kulma20_vy.gif (868 bytes) vpohja.gif (814 bytes)
 
 

 

Erillislaitoskirjasto 2010 - valmistelun ensiaskeleita

 

02/09

   
 

Helsingin yliopiston konsistorin helmikuisella päätöksellä Kumpulan, Meilahden ja Viikin kampuskirjastoista, rakenteilla olevasta keskustakampuksen kirjastosta sekä hallintoviraston koordinointiyksiköstä muodostetaan erillislaitos vuoden 2010 alusta.

Erillislaitoksen valmistelutyö käynnistyy maaliskuussa. Rehtori on asettanut erillisen työryhmän, jonka tehtävä on valmistella konsistorin päätöksen toimeenpanoa. Työssä hyödynnetään mahdollisimman paljon aikaisempaa valmistelu- ja suunnittelutyötä. Ryhmän puheenjohtajana on tieto- ja kirjastopalvelujohtaja Kaisa Sinikara, jäseninä dekaanit Hannu Niemi ja Jukka Kola, kirjastonjohtajat Pälvi Kaiponen, Heli Myllys, Hannele Fabritius ja Pirjo Rajakiili, henkilöstön edustajana Antti Virrankoski (varajäsenenä Leena Missonen) ja opiskelijoiden edustajana Anne Rautanen.

Työryhmän tehtävänä on

  1. Valmistella kirjaston johtosääntö yhteistyössä yliopiston säädösmuutoksia kartoittavan projektiryhmän kanssa.
  2. Valmistella kirjaston tavoiteohjelman 2010 – 2012 luonnos ottaen huomioon yliopiston strategia ja aiemmin tehty valmistelutyö. Tavoiteohjelmaan kuuluvat kampuskirjastojen ja keskitettyjen palvelujen toimintasuunnitelmat (vuosisuunnitelmat).
  3. Valmistella esitys kirjaston taloussuunnitelmaksi sekä kampuskirjastojen ja keskitettyjen palvelujen käyttösuunnitelmiksi suunnittelukaudelle yhteistyössä kvestuurin kanssa. Valmistelussa käytetään hyväksi vararehtorin asettaman kirjastorahoitusta valmistelleen ryhmän työ.

Valmistelutyöryhmän ensimmäinen kokous on 31.3.09 ja toinen 8.4. 09.

Henkilöstösuunnittelusta vastaa rehtorin viime syksynä asettama henkilöstötyöryhmä, jonka puheenjohtajana jatkaa vararehtori Hannele Niemi. Työryhmän seuraava kokous on 20.3.09.

Tavoiteohjelma

Erillislaitoksena toimiva kirjasto esittää tavoiteohjelmassaan tavoitteet, keinot ja resurssit miten se toteuttaa yliopiston strategiaa ja toimeenpanosuunnitelmia.

Tavoiteohjelma sisältää:

  • tunnusluvut, tavoitteet ja toimenpiteet
  • henkilöstösuunnitelman
  • taloussuunnitelman
  • budjetin

Yliopiston keskushallinto lähettää lähiviikkoina tiedekunnille ja erillislaitoksille ohjeet tavoiteohjelman laadintaan. Suunnittelukaudeksi 2010–2012 laadittava ohjelma päivitetään vuosittain.

Ohjelman valmistelussa noudatetaan yliopiston toiminnanohjauksen aikataulua. Sen tulee olla valmis toukokuun loppuun / kesäkuun puoliväliin mennessä. Tarkistuksia voidaan tehdä vielä elo- syyskuussa. Lopullinen tavoiteohjelma toimitetaan rehtorille lokakuun alussa.

Tavoiteohjelmassa esitetään toimenpide-ehdotuksia, jotka konkretisoidaan vuosisuunnitelmassa. Keskitetyt palvelut ja kampuskirjastot tekevät omat suunnitelmansa, joista kootaan kirjaston yhteinen suunnitelma.

Kampuskirjastojen vuosisuunnitelmien laadinta edellyttää vahvaa kirjastojen työpanosta tänä keväänä.

Henkilöstösuunnitelma

Henkilöstösuunnitelmassa esitetään:

  • henkilöstörakenne
  • rekrytoinnin toteuttaminen
  • miten kirjasto huolehtii henkilöstön osaamisen kehittämisestä (erityisesti kielitaidon ja taloudellisen osaamisen osalta) ja työhyvinvoinnista.

Kirjaston henkilöstösuunnitelman valmistelu etenee tavoiteohjelman rinnalla. Tavoiteohjelman osana olevaan taloussuunnitelmaan ja vuosittaiseen budjettiin tarvitaan myös henkilöstömenot, joten henkilöstösuunnitelman tulee olla valmis myös kesäkuuhun mennessä. Tarkistuksia ja täsmennyksiä voidaan tehdä vielä elokuussa. Ensi vuoden osalta tulee olla tarkat luvut ja suunnitelma, koko suunnittelukauden 2010-2012 kattavaa suunnitelmaa tarkistetaan vuosittain.

Keskitettyjen palvelujen kyselyyn vastasi 85 henkilöä

Helmikuun lopussa päättyneeseen keskitettyjen palvelujen kyselyyn vastasi 85 henkilöä. Kirjastoittain kyselyyn vastattiin seuraavasti:

Kirjasto
Henkilöä %  
Opiskelijakirjasto
19 22  
Viikin tiedekirjasto
13 15  
Humanistisen tdk:n kirjasto
11 13  
Koordinointiyksikkö*
11 13  
Kumpulan tiedekirjasto
10 12  
Käyttäytymistieteellisen tdk:n kirjasto
7 8  
Valtiotieteellisen tdk:n kirjasto
5 6  
Oikeustieteellisen tdk:n kirjasto
4 5  
Teologisen tdk:n kirjasto
3 4  
Terkko
2 2  
Yhteensä
85
100
 

*koordinointiyksikön luvussa on mukana Kansalliskirjaston Helka-yksikkö

Moni ilmoitti olevansa kiinnostunut useammasta kuin yhdestä tehtäväkokonaisuudesta. Eri tehtäväkokonaisuuksista on kiinnostuttu seuraavasti:

  Kiinnostuneet
Hankintapalvelut 39
Luettelointi- ja metadatapalvelut 34
Tietoaineistojen saatavuuspalvelut 23
Hallinto- ja viestintäpalvelut 37


Tieto- ja kirjastopalvelujohtaja käy tulevina viikkoina kyselyn tuloksia läpi yhdessä kampuskirjastojen johtajien kanssa. Samalla selkiintyvät periaatteet miten suunnittelua ja neuvotteluja jatketaan eri osapuolten kanssa. Maaliskuun aikana tarkistetaan myös henkilöstön sijoittumisen periaatteet –muistio (ed versio joulukuulta) yhdessä henkilöstö- ja lakiasianosaston kanssa.

Johtosääntö

Kirjaston johtosäännön tulee olla valmis toukokuun loppuun mennessä. Johtosäännön valmistelun yhteydessä pohditaan myös kirjaston nimiasiaa. Erillislaitoskirjaston johtajan valintaprosessi tultaneen käynnistämään myös jo tämän kevään aikana. Samoin kirjaston johtokunnan nimittäminen tapahtuu mahdollisesti kesän aikana sen jälkeen, kun johtosääntö on hyväksytty. Kirjaston johtokunta hyväksyisi kirjaston tavoiteohjelman ennen sen toimittamista rehtorille.

Valmisteluprosessin tiedotus ja aikataulu

Valmisteluprosessin aikana järjestetään totuttuun tapaan henkilökunnalle tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia kampuksittain sekä kirjastoittain. Lakisääteisiä yhteistoimintakokouksia järjestetään niiden asioiden osalta, joista ne tulee järjestää.

Valmisteluyöryhmä sopii tiedotusperiaatteistaan ensimmäisessä kokouksessaan.

Valmisteluprosessin etenemisestä on laadittu alustava aikataululuonnos. Aikataulu on tiukka ja siinä pitää ottaa vielä huomioon myös mahdolliset lausuntokierrokset ja käsittelyt kirjastojen ja tiedekuntien eri toimielimissä.

Se, jos mikä on varmaan, että edessä on työntäyteinen kevät.

Teksti ja kuvat:
Tiina Äärilä
suunnittelija
kirjastopalvelujen
koordinointiyksikkö
tiina.aarila[at]helsin
ki.fi
puh. 191 21776

top

« EDELLINEN ETUSIVU SEURAAVA »

 

 

 
vpohja.gif (814 bytes)
  kulma20_oa.gif (867 bytes)