Tietohallintojohtajan katsaus

 

Vuosi 2004 voidaan muistaa tietotekniikkaosaston kannalta hyvänä vuotena. Ei ollut merkittäviä katkoksia verkon toiminnassa, virukset ja madot pysyivät kohtuullisen hyvin aisoissa ja tieto- ja viestintätekniikan käyttö lisääntyi yliopiston tutkimuksessa ja opetuksessa suunnitelmien mukaisesti. Roskaposti vaivasi joitakin yliopistolaisia, mutta torjuntaa pystyttiin tehostamaan.

Kiitos tästä hyvästä kehityksestä kuuluu suureksi osaksi osaston työntekijöille, jotka jaksoivat puurtaa ongelmien selvittämiseksi, infrastruktuurin kehittämiseksi ja siinä ohessa oman ammattitaitonsa ylläpitämiseksi. Osa kunniasta pitää antaa yliopiston johdolle, joka on ymmärtänyt tietotekniikan merkityksen yliopiston varsinaiselle toiminnalle ja antanut riittävästi resursseja asioiden hoitamiseksi vaaditulla tasolla.

Yliopiston tietohallintostrategian toteutumista on edistetty useissa hankkeissa. Vuosittain yliopistoon otetaan lähes 4000 uutta opiskelijaa, joiden tulisi kyetä suoriutumaan yhä useammasta opiskeluun liittyvästä asiasta tieto- ja viestintä-tekniikan (TVT) avulla. Joillakin tulokkaista on tähän hyvät edellytykset, mutta paljon on myös niitä, joiden taidot ovat puutteellisia.

Vuonna 2004 käynnistettiin hanke, jossa luodaan TVT-ajokorttikurssi tiedekuntien käyttöön. Hankkeessa tuotetaan tiedekuntien välisenä yhteistyönä opiskelijoiden tasotesti, itseopiskelu- ja lähiopetusmateriaalit ja ajokortin näyttökoe. Kaikki opiskeluun liittyvä aineisto asetetaan avoimesti saataville verkkoon, jotta tiedekunnat voivat hyödyntää materiaalia myös esimerkiksi henkilöstökoulutuksensa järjestämisessä.

Tietoturvatasoa parannettiin siten, että osasto nimesi jokaiselle kampukselle tietotekniikkaosaston tietoturvaryhmään kuuluvan tietoturvakoordinaattorin. Koordinaattori johtaa kampuksen tietoturvasuunnittelua sekä pitää yhteyttä kampuksella toimivien laitosten tietoturvayhdyshenkilöihin ja ylläpitäjiin.

Yliopiston atk-ympäristön vakiointia lisättiin ottamalla standardimikropalvelussa käyttöön uusi järjestelmä, jossa pääpaino on ohjelmistojen jatkuvassa ylläpidossa ja täydentämisessä. Tällöin kaikki ohjelmistot asennetaan koneen käyttöönoton yhteydessä verkosta. Myöhemmät ohjelmistotäydennykset ja verkosta asennettujen ohjelmien päivitykset ilmaantuvat järjestelmään liitettyihin koneisiin automaattisesti ilman käyttäjän tai tukihenkilön aktiivisia toimenpiteitä.

Yliopiston rahoitustilanne pysynee jatkossakin nykyisellä tasolla, mikä asettaa myös tietotekniikkaan käytettävälle rahalle tiukat rajat. Osaston täytyy pitää kustannustason nousu kurissa.

Atk-alalle on tyypillistä, että uutta tekniikkaa ja uusia soveltamistapoja tulee nopealla tahdilla koko ajan lisää. Se aiheuttaa uusia kustannuksia
ja tarvetta lisätä henkilökunnan määrää. Koska käytettävissä oleva rahamäärä ei kasva, täytyy olemassa olevia palveluita tehostaa ja karsia. Tästä syystä osaston kehitysryhmä on aloittanut kaksi hanketta, joilla pyritään tehostamaan osaston toimintaa.

Toimintojen ja palveluiden kehittämishankkeessa analysoidaan palvelut ja tehdään palvelukuvaukset. Samalla palveluita pyritään kehittämään suoraviivaisemmiksi ja vähemmän henkilötyötä vaativiksi, jolloin niistä tulee edullisempia ja helpompia tuottaa.

Toinen hanke on strategisen toimintasuunnitelman teko. Siinä osaston tehtävät käydään läpi ja määritellään strategiset (yliopiston tietohallintostrategiassa määritellyt) tehtävät, joista on kaikissa tilanteissa huolehdittava mahdollisimman hyvin. Toisaalta todetaan sellaiset tehtävät ja palvelut, joista luovutaan, sekä tehtävät, joita hoidetaan sillä tasolla kuin kulloinkin pystytään. Lisäksi palveluita vakioidaan ja luovutaan päällekkäisistä tavoista hoitaa asioita.

Viimeiset pari vuotta ovat olleet varsin vilkkaita tietoturva-asioiden osalta. Käyttäjiä ovat ärsyttäneet roskapostitulvat, madot, virukset sekä niiden poistamisesta ilmoittavat viestit. Suomen yliopistot päättivät yhdessä reagoida asiaan. Koska tietoturvallisuuteen ja tietosuojaan liittyvä lainsäädäntö on monesti tulkinnanvaraista ja osin ristiriitaista, päätettiin luoda yliopistoille yhteinen tapa toimia ja tulkita lakeja.

Lokakuussa 2003 aloitettiin rehtorien neuvoston päätöksellä hanke yhteisten toimintaohjeiden kehittämiseksi. Perustettiin työryhmä, joka on vuoden 2004 aikana uusinut olemassa olevia sääntöjä ja kirjoittanut uusia tarpeen mukaan. Tarkoituksena on ollut muodostaa säännöistä kattava kokonaisuus, joka olisi mahdollisimman samanlainen kaikissa Suomen yliopistoissa.

Yhteiset säännöt ja ohjeet helpottavat niin tietohallinnon toimintaa kuin yliopistoyhteisön jäseniäkin: jokaisessa yliopistossa ei tarvitse käyttää erikseen aikaa ja vaivaa samojen periaatepäätösten pohtimiseen, yhteistyötä parhaiden menetelmien levittämiseksi voidaan laajentaa yliopistojen kesken ja useissa yliopistoissa työskentelevät opiskelijat, opettajat ja tutkijat tietävät jo kotiyliopistonsa säännösten ja käytäntöjen perusteella, mikä on sallittua ja mahdollista.

Sääntöpakettia on käsitelty vuonna 2004 rehtorien neuvoston työvaliokunnassa ja rehtorien neuvostossa. Työryhmä on sen jälkeen saanut kommentteja mm. professori Olli Mäenpäältä, tietosuojavaltuutettu Reijo Aarniolta, yliopistojen atk-johtajilta sekä monilta muilta tahoilta. Työryhmä jättää viimeistellyn version säännöstöstä vuoden 2005 alkupuolella rehtorien neuvoston käsiteltäväksi.

Valtioneuvoston kanslian helmikuussa 2004 asettama työryhmä on valmistellut valtion IT-toiminnan menettelytapojen kehittämistä osana hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmaa. Lausunnolle yliopistoon raportti tuli alkuvuodesta 2005. Raportissa työryhmä kuvaa perusteet ja tavoitteet valtion IT-toiminnan kehittämiselle, ehdotuksen tavoitetilan keskeisistä toimintaperiaatteista, organisaatio- ja johtamismallista sekä taloudellisesta johtamismallista. Lisäksi esitetään kehityspolku valtion IT-toiminnan uudistamiseksi tehtyjen linjausten perusteella.

Yhteisten IT-palveluiden tuottamisvastuu on valtion IT-palveluiden yksiköllä, jota johdetaan yhtenäisesti, mutta joka voi muodostua useammasta tuotantokeskuksesta. Valtion yhteiset IT-palvelut ovat tukipalveluita (esim. henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmät), peruspalveluita (esim. perustekniikan hankinta ja käytön tuki, tietoliikennepalvelut), sovelluspalveluita (esim. sähköisen asioinnin yhteiset tekniset ratkaisut) ja asiantuntijapalveluita (esim. projektipäällikkö- tai hankintaosaaminen). Virastot saavat käyttöönsä yhteisiä palveluita palvelutasosopimusten mukaisesti. Ministeriöt ja virastot keskittyvät omaa ydintoimintaansa tukevaan IT-toimintaan. Tämä tarkoittaa sitä, että yliopistojen oma päätäntävalta kapenee ja koko valtionhallintoa koskevat IT-hankinnat lisääntyvät.

Raportissaan työryhmä totesi, että valtion IT-toiminnan muutos on mittava sekä laajuudessaan että vaikuttavuudessaan. Muutos ulottuu valtion IT-toiminnan kaikkiin rakenteisiin ja koskettaa kaikkia valtionhallinnossa työskenteleviä sekä yrityksiä ja kansalaisia. Se tulee vaikuttamaan voimakkaasti myös yliopistojen toimintaan muutaman vuoden sisällä. Toivottavasti positiivisesti.

Martti Tammisto
yliopiston tietohallintojohtaja
tietotekniikkaosaston osastopäällikkö


Palaute Tietotekniikkaosasto

[Sisällysluettelo] »