Laadunhallinnan menettelyt

Keskeisiä toiminnan ja tulosten laatua varmistavia menettelyitä, jotka ovat säännöllisessä ja jatkuvassa käytössä, ovat muun muassa seuraavat:

• Perustehtäviin liittyvät kansainvälisessä tiedeyhteisössä sovelletut laadunvarmistusmenettelyt (esim. referee-käytäntö, tutkintojen laadun varmistaminen, pedagogisten yliopistonlehtorien verkosto)
• Laadunvarmistus rekrytoinneissa (tutkijat, opettajat, opiskelijat)
• Laatujärjestelmän dokumentointi, johon sisältyy laatupolitiikan, toimintojen, toimijoiden ja vastuiden määrittely
• Tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen sekä hallinnon ja tukitoimintojen säännöllinen arviointi
• Itsearviointi (esim. koulutuksen laatumatriisi) ja siihen liittyvä raportointi
• Opiskelija-, sidosryhmä- ja henkilöstöpalautteen keruu ja arviointi sekä siitä seuraavat toimenpiteet
• Laatujärjestelmän auditointi

Laatujärjestelmän dokumentointi

Laatujärjestelmän keskeinen dokumentaatio sisältyy (a) yliopiston, (b) tiedekuntien ja (c) laitosten ja erillisten laitosten toimintakäsikirjoihin.
Keskeiset toimintaprosessit kuvataan. Prosessikuvaukset tallennetaan keskushallinnon ylläpitämään prosessipankkiin.

Koska toiminnanohjaus on keskeinen laadunhallinnan prosessi, laatudokumentaatioon kuuluvat myös tavoiteohjelmat ja toimintasuunnitelmat, arviointi- ja riskianalyysiraportit samoin kuin toimintaa ohjaavat säännöt ja menettelytapaohjeet.

Toimintakäsikirjat

Laatujärjestelmä on dokumentoitu yliopiston, tiedekuntien, erillisten laitosten ja osin myös tiedekuntiin kuuluvien laitosten toimintakäsikirjoihin ja niihin liitettyihin prosessikuvauksiin. Näin jokainen yliopistolainen löytää helposti oikeassa asiayhteydessä tarvittavan tiedon laatujärjestelmästä ja sen menettelyistä.

Prosessikuvaukset

Yliopistossa kuvataan toimintaprosesseja tarkoituksenmukaisella tavalla. Prosessiaskelten määrittely voi tapahtua sanallisesti tai piirtämällä QPR-välineellä prosessikaavio, jossa prosessin kulku ja eri toimijoiden vastuut prosessin vaiheissa mallinnetaan ja tehdään näkyväksi.

Prosessien kuvaaminen auttaa selkeyttämään johtamista, löytämään prosessin ongelmakohdat, keventämään prosessiin kuluvaa työmäärää, vertailemaan toimintaa muiden yksiköiden kanssa, yhtenäistämään toimintaa ja jakamaan hyviä käytäntöjä.