eHOPS

työkalu opintosuunnitelmien tekoon

Teemu Ajalin
Kehittämisosasto
Opiskelijarekisteri

Taustaa

Matti Vanhasen hallituksen ohjelmassa mainitaan, että yliopistoissa otetaan käyttöön henkilökohtaiset opintosuunnitelmat (HOPS). Yliopistot ovatkin sopineet opetusministeriön kanssa tulossopimuksissaan vuosille 2004–2006, että ne ottavat käyttöön opiskelijoiden kanssa laadittavat henkilökohtaiset opintosuunnitelmat kaikilla aloilla vuoteen 2006 mennessä.
   Henkilökohtaisten opintosuunnitelmien käyttöönottoa tukemaan on opiskelun ja opetuksen tuen tietojärjestelmään Oodiin rakennettu opintojen suunnittelua ja ohjaustyötä tukeva eHOPS-työkalu, joka osaa hyödyntää Oodi-järjestelmässä olevia opintotietoja ja toiminnallisuuksia.
Oodin kehityksestä vastaa Oodi-konsortio. Se koostuu 13 jäsenyliopistosta, joista yhtenä on Helsingin yliopisto. Jäsenorganisaatioiden käytäntöjen ja toimintatapojen kartoittaminen ja sovittaminen yhteen niin, että erilaisten toiveiden pohjalta pystytään laatimaan kaikkien tarpeet täyttävä järjestelmä, on haasteellista ja aikaa vievää.
   eHOPS-suunnittelu- ja toteutusprojektia edeltänyt määrittelyprojekti toteutettiin 17.9.2004–31.1.2005. Siinä toimittajana oli tarjouskilpailun perusteella valittu Ineo Oy. Pohjana määrittelylle olivat 12.3.–16.7.2004. toteutettu esitutkimusprojekti sekä sen loppuraporttiin yliopistoilta saadut kommentit.
eHOPS-järjestelmän suunnittelusta ja toteutuksesta pyydettiin työmääräarviot kaikilta neljältä konsortion puitesopimustoimittajalta. Tarjousten perusteella toimittajaksi valittiin WM-data Oy.
   Suunnittelu- ja toteutusprojekti vietiin läpi 29.3.2005–2.2.2006. Tavoitteena siinä oli toteuttaa Oodiin mahdollisimman hyvin integroituva eHOPS-järjestelmä. Kaikki järjestelmän toiminnallisuudet rakennettiin osaksi WebOodi-järjestelmää.

Käyttöönotto

Opiskelijarekisterin tavoitteena on eHOPS-työkalun kohdalla ollut välttää usein tietotekniikan käyttöönottoihin liittyvät ongelmat. Käynnistämiseen onkin sijoitettu resursseja aiempaa enemmän. Opiskelijarekisterin projektipäällikkö Teemu Ajalin on koordinoinut käyttöönottoa.
   Käyttöönottoprojektin aluksi perustettiin yhdyshenkilöryhmä, johon saatiin edustajat kaikista tiedekunnista. Ryhmä tutustui kevään aikana eHOPS-työkaluun ja sen taustalla oleviin periaatteellisiin linjauksiin. Ryhmän jäsenet koordinoivat eHOPS-asioita tiedekuntansa sisällä, selvittäen opintosuunnitelma-asioiden tilaa ja sähköisen työkalun roolia niissä. Lisäksi järjestettiin tiedekuntakohtaisia eHOPS-esittelyjä, joihin saatiinkin kohtuullisesti väkeä laitoksilta. Yksi yhdyshenkilöiden tärkeimmistä asioista oli selvittää, soveltuuko eHOPS tiedekunnan tutkinnonsuoritus- ja opiskelukäytäntöihin.
   Tavoitteena on varmistaa, että tekniset lähtökohdat, käyttötuen koordinointi, järjestäminen ja kouluttaminen sekä eri osien aikataulutus, ovat kunnossa syksyllä 2006, kun järjestelmä otetaan käyttöön.

Kevään käyttötestaus

Keväällä 2006 osallistui käyttötestaukseen neljästä tiedekunnasta kustakin yksi laitos: ympäristöekologian laitos biotieteellisestä, suomen kielen laitos humanistisesta, tietojenkäsittelytieteen laitos matemaattis-luonnontieteellisestä ja yleisen valtio-opin laitos valtiotieteellisestä tiedekunnasta. Kevään 2006 koekäytön tehtävänä oli varmistaa, että työkalu on valmiuksiltaan sillä tasolla, että varsinainen tiedekuntakohtainen käyttöönotto voi jatkua syksyllä 2006. Lähtökohtana oli, että hallintohenkilöstöltä, ohjaajilta ja ennen kaikkea opiskelijoilta kerätään käyttökokemuksia työkalun käytöstä sekä arvioita siitä, kuinka soveltuvana sitä pidetään HOPS-työn tueksi.
   Pilotointi onnistui kohtuullisen hyvin. Sen aikana selvisi, että työkalussa on muutamia lastentauteja, koska käytössä oli ohjelmiston ensimmäinen versio. Ongelmakohdat eivät olleet onneksi kovin suuria ja ne on korjattu seuraavaan versioon, joka asennetaan kesäkuussa. Käyttöönoton onnistumisen kannalta tämä on ensiarvoisen tärkeää.
   Palautteen, tiedekuntaesittelyjen ja muiden toimien tarkoituksena oli antaa projektin tiedekuntaedustajille riittävä määrä tietoa käyttöönottopäätöksen tekemiseen. Ongelmaksi osoittautui osittain se, että palaute oli ristiriitaista. Esimerkiksi suomen kielen opiskelijoista osa oli erittäin voimakkaasti sitä mieltä, että mieluisin tapa tehdä HOPS-suunnittelua on suorittaa se eHOPS-työkalulla. Toisaalta osa oli sitä mieltä, ettei työkalua pitäisi käyttää missään tapauksessa. Mielenkiintoista oli se, että mielipiteet hajaantuivat myös erilaisten käyttäjäryhmien välillä. Teknisellä lahjakkuudella, tietokoneiden käyttökokemuksella eikä sukupuolella ollut vaikutusta mielipiteisiin. Koettiin, että osa toiminnoista ja niiden toimintaperiaatteista pelasi erittäin hyvin ja osa erittäin huonosti. Käytännössä kunkin testaajan mielipiteen muodostumiseen vaikutti eniten se, miten kukin painotti eri asioita itselleen tärkeiksi.
   Kevään aikana tuli esiin, että eHOPS tukee nykyisellään parhaiten opiskelua niiden tutkintovaatimusten mukaan, joissa on paljon joustoa ja valinnaisuutta. Sitä vastoin se tarjoaa apua rajatummin ns. putkitutkinnoissa, jossa opiskelu pohjautuu pääsääntöisesti vuosikursseittain valmiiden kurssisuunnitelmien ja -aikataulujen mukaan etenemiseen.

  Syynä rajoituksiin on se, että Oodiin on tallennettu tietoa tulevasta opetuksesta enimmillään vuodeksi eteenpäin. Olisi luonnollista, että HOPS-työkalu tarjoaisi apua useamman vuoden suunnitteluun. Tässäkin tulee esiin yliopiston monimuotoisuus: Varsinkin putkitutkinnoissa on tiedossa valmiit kurssitarjonnat ja -aikataulut koko kandidaatin tutkinnon ajalle, kun taas muutamissa tiedekunnissa suhtaudutaan useamman vuoden kurssitiedon etukäteen julkaisemiseen varauksin. Pelätään, että luvataan liikaa heppoisin tiedoin, minkä vuoksi pahimmillaan joudutaan ongelmiin, jos opetustarjontaan joudutaan tekemään muutoksia. Useamman vuoden aikatauluttaminen on joka tapauksessa yhtenä kehitysideana esillä eHOPS-työkalun jatkokehityksessä.

Käyttöönoton toimet

Loppukevään aikana tiedekuntien kanssa käydään keskustelut siitä, mitä valmistelevia toimia tulee tehdä ennen alkusyksyä, jotta käyttöönotto onnistuu. Toimenpiteet räätälöidään vastaamaan kunkin tiedekunnan tarpeita. Käytännössä ensimmäiseksi on pitänyt varmistaa, että tiedekunnan tutkintorakenteet pystytään tallentamaan eHOPS-järjestelmään.
  Kuten Oodi-järjestelmästä, myös eHOPS-työkalusta on tehty joustava. Hyvinkin erilaiset tutkintovaatimukset on mahdollista sisällyttää järjestelmään. Yliopistossa on kirjavat käytännöt vaatimusten sisällöistä. Jossakin tiedekunnissa kaikki opinnot liitetään ensin kokonaisuuksiin, joissakin opinnot koostetaan vasta lopuksi suoraan tutkinnon alle. Yhtäällä on erittäin paljon valinnaisuutta, toisaalla valinnaisuutta on jonkin määritellyn kurssijoukon sisällä ja jossain ei yhtään.
  Ylitsepääsemättömiä haasteita ei ole ainakaan vielä tullut vastaan. Etua on ollut siitä, että tutkinnonuudistuksessa tiedekunnat ovat käyneet opintotarjontansa ja tutkintorakenteensa huolella läpi selkiyttäen niiden rakennetta. Tähän lienee ollut tarvetta jo pelkästään siksi, että rakenteet jakautuivat kahteen osakokonaisuuteen, alempaan ja ylempään tutkintoon.
  Teknisiä valmiuksia on varmistettu testaamalla järjestelmän suorituskykyä kahteen otteeseen. Testien ja käyttöönoton laajuuksien perusteella on arvioitu syksyllä vaadittavaa laitteistotehoa. Tätä ollaankin hankkimassa lisää alkusyksyksi.
  Teknisten edellytysten lisäksi loppukeväästä suunnitellaan ja osin toteutetaan loppukäyttäjien koulutus sekä myöhemmin käyttötukea antavien henkilöiden, muun muassa opettaja- ja opiskelijatuutoreiden koulutus. Ideana on, että mahdollisimman suuri osa valmistelevista toimista on tehty ennen kesälomia. Toisaalta osa käyttökoulutuksesta on järkevää jättää elokuulle, sillä opitut asiat unohtuvat helposti lomalla.
Syksyllä on tarkoituksena kerätä laaja käyttökokemuspalaute, minkä perusteella käyttöönottoa tarjotaan laajennettavaksi sekä nyt aloittavien tiedekuntien sisällä että niihin tiedekuntiin, jotka eivät syksyllä lähde mukaan. Tarkemmin näistä toimista päätetään syksyllä, kun se on ajankohtaisempaa.

Käyttöönotto tiedekunnittain

Yhdyshenkilöverkostossa kevään aikana päädyttiin seuraaviin käyttöönottomääriin:

Biotieteellinen
• ympäristöekologian laitos jatkaa käyttöä, muut laitokset jäävät odottamaan

Eläinlääketieteellinen
• ei käyttöönottoa, sillä muukaan WebOodi ei ole laajalti käytössä

Farmasia
• ei käyttöönottoa syksyllä 2006

Humanistinen
• taiteiden tutkimuksen laitos
• teatteritiede (9 opiskelijaa)
• suomen kielen ja kotimaisen kirjallisuuden laitos:
kotimaisen kirjallisuuden oppiaine (15–20 opiskelijaa)
suomen kieli, uudet opiskelijat (63 opiskelijaa)
• filosofian laitos
teoreettinen filosofia (15 opiskelijaa)
ruotsinkielinen filosofia (7 opiskelijaa)

Käyttäytymistieteellinen
• kasvatustieteen laitos (noin 70 opiskelijaa)
• luokanopettajan koulutus (noin 90 opiskelijaa)

Lääketieteellinen
• ei käyttöönottoa syksyllä 2006

Maatalous-metsätieteellinen
• ei käyttöönottoa syksyllä 2006

Matemaattis-luonnontieteellinen
• ei laajaa käyttöönottoa syksyllä 2006
• tietojenkäsittelytieteen laitos jatkaa koekäytön pohjalta passiivisesti

Oikeustieteellinen
• kaikki tiedekunnan uudet opiskelijat (maksimissaan 250 opiskelijaa)
• työkalu toisen vuoden opiskelijoille tarjolle, mutta käyttö oman aktiivisuuden varassa

Teologinen
• ei käyttöönottoa syksyllä 2006

Valtiotieteellinen
• yleisen valtio-opin laitoksen koekäyttö jatkuu myös syksyllä 2006 (noin 40 uutta opiskelijaa)
• myöhemmin käyttöönottoa todennäköisesti pyritään laajentamaan asteittain
• social och kommunal högskolan, ei käyttöönottoa syksyllä 2006

Rakenteen kuvaus hankalinta

Valtiotieteellisen tiedekunnan valtio-opin laitoksella eHOPS-työkalua ovat käyttäneet noin kymmenen opiskelijaa ja kaksi opettajaa. Lisäksi käyttäjäjoukkoon kuuluvat laitoksen ja tiedekunnan suunnittelijat.
  ”Käyttöönottoon ja tutkintorakennepohjan luomiseen voi karkeasti varata keskimäärin kaksi työpäivää laitosta tai oppiainetta kohti”, kertoo projektisuunnittelija Hannu Kahlos tiedekunnan kansliasta. Hankalinta ja hitainta oli pohjien rakentaminen. Syynä tähän oli se, ettei tiedekunnan tutkintorakenteita ole suunniteltu esitettäväksi työkalun vaatimassa hierarkkisessa muodossa. Myös opintokohteiden runsaus, mm. valinnaiset, vaihtoehtoiset ja korvaavat suoritukset, vaikeutti tutkinnon rakenteista esittämistä.
  ”Järjestelmän puutteellisuus oli tiedossa testauskäytön alkuvaiheessa”, kertoo Kahlos. Tästä oli varoitettu opiskelijoita, joten järjestelmän toiminnallisuuksien puutteita ei niin paljon arvosteltu. Kritiikkiä tuli tutkintorakenteen esittämistavasta ja sen osien esittämättä jättämisestä. Yleisesti opiskelijat kiittelivät eHOPS-työkalun ideaa ja toivomuksena oli, että siitä tulisi aikanaan opiskelijan opintosuunnittelun työkalu.
Valtio-opin laitos aikoo jatkaa koekäyttöä ensi lukuvuonna.

Laimeaa kiinnostusta

Biotieteellisen tiedekunnan ympäristöekologian laitoksella noin 20 opiskelijaa ja yksi opintojen ohjaaja koekäytti eHOPS-työkalua. ”Käyttöönotto ei ollut vaativa prosessi”, toteaa yliopistonlehtori Olli-Pekka Penttinen. Tutkintorakenne oli muotoiltu Bolognan prosessin yhteydessä varsin yhteensopivaksi.
  ”Opiskelijat eivät innostuneet suunnattomasti”, kertoo Penttinen. Palautetta tuli spontaanisti vain aktiivisimmilta. Kommentteja muotoiltiinkin ryhmissä palauteistunnon aikana. Ongelmina koettiin lähinnä yksittäisien kurssikoodien virheet sekä se, että järjestelmä kattoi vain LuK-vaiheen. Ilmiasu ja aikataulutustyökalu saivat myös moitteita. Muuten suhtautuminen järjestelmään oli neutraalia.
  Tavoitteena on hyödyntää työkalua jatkossakin. Koekäyttö varmisti, että järjestelmä toimii. Lisänä selvisi opiskelijoiden henkilökohtaisen ohjauksen tarpeita. ”Rajattu HOPS avaa portin kohti avointa tai akateemista HOPSia”, Penttinen tiivistää.