Rekisteriseloste

HELKA-tietokannan rekisteriseloste

Rekisterin ylläpitäjä

Helsingin yliopiston kirjasto

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta henkilökohtaisesti kirjastossa. Lisäksi tietoja alustetaan rekisteriin Helsingin yliopiston Opiskelijarekisteristä niiden opiskelijoiden osalta, jotka ovat antaneet luvan henkilö-, osoite- ja opinto-oikeustietojensa luovuttamiseen Helsingin yliopiston kirjastoille. Yhteystietoja voidaan tarkastaa Helsingin yliopiston Opiskelijarekisteristä ja Maistraatista.

Säännönmukainen tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta kirjastojärjestelmän ulkopuolelle. Poikkeuksena palauttamatta jääneen kirjaston aineiston perintätoimintaan liittyvät toimeksiannot.

Rekisterin nimi

Helkan asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste

Rekisteri on perustettu Helsingin yliopiston kirjastojen asiakastietojen hallinnoimiseksi ja yksikäsitteisyyden ylläpitämiseksi.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on Helsingin yliopiston kirjastojen käyttäjien henkilötietojen ja osoitteiden ylläpito lainausta varten. Rekisteriä käytetään myös kirjastojen ja asiakkaiden välisessä yhteydenpidossa: asiakkaan tilaaman aineiston saapumisilmoitukset ja palauttamatta jääneen aineiston perintä.

Rekisterin sisältämät tietotyypit

Käyttäjän henkilötiedot:
Käyttäjätunnus
Henkilötunnus
Suku- ja etunimet
Suhde yliopistoon
Kotiosoite ja -puhelinnumero
Työ/opiskeluasunnon osoite ja -puhelinnumero
Haltijan sähköpostiosoite

Käyttäjän henkilötietojen lisäksi tallennetaan tietoja asiakkaan lainaustapahtumista.

Asiakasrekisteri

Kun hankit kirjastokortin, sitoudut kaikkien Helka-kirjastojen käyttösääntöihin. Samalla asiakastietosi liitetään Helkan asiakasrekisteriin.

Järjestelmään tallennettavista tiedoista

Rekisteriin tallennetaan mm.

  • henkilötunnus - lainaajan oikeudet ja velvollisuudet voidaan toteuttaa, jos lainaaja pystytään tunnistamaan yksiselitteisesti

  • asiakasryhmä - eri ryhmillä on erilaiset lainausoikeudet kirjastojen kokoelmiin. Helsingin yliopiston opiskelijoiden ja henkilökunnan on varauduttava esittämään opiskelijakortti/henkilökuntakortti kirjastokorttia hankkiessaan.

  • yhteystiedot tarvitaan, jotta Helka-muistutukset tavoittavat asiakkaan tarvittaessa. Asiakkaan on huolehdittava, että yhteystiedot ovat ajantasaiset. Vakituinen osoite Suomessa on Helka-kirjastojen asiakkuuden edellytys.

    • Tilapäinen osoite voidaan lisätä yhteystietoihin määräajaksi. Kun määräaika päättyy, Helka-kirjeet lähetetään vakituiseen osoitteeseen.

    • Puhelinnumero(t) voidaan lisätä yhteystietoihin. Kirjasto voi joissakin erikoistapauksissa palvella asiakasta myös puhelimitse. 

    • Sähköpostiosoite voidaan lisätä yhteystietoihin. Tällöin osa Helka-kirjeistä lähetetään sähköisenä. Sähköpostin toimivuutta ei taata: kirjasto ei esimerkiksi lähetä uudelleen täyttyneen postilaatikon takia epäonnistunutta lähetystä. 

Rekisteriin tallennetut tietosi voit tarkistaa käymällä missä tahansa Helka-kirjastossa.

Muutokset asiakastiedoissa

Olet itse vastuussa yhteystietojesi ajantasaisuudesta kirjastojärjestelmän asiakasrekisterissä.

Muutokset yhteystiedoissasi voit ilmoittaa HELKAn WWW-liittymän asiakastietosivun kautta verkkolomakkeella. Tiedot päivittyvät järjestelmään muutaman työpäivän aikana. Kiireellisissä tapauksissa ota yhteyttä johonkin Helka-kirjastoon. Jos nimesi tai henkilötunnuksesi on muuttunut, ilmoita siitä henkilökohtaisesti missä tahansa Helka-kirjastossa esittämällä asianmukaiset dokumentit.

Asiakastietojen vanhentuminen

HELKAn rekisterin asiakastiedot ovat voimassa kaksi vuotta kerrallaan. Vanhentuneet asiakastiedot estävät lainaamisen, uusinnan ja varaamisen. Näet Helkan WWW-liittymän asiakastietosivulta, koska asiakastietosi vanhentuvat.

Voit jatkaa Helka-kirjastojen käyttöä, kun vahvistat tietosi tai ilmoitat muutoksista HELKAn WWW-liittymän asiakastietosivun kautta verkkolomakkeella. Tiedot päivittyvät järjestelmään muutaman työpäivän aikana. Kiireellisissä tapauksissa ota yhteyttä johonkin Helka-kirjastoon.

Tiedot kannattaa päivittää jo ainakin kuukautta ennen asiakastietojen vanhentumista. Laina-aika päättyy aina viimeistään asiakastietojen vanhenemispäivänä. Jos esimerkiksi lainaat aineistoa, jonka laina-aika on 28 vrk, mutta asiakastietosi vanhenevatkin kolmen päivän päästä, järjestelmä antaa sinulle vain kolmen päivän lainan.  

Tietojen poistaminen rekisteristä

Virheelliseksi osoittautuneet osoitteet (myös sähköpostiosoitteet) poistetaan asiakasrekisteristä.

Vanhentuneita asiakastietoja poistetaan rekisteristä vuosittain. Tietosi säilyvät rekisterissä noin kolme vuotta viimeisestä lainaustapahtumasta.