Asiakirjojen rekisteröinti
Yleistä

Rekisteröinnillä tarkoitetaan tässä yliopiston käsittelemiin asioihin liittyvän kirjeenvaihdon ja päätösten sekä asioiden käsittelyvaiheiden rekisteröimistä asianhallintajärjestelmään. Kyse on vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäisestä rekisteröinnistä. Asianhallintajärjestelmä on asiakirjoista tiedonhaun ja asioiden käsittelyn seurannan väline.

Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) edellytetään, että viranomaisten tulee "pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaisuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä". Käytännössä tämä tarkoittaa asiakirjojen rekisteröintiä esimerkiksi asianhallintajärjestelmän kaltaiseen rekisteriin ja muuta järkevää asiakirjojen arkistointitapaa sekä arkistossa olevien asiakirjojen luettelointia.

Diaarikaava

Kirjattujen asiakirjojen julkisuus
Asianhallintajärjestelmän diaari on julkinen asiakirja, johon kaikilla on oikeus tulla tutustumaan. Kaikilla yliopiston Notes-käyttäjillä on automaattisesti lukuoikeus järjestelmään. Paikallisesti asianhallintajärjestelmään tallennettuja tietoja ja asiakirjaoja on mahdollista katsoa kirjaamon asiakastietokoneelta (käyntiosoite: Yliopistonkatu 4).

Asianhallintajärjestelmään rekisteröidyt asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Niiden joukossa voi kuitenkin olla kokonaan tai osittain salaisia asiakirjoja. Asiakirjan salaiseksi määräämisen perustuu lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta (1999/ 621). Salassapitosäännöksiin perustuen kirjattujen asiakirjojen tai niissä olevien tietojen antamista voidaan rajoittaa. Asianhallintajärjestelmässä tämä tehdään lukuoikeuksia rajoittamalla.