Henkilötietolain (523 /99) 10 §:n mukainen REKISTERISELOSTE

Laatimispäivä 9.11.2007
Päivitetty: 14.11.2007
Selosteeseen sisältyvät myös henkilötietolain 24 §:n perusteella informoitavat tiedot

1. Rekisterinpitäjä

Nimi:
Helsingin yliopisto

Postiosoite:
PL 3
00014 Helsingin yliopisto
puh. (09) 1911

Käyntiosoite:
Fabianinkatu 33

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö ja yhteyshenkilö

Vastuuhenkilö:
Opiskelijapalvelupäällikkö Kati Kettunen
puhelin (09) 191 24028

Yhteyshenkilö:
Palvelupäällikkö Rebekka Niskanen
puhelin (09) 191 21696

Rekisterijärjestelmän tekninen ylläpito:
Helsingin yliopisto
info@universityadmissions.fi
puh. (09) 191 23528
University Admissions
PL 3, 00014 Helsingin yliopisto

3. Rekisterin nimi

Finnish Universities' International Marketing and Admissions (FUNIMA) -järjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä käytetään yliopiston opiskelijaksi hakeutumisessa ja opiskelijavalintojen suorittamisessa. Rekisteriin voidaan myös tallentaa opiskelupaikan vastaanottamista koskevia tietoja yliopistoon kirjoittautumista varten.

Rekisteriä käytetään niissä valinnoissa, joissa järjestelmä on yliopiston päätöksellä otettu käyttöön.

Rekisteristä tuotetaan tilastomateriaalia koulutustiedotusta, koulutuksen suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten.

Rekisterin käyttö perustuu Helsingin yliopistoa koskevaan lainsäädäntöön. Säädökset on lueteltu kohdassa säännönmukainen tietojen luovutus sekä seuraavassa luettelossa:

• Yliopistolaki 645/1997
• Yliopistoasetus 115/1998
• Tutkintoasetukset
• Helsingin yliopiston hallintojohtosääntö
• Helsingin yliopiston hallintoviraston johtosääntö
• Tiedekuntien tutkintosäännöt

5. Rekisterin tietosisältö (rekisteröityjen ryhmä/ryhmät ja näihin liittyvät tiedot tai tietoryhmät)

Hakijaa koskevat tiedot

• Hakijan henkilö- ja yhteystiedot
• Hakijan koulutustiedot ja muut koulutukseen hakemista koskevat tiedot
• Valintatulokset ja muut valintaan liittyvät tiedot
• Opiskelupaikan vastaanottamis- ja peruuttamistiedot sekä yliopistoon kirjoittautumista koskevat tiedot
• Hakijan suostumus yhteystietojen luovuttamiseen koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten

Järjestelmän käyttöön oikeutetuista henkilöistä tallennettavat tiedot

• Käyttäjätunnus
• Käyttövaltuudet

6. Säännönmukaiset tietolähteet

• Järjestelmän käyttöliittymän kautta hakijat voivat täyttää hakulomakkeensa.
• Järjestelmää käyttävät virkailijat voivat hakijoiden puolesta täydentää hakemusta tai tallentaa hakemuksen.
• Järjestelmää käyttävät virkailijat tallentavat opiskelijavalintojen suorittamiseen liittyvät tiedot (hakukelpoisuutta ja valinnan tulosta koskevat tiedot).
• Opiskelupaikan vastaanottoa koskevat tiedot tuodaan järjestelmään opetushallituksen ylläpitämästä valtakunnallisesta hakija- ja opinto-oikeusjärjestelmästä (L 1058/1998).

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Järjestelmän tiedot siirretään opetushallituksen ylläpitämään valtakunnalliseen hakija- ja opinto-oikeusjärjestelmään (L 1058/1998)

Rekisteristä luovutetaan tietoja yliopiston valintayksiköille opiskelijavalintojen suorittamista varten.

Järjestelmän tiedot ovat viranomaisen toiminnan
julkisuudesta annetun lain (JulkL 621/99) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita:

• Annetaan nähtäväksi pyydettäessä
• Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti
• Salassapidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella, 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla
• Henkilötunnuksen saa luovuttaa (HetiL 13 §: 3 mom.) osoitetietojen päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi suoritettavaa tietojenkäsittelyä varten, jos henkilötunnus jo on luovutuksensaajan käytettävissä.

Rekisteröidyn luvalla yliopisto voi luovuttaa opiskelijoiden osoitetietoja yhdistyksille, säätiöille ja viranomaisille rajoitettuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin. Suostumus voidaan antaa hakulomakkeella tietoja tallennettaessa ja se voidaan peruuttaa tai sitä voi muuttaa myöhemmin kirjallisella ilmoituksella rekisterin yhdyshenkilölle.

Hakija tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei hakijoiden yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta.

Manuaaliset aineistot:

• Säilytetään ja suojataan siten, etteivät ulkopuoliset niitä näe ja siten, ettei niitä voida vahingossa tai laittomasti hävittää, muuttaa, luovuttaa, siirtää tai muutoin laittomasti käsitellä
• Toimintayksikössä kullakin työntekijällä on oikeus nähdä vain sellaisia hakijaa koskevia tietoja, joita hän työtehtävissään tarvitsee
• Opiskelijoiden valintaa, opinto-oikeuksia ja tutkintoja koskevat asiakirjat säilytetään Helsingin yliopiston arkistosäännön mukaisesti
• Vanhentuneet asiakirjat hävitetään polttamalla tai silppuamalla

ATK:lle talletetut tiedot:

• Tiedot säilytetään Helsingin yliopiston tietokoneilla
• Tietoihin on pääsy vain järjestelmän käyttäjätunnuksen saaneilla
• Koneet sekä tietokannat on suojattu salasanalla
• Rekisterin ja työasemien väliset yhteydet on suojattu niin, etteivät ulkopuoliset pääse tietoihin käsiksi
• Tietoja käsittelevät käyttäjät tunnistetaan heidän työtehtäviinsä pääsääntöisestä käyttämän käyttöluvan perusteella
• Käyttölupien myöntämisestä vastaa Helsingin yliopisto
• Järjestelmän tietoihin käyttöoikeudet tietoja käsittelevien käyttäjien käyttöluville myöntää rekisterin vastuuhenkilö asianomaisen organisaatioyksikön esimiehen allekirjoittaman kirjallisen hakemuksen perusteella
• Käyttöoikeus rajoitetaan joko pelkästään tietojen katseluun tai päivittämiseen siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät edellyttävät
• Rekisteritietojen arkistoinnista määrätään Helsingin yliopiston arkistosäännössä
• Muilta osin noudatetaan henkilötietolakia (523/99), lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/99)

Rangaistukset henkilörekisteririkoksesta, henkilörekisteriin kohdistuvasta tietomurrosta ja säädetyn  vaitiolovelvollisuuden rikkomisesta mainitaan
henkilötietolain 48 §:ssä.

Tarkastusoikeus

• Hakijalla on oikeus tarkastaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat henkilötiedot, ellei henkilötietolaista muuta johdu
• Pyyntö tulee tehdä henkilökohtaisesti tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä
• Pyyntö osoitetaan rekisterin yhdyshenkilölle (osoite edellä)
• Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisesti

Virheen oikaisu

• Hakija voi ilmoittaa yhteystietojensa muutoksesta rekisterin yhdyshenkilölle (osoite edellä) tai järjestelmän teknisen ylläpitäjän asiakaspalveluun (yhteystiedot edellä).
• Muu rekisterissä oleva virheellinen tieto voidaan korjata uudella hakemuksella tai toimittamalla asian osoittavat asiakirjat rekisterin yhdyshenkilölle (osoite edellä) tai järjestelmän teknisen ylläpitäjän asiakaspalveluun (yhteystiedot edellä).  
• Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, hakijalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja hakijalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.