Etusivu Historia Hallitus Fiba Listat Facebook Instagram Tietosuoja

Yleinen tietosuoja-asetus tuli voimaan 25.5.2018

Uusi yleinen tietosuoja-asetus (General Data Protection Regulation, GDPR) tuli voimaan 25.5.2018 ja vaikuttaa kaikkiin henkilötietoja käsitteleviin yrityksiin ja organisaatioihin, myös Fibulaan. Uusi asetus määrittelee kansalaisen oikeuden henkilötietoihin. Henkilöllä on siis oikeus saada tietoonsa hänestä tallennetut tiedot, oikaista väärät tiedot ja saada tietonsa pois rekisteristä.

Mitä rekisterejä Fibula ry:llä on ja miksi? Keräämme henkilötiedot aina suoraan henkilöltä itseltään. Fibulalla on olemassa sähköinen jäsenrekisteri, johon henkilön tiedot tallentuvat, kun hän liittyy jäseneksi. Lisäksi Fibulalla on vanha paperinen jäsenrekisteri, jota säilytetään lukitussa kaapissa. Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä keräämme tietoja väliaikaiseen rekisteriin. Tietoja kerätään, koska esimerkiksi tapahtumien tarjoilut ja osallistumismaksut hoidetaan väliaikaisen rekisterin kautta. Nämä rekisterit poistetaan, kun tapahtuma on ohi ja osallistujamaksut suoritettu.

Miten käytämme henkilötietoja? Käytämme henkilötietoja jäsenrekisterin ylläpitämiseen sekä tapahtumien osallistujien ja maksujen selvittämiseen. Henkilötietoja käsittelevät Fibulan hallituksen jäsenet, mutta aina vain sellaiset henkilöt, joille tietojen käsittely on tarpeen. Tapahtumiin ilmoittautuessa pyydämme henkilöltä suostumuksen tietojen tallentamiseen väliaikaiseen rekisteriin. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi. Muille tahoille tietoja ei luovuteta.

Kuinka kauan Fibula ry säilyttää tietoja? Tiedot yhdistyksen jäsenistä ovat jäsenrekisterissämme niin pitkään, kuin henkilö on yhdistyksen jäsen, eli maksanut jäsenmaksunsa. Rekisterissä ei säilytetä yhdistykseen kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan välittömästi, mikäli jäsenyys lakkaa. Väliaikaisessa rekisterissä tietoja säilytetään tapahtuman jälkeen kaksi kuukautta, paitsi jos henkilö ei ole maksanut osallistumismaksua. Tällöin tiedot säilytetään niin kauan, kunnes maksu on hoidettu.

Yhteydenotot asiaan liittyen Fibula ry:llä ei ole erikseen nimettyä tietosuojavaltuutettua. Jos sinulla on kysyttävää tietosuoja-asetuksesta tai tietosuojaselosteista, voit ottaa yhteyttä Fibula ry:n hallitukseen fibula-hallitus@helsinki.fi tai suoraan puheenjohtajaan tia.niemela@helsinki.fi .