Käyttäjien palvelut

Käyttäjien palvelut ovat niitä tietotekniikkakeskuksen palveluita, joita yliopistolaiset tarvitsevat päivittäisessä työssään tai opinnoissaan. Näihin palveluihin kuuluvat esimerkiksi sähköposti, työasemat, videopalvelut ja Flamma-intranet.

Vuoden 2014 suurimmat käyttäjille näkyvät muutokset liittyivät tulostusuudistukseen, Windows 7 -siirtymän valmistumiseen ja Microsoftin Office 365 -palvelun käytön aloitukseen.

Tulostusuudistuksen myötä tulostaminen muuttui sekä tekniikaltaan että kustannuksiltaan. Yksittäisistä laitteista koostuvan verkon sijaan tulostaminen toimii jatkossa verkkopalveluna, jossa dokumenttien tulostaminen onnistuu miltä tahansa tulostinverkkoon kuuluvalta laitteelta. Samalla tulostamisesta tuli opiskelijoille maksullista lukuun ottamatta joitakin vain opiskelukäyttöön varattuja tulostimia. Tulostuspalvelun yliopisto hankkii Unigrafia Oy:ltä. Tietotekniikkakeskus osallistuu sen tekniseen toteutukseen ja tarjoaa käyttäjätukea Helpdeskin kautta.

Jo vuonna 2013 aloitettu Windows 7 -siirtymä valmistui aikataulussa huhtikuussa 2014, jolloin Microsoftin tuki Windows XP-käyttöjärjestelmälle loppui. Siirtymässä yli 10 000 yliopiston työasemaa päivitettiin Windows 7 -käyttöjärjestelmään.

Marraskuussa 2014 alkoi koko yliopiston laajuinen Office 365 -verkkopalvelupaketin käyttöönotto. Tämä pääosin Microsoftin pilvipalveluun, ja pieneltä osin paikalliseen palveluun, perustuva kokonaisuus korvaa useita yliopistolla käytössä olleita viestintä- ja ajanhallintatyökaluja. Siirtymä jatkuu syksyyn 2015 asti, jonka jälkeen koko yliopistolla on käytössä Office 365 ja sen myötä ensimmäistä kertaa kaikille yhteiset viestinnän ja ajanhallinnan työkalut. Yliopiston johto on linjannut, että sähköpostin ja kalenterin tyyppisten yleispalveluiden kehittäminen omana työnä ei ole yliopiston ydintoimintaa. Siksi nämä palvelut hankitaan jatkossa ostopalveluna niihin erikoistuneilta yrityksiltä.

Videopalvelut entistä suositumpia, Flamman ja verkkosivujen kehitys jatkui



Yliopisto-lehti siirtyi yliopiston uuteen verkkoilmeeseen ensimmäisten joukossa syksyllä 2014.

Videopalveluiden toimintavarmuus pysyi hyvällä tasolla. Käyttöaste kasvoi erityisesti verkkokokouksissa, joita järjestettiin 22 prosenttia enemmän vuonna 2014 kuin edellisenä vuonna. Vuonna 2014 lanseerattiin myös uusi UniTube-palvelu, jonka avulla henkilökunta voi esimerkiksi nauhoittaa luentoja etukäteen joko erillisessä studiossa tai tietyissä luentosaleissa. UniTubeen kuuluu lisäksi mahdollisuus julkaista nauhoitetut videot Flammassa.

UniTube tukee osaltaan tietotekniikkakeskuksen tavoiteohjelman Verkosta viides kampus -kokonaisuutta, jossa hyödynnetään kuvaa, ääntä ja reaaliaikaista vuorovaikutusta. Verkko-opiskelun kysyntä on vahvistunut vuosi vuodelta, ja verkkokurssien järjestämiseen tarkoitettu Moodle-palvelu rikkoikin ennätyksiä vuonna 2014. Parhaimmillaan Moodleen kirjauduttiin yli 21 000 kertaa yhden päivän aikana, ja sen kurssialueiden määrä kasvoi yli 20 prosenttia.

Yliopiston Flamma-intranetiä kehitettiin edelleen. Syksyllä aloitettiin ryhmätyöalueiden pilottikäyttö ja versiopäivitysten myötä käyttöön otettiin useita käyttäjien toivomia ominaisuuksia. Samaan aikaan ulkoisten verkkosivujen uudistushanke eteni, ja ensimmäisenä uudelle alustalle siirtyi Yliopisto-lehti (https://university.helsinki.fi/fi/yliopisto-lehti).

Yliopiston uusia verkkosivuja kehitetään viestintä ja yhteiskuntasuhteet -yksikön kanssa yhteisessä projektissa, jonka strategisina tavoitteina on yliopiston digitaalisen maineen kasvattaminen sekä sisällöntuottajien ja loppukäyttäjien käyttökokemuksen parantaminen. Ensimmäiset pilotit julkaistiin keväällä 2014 ja osa konsernisivuista loppuvuodesta. Pääosa sivustosta julkaistaan vuoden 2015 puolella. Projektin yhteydessä otettiin yliopistolla käyttöön Drupal-sisällönhallintajärjestelmä.

Helpdesk vuoden Service Desk -uudistaja



Helpdeskiläiset pokkasivat Vuoden Service Desk -uudistajan palkinnon syyskuussa. Kuvassa Tarja Talvio (vas.), Viljami Rahikainen, Pekka Rundgren, Laura Pesola ja Rauli Laitinen.

Käyttäjätuen jo useiden vuosien ajan jatkunut systemaattinen kehittäminen kantoi hedelmää myös vuonna 2014. Kuukausittain tehdyssä tyytyväisyysmittauksessa Helpdeskiin tyytyväisten yliopistolaisten määrä oli vähintään 90 prosenttia 10 kuukautena, mikä on uusi ennätys. Tehty työ sai myös ulkopuolista tunnustusta, sillä Helpdesk palkittiin Vuoden Service Desk -uudistajana HDI Nordic Oy:n valtakunnallisessa kilpailussa. Myös Helpdeskin ohjesivuston www.helsinki.fi/helpdesk palvelutaso parani entisestään, kun kieliversioiden kattavuus saatiin paremmaksi. Myös tyytyväisyys tietotekniikkakeskuksen palveluihin kokonaisuutena on ollut hyvällä tasolla.

Etätuki, eli tietoliikenneyhteyksien yli annettava tietotekninen tuki, on niin ikään kattavampaa kuin koskaan. Yliopiston etäpisteiden työasemista 99 prosenttia on nyt standardoitu, joten etätuki palvelee entistä paremmin myös Helsingin ulkopuolisia toimipisteitä. Tällä on merkitystä etenkin Kilpisjärven ja Värriön tutkimusasemilla, joissa lähitukihenkilön paikalle saaminen vie etäisyyksistä johtuen paljon aikaa.

Vuonna 2014 tietotekniikkakeskus uusi myös oman henkilökuntansa tiedotuskanavana toimivan henkilöstölehtensä. Vanha lehti sai väistyä tekniikaltaan ja ulkoasultaan huomattavasti modernimman tieltä. Kuukausittain ilmestyvä sähköinen lehti koostuu tietotekniikkakeskuksen henkilöstön kirjoittamista jutuista, ja sitä toimittaa tietotekniikan viestintä -ryhmä.

Kehityshankkeet

Tietotekniikkakeskuksen sisäisestä tai yhdessä muiden tahojen kanssa tehtävästä kehittämistyöstä merkittävä osa toteutettiin projekteina, joita vuoden 2014 aikana oli yli 40. Aiemmin mainittujen konesalimuuton, www-sivuprojektin ja O365-palvelun käyttöönoton lisäksi merkittävimpiä olivat opintohallinnon tietojärjestelmän modernisointihanke OTM, digitaalinen opetus- ja oppimisympäristö DOO, käyttäjähallinnan IAM sekä maaliskuussa 2014 käyttöön otettu, ja edelleen kehittyvä SAP HR.

OTM-hankkeessa toteutettiin ensimmäiset versiot opintojen suunnitteluosiosta. Samalla käynnistettiin valmistelu yhteisyrityksen perustamiseksi yhdessä Tampereen yliopiston ja Aallon kanssa. Loppuvuodesta mukaan liittyi myös Jyväskylän yliopisto.

DOO-projekteissa otetaan OTM-hankkeen tuotokset käyttöön Helsingin yliopistossa ja kehitetään muilla tavoin yhtenäistä käyttäjäkokemusta digitaalisessa ympäristössä. Vuonna 2014 käynnistettiin Opintoni ja opetukseni -kokonaisuuden, kurssisivun sekä Avoimen yliopiston opetustarjonnan toteuttaminen.

Käyttäjähallinnossa on otettu käyttöön useita uusia itsepalvelutyökaluja, jotka nopeuttavat etenkin uusien opiskelijoiden palvelua. Vuonna 2014 jo 70 prosenttia uusista käyttäjistä aktivoi itse tunnuksensa verkossa ilman tarvetta asioida palvelupisteissä. Identiteetin- ja pääsynhallinnan IAM-hankkeessa on tehty määrittelyjä ja periaatelinjauksia, joiden pohjalta varsinaista toteutustyö pääsee vauhtiin vuoden 2015 aikana.

Ohjelmistokehityksen kapasiteettia lisättiin hankkimalla pääosa työstä kolmelta puitesopimustoimittajalta.