Matkalaskujärjestelmä WebTraveller

Timo Kauramäki

WebTraveller on Helsingin yliopiston uusi matkalaskujärjestelmä, jonka pilottikäyttö on aloitettu tietotekniikkaosastossa. Pilotoinnin jälkeen ohjelmisto otetaan käyttöön hallintovirastossa ja sen jälkeen käyttäjiksi tulevat vaiheittain tiedekunnat.

Uuden matkalaskujärjestelmän avulla saadaan määrämuotoiset ja yhdenmukaiset matkamääräykset ja niihin pohjautuvat matkalaskut. Järjestelmän avulla laskujen kiertoaika lyhenee ja virhemäärä pienenee mm. järjestelmän sisään rakennettujen laskentaominaisuuksien ja tarkastusten avulla. Samoin matkustaja saa jo matkamääräyksen laatimisen yhteydessä alustavan laskelman tulevista korvauksista niin koko- ja osapäivärahojen kuin ateriakorvaustenkin osalta.

M atkustusprosessi voidaan pitkälti hoitaa paperittomasti, sillä asiakirjojen käsittely ja niiden hyväksyntä pyritään mahdollisimman kattavasti hoitamaan sähköisesti. Matkalaskujärjestelmän lopullisena tavoitteena onkin, että koko yliopiston matkalaskujen kierto ja hyväksyntä hoidetaan tulevaisuudessa sähköisesti ilman paperitulosteita.

Käyttäjätunnistus ja käyttöoikeudet

Matkalaskujärjestelmän käyttö tapahtuu WWW-selaimen avulla. Ohjelman alussa käyttäjä tunnistetaan hänen yliopistotunnuksellaan (ns. pääkäyttölupa) ja siihen liittyvällä salasanalla. Tunnistus tapahtuu samalla tavalla kuin muissakin verkkopalveluissa, esimerkiksi syksyn tietokonevaaleissa.

Matkalaskujärjestelmän käyttöoikeuksia voidaan rajata käyttäjätunnukselle määriteltävän roolin perusteella. Esimerkiksi järjestelmän pääkäyttäjällä on erilaiset toiminnot käytettävissään kuin matkalaskun hyväksyvällä esimiehellä, matkustajalla tai matkalaskujen asia- ja numerotarkastajalla.

Myöhemmin matkalaskujärjestelmä voidaan kytkeä yhdeksi palveluksi yliopistoportaaliin. Silloin käyttäjän tunnistaminen tapahtuu portaalin yhteydessä eikä matkalaskujärjestelmän käyttöä aloitettaessa tarvitse enää antaa käyttäjätunnusta ja salasanaa uudestaan.

Matkustusprosessi

Yliopistolla matkustusprosessiin liittyy useita erillisiä vaiheita ja organisaation henkilöitä, jotka hoitavat matkustukseen liittyviä asioita. Tärkeänä osana on itse matkan lisäksi matkan suunnitelma, matkamääräyksen ja matkalaskun tekeminen sekä matkaan liittyvien kustannusten kohdistaminen ja maksaminen.

Matkamääräystä varten matkustaja tai matkayhdyshenkilö vie järjestelmään matkaan liittyvät perustiedot, jotka ovat matkamääräyksen pohjana. Näitä tietoja ovat mm. matkan tarkoitus, matkareitti ja -kohde, matkan ajankohta ja arvio matkakustannuksista. Matkaan liittyvät päivärahatiedot järjestelmä laskee annetun matka-ajan ja reittitietojen avulla. Lisäksi matkamääräystä varten syötetään arvio matkan muista mahdollisista kustannuksista ja matkaennakon tarpeesta. Syötettyjen tietojen sekä matkustajaan liitetyn organisaatiotiedon (vastuualue) avulla järjestelmä laatii alustavat tiliöintiehdotukset ja laatii pohjan tulevalle matkalaskulle.

Järjestelmä antaa matkamääräykselle tunnisteen , joka säilyy matkamääräyksen ja matkalaskun käsittelyn eri vaiheissa. Valmiille matkamääräykselle esimies antaa sähköisen hyväksynnän tai hylkäyksen. Matkustaja saa tiedon matkamääräyksen hyväksymisestä tai hylkäyksestä sähköpostin välityksellä. Samoin hyväksyntää odottavasta matkamääräyksestä tai -laskusta välitetään tieto sähköpostin avulla.

Jos matkamääräys hylätään, voidaan päätöksen perustelut tallentaa järjestelmään vapaamuotoisena tekstinä. Tämän jälkeen on mahdollista tehdä matkamääräykseen vielä tarvittavia muutoksia ja täydennyksiä sekä esittää sitä uudestaan hyväksyttäväksi.

Matkan jälkeen matkamääräys on tulevan matkalaskun pohjana ja matkamääräykseen tallennetut perustiedot siirtyvät matkalaskulle. Näitä matkamääräykseltä siirtyviä tietoja ovat esimerkiksi matkan lähtö- ja paluuaika, erilaiset matkustajan ja hänen esimiehensä kirjaamat selitteet, matkan reittitiedot, ohjelman valmiiksi laskemat päivärahat jne. Matkustaja voi tarvittaessa täydentää ja muuttaa laskua toteutuneilla kustannuksilla tai mahdollisesti muuttuneella matkustusajalla.

Matkalasku siirtyy matkustajan tekemien täydennysten jälkeen numero- ja asialliseen tarkastukseen. Matkustajan tehtävänä on myös lähettää matkakustannustensa kuitit matkayhdyshenkilölle, joka lähettää ne kvestuuriin skannattavaksi ja liitettäväksi matkalaskun tietoihin. Mikäli laskussa ei ole huomautettavaa, siirretään se esimiehelle hyväksyttäväksi. Hyväksytty lasku poimitaan maksatukseen ja matkalaskun tiliöintitiedot siirretään kirjanpitoon.

Taina Koutavirta ja Timo Kauramäki ovat olleet vähän väliä
"matkoilla", kun uutta matkalaskujärjestelmää on testattu.

Kätevää ja nopeata

Matkalaskujärjestelmä otettiin huhtikuun lopussa tuotantokäyttöön tietotekniikkaosastossa, jossa järjestelmän testikäyttäjänä on maaliskuusta lähtien toiminut osastosihteeri Taina Koutavirta.

Tähän mennessä parin vuoden ajan matkalaskuja hoitaneelle tarjoutui aitiopaikka vanhan ja uuden käytännön vertailuun. Mitä kokeilussa on tullut esille? Onko odotettavissa laskunkäsittelijöille pelkästään lisää työtä uuden opeteltavan ohjelmiston muodossa vai onko matkalaskujärjestelmän myötä tulossa todellisia parannuksia?

– Siinä on paljonkin positiivista, Koutavirta toteaa ja mainitsee yhtenä suurena etuna sen, että uusi käytäntö nopeuttaa laskujen käsittelyä.

– Tietotekniikkaosaston tapaisessa, ympäri Helsinkiä hajallaan olevassa organisaatiossa on kiireisten päällikköjen kätevä käsitellä matka-asiat samalla kun muutenkin lukevat sähköpostia. Papereita ei tarvitse lähetellä edestakaisin.

Paperittomasta toimistosta on puhuttu vuosikausia, mutta kaukana se tuntuu edelleenkin olevan. Muuttaako matkalaskujärjestelmä nyt kaiken? Hoituvatko asiat oikeasti ilman papereita?

– Kyllä minä uskon paperittomaan käytäntöön ja oikeastaan jo malttamattomana odotan sitä, innostunut testaaja vakuuttaa. Tosin kuittien ja muiden tositteiden käsittely säilyy edelleenkin, sillä ne lähetetään kvestuuriin skannattavaksi.

– Matkalaskujärjestelmässä on yleisesti ottaen kuitenkin samanlainen logiikka kuin perinteisessä tavassa hoitaa laskut, mikä helpottaa järjestelmän omaksumista. Kaikki uusi ja outo saattaa tietysti alussa pelottaa, mutta hetken aikaa uutta järjestelmää käytettyään huomaa kyllä varmasti sen edut, Taina Koutavirta pohdiskelee ja kannustaa tulevia käyttäjiä ennakkoluulottomuuteen.

Haastattelu: Ritva Tuomisto

Lisätietoja

Matkustusprosessi ja järjestelmän käyttöönoton aikataulu:
Satu Lerssi, kvestuuri, satu.lerssi@helsinki.fi
Ohjelmisto:
Timo Kauramäki, tietotekniikkaosasto, timo.kauramaki@helsinki.fi

===========================================================

Matkalaskujärjestelmän arkkitehtuuri

Matkalaskujärjestelmä on Festum Oy:n toimittama WebTraveller, joka on toteutettu Oraclen tietokanta- ja sovelluspalvelinteknologialla.

Osa matkalaskujen hallintaan liittyvistä tehtävistä tehdään Rondo-järjestelmässä. Nämä tehtävät ovat tositteiden skannaus, matkamääräysten hyväksyntä sekä matkalaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä. Rondo on Novon toimittama ostolaskujen paperittomaan käsittelyyn ja digitaaliseen arkistointiin tarkoitettu järjestelmä.

Matkalaskujärjestelmän tuottamia keskeisiä liittymiä ulkopuolisiin järjestelmiin ovat liittymät tietovarastoon, kirjanpitoon ja maksatusjärjestelmään.