Videoneuvotteluopas

1. Yleistä

videoneuvottelussa on kaksisuuntainen kuva- ja ääniyhteys, joten eri paikoissa sijaitsevat osallistujat kuulevat ja näkevät toisensa ja voivat esittää audiovisuaalista materiaalia toisilleen
se voidaan toteuttaa työasemapohjaisena tai ryhmävideoneuvotteluna
työasemapohjainen videoneuvottelu soveltuu henkilökohtaiseen kahdenväliseen yhteydenpitoon (vrt. kuvapuhelin)
ryhmävideoneuvottelu soveltuu ryhmien opetukseen

se on tosiaikainen, monipuolisen vuorovaikutuksen mahdollistava opetustilanne, jossa voi toimia luokkaopetustilanteen tapaan teknisistä rajoituksista huolimatta
sitä voidaan käyttää luennointiin suurillekin ryhmille, mutta vuorovaikutteisessa opetuksessa ryhmän koko ei voi olla liian suuri (kokemusten mukaan alle 10 on hyvä, yli 15 huono)
se mahdollistaa monipuolisen audiovisuaalisten apuneuvojen käytön

2. Laitteet ja tilat

A. Ryhmävideoneuvottelussa tarvitaan

neuvottelutila, jonka

valaistus on hyvä
äänieristys ja kaiuttomuus ovat riittäviä
sisustuksessa ei ole räikeitä tai tummia värejä
kalustus on siirrettävissä eri muodostelmiin

kamerat

zoomattava ja muistipaikoin varustettu yleiskamera
dokumenttikamera
(esim. Kakkosnorssissa lisäksi ns. opettajakamera, jolla voidaan näyttää tietokoneella olijaa ja tavallista taulua)

mikrofoni(t) (pöytä- tai kattomalli tai langaton)
monitori(t) (televiso tai videonäyttö; jos vain yksi monitori niin lähtevä kuva kuvan sisällä)
kaiuttimet (televisiossa tai erikseen)
koodekki (joka muuntaa analogisen videosignaalin digitaaliseksi ja pakkaa sen ja päinvastoin)
ohjauslaite (mikro, kauko-ohjain tai ohjauspaneeli)
PAL-muunnin tietokonemateriaalin näyttämiseksi
samanaikaista dataneuvottelua varten toinen monitori
luentotilassa videokuvaheitin
mahdollisia lisälaitteita (videonauhuri, cd/kasettinauhuri, diaheitin, aktiivimatriisiheitin)
puhelin/faksi (varayhteydeksi, hyvä olla (myös) neuvottelupuhelin)
tiedonsiirtoyhteydet
- vähintään yksi ISDN = 2 x 64kbs, parempaan latuun 2(-3) ISDN = 254(-374)kbs
- yhteiset standardit videokuvaa ja ääntä varten

Laitteisto voi olla kiinteä tai pyörille asetettu (roll-about), jolloin sitä voidaan käyttää eri tiloissa.

B. Työasemaneuvottelussa tarvitaan

tietokone (videokortti ja ohjelmisto)
kamera
monitori
mikrofoni
kaiuttimet
tiedonsiirtoyhteydet

3. Yhteyden luominen ryhmävideoneuvottelussa

Kaksisuuntaisessa ISDN-pohjaisessa videoneuvottelussa toinen osapuoli soittaa toiselle (ja maksaa linjakulut), jolloin saatu kuva- ja ääniyhteys mahdollistaa jatkuvan vuorovaikutuksen. IP-yhteydessä ei tule tavallisesti erillisiä linjakuluja.

Monipisteneuvottelussa osallistujat ottavat yhteyden neuvottelusiltaan, joka yhdistää osallistujat toisiinsa. Neuvottelusillasta voidaan myös ottaa yhteys osallistujiin. Monipisteneuvottelu on usein ääniohjattu siten, että kuva siirtyy aina äänessä olijalle, tai puheenjohtaja voi jakaa puheenvuorot. Näytön jakaminen on myös mahdollista. Ääniyhteyttä selkeyttää muiden kuin puhumisvuorossa olevan mikrofonien sulkeminen.

4. Videoneuvotteluun valmistautuminen

- harjoittelu ja totuttautuminen videoneuvotteluun: laitteiden käyttö, esiintyminen ja puhe
- tekniikan toimivuuden varmistaminen: testiyhteydet, tavallisimpien häiriöiden oma korjaaminen, teknisen tuen varmistaminen, varayhteyden varmistaminen (yleensä puhelin), aikataulusta sopiminen, yhteydenotto ajoissa
- varasuunnitelma teknisten häiriöiden varalle

5. Videoneuvottelun suunnittelu

- huolellinen valmistautuminen: materiaalit, ajankäyttö, vuorovaikutuksen suunnittelu (huono suunnittelu kostautuu!)
- kirjallisen ym. oheismateriaalin valmistaminen ja lähettäminen ajoissa (posti, faksi, sähköposti)
- mediasuunnittelu:

esim. esim. kahden (tai kolmen) kanavan strategia: kuva + ääni (+ data)
kuva: lähtevä ja tuleva kamerakuva
ääni: puheenvuorot, äänitteet
data: samanaikainen ja/tai eriaikainen neuvottelujärjestelmä

- kamerakuvan suunnittelun tekijöitä:

kuvan rajaus ja alue
kuvakulma
tarkentaminen

- dokumenttikameran (tai graafisen dataneuvottelun) kuvansuunnittelu:

• väri- ja kuvasommittelu

• tekstin koko ja värit

- äänisuunnittelun mahdollisuuksia:

selvät puheenvuorot ja toisten kuunteleminen vuorovaikutuksen sujumiseksi
puheen rytmitys ja rauhallinen tempo
selkeä artikulaatio
musiikki, esim. suggestopedia
ääniefektit: näytelmät, kertomukset, sadut

- dataneuvottelun mahdollisuuksia:

materiaalin valmistaminen ja esittäminen dataneuvottelussa
esim. NetMeeting, ryhmätyöohjelmisto
materiaalin tallentaminen

- varasuunnitelma teknisten häiriöiden varalta (esim. audioneuvottelu tai opiskelu erikseen ohjeiden mukaan)

6. Opettaminen videoneuvottelussa

A. Vuorovaikutus

- aktiivinen ja myönteinen ilmapiiri, rauhallinen eteneminen, riittävät tauot, aikataulussa pysyminen
- teknistä tilannetta helpottaa inhimillistäminen, ystävällisyys ja toisen osapuolen huomioiminen
(huumori ei ole kiellettyä)
- vuorovaikutuksen sujuvuus ja selkeys ovat tärkeitä, niin että osapuolet pääsevät osallistumaan ja ymmärtävät toisiaan
(puheenvuoron pyytämistapa sovittava; tarvitaan usein välittäjää tai puheenjohtajaa, joka voi olla opettaja tai opiskelija)
- jaksottaminen, taukoja, vaihtelua, ei liian monta tuntia päivässä, oppitunnin pituus
(opetuksen seuraaminen vaatii keskittymistä ja on tavallista raskaampaa)

B. Laitteisto

- tekniikan hallinta ja huomioiminen
- myös varatoiminta suunniteltu
- kerro kun vaihdat laitetta
- riittävä oppilaiden laitekoulutus: esim. laitteiston avaaminen/sulkeminen, kameran käyttö ja kuvakulmien vaihto

C. Työtavat

- opiskelijoiden työskentely perustuu vastuullisuuteen ja aktiiviseen tiedonhankintaan
- yhteistoiminnallisuus: esim. yhteinen suunnittelu, työnjako ja muut sopimukset toteutuksessa, itse- ja ryhmäarviointi ja palaute
- ohjauksen ja palautteen järjestäminen (esim. yhteiset ohjaus- tai palautetuokiot)
- etäopetuskokonaisuuteen liitetään myös lähiopetusjaksoja, jolloin vahvistetaan erityisesti oppilaantuntemusta

D. Visuaalinen puoli

- esiintyminen: nopeaa elehtimistä tai liikkumista kannattaa välttää (kuvan siirron viive)
- pyri katsekontaktiin (eli katso kameraan)
- rytmitä tilanne kamerakuvan vaihdoin informaation jäsentämiseksi (esim. dokumenttikameran ja yleiskameran vuorottelu)
- jotkin pukeutumisen värit tai kuviot voivat häiritä (syvänmusta, valkoinen, pienet kuviot)
- dokumenttikamerassa:
        * kirjallinen materiaali paperilla: A4 vaakasuoraan, isohkoa tekstiä, voi kohdistaa ja tarkentaa
        * voi näyttää ennalta valmistettua tekstiä, kuvioita ja kuvia tai kirjoittaa, piirtää ym. kameran alla;
        * pastellinsävyinen tausta on kirkkaanvalkoista parempi; värejä tekstissä
        * jos on vain yksi monitori, käytön aikana on vain ääniyhteys osallistujiin
- tietokoneella tehty materiaali (teksti, kuvat, grafiikka) näkyy PAL-muuntimen avulla, tarpeeksi iso fontti (esim. 24)
- teksti- ja kuvamateriaalia voidaan käsitellä samanaikaisesti dataneuvottelussa (esim NetMeeting) eri monitorissa
- videoneuvottelu ei sido osallistujia paikoilleen (demot, dramatisointi, prosessit jne.), mutta nopea liikehdintä ei välity
- uudessa tai harvoin toistuvassa tilanteessa osallistujien nimikyltit pöydillä helpottavat

E. Auditiivinen puoli

- hyvä ääniyhteys on onnistumisen tärkeimpiä tekijöitä (äänen sopiva taso, häiriöäänten välttäminen)
- puhe: tarpeeksi kuuluvaa, mielellään vaihtelua äänenkäytössä
- kielellinen ilmaisu: selkeys, sujuvuus, oikeakielisyys, luonnollisuus, tehokkuus, taloudellisuus
- ei liian nopeaa puhetta, selkeät puheenvuorojen vaihdot, ei päällekkäin puhumista
- kannattaa käyttää toisen osapuolen nimiä puheenvuorojen jaossa tai kyseltäessä
(erityisesti kun katsellaan dokumenttikuvaa eikä nähdä toisiaan)