Tallennettavan aineiston formaatti ja tekniset ominaisuudet

HELDAan tallennettavien aineistojen täytyy olla tallennettu standardoiduissa, yleisesti käytössä olevissa tiedostomuodoissa. Julkaisutyyppisissä materiaaleissa yleisimmin käytetty tiedostomuoto on Adobe PDF.

Tallennetut PDF:t eivät saa sisältää salasanasuojausta tai muita käyttörajoituksia, koska ne estävät niiden kokoteksti-indeksoinnin. PDF-suojaukset ovat myös tehottomia plagioinnin estämisessä.

Digitoidut dokumentit tallennetaan myös käyttäen PDF-formaattia. Digitointiprosessissa täytyy kiinnittää erityishuomiota lopputuloksen soveltuvuuteen ruudulta luettavaksi.

Digitaaliset kuvat ja audiovisuaalinen aineisto (ääni, video) pitää tallentaa käyttäen avoimia, standardoituja ja häviöttömiä formaatteja (esim. TIFF) ja parhaalla alkuperäisen aineiston mahdollistamalla teknisellä laadulla. Kuvista voidaan luoda automaattisesti verkkokäyttöön soveltuvia esikatseluversioita.

HELDAan tallennettavien tutkimusdatasettien yhteyteen täytyy liittää dokumentaatio joka mahdollistaa aineiston uudelleenkäytön ilman sen etukäteistuntemusta. Dokumentaatio pitää kuulua joko tallenteen metadataan tai olla liitettynä tiedostona samaan tallenteeseen datasetin kanssa. Datasetin voi kompressoida käyttäen yleisesti eri laitteistoissa tuettuja ja standardoituja arkistointi- ja kompressioformaatteja (.zip,.tar,.gz). Tutkimusaineistojensa tallentamista harkitsevan, kannattaa olla yhteydessä HELDA-ylläpitoon: helda-admin(at)helsinki.fi.