Hakuohjeet ja usein kysyttyjä kysymyksiä

Hakuohjeet

Rahastojen apurahoja myönnetään vain Helsingin yliopiston opiskelijoille ja tutkijoille (ainoana poikkeuksena Osuustoiminnan opetus- ja tutkimusrahasto).

Hakemus on aina jätettävä henkilökohtaisesti
Apurahahakemusta ei voi jättää toisen henkilön puolesta.

Hakemukseen kirjaudutaan yliopiston käyttäjätunnuksilla
Jos hakijalla ei ole yliopiston käyttäjätunnuksia, hakemista varten saa kevyttunnukset, joilla voi täyttää hakemuksen.

Apurahajärjestelmä on kolmekielinen
Kaikkia rahastojen apurahoja voi hakea joko suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi.

Hakemukseen lisättävien liitteiden tulee olla PDF-muodossa
Kaikkien hakemukseen lisättävien liitteiden tulee olla PDF-muodossa.

Jatko-opiskelijoilta ja tutkijoilta edellytetyt liitteet:

• tutkimussuunnitelma
• CV ja julkaisuluettelo (samassa dokumentissa)

Perustutkinto-opiskelijoilta edellytetyt liitteet:

• opintosuoritusote (epävirallinen WebOodista tilattu versio)

Muita liitteitä ei odoteta, ellei niistä erikseen mainita hakuilmoituksessa.

Yhdellä hakemuksella voi hakea apurahaa vain yhdestä hakukohteesta
Yhdellä hakemuksella voi hakea apurahaa vain yhdestä hakukohteesta. Hakija voi kuitenkin jättää useamman hakemuksen samassa haussa.

Hakemusta voi muokata hakuajan loppuun saakka
Hakemuksen voi tallentaa joko luonnoksena tai valmiina hakemuksena. Niin luonnoksia kuin valmiita hakemuksia voi palata tarkistamaan ja muokkaamaan järjestelmään hakuajan loppuun saakka. Luonnoksia ei oteta huomioon apurahoja jaettaessa. Kun hakemus on tallennettu valmiina hakemuksena, mahdollista suosittelijaa ei kuitenkaan voi enää vaihtaa, koska apurahajärjestelmä lähettää suosittelupyynnön automaattisesti hakemuksen jätöstä.

Hakujärjestelmä lähettää vahvistussähköpostin
Sähköinen hakujärjestelmä lähettää hakijan ilmoittamaan sähköpostiin vahvistuksen, kun hakemus on jätetty ensimmäistä kertaa luonnoksena ja valmiina hakemuksena. Sähköpostivahvistuksessa on linkki, josta hakija voi palata tarkistamaan ja muokkaamaan hakemustaan hakuajan loppuun saakka. Oman hakemuksensa voi myös tulostaa pdf-koosteeksi, johon on listattuna tallennetut liitteet.

Suosittelijan merkintä
Osaan hakukohteista voi merkitä 1-2 suosittelijan tiedot. Hakemukseen liittyvä lausunto (esim. ohjaajan lausunto) tulee jättää suosituksena. Suositus on vapaamuotoinen. Jos hakija sisällyttää hakemukseensa suosittelijan, suosittelija saa sähköpostitse ohjeet suosituksen jättämiselle. Rahastojen hakua on vuonna 2013 uudistettu niin, että suurimmassa osassa perustutkinto-opiskelijoiden apurahalomakkeista ei enää pyydetä suosituksia. Tämä on tehty hakuprosessin keventämiseksi. Jos hakulomakkeessa ei ole erityistä kohtaa, johon suosittelijan yhteystiedot voisi syöttää, suosituksia ei tähän hakukohteeseen tarvita.

Hakija on vastuussa suosittelijan tietojen oikeellisuudesta
Hakijan tulee tarkistaa suosittelijaltaan etukäteen henkilökohtaisesti, mitä sähköpostiosoitetta suosittelija mieluiten käyttää. Kun hakemus on jätetty valmiina hakemuksena, suosittelijaa tai suosittelijan tietoja ei voi enää vaihtaa, koska apurahajärjestelmä lähettää suosittelupyynnön automaattisesti hakemuksen jätöstä. Kun hakija on jättänyt hakemuksensa, suosittelija saa sähköpostitse ohjeet suosituksen jättämiselle. Suosituksen voi jättää vasta sen jälkeen kun hakemus on jätetty. Suosittelija näkee hakijasta seuraavat tiedot:

• hakijan nimi
• hakukohde
• onko kyse normaalista opinto- tai tutkimusapurahasta vai matka-apurahasta.

Hakija voi halutessaan toimittaa muita tietoja hakemuksesta suosittelijalle. Hakija näkee hakujärjestelmästä onko suositus jätetty.

Päätöksistä tiedotetaan viikolla 16
Rahastojen hoitokunnat tekevät päätökset myönnettävistä apurahoista maalis-huhtikuussa. Hoitokuntien päätöksistä tiedotetaan kaikille hakijoille viikolla 16. Apurahat myönnetään Helsingin yliopiston rahastojen juhlassa keväällä. Apurahat voidaan maksaa myöntämisen jälkeen. Ensimmäinen mahdollinen maksupäivä on 31.5.2013

Lisätietoja osoitteesta neu-tuki@helsinki.fi

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä liitteitä apurahahakemukseen tulisi laittaa mukaan?

Jatko-opiskelijoiden tulee liittää hakemukseen tutkimussuunnitelma. Lisäksi jatko-opiskelijoiden edellytetään liittävän hakemukseen CV:n ja julkaisuluettelon, joiden on oltava samassa dokumentissa. Perustutkinto-opiskelijoiden tulee liittää hakemukseen opintosuoritusote. Kaikkien liitteiden tulee olla PDF-muodossa. Muita liitteitä ei odoteta ellei niistä erikseen mainita hakuilmoituksessa.

Minkä laajuinen tutkimussuunnitelman olisi syytä olla?

Rahastoilla ei ole tiukkaa määrittelyä tutkimussuunnitelman laajuudelle tai sisällölle. Hyvä vertailukohta on HY:n tiedesäätiön määrittely: ”Tutkimussuunnitelma on enintään kolmen sivun mittainen kuvaus tutkimuksen tavoitteista, sisällöstä, menetelmistä ja etenemisestä. Erillistä kirjallisuusluetteloa ei toimiteta, vaan keskeiset teoreettiset lähtökohdat kuvataan tutkimussuunnitelman osana.”

Olen täyttämässä hakemusta. Miten voin aloittaa toisen hakemuksen täyttämisen?

Järjestelmä ei salli uuden hakemuksen aloittamista jos hakijalla on yksi hakemus kesken. Kesken oleva hakemus pitää täyttää loppuun ja jättää ennen uuden hakemuksen aloittamista.

Myönnetäänkö rahastojen apurahoja ainoastaan Helsingin yliopistossa oleville hakijoille?

Helsingin yliopiston rahastojen apurahoja myönnetään lähtökohtaisesti vain HY:n opiskelijoille ja tutkijoille. Yksi poikkeus kuitenkin on: Osuustoiminnan tutkimus- ja opetusrahastosta myönnetään stipendejä myös muiden yliopistojen opiskelijoille. Nämä muiden yliopistojen opiskelijat voivat hakea apurahaa samaan tapaan kuin Helsingin yliopistolaisetkin.

Pitääkö esimerkiksi väitöskirjatyön ohjaajan tai suosittelijan olla Helsingin yliopistolla toimiva vai voiko hän olla yliopiston ulkopuolinen henkilö?

Suosittelijat ja ohjaajat voivat olla mistä tahansa suomalaisesta tai ulkomaisesta yliopistosta.

Miten voin tarkistaa, onko hakemukseni tallentunut luonnoksena, olenko saanut hakemukseni jätettyä tai ovatko liitteeni saapuneet perille?

Sähköinen hakujärjestelmä lähettää sinulle sähköpostilla vahvistuksen, kun olet jättänyt hakemuksesi ensimmäistä kertaa luonnoksena ja valmiina hakemuksena. Sähköpostivahvistuksessa on linkki, josta voit palata tarkistamaan ja muokkaamaan hakemustasi hakuajan loppuun saakka. Oman hakemuksensa voi myös tulostaa pdf-koosteeksi, johon on listattuna tallennetut liitteet.