Historiallinen Yhdistys ry:n jäsenrekisterin rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Historiallinen Yhdistys ry
Renvall-instituutti
PL 59
00014 Helsingin yliopisto

www.helsinki.fi/historia/yhdistys

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Historiallinen Yhdistys ry:n sihteeri.
Osoite yllä. Sähköpostiosoite: ks. yhdistyksen kotisivut.

3. Rekisterin nimi

Historiallisen Yhdistyksen jäsenrekisteri

4. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Yhdistys ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenrekisteriä. Rekisteritietojen käyttötarkoitus on Historiallinen Yhdistys ry:n ja sen jäsenten välisen tiedotuksen ylläpito ja hoito. Rekisteri sisältää myös tiedot jäsenten maksamista jäsenmaksuista.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat jäsenten yhdistykselle itsestään antamat tiedot ja jäsenmaksujen maksamisen yhteydessä rekisteröityvät tilitapahtumat.

6. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisterissä on jäsenen ilmoittamat yhteystiedot (etunimi, sukunimi, postiosoite, -numero ja -toimipaikka, sähköpostiosoite) ja tiedot jäsenmaksun maksamisesta. Yhteystiedot rekisteröidään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella. Yhteystietojen oikeellisuutta ei tarkisteta. Sähköpostiosoite liitetään jäsenen siihen suostuessa yhdistyksen suojatulle sähköpostilistalle. Jäsenellä on mahdollisuus tutustua omiin jäsentietoihinsa ottamalla yhteyttä Historiallisen Yhdistyksen sihteeriin. Jäsen voi pyytää korjaamaan, lisäämään tai poistamaan tietojaan rekisteristä.

7. Rekisterin tietojen luovuttaminen

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle ja yhdistyksen sisälläkin vain tietoja yhdistyksen toiminnan kannalta olennaisesti tarvitseville henkilöille. Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Sähköisessä muodossa talletettavan jäsenrekisterin suojaus perustuu rekisterin käyttöoikeuksien rajaukseen.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttöoikeus on rajattu Historiallisen Yhdistyksen sihteerille ja sihteerin estyessä muille jäsentietoja koordinoiville hallitusviranhaltijoille sekä ko. henkilölle itselleen omien tietojensa osalta. Rekisteri on tallennettu sellaisen tietokoneen kiintolevylle, jolle pääsy on rajoitettu rekisterinpitäjän edustajalle. Sähköpostilista on suojattu ja vain erikseen määrätyllä Historiallisen Yhdistyksen hallituksen jäsenellä on tunnukset sähköpostilistan ylläpitoon.