnon vuosilomasuunnitelman vahvistamista sekä
  • Tila- ja kiinteistöhallinnon henkilökunnan oman auton käyttölupia.

Kiinteistöpalvelujohtaja ratkaisee asiat, jotka koskevat: 

  • kiinteistöpalvelujen palvelupäälliköiden nimeämistä,
  • lausunnon tai selvityksen antamista kiinteistöpalveluihin kuuluvassa asiassa,
  • kiinteistöpalvelujen vuosilomasuunnitelman vahvistamista sekä
  • kiinteistöpalvelujen henkilökunnan oman auton käyttölupia.

4.2  Tilapäällikön vastuut
Tilapäällikkö johtaa ja koordinoi Tila- ja kiinteistökeskuksen yhteistoimintaa kampuksella. Tilapäällikkö vastaa kampuksen toimitilojen kehittämisestä, tilojen käytön ohjauksesta, rakennushankkeiden ohjelmoinnista, suunnittelun ohjauksesta ja toteutuksen valvonnasta sekä koordinoi kiinteistöpalveluja ja yhteistyötä kampuksella.  Tilapäällikkö toimii asiakasyhteyshenkilönä ja vastaa keskuksen yleisestä tiedottamisesta kampuksella.
Tilapäälliköt ja kiinteistöpalveluiden toimintayksiköiden päälliköt ohjaavat yhteistyössä keskuksen toimintaa kampuksilla. Heidän tukenaan käytännön toiminnassa on kampustyönjohto.

4.3  Toimintayksikön päällikön vastuut
Toimintayksikön päällikön tehtävänä on johtaa ja kehittää vastuullaan olevaa yksikköä, laatia sille toiminta-, talous- ja investointisuunnitelmat ja seurata tulostavoitteiden toteutumista sekä huolehtia toimialaansa kuuluvien asioiden valmistelusta ja päätösten toimeenpanosta.
Toimintayksikön päällikkö ratkaisee seuraavat toimialansa asiat:

  • ohjeiden antaminen toimialaansa kuuluvassa asiassa,
  • henkilöstönsä matkasuunnitelman ja -laskun hyväksyminen  sekä
  • työtodistuksen antaminen työntekijälle.

4.4  Tiimin- tai ryhmänvetäjän (työnjohdon) vastuut
Kiinteistöpalvelujen palvelupäälliköt sekä tiimin- tai ryhmänvetäjät (työnjohtajat) huolehtivat vastuullaan olevien palveluiden toteutumisesta asetettujen tavoitteiden mukaisesti, vastaavat oman tiiminsä tai ryhmänsä käytännön toiminnasta ja palvelutasosta sekä voivat toimia työntekijöiden esimiehenä.

5. Yhteistoiminta


Tila- ja kiinteistökeskus toimii tiiviissä yhteistyössä yliopiston tiedekuntien, erillisten laitosten ja keskushallinnon sekä konsernin muiden yksiköiden kanssa. Keskuksen yksiköt  toimivat kiinteässä yhteistyössä keskenään.
Tila- ja kiinteistökeskuksen tehtäviä hoidetaan myös hankkeiden projektiorganisaatioissa, joiden tehtävistä sovitaan ja vastuut nimetään hankekohtaisesti.
Toiminnan yleistä suunnittelua ja koordinointia varten sekä toimitilajohtajan  neuvoa-antavina eliminä ovat keskuksen johtoryhmä ja yhteistyöryhmä.
Johtoryhmään kuuluvat keskuksen johtajat ja hallintopäällikkö sekä toimitilajohtajan nimeämät henkilöt. Johtoryhmä toimii toimitilajohtajan tukena keskuksen toimintaa koskevissa keskeisissä kysymyksissä.
Yhteistyöryhmään kuuluvat keskuksen johtajien lisäksi hallintopäällikkö, tilapäälliköt ja toimintayksiköiden päälliköt sekä toimitilajohtajan nimeämät henkilöt.  Yhteistyöryhmässä käsitellään valmistelevasti toimialan toimintaa ohjaavat suunnitelmat (tavoiteohjelma, budjetti, toimintakertomus, investointisuunnitelmat) sekä muut toimialaan kuuluvat laajakantoiset ja periaatteellisesti tärkeät asiat.
Tila- ja kiinteistökeskuksen sisäisessä yhteistoiminnassa noudatetaan yhteistoimintalain (651/88) ja yliopiston yhteistoimintasopimusten määräyksiä. 
Toimitilajohtajalle on ilmoitettava tärkeimmistä keskuksen toimialalla esille tulevista tai vireillä olevista asioista ja niiden käsittelyvaiheesta.
Tila- ja kiinteistökeskuksen rakenteesta ja työntekijöiden tehtävistä voidaan antaa tätä työjärjestystä tarkentavia määräyksiä toimitilajohtajan päätöksellä. Työntekijät vastaavat lisäksi muista esimiehensä määräämistä tehtävistä.




6. Voimaantulo


Tämä työjärjestys  tulee voimaan 1.1.2011. Ennen työjärjestyksen voimaantuloa voidaan ryhtyä sen täytäntöönpanon edellyttämiin toimenpiteisiin.      

 

Johtokunnan puheenjohtaja           Ulla-Maija Forsberg

 

Tekninen johtaja                   Anna-Maija Lukkari


 

(Päiv. 15.06.16)