eHOPS

työkalu opintosuunnitelmien tekoon

Teemu Ajalin
Kehittämisosasto
Opiskelijarekisteri

Taustaa

Matti Vanhasen hallituksen ohjelmassa mainitaan, että yliopistoissa otetaan käyttöön henkilökohtaiset opintosuunnitelmat (HOPS). Yliopistot ovatkin sopineet opetusministeriön kanssa tulossopimuksissaan vuosille 2004–2006, että ne ottavat käyttöön opiskelijoiden kanssa laadittavat henkilökohtaiset opintosuunnitelmat kaikilla aloilla vuoteen 2006 mennessä.
   Henkilökohtaisten opintosuunnitelmien käyttöönottoa tukemaan on opiskelun ja opetuksen tuen tietojärjestelmään Oodiin rakennettu opintojen suunnittelua ja ohjaustyötä tukeva eHOPS-työkalu, joka osaa hyödyntää Oodi-järjestelmässä olevia opintotietoja ja toiminnallisuuksia.
Oodin kehityksestä vastaa Oodi-konsortio. Se koostuu 13 jäsenyliopistosta, joista yhtenä on Helsingin yliopisto. Jäsenorganisaatioiden käytäntöjen ja toimintatapojen kartoittaminen ja sovittaminen yhteen niin, että erilaisten toiveiden pohjalta pystytään laatimaan kaikkien tarpeet täyttävä järjestelmä, on haasteellista ja aikaa vievää.
   eHOPS-suunnittelu- ja toteutusprojektia edeltänyt määrittelyprojekti toteutettiin 17.9.2004–31.1.2005. Siinä toimittajana oli tarjouskilpailun perusteella valittu Ineo Oy. Pohjana määrittelylle olivat 12.3.–16.7.2004. toteutettu esitutkimusprojekti sekä sen loppuraporttiin yliopistoilta saadut kommentit.
eHOPS-järjestelmän suunnittelusta ja toteutuksesta pyydettiin työmääräarviot kaikilta neljältä konsortion puitesopimustoimittajalta. Tarjousten perusteella toimittajaksi valittiin WM-data Oy.
   Suunnittelu- ja toteutusprojekti vietiin läpi 29.3.2005–2.2.2006. Tavoitteena siinä oli toteuttaa Oodiin mahdollisimman hyvin integroituva eHOPS-järjestelmä. Kaikki järjestelmän toiminnallisuudet rakennettiin osaksi WebOodi-järjestelmää.

Käyttöönotto

Opiskelijarekisterin tavoitteena on eHOPS-työkalun kohdalla ollut välttää usein tietotekniikan käyttöönottoihin liittyvät ongelmat. Käynnistämiseen onkin sijoitettu resursseja aiempaa enemmän. Opiskelijarekisterin projektipäällikkö Teemu Ajalin on koordinoinut käyttöönottoa.
   Käyttöönottoprojektin aluksi perustettiin yhdyshenkilöryhmä, johon saatiin edustajat kaikista tiedekunnista. Ryhmä tutustui kevään aikana eHOPS-työkaluun ja sen taustalla oleviin periaatteellisiin linjauksiin. Ryhmän jäsenet koordinoivat eHOPS-asioita tiedekuntansa sisällä, selvittäen opintosuunnitelma-asioiden tilaa ja sähköisen työkalun roolia niissä. Lisäksi järjestettiin tiedekuntakohtaisia eHOPS-esittelyjä, joihin saatiinkin kohtuullisesti väkeä laitoksilta. Yksi yhdyshenkilöiden tärkeimmistä asioista oli selvittää, soveltuuko eHOPS tiedekunnan tutkinnonsuoritus- ja opiskelukäytäntöihin.
   Tavoitteena on varmistaa, että tekniset lähtökohdat, käyttötuen koordinointi, järjestäminen ja kouluttaminen sekä eri osien aikataulutus, ovat kunnossa syksyllä 2006, kun järjestelmä otetaan käyttöön.

Kevään käyttötestaus

Keväällä 2006 osallistui käyttötestaukseen neljästä tiedekunnasta kustakin yksi laitos: ympäristöekologian laitos biotieteellisestä, suomen kielen laitos humanistisesta, tietojenkäsittelytieteen laitos matemaattis-luonnontieteellisestä ja yleisen valtio-opin laitos valtiotieteellisestä tiedekunnasta. Kevään 2006 koekäytön tehtävänä oli varmistaa, että työkalu on valmiuksiltaan sillä tasolla, että varsinainen tiedekuntakohtainen käyttöönotto voi jatkua syksyllä 2006. Lähtökohtana oli, että hallintohenkilöstöltä, ohjaajilta ja ennen kaikkea opiskelijoilta kerätään käyttökokemuksia työkalun käytöstä sekä arvioita siitä, kuinka soveltuvana sitä pidetään HOPS-työn tueksi.
   Pilotointi onnistui kohtuullisen hyvin. Sen aikana selvisi, että työkalussa on muutamia lastentauteja, koska käytössä oli ohjelmiston ensimmäinen versio. Ongelmakohdat eivät olleet onneksi kovin suuria ja ne on korjattu seuraavaan versioon, joka asennetaan kesäkuussa. Käyttöönoton onnistumisen kannalta tämä on ensiarvoisen tärkeää.
   Palautteen, tiedekuntaesittelyjen ja muiden toimien tarkoituksena oli antaa projektin tiedekuntaedustajille riittävä määrä tietoa käyttöönottopäätöksen tekemiseen. Ongelmaksi osoittautui osittain se, että palaute oli ristiriitaista. Esimerkiksi suomen kielen opiskelijoista osa oli erittäin voimakkaasti sitä mieltä, että mieluisin tapa tehdä HOPS-suunnittelua on suorittaa se eHOPS-työkalulla. Toisaalta osa oli sitä mieltä, ettei työkalua pitäisi käyttää missään tapauksessa. Mielenkiintoista oli se, että mielipiteet hajaantuivat myös erilaisten käyttäjäryhmien välillä. Teknisellä lahjakkuudella, tietokoneiden käyttökokemuksella eikä sukupuolella ollut vaikutusta mielipiteisiin. Koettiin, että osa toiminnoista ja niiden toimintaperiaatteista pelasi erittäin hyvin ja osa erittäin huonosti. Käytännössä kunkin testaajan mielipiteen muodostumiseen vaikutti eniten se, miten kukin painotti eri asioita itselleen tärkeiksi.
   Kevään aikana tuli esiin, että eHOPS tukee nykyisellään parhaiten opiskelua niiden tutkintovaatimusten mukaan, joissa on paljon joustoa ja valinnaisuutta. Sitä vastoin se tarjoaa apua rajatummin ns. putkitutkinnoissa, jossa opiskelu pohjautuu pääsääntöisesti vuosikursseittain valmiiden kurssisuunnitelmien ja -aikataulujen mukaan etenemiseen.

Lisätietoja
Marja Kari, 191 24123, marja.kari@helsinki.fi
Maria Ruuskanen, 191 24200,
maria.ruuskanen@helsinki.fi
Merja Eklin, 191 22798, merja.eklin@helsinki.fi