Laatimispvm: 23.5.2018
Viimeisn muutos: 23.5.2018

Vuorovaikeutus – ympäristöekonomistit ry:n tietosuojapolitiikka


Tämän dokumentin tarkoitus on välittää Vuorovaikeutus – ympäristöekonomistit ry:n tietosuojan periaatteet niille yhdistyksen henkilöille, jotka ylläpitävät tai käsittelevät kerhon hallussa olevia henkilörekistereitä.

Yhdistyksen hallussa ovat tällä hetkellä seuraavat rekisterit:
Tämä dokumentti sekä mainittujen rekisterien rekisteriselosteet tulee päivittää vuosittain aina hallituksen sekä toimihenkilöiden vaihduttua.

Tietosuojarekistereiden käyttöoikeudet
Käyttöoikeuksien rajoittaminen on merkittävässä roolissa tietosuojaongelmien estämisessä. Oikeudet tulisi rajoittaa vain niihin henkilöihin, joilla on yhdistyksen toiminnan kannalta siihen tarvetta. Esimerkiksi koko hallitukselle tai kaikille toimihenkilöille ei tunnuksia kannata jakaa heti toimikauden alussa, vaan aluksi vain rekisterin vastuu- / yhteyshenkilölle. Yhdistyksen vastuuhenkilö on ilman erillistä päätöstä aina virkaa tekevä taloudenhoitaja.

Vastaavasti vanhalta hallitukselta ja toimihenkilöitä tulisi poistaa oikeudet jo heti kauden vaihduttua, ellei ole selvää, että kyseinen henkilö tulee tarvitsemaan pääsyä rekisteriin uuden kauden toimivirassaan.

Tietojen elinkaari
Rekistereissä olevaa tietoa tulee säilyttää vain niin kauan, kun se palvelee tarkoitustaan. Jäsenrekisterissä tulee luonnollisesti olla kaikkien yhdistyksen sen hetkisten jäsenten tiedot, ja poistaa tiedot sitä mukaa kun jäsenyys yhdistyksessä lakkaa.

Tietosuojan tekninen varmistaminen
Käyttöoikeuksien ohella rekisterien tekninen toteutus on tärkeää. Tällä hetkellä yhdistyksen rekisterit säilytetään EU:n tietosuoja-asetusta noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Pääsy tietoihin on rajoitettu salasanalla ja tietojen salaamisella.

Henkilön oikeus pyytää ja korjata tietonsa
Yksityishenkilöllä on oikeus pyytää Vuorovaikeutus – ympäristöekonomistit ry:n toimesta hänestä tallennetut henkilötiedot. Käytännössä tämä tarkoittaa jäsenrekisterin tietoja.

Koska tallennamme jäsenrekisteriin vain hyvin vähän tietoja henkilöistä, nopea haku sekä jäsenrekisteristä ja tapahtumarekisteristä ei ole vaikea toteuttaa. Tiedot tulee luovuttaa ensisijaisesti samassa formaatissa kuin pyyntö tuli, eli sähköpostiin tulee vastata sähköisellä tietojen luovuttamisella. Pyynnön kohtuullinen käsittelyaika on yksi kuukausi.

Tarvittaessa pyytäjää voidaan pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.

Vastaavasti henkilöillä on oikeus pyytää tietojensa korjausta. Myös tietojen korjauksen kohtuullinen käsittelyaika on yksi kuukausi.

© Vuorovaikeutus ry 2018