Usein kysyttyä HELDAan tallentamisesta

Keillä on oikeus tallentaa julkaisujaan/aineistojaan HELDAan?

• HELDA on perustettu yliopistoyhteisön käyttöön. Oikeus tallentamiseen on yliopiston tutkijoilla, opettajilla ja muulla henkilökunnalla.
• HELDAan tallennetaan myös maatalous-metsätieteellisen ja eläinlääketieteellisen tiedekunnan opinnäytteitä ja valtiotieteellisen tiedekunnan opinnäytetiivistelmiä, mutta näiden tallennuksesta huolehtivat joko laitoksen tai kirjaston henkilökuntaan kuuluvat. Opiskelija itse voi tallentaa gradunsa E-thesis-palveluun.
• Yliopiston yhteistyökumppanit voivat myös sopia oikeudesta tallentaa julkaisujaan HELDAan. Yhteydenotto: helda-admin(at)helsinki.fi.

Mitä kaikkea HELDAan voi tallentaa?

• HELDA on tarkoitettu ennen muuta yliopistossa tehtävään tutkimukseen ja harjoitettavaan opetukseen liittyvien julkaisujen ja muiden aineistojen avoimeen käyttöön saattamiseen.
• Yliopistossa toimivat tutkijat tallentavat (1.1.2010 lähtien) tieteellisissä julkaisuissa julkaistut tutkimusartikkelinsa HELDAan.
• Tutkijat voivat tallentaa vanhempiakin artikkeleita ja muita julkaisujaan.
• HELDAan on mahdollista tallentaa myös sellaisia aineistoja, esim. tutkimusaineistoja, joihin pääsy on rajoitettua. Pääpaino on kutenkin avoimesti käyttöön saatettavilla julkaisuilla/aineistoilla.
• Lisätietoa HELDAan tallennettavista aineistoista.

Miten julkaisun HELDAan tallentaminen eroaa sen kotisivulle laittamisesta julkaisun saavutettavuuden kannalta?

• HELDAan tallennetut julkaisut/käsikirjoitukset/teokset on indeksoitu OAI-työkaluin. Tämä takaa niiden tehokkaan leviämisen. Ne ovat helposti löydettävissä hakukoneiden kautta ja ne voidaan haravoida kansainvälisiin virtuaaliarkistoihin.
• Tallenteille taataan myös pysyvä osoite, mitä kotisivutallenteille ei yleensä voida taata.

Miten julkaisuja/aineistoja tallennetaan HELDAan?

• Tallennus on helppo tehdä omatoimisesti itse-arkistointina ohjeistettujen lomakkeiden avulla. Lomakkeet saa auki kirjautumalla HELDAan. Tarkempia tallennusohjeita löytyy täältä, ja tarvittaessa voi pyytää tukea myös tiedekuntansa HELDA-tukihenkilöiltä.
• Tulevaisuudessa HY:n tutkijoiden, opettajien ja muun henkilökunnan julkaisut tallennetaan HELDAan TUHAT-järjestelmän välityksellä. Näin voidaan käyttää hyödyksi jo tallennettuja julkaisutietoja tai tallentaa julkaisun kokoteksti samalla kun julkaisutiedot.

Missä tiedostomuodossa tallennettavien julkaisujen/aineistojen on oltava?

• HELDAan tallennettavien aineistojen täytyy olla tallennettu standardoiduissa, yleisesti käytössä olevissa tiedostomuodoissa. Julkaisutyyppisissä materiaaleissa yleisimmin käytetty tiedostomuoto on Adobe PDF.
• Digitaaliset kuvat ja audiovisuaalinen aineisto (ääni, video) pitää tallentaa käyttäen avoimia, standardoituja ja häviöttömiä formaatteja (esim. TIFF) ja parhaalla alkuperäisen aineiston mahdollistamalla teknisellä laadulla.
• Lisätietoa tallennusformaateista.

Miten toimin silloin, jos en löydä tallennettavaan käsikirjoitukseen/julkaisuun liittyvää tiedostoa ja minulla on käytettävissäni vain printti?

• Digitoidut dokumentit tallennetaan myös käyttäen PDF-formaattia (tekstitunnistettu pdf).
• Digitoinnin voi tehdä omatoimisesti: yliopistolla on tarjolla tarkoitukseen sopivia laitteita (missä?). Myös digitointipalveluja on tarjolla.
• Lisätietoa digitoinnista. (Linkki digitointikäsikirjaan)

Kuinka pian tallentamisen jälkeen julkaisuni/käsikirjoitukseni on avoimesti saatavilla?

• Tekijän tai hänen valtuuttamansa henkilön tekemän tallennuksen jälkeen tallennus ja liitetiedosto vielä tarkistetaan ennen kuin julkaisu/käsikirjoitus tulee näkyviin. Prosessi ei yleensä kestä päivää, paria kauempaa.

Voinko vaihtaa versioita tai poistaa tallentamani julkaisun/käsikirjoituksen?

• Tekijällä on oikeus poistaa käsikirjoituksensa/julkaisunsa HELDAsta ilmoittamalla siitä HELDA-ylläpidolle. Myös aiemman version vaihtaminen myöhempään on mahdollista.

Miten käy kirjoittajan tekijänoikeuksien?

• Tallentaessaan julkaisunsa/käsikirjoituksensa HELDAan tekijä ei menetä mitään oikeuksistaan, sillä hänen HELDAn ylläpidolle antamansa oikeus teoksen jakamiseen on ei-yksinomainen.
• Lisätietoa tekijänoikeuksista.