Helsingfors universitets bibliotek

Databasen Helka registerbeskrivning

Registeransvarig

Ansvarsperson för registerärenden

Regelmässiga informationskällor

Uppgifterna fås personligen av kunden i biblioteket. Dessutom fås uppgifter från Helsingfors universitets studeranderegister för de studerandes del som har tillåtit att deras person- och adressuppgifter och uppgifterna om studierätt överlåts till Helsingfors universitets bibliotek. Kontaktuppgifterna kan kontrolleras i Helsingfors universitets Studeranderegister och hos magistraten.

Regelmässigt överlåtande av uppgifter

Uppgifter ges inte ut till utomstående, med undantag av fall där kunden inte återlämnat material och ärendet går till indrivning.

Registrets namn

Helkas kundregister

Grund för förande av registret

Registret har grundats för att administrera Helsingfors universitets biblioteks kunduppgifter och upprätthålla uppgifternas entydighet.

Registrets ändamål

Registrets huvudsakliga ändamål är att administrera de person- och adressuppgifter som Helsingfors universitets biblioteks kunder överlämnar, med syfte att övervaka utlåningen. Registret utnyttjas också i kontakten mellan biblioteken och kunderna: meddelandena om att det material som kunden beställt finns på biblioteket och indrivning av oåterlämnat material.

Typ av uppgifter i registret

Användarens personuppgifter:
Användarnamn
Personbeteckning
Efternamn och förnamn
Koppling till universitetet
Hemadress och telefonnummer till hemmet
Adress och telefonnummer till arbetsbostaden/studiebostaden
Innehavarens e-postadress

Förutom personuppgifterna sparas även uppgifter om kundens lån i registret.

Kundregistret

När du skaffar ett bibliotekskort förbinder du dig till Helka-bibliotekens användarregler. Samtidigt överförs dina kunduppgifter till Helkas kundregister.

Uppgifter som sparas i systemet

I registret sparas bl.a. följande uppgifter:

• Personbeteckning – låntagarens rättigheter och skyldigheter kan verkställas om låntagaren entydigt kan identifieras.
• Kundgrupp – olika kundgrupper har olika lånerättigheter till bibliotekens samlingar. Studerande och anställda vid Helsingfors universitet ska vara beredda på att visa sitt studentkort/personalkort när de skaffar ett bibliotekskort.
• Kontaktuppgifter behövs för att Helka-påminnelserna vid behov ska nå kunden. Kunden måste se till att kontaktuppgifterna är uppdaterade. Helka-bibliotekens kunder måste ha en permanent adress i Finland.
• Tillfälliga adresser kan införas i kontaktuppgifterna på viss tid. När tidsfristen gått ut skickas Helka-breven till den permanenta adressen.
• Telefonnummer kan läggas till kontaktuppgifterna. Biblioteket kan i vissa specialfall betjäna kunderna per telefon. 
• E-postadress kan anges i kontaktuppgifterna. Då skickas en del av Helka-breven elektroniskt. E-postens funktionsduglighet garanteras inte: biblioteket skickar t.ex. inte på nytt meddelanden som inte kommit fram på grund av att inkorgen varit överfull. 

Du kan kontrollera dina uppgifter i registret på vilket Helka-bibliotek som helst.

Ändringar i kunduppgifterna

Du ansvarar själv för att dina kontaktuppgifter i bibliotekssystemets kundregister är uppdaterade.

Du kan meddela om ändringar i dina kontaktuppgifter med e-blanketten på Helkas webbplats i uppgifterna om låntagaren. Uppgifterna uppdateras inom några arbetsdagar. Vid brådskande fall, kontakta något av Helka-biblioteken. Om du har bytt namn eller din personbeteckning har ändrats, kan du anmäla det i vilket Helka-bibliotek som helst genom att visa upp lämpliga dokument.

Föråldrande av kunduppgifter

Kunduppgifterna i Helkas register är i kraft två år i sänder. Om kunduppgifterna föråldras kan du inte låna, förnya lån eller reservera material. Du kan kontrollera när dina kunduppgifter föråldras i dina kunduppgifter på Helkas webbplats.

När du styrkt dina uppgifter eller anmält ändringar med e-blanketten på Helkas webbplats kan du använda Helka-biblioteken igen. Uppgifterna uppdateras inom några arbetsdagar. Vid brådskande fall, kontakta något av Helka-biblioteken.

Det lönar sig att uppdatera kunduppgifterna senast en månad innan de föråldras. Lånen förfaller alltid senast den dag kunduppgifterna föråldras. Om du t.ex. lånar material med 28 dagars lånetid men dina kunduppgifter föråldras om tre dagar, ger systemet dig bara tre dagar lånetid.  

Att radera uppgifter ur registret

Adresser som visar sig vara felaktiga (även e-postadresser) raderas ur kundregistret.

Föråldrade kunduppgifter raderas ur kundregistret årligen. Dina uppgifter sparas i registret i cirka tre år från ditt senaste lån.