kulma20_vy.gif (868 bytes) vpohja.gif (814 bytes)
 
 

 

Vuorovaikutusta viikkiläisen ruohon juuressa

 

04/08

   
 

Virkailijavaihto Viikin tiedekirjaston ja Helsingin kaupunginkirjaston Viikin kirjaston välillä toteuttaa omalta osaltaan yliopiston kolmatta tehtävää, yhteiskunnallista vuorovaikutusta.

Viikin tiedekirjaston ja Viikin kirjaston eräänä yhteistyömuotona on Infokeskus Koronan valmistumisesta lähtien, vuodesta 1999, mainittu kirjastojen välinen virkailijavaihto. Yhteistyö sisältyi jo Infokeskuksen suunnitteluvaiheeseen kirjastojen sijoittelussa ja pohjapiirustuksissa. Asiakkaiden vapaa kulku kirjastosta toiseen mahdollistettiin yhteisen hakuteosalueen kautta. Missään kohdassa kirjastot eivät ole raskaiden seinärakenteiden erottamia. Lainauspisteiden yhteisissä taustatiloissa henkilökunta pääsee helposti hyllyjen välitse toisen kirjaston puolelle. Tiedekirjaston avoimista asiakastiloista avautuu näkymiä myös esimerkiksi Viikin kirjaston lukutiloihin.

Vaihto käynnistettiin lokakuussa 2007

Tutustumista ja yhteistyötä vierekkäisten kirjastojen henkilökunnilla on vuosien varrella ollut runsaasti. Myös virkailijavaihtoa on toteutettu pienimuotoisesti siten, että muutamat henkilöt molempien kirjastojen asiakaspalvelijoista ovat käyneet lähinnä tutustumassa toistensa palveluihin. Vuonna 2007 virkailijavaihto käynnistettiin toden teolla siten, että tavoitteena oli varsinainen vastavuoroinen työskentely kirjastojen eri tehtävissä. Lokakuussa 2007 virkailijavaihto aloitettiin kirjastojen välisellä kokouksella, jossa olivat läsnä vaihtoon osallistuvat henkilöt sekä molempien kirjastojen johto. Suunnittelukokouksessa mietittiin tapoja, joilla virkailijavaihto toteutettaisiin ja sovittiin vaihdon ajankohta.

Varsinainen virkailijavaihto aloitettiin marraskuun puolella. Vaihtoon osallistuivat Viikin tiedekirjastosta Merja Kettunen ja Mika Hirvonen, kaupunginkirjaston puolelta Päivi Karimaa, Heli Kolehmainen ja Renni Honkanen. Päätettiin aloittaa siten, että molempien kirjastojen vaihtoon osallistuvat henkilöt esittelisivät omien kirjastojensa toimintaa ja kokoelmia vuorotellen toisilleen.

Vaihtoajan tehtäviä

Vaihdon aikana kaupunginkirjaston Päivi Karimaa ja Heli Kolehmainen osallistuivat tiedekirjaston järjestämiin, kandidaattitason opiskelijoille suunnattuihin tiedonhakukoulutuksiin. Kouluttajina toimivat Katja Kunttu ja Marja Moisio Viikin tiedekirjastosta.

Virkailijat tutustuivat molempien kirjastojen lainausjärjestelmiin ja asiakaspalvelutyöhön työskentelemällä toistensa palvelupisteissä. Tänä aikana käytiin läpi molempien kirjastojärjestelmien keskeiset toiminnot, kuten lainaus, palautus, varaukset, maksuliikenne ja lyhyet tiedonhaut. Vaihdon aikana virkailijat palvelivat ohjatusti aidoissa asiakaspalvelutilanteissa.

Tiedekirjastolaiset saivat myös tutustua kaupunginkirjaston verkkopalveluihin, mm. Helmet-tietokantaan, Chat-palveluun ja iGS-verkkotietopalveluun. Myös kokoelmatyötä tehtiin yhdessä Tietotorilla, molempien kirjastojen yhteiseen käsikirjastokokoelmaan sijoitetun aineiston parissa. Merja Kettunen ja Päivi Karimaa kävivät aineiston yhdessä läpi, tekivät poistoja ja miettivät hankintatarpeita. Merja Kettunen tutustui myös kaupunginkirjaston logistiikkaan osallistumalla Päivi Karimaan kanssa aamun aineistokuorman käsittelyyn.

Infokeskuksessa sijaitsevien kokoelmien lisäksi Päivi Karimaa ja Heli Kolehmainen tutustuivat tiedekirjaston etävaraston kokoelmiin Merja Kettusen esittelemänä. Myös tietotekniikkaa esiteltiin puolin ja toisin Renni Honkasen ja Mika Hirvosen tutustuessa molempien kirjastojen tietotekniseen työnkuvaan sekä toimintaympäristöön.

Vuoden 2008 aikana virkailijavaihtoa on tarkoitus jatkaa. Kun vaihto on saatu päätökseen, pidetään vielä kirjastojen yhteinen kokous jossa arvioidaan prosessin onnistumista ja samalla mietitään, miten vaihto olisi mahdollista toteuttaa myös tulevaisuudessa.

Vaihtokokemuksia ja -hyötyjä

Yhteistyö oli palkitsevaa. Oli ilo tutustua entistä paremmin naapurihenkilökuntaan yhdessä työtä tehdessä ja siitä keskustellessa. Virkailijavaihtoa voi pitää myös eräänlaisena benchmarkkauksena. Tiedekirjastolaisen kannalta erityisen antoisaa oli tutustua kaupunginkirjaston (tai pääkaupunkiseudun kirjastoyhteisön) verkossa ylläpitämiin erityyppisiin neuvontapalveluihin.

Konkreettisia tavoitteita saavutettiin Tietotorin kokoelman päivittämisessä uusien aineistojen hankinnan ja vanhentuneiden teosten karsinnan kautta. Jo ennen virkailijavaihtoa olimme tutustuneet myös kaupungin kirjaston cd-levyjen lainauskäytäntöihin. Mielenkiintoista oli myös huomata kuinka paljon kaupungin- ja yliopistokirjastojen kirjastojärjestelmät eroavat toisistaan sekä logiikaltaan että toiminnallisuudeltaan. Tältäkin kannalta yhteistyöstä oli molemminpuolista hyötyä.

Tietotorilla, Kuva: Mari Heino
Kuva: Viikin tiedekirjaston ja Viikin kirjaston yhteisellä hakuteosalueella Tietotorilla. Kuvassa vasemmalta Mika Hirvonen (tiedekirjasto), Heli Kolehmainen (kaupunginkirjasto), Päivi Karimaa (kaupunginkirjasto), Merja Kettunen (tiedekirjasto). Kuvaaja: Mari Heino (kaupunginkirjasto).

Kuten edeltä kävi ilmi, kirjastojen asiakastilat puutarhoineen ovat yhteisiä kaikille. Asiakkaita neuvotaan tarvittaessa kirjastosta toiseen ja yhteisten hakuteosten kokoelmaan Tietotorille. Sinne myös kootaan vuoden aikana monia pieniä tietoaineistonäyttelyitä eri aiheista, suurin osa kirjastoyhteistyönä. Lainauspisteiden taustatilassa voi mutkattomasti kysyä toisen kirjaston palveluvuorossa olevalta henkilökunnalta neuvoa asiakkaan auttamiseksi. Viime kädessä virkailijavaihto lisääntyneenä vuorovaikutuksena yli hallintorajojen palkitsee asiakkaat hyvänä palveluna ja palvelujen kehittämisenä edelleen. Se osoittaa, mitä yliopiston strategiakielestä tuttu yhteiskunnallinen vuorovaikutus voi esimerkiksi olla. Omalla tavallaan tiedekirjaston ja kaupunginkirjaston välinen yhteistyö ja virkailijavaihto antavat sille konkreettista sisältöä.

Teksti:
Mika Hirvonen, Merja Kettunen, Eeva-Liisa Viitala
Viikin tiedekirjasto

Kuva:
Mari Heino

 

top

« EDELLINEN ETUSIVU SEURAAVA »

 

 

 
vpohja.gif (814 bytes)
  kulma20_oa.gif (867 bytes)